現(xiàn)代秘書的綜合素質(zhì)要求

1、現(xiàn)代秘書的綜合素質(zhì)要求秘書必備的知識和能力第一節(jié)秘書的心理和職業(yè)性格第二節(jié)一、秘書必備的知識一、秘書必備的知識二、秘書人員應(yīng)有的能力二、秘書人員應(yīng)有的能力三、秘書應(yīng)有的職業(yè)技能三、秘書應(yīng)有的職業(yè)技能四、秘書人員知識和能力的培養(yǎng)四、秘書人員知識和能力的培養(yǎng)（一）秘書必備的基礎(chǔ)知識（一）秘書必備的基礎(chǔ)知識（二）秘書必備的專業(yè)知識（二）秘書必備的專業(yè)知識（三）與秘書工作直接相關(guān)的知識（三）與秘書工作直接相關(guān)的知識1.哲學(xué)常識哲學(xué)常識2.政治、法律、社會學(xué)常識政治、法律、社會學(xué)常識3.文學(xué)、藝術(shù)常識文學(xué)、藝術(shù)常識4.歷史、地理常識歷史、地理常識5.自然科學(xué)常識自然科學(xué)常識6.數(shù)學(xué)知識數(shù)學(xué)知識7.計算機

2、知識計算機知識1.秘書學(xué)知識秘書學(xué)知識2.秘書寫作知識秘書寫作知識3.文書檔案知識文書檔案知識4.調(diào)研、會務(wù)、信訪、人際關(guān)系等知識調(diào)研、會務(wù)、信訪、人際關(guān)系等知識5.所在單位業(yè)務(wù)涉及的專門知識所在單位業(yè)務(wù)涉及的專門知識1.語言學(xué)語言學(xué)2.邏輯學(xué)邏輯學(xué)3.傳播學(xué)傳播學(xué)4.心理學(xué)心理學(xué)5.社交禮儀知識社交禮儀知識6.領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)7.公共關(guān)系學(xué)公共關(guān)系學(xué)8.管理學(xué)管理學(xué)（一）秘書的基礎(chǔ)能力結(jié)構(gòu)（一）秘書的基礎(chǔ)能力結(jié)構(gòu)（二）秘書的特殊能力結(jié)構(gòu)（二）秘書的特殊能力結(jié)構(gòu)1.思維力思維力2.想象力想象力3.觀察力觀察力4.記憶力記憶力1.表達能力表達能力2.辦事能力辦事能力3.管理能力管理能力4.應(yīng)變能

3、力應(yīng)變能力5.社交能力社交能力6.信息處理能力信息處理能力7.操作能力操作能力8.獨立辦事能力獨立辦事能力案例分析：案例分析： 2009年的一天深夜，某市政府值班秘書小劉年的一天深夜，某市政府值班秘書小劉接到市交通部門打來的緊急接到市交通部門打來的緊急 ，告知一家裝卸公，告知一家裝卸公司在某碼頭裝卸化學(xué)物品時，不慎將一桶劇毒化司在某碼頭裝卸化學(xué)物品時，不慎將一桶劇毒化學(xué)物品落入水中。若毒藥擴散到水中，人畜飲用學(xué)物品落入水中。若毒藥擴散到水中，人畜飲用后會造成死亡。此時，劉秘書腦海中掠過兩套方后會造成死亡。此時，劉秘書腦海中掠過兩套方案：一是打案：一是打 給市領(lǐng)導(dǎo)或上級機關(guān)，請求指示，給市領(lǐng)導(dǎo)或

4、上級機關(guān)，請求指示，然后依照領(lǐng)導(dǎo)的指示去執(zhí)行，如果找不到領(lǐng)導(dǎo)，然后依照領(lǐng)導(dǎo)的指示去執(zhí)行，如果找不到領(lǐng)導(dǎo)，再根據(jù)自己的經(jīng)驗處理。二是立即趕到現(xiàn)場指揮再根據(jù)自己的經(jīng)驗處理。二是立即趕到現(xiàn)場指揮打撈。打撈。分析：分析：其實這里面的兩套方案都必須要有條理地其實這里面的兩套方案都必須要有條理地進行，可以在通知領(lǐng)導(dǎo)的同時，先趕赴進行，可以在通知領(lǐng)導(dǎo)的同時，先趕赴現(xiàn)場了解打撈情況。做到兩不誤?，F(xiàn)場了解打撈情況。做到兩不誤。（一）文字處理技術(shù)（一）文字處理技術(shù)（二）現(xiàn)代通信技術(shù)（二）現(xiàn)代通信技術(shù)（三）計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)（三）計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)（四）汽車駕駛技術(shù)（四）汽車駕駛技術(shù)（五）現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用和保養(yǎng)技術(shù)（

