怎樣當(dāng)好辦公室主任和搞好辦公室工作

1、怎樣當(dāng)好辦公室主任和搞好辦公室工作 在市州科協(xié)辦公室主任暨2002 年度統(tǒng)計(jì)工作會(huì)議上的講話鄒志強(qiáng)同志們：一年一度的市州科協(xié)辦公室主任會(huì)議暨年度統(tǒng)計(jì)工作會(huì)議今天又開始了，大家都是辦公室系統(tǒng)的，我過去也搞了多年辦公室工作，看見你們總覺得格外親，基層辦公室工作，千頭萬緒，千辛萬苦，不容易。我受黨組的委托，代表省科協(xié)向同志們表示衷心的感謝和慰問。楊正午書記曾對(duì)辦公室工作有過一個(gè)很高的評(píng)價(jià)，他說，我們每天都在接受著和享受著辦公室工作同志對(duì)我們的服務(wù)，這是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室工作的看重和認(rèn)同。剛才鳳飛書記就如何搞好科協(xié)工作和辦公室發(fā)表了很好的講話。他的“改善環(huán)境，完善組織，壯大隊(duì)伍，提高地位”十六字經(jīng)，高度概括

2、了近幾年省科協(xié)的工作思路和用這個(gè)思路來指導(dǎo)、支持基層科協(xié)的工作經(jīng)驗(yàn)。這十六字經(jīng)，很全面，很精辟，我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)，深刻理會(huì)。會(huì)上，姚斌英同志傳達(dá)了中國科協(xié)統(tǒng)計(jì)工作會(huì)議精神，王翠云同志就具體的統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行了詳細(xì)布置。統(tǒng)計(jì)工作是個(gè)硬指標(biāo)，拜托諸位，按照要求抓緊抓好、保質(zhì)保量地完成 2002 年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表工作。下面，我談?wù)勗鯓赢?dāng)好辦公室主任和搞好辦公室工作這個(gè)問題，主要是講講個(gè)人的體會(huì)。難得有這樣一個(gè)機(jī)會(huì)，和自己人談自己的事，談自己的心得，談自己的欣慰、苦悶、快意和1憂煩。我是胸中塊壘，一吐快之。一、對(duì)辦公室工作的認(rèn)識(shí)搞辦公室工作，我有一個(gè)深刻的體會(huì)，就是你有天大的本事，也不會(huì)覺得屈才。辦公室是一個(gè)大

3、舞臺(tái)，把同志們放在辦公室主任位置上，放在辦公室工作，是鍛煉自己、培養(yǎng)自己、出息自己的一次機(jī)會(huì)。2000 年 3 月，省科協(xié)機(jī)構(gòu)調(diào)整后，我在辦公室第一次工作會(huì)議上講過一句話，要把辦公室的蛋糕盡量做大、做厚、做重、做實(shí)。大、厚、重、實(shí)，這四個(gè)字是篇大文章，全面提升辦公室的位置，是前提，是基礎(chǔ)，關(guān)鍵是認(rèn)識(shí)、找準(zhǔn)、把握辦公室的位置，卓有成效地開展工作，推動(dòng)整個(gè)機(jī)關(guān)工作的順利進(jìn)行。眾所周知，辦公室是機(jī)關(guān)的綜合協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，是機(jī)關(guān)的中樞神經(jīng)，是制定、實(shí)施和修正決策的中樞神經(jīng)；辦公室是信息高速公路，是收集、加工、傳遞與反饋信息的綜合網(wǎng)絡(luò)；辦公室是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系四方，保證機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐；辦公

4、室是承上啟下，調(diào)節(jié)余缺、開源節(jié)流的總龍頭。一句話，辦公室工作的好壞，直接影響和關(guān)系到整個(gè)機(jī)關(guān)決策的落實(shí)、制度的執(zhí)行、工作的開展和效益的好壞。辦公室的主要工作，一是參與政務(wù)，二是管理事務(wù)。而做好辦公室工作，關(guān)鍵是掌握好“參與政務(wù)” 、“管理事務(wù)”的尺度和火候。辦公室是機(jī)關(guān)最重要的處室，從其本質(zhì)意義上講，辦公室是一個(gè)綜合協(xié)調(diào)部門，它的特點(diǎn)就是綜合性、協(xié)調(diào)性。辦公室工作怎么做？大家都是辦公室的里手，方法多多，經(jīng)驗(yàn)2多多，我就不年啰嗦了。但是要說明一點(diǎn)，即辦公室工作特別強(qiáng)調(diào)規(guī)范化、制度化，也是加強(qiáng)現(xiàn)代管理意識(shí)，規(guī)范辦事、制度管人。我們一些單位很多弊端都出在制度不嚴(yán)格、有令不行，有禁不止，不按規(guī)范辦事。

