工程監(jiān)理資料信息管理制度

1、*工程監(jiān)理資料信息管理制度一、信息系統(tǒng)工程監(jiān)理檔案管理原則監(jiān)理采用的最主要工作方法是控制，而控制的依據(jù)是檔案資料，控制成果的反映也是檔案資料。因此，監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案是監(jiān)理單位實施工程建設(shè)監(jiān)理的真實寫照，又是監(jiān)督系統(tǒng)集成。按項目施工合同要求，控制施工的質(zhì)量、投資、進度的實際記錄。在其具體管理中應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：（一）、真實可靠性原則監(jiān)理人員對自己所形成的檔案文件的真實性、準(zhǔn)確性和完整性負責(zé)。如實填寫監(jiān)理日記，審核集成報送的監(jiān)理報表的真實性、準(zhǔn)確性、完整性。（二）、及時有效性原則監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)隨著工程的進展同步形成、并及時整理，監(jiān)理人員在辦理簽證、見證、驗收等監(jiān)理業(yè)務(wù)的同時，按照“形成規(guī)范、真實齊全

2、、整理及時、分類有序”的原則形成監(jiān)理文件、檔案資料。（三）、分工負責(zé)的原則工程建設(shè)監(jiān)理檔案的管理是一項綜合性、業(yè)務(wù)性、技術(shù)性都較強的工作，不僅需要監(jiān)理單位在機構(gòu)建設(shè)、人員配備和制度建設(shè)上加大管理力度，更需要包括項目總監(jiān)、各專業(yè)監(jiān)理工程師、監(jiān)理員、專職檔案資料員在內(nèi)的各級監(jiān)理人員樹立檔案意識，規(guī)范檔案管理，自覺遵守建設(shè)工程監(jiān)理檔案的管理原則，履行各自檔案管理職責(zé)，從而提高建設(shè)項目檔案管理水平。二、信息系統(tǒng)工程監(jiān)理檔案管理制度建設(shè)監(jiān)理檔案管理工作是監(jiān)理工作的重要內(nèi)容，因此必須建立科學(xué)、規(guī)范的監(jiān)理檔案管理制度。監(jiān)理資料的管理必須符合：“建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范”（GB50319-2000）、“建設(shè)工程文件歸

3、檔整理規(guī)范”（GB/T50328-2001）、江蘇省建設(shè)廳蘇建質(zhì)（2002）332號文、江蘇省建設(shè)廳蘇建工（2003）191號文等國家、省、市有關(guān)的規(guī)范、規(guī)定、通知以及我公司貫標(biāo)文件要求。（一）、總監(jiān)理工程師負責(zé)制原則總監(jiān)理工程師對監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案的真實性、準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性負首要責(zé)任。其職責(zé)是。指定專人負責(zé)檔案資料的具體管理并對歸檔檔案資料的真實性、有效性負責(zé)；制定編制監(jiān)理規(guī)劃，明確規(guī)定監(jiān)理檔案資料的內(nèi)容、要求、歸檔及移交時間：督促檢查系統(tǒng)集成，整理工程檔案；工程竣工后，按照檔案管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的規(guī)定。向建設(shè)單位和本單位檔案機構(gòu)移交監(jiān)理檔案資料。（二）、規(guī)范和統(tǒng)一資料的編寫工作組織監(jiān)理人

4、員學(xué)習(xí)、熟練掌握資料的編寫標(biāo)準(zhǔn)。明確檔案管理的要求。制定標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理辦法，使監(jiān)理檔案管理工作既有指導(dǎo)方法。又有檢查標(biāo)準(zhǔn)，保證監(jiān)理檔案的質(zhì)量。（三）、設(shè)立監(jiān)理檔案專職管理人員檔案管理人員必須同時具備綜合信息管理、文檔管理、合同管理的能力，因此必須由具有一定檔案管理知識、懂得一般的監(jiān)理業(yè)務(wù)、能夠熟練操作計算機、對信息系統(tǒng)工程技術(shù)有所了解并具備一定的工作協(xié)調(diào)能力的人員擔(dān)任檔案管理工作（本工程資料員由監(jiān)理員張創(chuàng)路兼任）。（四）、建立核查機制建立監(jiān)理工程師編制、總監(jiān)理工程師檢查、公司審核三級核查制，嚴把監(jiān)理檔案質(zhì)量。并由公司領(lǐng)導(dǎo)、檔案員、項目總監(jiān)組成的考評小組，每月對施工過程中的監(jiān)理文件編制情況進行全