5、五）現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用和保養(yǎng)技術(shù)（六）書法和快速記錄技術(shù)（六）書法和快速記錄技術(shù)（一）強化訓(xùn)練（一）強化訓(xùn)練（二）勤奮學(xué)習(xí)（二）勤奮學(xué)習(xí)友情提示：友情提示：秘書在傳達、貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖時應(yīng)注意以下秘書在傳達、貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖時應(yīng)注意以下問題。問題。（1）不能耽誤傳達時間。）不能耽誤傳達時間。（2）不能截留領(lǐng)導(dǎo)意圖。）不能截留領(lǐng)導(dǎo)意圖。（3）不能隨意解釋或歪曲領(lǐng)導(dǎo)意圖。）不能隨意解釋或歪曲領(lǐng)導(dǎo)意圖。一、秘書的情感一、秘書的情感二、秘書的興趣二、秘書的興趣三、秘書的意志三、秘書的意志四、秘書的氣質(zhì)四、秘書的氣質(zhì)五、秘書的職業(yè)性格五、秘書的職業(yè)性格六、秘書的人格形象六、秘書的人格形象（一）秘書情感的內(nèi)容（一

6、）秘書情感的內(nèi)容（二）秘書情感的表現(xiàn)形式（二）秘書情感的表現(xiàn)形式情緒、心情緒、心境、激情境、激情秘書作為腦力勞動者，應(yīng)該具有豐富的、秘書作為腦力勞動者，應(yīng)該具有豐富的、高尚的情感品質(zhì)。秘書情感的主要內(nèi)容包高尚的情感品質(zhì)。秘書情感的主要內(nèi)容包括理智感、道德感、審美感，這三個方面括理智感、道德感、審美感，這三個方面的情感體驗反映了人們對真、善、美的理的情感體驗反映了人們對真、善、美的理想境界的追求。想境界的追求。1.情緒情緒2.心境心境3.激情激情（一）秘書的職業(yè)興趣（一）秘書的職業(yè)興趣（二）秘書的業(yè)余愛好（二）秘書的業(yè)余愛好秘書的職業(yè)興趣通常表現(xiàn)在以下幾個方面。秘書的職業(yè)興趣通常表現(xiàn)在以下幾個方

7、面。（1）對秘書專業(yè)知識的興趣，喜歡閱讀秘書專業(yè)的）對秘書專業(yè)知識的興趣，喜歡閱讀秘書專業(yè)的書籍、雜志，有的還進行秘書學(xué)理論的思考。書籍、雜志，有的還進行秘書學(xué)理論的思考。（2）對秘書工作經(jīng)驗的興趣，經(jīng)常向有經(jīng)驗的秘書）對秘書工作經(jīng)驗的興趣，經(jīng)常向有經(jīng)驗的秘書請教問題，善于總結(jié)自己秘書工作的經(jīng)驗教訓(xùn)。請教問題，善于總結(jié)自己秘書工作的經(jīng)驗教訓(xùn)。（3）對秘書工作新技術(shù)、新設(shè)備的興趣，努力掌握）對秘書工作新技術(shù)、新設(shè)備的興趣，努力掌握辦公自動化技術(shù)，了解辦公手段的最新發(fā)展動態(tài)。辦公自動化技術(shù)，了解辦公手段的最新發(fā)展動態(tài)。（4）對秘書工作效果的興趣，關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)、各部門、）對秘書工作效果的興趣，關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)、