5、有制度了，有規(guī)矩了，管理事務(wù)就有了尺度，參與政務(wù)就能把握住火候?？匆粋€(gè)機(jī)關(guān)的辦事效率高不高，機(jī)關(guān)整體運(yùn)作是否正常，一個(gè)重要的標(biāo)準(zhǔn)就是看這個(gè)機(jī)關(guān)的規(guī)范化程度和制度化程度。辦公室工作，就是要通過規(guī)范化、制度化，盡量減少、避免失誤，提高工作效率。辦公室工作千頭萬緒，似乎雜亂無章，其實(shí)也有規(guī)律可尋。辦公室工作還有幾個(gè)特點(diǎn)：粗細(xì)、軟硬、動(dòng)靜、輕重、緩急。粗細(xì)適宜。辦公室工作首先要細(xì)，工作的規(guī)范化、制度化，批文件、批文號(hào)，辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的事，都要做細(xì)；但是還要打粗、掃地、打開水、打字、辦會(huì)務(wù)，都要做。即要做得細(xì)，又要打得粗。軟硬兼施。這是打我自己的一個(gè)比方，我是一個(gè)書法愛好者，給自己刻了閑章，叫“軟硬兼施”

6、，一層意思是講毛筆和硬筆都寫得，另一層意思是做辦公室工作要學(xué)會(huì)剛?cè)嵯酀?jì)，溫和的時(shí)候要溫和，硬朗的時(shí)候要硬朗。就是軟硬都要來的。動(dòng)靜結(jié)合。辦公室工作，相對(duì)于其他業(yè)務(wù)部室，主要是靜的方面，處理公務(wù)、辦理文牘，守在辦公室，外出較少；動(dòng)的方面主要是對(duì)外聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)關(guān)系，一“動(dòng)”一“靜”都是很重要的一環(huán)。從粗細(xì)、軟硬、動(dòng)靜、輕重、緩急這幾個(gè)方面講，辦公室工作是牽涉到社會(huì)學(xué)、管理學(xué)、人文學(xué)的一門綜合藝術(shù)，處理好了，就是一曲美好動(dòng)人的樂章。這看似容易，說也容易，3做就比較難，全做到就更難。我原來講過一句話，別人都認(rèn)可這個(gè)觀點(diǎn)，就是做對(duì)了的事情不一定是做好的事情，對(duì)和好并不是矛盾，但是，對(duì)的不一定是好的，做對(duì)的

7、事并不代表是做好的事，這里面很有學(xué)問。二、如何當(dāng)好辦公室主任辦公室主任是個(gè)什么角色呢？我有一個(gè)比方，辦公室主任是二鍋頭（二哥頭），主席是大哥大，業(yè)務(wù)部室負(fù)責(zé)人是二哥，辦公室主任就是二哥的頭。辦公室主任位置特殊，任務(wù)很難，要當(dāng)好辦公室主任，就要提高自身素質(zhì)，素質(zhì)包括多方面的內(nèi)容，有文化素質(zhì)，有科學(xué)素質(zhì)，有社會(huì)閱歷，還有經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)?？匆粋€(gè)人的工作經(jīng)驗(yàn)豐富不豐富，一個(gè)重要的因素就是看他工作中教訓(xùn)多不多，碰壁多不多，我認(rèn)為這一點(diǎn)非常重要。一帆風(fēng)順、洋洋得意的干部并不是成熟的。前幾年我填了一首詞，其中一句是 “多多是教訓(xùn)， 買得漸聰明” 。這是我對(duì)人生的體會(huì)，買到聰明不容易啊，我主要是靠碰壁，靠摔打，靠教

8、訓(xùn)，硬是買了一些聰明。一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)要聰明、精明、高明，這難不難呢？難，實(shí)則不難矣。層次不同，地位不同，聰明、精明、高明的標(biāo)準(zhǔn)就不一樣了。領(lǐng)導(dǎo)首先要聰明，不聰明當(dāng)不了領(lǐng)導(dǎo)。我認(rèn)為聰明人多，精明人也不少，但真正高明的人就不多了。聰明結(jié)合精明，才等于高明。不要妄言自己高明，但是至少要精明，辦公室主任就要做到精明一點(diǎn)，精于決策，明于事理，要為領(lǐng)導(dǎo)拍板提供一些高明的參謀意見。辦公室主任要具備什么樣的素質(zhì)和能力呢？兩句話，八個(gè)4字：組織協(xié)調(diào)，綜合平衡。組織協(xié)調(diào)問題。我們講一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)有能力有水平，主要是講他們組織能力和表達(dá)能力。組織能力表現(xiàn)在決策拍板能力，領(lǐng)導(dǎo)要敢于決策，敢于拍板，善于決策，善于拍板。這是領(lǐng)導(dǎo)能力