5、面考評，發(fā)現(xiàn)問題隨時糾正。并給予指導(dǎo)性的幫助，通過考評促進了監(jiān)理檔案管理的規(guī)范化。（五）、制定文件編制和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制定嚴格的文件、檔案的編制和管理標(biāo)準(zhǔn)。如對監(jiān)理日記，要求記錄人員認真記錄當(dāng)日施工內(nèi)容、工序進度、質(zhì)量問題、發(fā)生過的事件以及處理過程、處理結(jié)果，做到收集及時，編制系統(tǒng)全面，完整真實。管理分類有序。（六）、注重監(jiān)理檔案信息資源的綜合利用信息工程監(jiān)理檔案作為監(jiān)理活動的記錄，凝結(jié)了員工在從事監(jiān)理工作過程中獲得的知識、體會、經(jīng)驗和數(shù)訓(xùn)。是企業(yè)最主要的顯性知識，因此它是企業(yè)最重要的知識資源。三、監(jiān)理資料管理制度要點：（一）、城建檔案管理規(guī)定1、所有資料必須采用碳素黑色墨水填寫或黑色碳素印墨打

6、印，填寫或打印的首份用于上交城建檔案館；2、簽署人簽名采用慣常筆跡親筆手簽，單位簽署欄應(yīng)采用單位注冊全稱并加蓋公章。（二）、收文程序來文簽收登記傳閱承辦收集歸檔1、參建單位所發(fā)文件由資料員統(tǒng)一簽收、登記；2、資料收/發(fā)文前，應(yīng)仔細核對收/發(fā)文編號、事由、時間等是否與收/發(fā)文內(nèi)容相符；3、按照文件規(guī)定的分類，屬于同類編號的文件登記在一張表上，登記時應(yīng)詳細記錄收/發(fā)時間、事由、往來單位、編號等；4、資料收/發(fā)文后，應(yīng)當(dāng)及時告知相關(guān)負責(zé)人有關(guān)文件內(nèi)容。（三）、資料員務(wù)必將文件分以下五種情況及時處理第一種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方需簽核返回的；專業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字項目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核簽

7、字返回發(fā)文單位。第二種文件：業(yè)主或參建單位發(fā)給監(jiān)理方需由監(jiān)理轉(zhuǎn)發(fā)的；專業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）傳閱項目總監(jiān)(總監(jiān)代表)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位。第三種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方需簽核、蓋章返回的；專業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字項目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核簽字公司蓋章返回發(fā)文單位。第四種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方只需簽核和歸檔的；專業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字歸檔。第五種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理的參考資料或回復(fù)函件。專業(yè)簽閱歸檔。（四）、發(fā)文程序 擬稿審稿簽發(fā) 1、會議紀(jì)要由項目總監(jiān)（總監(jiān)代表）指定擬稿人；2、監(jiān)理函件由提出發(fā)文的監(jiān)理人員擬稿；3、根據(jù)授權(quán)，發(fā)文內(nèi)容必須通過項目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核后才能定

8、稿；4、所發(fā)文件須經(jīng)監(jiān)理工程師和總監(jiān)簽字蓋章后,方可發(fā)出；5、轉(zhuǎn)發(fā)參建單位文件經(jīng)監(jiān)理工程師和總監(jiān)審閱后轉(zhuǎn)出。（五）、收、發(fā)文登記1、收文和發(fā)文分開登記；2、按資料分類，屬于同類編號的登記在一起；3、經(jīng)濟簽證獨立登記；4、工程變更獨立登記；（六）、資料收集資料收集范圍：政府部門、業(yè)主、各參建單位、項目周邊情況資料、本公司以及監(jiān)理小組資料。（七）、資料編號1、本工程資料編號分類詳附件資料信息存放明細；2、第四版江蘇省建設(shè)工程施工階段監(jiān)理現(xiàn)場用表編號如下：首寫字母+相應(yīng)類別編號+年月日+當(dāng)日收到先后順序，如2012年2月12日上報基礎(chǔ)土方開挖報驗單則為：A3.51-；若當(dāng)日同一類別第二份則為A3.51-，依次類推。（八）、資料歸檔1、按公司監(jiān)理資料歸檔管理制度進行歸檔（該制度已另行編制）；2、歸檔的工程文件內(nèi)容必須真實、有效、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，與工程實際相符合；3、歸檔的文件應(yīng)手續(xù)完備，盡量采用原件，如為復(fù)印件應(yīng)當(dāng)加蓋原件審查章，并標(biāo)注原件存放處；4、歸檔文件有文字有圖頁的，應(yīng)當(dāng)文字在前，圖頁在后，文字頁數(shù)較多的，應(yīng)