8、各部門、人民群眾對秘書工作的評價，努力改進工作方法。人民群眾對秘書工作的評價，努力改進工作方法。秘書的業(yè)余愛好應(yīng)該廣泛而有中心，要秘書的業(yè)余愛好應(yīng)該廣泛而有中心，要根據(jù)自己的個性特點進行選擇。根據(jù)自己的個性特點進行選擇。（一）意志的特征（一）意志的特征（二）秘書應(yīng)該具備的意志品質(zhì)（二）秘書應(yīng)該具備的意志品質(zhì) 1.意志總有明確的目的意志總有明確的目的2.意志支配人們的行動意志支配人們的行動3.意志總與克服困難相聯(lián)系意志總與克服困難相聯(lián)系1.自覺性自覺性2.堅韌性堅韌性3.自制性自制性4.果斷性果斷性深入思考：深入思考：秘書應(yīng)該培養(yǎng)自己哪些方面的意志品質(zhì)？秘書應(yīng)該培養(yǎng)自己哪些方面的意志品質(zhì)？（一）

9、氣質(zhì)的基本類型（一）氣質(zhì)的基本類型（二）氣質(zhì)對秘書工作的影響（二）氣質(zhì)對秘書工作的影響1.膽汁質(zhì)膽汁質(zhì)2.多血質(zhì)多血質(zhì)3.黏液質(zhì)黏液質(zhì)4.抑郁質(zhì)抑郁質(zhì)秘書應(yīng)該克服氣質(zhì)中的不利因素，培養(yǎng)良秘書應(yīng)該克服氣質(zhì)中的不利因素，培養(yǎng)良好的氣質(zhì)，向熱情、靈活、迅速、穩(wěn)定好的氣質(zhì)，向熱情、靈活、迅速、穩(wěn)定、細致等方面發(fā)展。、細致等方面發(fā)展。深入思考：深入思考：秘書應(yīng)如何提高自己的氣質(zhì)？秘書應(yīng)如何提高自己的氣質(zhì)？為了做好秘書工作，秘書人員應(yīng)該逐步養(yǎng)為了做好秘書工作，秘書人員應(yīng)該逐步養(yǎng)成認真、熱情、隨和、幽默、靈活的良成認真、熱情、隨和、幽默、靈活的良好性格。秘書特別要加以避免或糾正的好性格。秘書特別要加以避免或

10、糾正的不良性格有冷漠、浮躁、自卑、孤傲、不良性格有冷漠、浮躁、自卑、孤傲、馬虎等。馬虎等。友情提示：友情提示：好的性格，有利于個人的成長進步和事業(yè)的成功；好的性格，有利于個人的成長進步和事業(yè)的成功；反之，則不利于一個人的發(fā)展和人生價值的充分反之，則不利于一個人的發(fā)展和人生價值的充分實現(xiàn)。秘書工作涉及面廣，工作繁雜，不同的工實現(xiàn)。秘書工作涉及面廣，工作繁雜，不同的工作性質(zhì)對于秘書人員的個性具有不同的要求。從作性質(zhì)對于秘書人員的個性具有不同的要求。從普遍的認識看，秘書的性格應(yīng)該具有以下特征。普遍的認識看，秘書的性格應(yīng)該具有以下特征。（1）意志堅毅。秘書工作是十分繁重而復(fù)雜的勞動）意志堅毅。秘書工作

11、是十分繁重而復(fù)雜的勞動，秘書必須具有堅忍不拔、百折不撓的毅力，克，秘書必須具有堅忍不拔、百折不撓的毅力，克服各種困難，實現(xiàn)自己的職能。服各種困難，實現(xiàn)自己的職能。（2）豁然開朗。由于秘書人員的特殊位置，工作中）豁然開朗。由于秘書人員的特殊位置，工作中難免與上級、同事、群眾出現(xiàn)一些誤會或者是沖難免與上級、同事、群眾出現(xiàn)一些誤會或者是沖突，樂觀的性格在此尤為重要。突，樂觀的性格在此尤為重要。（3）應(yīng)變敏捷。秘書的工作變化性強，敏銳的觀）應(yīng)變敏捷。秘書的工作變化性強，敏銳的觀察力也是非常重要的。察力也是非常重要的。（4）自制力強。秘書人員要培養(yǎng)和提高自制力，）自制力強。秘書人員要培養(yǎng)和提高自制力，在

