文件控制程序

1、HONYAN廣西長(zhǎng)圣食品工業(yè)有限公司文件控制程序編號(hào)：CS-QP-01版次：A0_頁碼：1/5生效時(shí)間：10-01-2003版本修訂歷史記錄序號(hào)修訂內(nèi)容修訂人修訂日期版本備注1新版下發(fā)A0編制審核批準(zhǔn)HONYAN廣西長(zhǎng)圣食品工業(yè)有限公司文件控制程序編號(hào)：CS-QP-01版次：A0_頁碼：2/5生效時(shí)間：10-01-20031.0目的對(duì)與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保在各有關(guān)場(chǎng)所使用文件的有效版本。2.0適用范圍適用于質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的控制。3.0職責(zé)3.1 公司董事長(zhǎng)負(fù)責(zé)公司質(zhì)量手冊(cè)的批準(zhǔn)。3.2 管理者代表負(fù)責(zé)公司程序文件的批準(zhǔn)。3.3 辦公室負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件和外來文件的管理。4

2、.1 工作程序4.2 質(zhì)量體系文件控制4.2.1 質(zhì)量體系文件的編制與審批4.2.1.1 質(zhì)量手冊(cè)由管理者代表組織有關(guān)人員編寫，管理者代表審核，董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。4.2.1.2 程序文件由各部門負(fù)責(zé)人編寫，廠長(zhǎng)審核，由管理者代表批準(zhǔn)后執(zhí)行。4.2.1.3 各類工作文件由各部門負(fù)責(zé)人編寫，廠長(zhǎng)審核，管理者代表批準(zhǔn)后方可實(shí)施。工作文件要求準(zhǔn)確、可行、符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。4.2.2 文件的定期評(píng)審4.2.2.1 質(zhì)量手冊(cè)由管理者代表負(fù)責(zé)評(píng)審，第一年內(nèi)每半年評(píng)審一次，從第二年起每一年評(píng)審一次。4.2.2.2 程序文件、工作文件由管理者代表負(fù)責(zé)組織每年評(píng)審一次。4.2.2.3 若有特殊情況（如：公司的組織機(jī)構(gòu)有重大

3、變化、經(jīng)營(yíng)范圍有重大變化）應(yīng)及時(shí)對(duì)各類文件進(jìn)行評(píng)審，必要時(shí)應(yīng)予以更新。更新后的文件由相應(yīng)的授權(quán)人員再次批準(zhǔn)。HONYAN廣西長(zhǎng)圣食品工業(yè)有限公司文件控制程序編號(hào)：CS-QP-01版次：A0_頁碼：3/5生效時(shí)間：10-01-20034.2.3 文件的更改4.2.3.1 在執(zhí)行過程中或在評(píng)審時(shí)發(fā)現(xiàn)文件不適當(dāng)，可以對(duì)文件隨時(shí)進(jìn)行修改。當(dāng)更改文件涉及到其他相關(guān)部門時(shí)，須與該部門進(jìn)行討論，必要時(shí)，由相關(guān)部門予以協(xié)調(diào)后更改相關(guān)文件，并填寫文件更改記錄。文件更改后的審批，必須按照本程序4.1.1條款進(jìn)行，經(jīng)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。4.2.3.2 各類文件的更改由其發(fā)放的管理部門執(zhí)行登記、換頁、增頁或減頁等具體工作

4、，且必須保證所有該文件的持有部門都得到及時(shí)有效的更改。4.2.4 文件版本更換4.2.4.1 質(zhì)量手冊(cè)累計(jì)更換十五頁以上(每次更改幾處不限)或每次更改體系要素占50%認(rèn)上，手冊(cè)必須換版。4.2.4.2 程序文件累計(jì)更改十次以上或一次更改十處以上，程序文件必須換版。4.2.4.3 工作文件累計(jì)更改十次以上或一次更改十處以上必須換版。4.2.4.4 所有文件更改換版后，必須按照本程序4.1.1條款進(jìn)行審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。4.2.5 受控文件的作廢處理受控文件在換版或換頁時(shí)，辦公室應(yīng)注意新舊版本或新舊頁及時(shí)更換，新舊版本或新舊頁不可并存于現(xiàn)場(chǎng)。辦公室必須在舊文件首頁或被更換頁上蓋“作廢文件”印章

5、，除保留一份歸檔外，其余及時(shí)銷毀。4.2.6 文件管理4.2.6.1 文件的發(fā)放登記辦法由辦公室嚴(yán)格執(zhí)行，并作好簽收、記錄等工作。a) 程序文件發(fā)放登記辦法：由辦公室統(tǒng)一發(fā)放，收領(lǐng)人必須在文件發(fā)放、回收登記表上簽名。登記表上須設(shè)有文件名稱編號(hào)、發(fā)放登記號(hào)、持有部門/人、收領(lǐng)人簽名等項(xiàng)。b) 工作文件發(fā)放登記辦法：各部門可參照程序文件發(fā)放登記辦法，結(jié)合部門文件特點(diǎn)，按文件類型制定分發(fā)方法。HONYAN廣西長(zhǎng)圣食品工業(yè)有限公司文件控制程序編號(hào)：CS-QP-01版次：A0_頁碼：4/5生效時(shí)間：10-01-20034.2.7 文件的編號(hào)和標(biāo)識(shí)規(guī)定4.2.7.1 文件分為“受控文件”和“非受控文件”，

6、并加蓋印章作為區(qū)別。4.2.7.2 質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件的編號(hào)方式如下：qs-口口-口口用01、02、03表示流水號(hào)QM即“QualityManual”質(zhì)量手冊(cè)QP即“QualityProcedure”程序文件WI即“WorkInstruction”作業(yè)文件QR即“QualityRecord”質(zhì)量記錄廣西長(zhǎng)圣食品工業(yè)有限公司4.2.7.3 質(zhì)量手冊(cè)、程序文件的分發(fā)編號(hào)如下：01一董事長(zhǎng)02-經(jīng)理（管理者代表）03一廠長(zhǎng)04-副廠長(zhǎng)05一辦公室06一生產(chǎn)科07一總務(wù)科4.2.8 由辦公室編制受控文件一覽表，并在表中說明文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)。4.2.9 受控文件一覽表應(yīng)隨受控文件一起發(fā)放到各部門，并且文件每次修訂時(shí)應(yīng)修訂受控文件一覽表，任何部門和公司職員可隨時(shí)到辦公室索取。4.2.10 受控文件未經(jīng)文件管理部門批準(zhǔn)嚴(yán)禁復(fù)印，如需使用到文件管理部門申請(qǐng)領(lǐng)用，并按受控文件進(jìn)行管理。HONYAN廣西長(zhǎng)圣食品工業(yè)有限公司編號(hào)：CS-QP-01文件控制程序:之不二生效時(shí)間:10-01-20034.3 外來文件及資料的控制對(duì)于所有的外來文件，各部門需進(jìn)行分類、編號(hào)，列出外