9、的基本表現(xiàn)；敢于罵人，敢于板臉；同時(shí)，組織能力還表現(xiàn)在協(xié)調(diào)平衡上。表達(dá)能力主要是口頭表達(dá)能力和文字表達(dá)能力。領(lǐng)導(dǎo)是這樣，辦公室主任也要具備這兩個(gè)方面的能力，也就是講話的水平和寫文字的水平怎么水平。但辦公室主任是二哥頭，是牽頭部室的負(fù)責(zé)人，更要學(xué)會(huì)協(xié)調(diào)平衡。辦公室工作的特點(diǎn)非常鮮明，除了剛才講的規(guī)范化、制度化以外，還有以下幾點(diǎn)，原則性、靈活性、主動(dòng)性、敏感性、超前性（前瞻性）、綜合性、保密性。原則性和靈活性是一對(duì)矛盾，辦公室主任不堅(jiān)持原則，你這個(gè)家白當(dāng)了。辦公室主任沒有靈活性，把所有人得罪了，把所有的部室得罪了，你就很難做人。綜合性非常重要。辦公室既是窗口，又是柜臺(tái)，接觸面廣，信息量大，大家要精

10、心篩選，盡量提供多、快、準(zhǔn)的信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，當(dāng)好參謀。同時(shí)，辦公室主任要帶領(lǐng)辦公室一班人，精心組織，貫徹執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的決策和領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作。在執(zhí)行過程中，要協(xié)調(diào)各種矛盾，平衡各種關(guān)系，充分利用合力，盡量減少分力，化解阻力，以達(dá)到預(yù)期的目的。其他幾點(diǎn)不講了。干辦公室工作。我有三點(diǎn)體會(huì)：辦公室工作要有人情味。辦公室主任不但要善解人意，而且要以情動(dòng)人。辦公室工作首先是原則性，對(duì)辦公室主任最基本的要求就是講原則，不瞎搞5亂搞；但是又要有靈活性，靈活性體現(xiàn)在人情味上，在講原則的基礎(chǔ)上講人情味。辦公室主任要學(xué)會(huì)換位思考，逆向思維，好多事情對(duì)調(diào)一下位置，站在對(duì)方的位置上想一想你是怎么考慮的，就會(huì)想通了

11、。辦公室主任要學(xué)會(huì)溝通，溝通體現(xiàn)在協(xié)調(diào)上，就是做思想政治工作。如何溝通協(xié)調(diào)，我送諸位四句話，現(xiàn)在經(jīng)常講理解萬歲，什么是理解？理解就是了解對(duì)方在做什么事，想什么問題，處于什么境地，只有在了解的基礎(chǔ)上才能理解；只有了解和理解了，才能化除誤解，才能達(dá)到諒解。這四句話就是“了解、理解、化解、諒解” 。辦公室主任首先要了解和理解他人，好多事情存在誤解，你不去化解，誤解就會(huì)越來越大，造成惡性循環(huán)。魯迅有一句詩， “歷盡劫波兄弟在，相逢一笑泯恩仇”， 講的就是這一點(diǎn)。 辦公室工作要有點(diǎn)幽默感，有幽默感的人容易被人接受，平易近人嘛，有時(shí)候一句幽默也能將復(fù)雜的矛盾和急劇的情緒氣氛緩和一下，為化解矛盾解決問題留下

12、空間。沒有幽默感也不要緊，性格所然嘛，但不要老是板起一副臉，對(duì)人要客氣一點(diǎn)，熱心一點(diǎn)。有的人城府很深，含而不露，這是含蓄得好。但是面部神經(jīng)一片僵化，與人溝通很難深入，很難接觸，一張冷臉拒人于千里之外。我對(duì)人對(duì)事有兩句話，不設(shè)防，無所謂。于人于事都不設(shè)防。有人建議我無所謂可以，但是要設(shè)防，我講防不勝防，如何防得??？你干脆跟群眾打成一片，該做的做，該閑的閑，該輕松的就輕松，該緊張的緊張，人生一世，草木一秋，窮講究那么多干什么，真正要做到自在，我給自己寫了一幅對(duì)聯(lián)?！爸愠?，隨遇而6安”，很多講得到，卻做不到。 我現(xiàn)在心態(tài)很好，就是有幽默感，關(guān)鍵時(shí)候幽他一默，一切煩惱憂郁就煙消云散。辦公室工作要有自信心。首先要對(duì)自己有信心，然后是對(duì)辦公室工作有信心，第三是對(duì)科協(xié)工作有信心。硬是要看得起自己，看得起辦公室，看得起科協(xié)?？茀f(xié)的干部也要講自重，不要覺得到了科協(xié)就低人一等了。我陪何繼善主席去邵陽市講學(xué)，他帶了一個(gè)博士后，我就講跟在博士后面是博士后，跟院士后面就是院士后，一種科協(xié)的榮譽(yù)感和驕傲就油然而起，沛然而