12、不同的場合、不同背景、不同對象面前要善在不同的場合、不同背景、不同對象面前要善于選擇和控制自己的行為方式。于選擇和控制自己的行為方式。（5）友愛合作。秘書應(yīng)有友愛合作的性格，寬以）友愛合作。秘書應(yīng)有友愛合作的性格，寬以待人，助人為樂，不與別人斤斤計較，不因小待人，助人為樂，不與別人斤斤計較，不因小怨小恨而存嫌。怨小恨而存嫌。（一）（一） 獨立人格獨立人格（二）正直人格（二）正直人格（三）健康人格（三）健康人格（四）親和人格（四）親和人格1.秘書必備的基礎(chǔ)知識有哪些？秘書必備的基礎(chǔ)知識有哪些？2.秘書應(yīng)掌握哪些專業(yè)知識？秘書應(yīng)掌握哪些專業(yè)知識？3.秘書的基礎(chǔ)能力有哪些？秘書的基礎(chǔ)能力有哪些？4.

13、秘書應(yīng)具有的專業(yè)能力有哪些？秘書應(yīng)具有的專業(yè)能力有哪些？5.秘書應(yīng)樹立怎樣的人格形象？秘書應(yīng)樹立怎樣的人格形象？6.你在知識和能力上有何長處和不足？你打算如你在知識和能力上有何長處和不足？你打算如何在學(xué)校期間完善自己的知識結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)何在學(xué)校期間完善自己的知識結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)？7.案例分析。案例分析。案例一：案例一： 20世紀(jì)世紀(jì)90年代中期，當(dāng)時的國家經(jīng)委辦公廳對全年代中期，當(dāng)時的國家經(jīng)委辦公廳對全國國200多個中小企業(yè)的廠長經(jīng)理秘書進行了一次有多個中小企業(yè)的廠長經(jīng)理秘書進行了一次有關(guān)企業(yè)秘書素質(zhì)的問卷調(diào)查，對關(guān)企業(yè)秘書素質(zhì)的問卷調(diào)查，對“你認為當(dāng)代秘你認為當(dāng)代秘書必須具備的最主要的能力有哪

14、些書必須具備的最主要的能力有哪些”這一問題的這一問題的統(tǒng)計結(jié)果，統(tǒng)計結(jié)果，“文字表達能力文字表達能力”被排在第八位，在被排在第八位，在它之前的幾種能力為組織協(xié)調(diào)能力、攝取信息能它之前的幾種能力為組織協(xié)調(diào)能力、攝取信息能力、政策理解能力、具體辦事能力、出謀獻策能力、政策理解能力、具體辦事能力、出謀獻策能力、交際能力、口頭表達能力。力、交際能力、口頭表達能力。根據(jù)以上調(diào)查材料，請你思考下面幾個問題。根據(jù)以上調(diào)查材料，請你思考下面幾個問題。（1）這個調(diào)查結(jié)果能否說明）這個調(diào)查結(jié)果能否說明“文字表達能力文字表達能力”對于對于現(xiàn)代秘書來說已經(jīng)不是很重要了？現(xiàn)代秘書來說已經(jīng)不是很重要了？（2）你能對上述調(diào)

15、查結(jié)果提供一種合理的解釋嗎？）你能對上述調(diào)查結(jié)果提供一種合理的解釋嗎？（3）如果讓你進行一次）如果讓你進行一次“秘書必須具備的最主要的秘書必須具備的最主要的能力有哪些能力有哪些”的調(diào)查，你將會如何進行？（請設(shè)的調(diào)查，你將會如何進行？（請設(shè)計一個調(diào)查方案）計一個調(diào)查方案）案例二：案例二： 認真閱讀下面的材料，然后討論后面的問題。認真閱讀下面的材料，然后討論后面的問題。 有一位年輕女性，長得不是很出色，但嫵媚動人有一位年輕女性，長得不是很出色，但嫵媚動人，有一種獨特的魅力。我問她為何能夠這樣，她，有一種獨特的魅力。我問她為何能夠這樣，她一笑：一笑：“我漂亮，因為我相信我漂亮呀！我漂亮，因為我相信我

16、漂亮呀！” 這個例子說明了一個道理：一個人要有動人的魅這個例子說明了一個道理：一個人要有動人的魅力，必須有很好的力，必須有很好的“自我意象自我意象”。 所謂所謂“自我意自我意象象”，就是自己在自己心中是個什么樣子！它代，就是自己在自己心中是個什么樣子！它代表著你對自己的評價。體現(xiàn)了一個人自尊的程度表著你對自己的評價。體現(xiàn)了一個人自尊的程度。自尊度高，潛力就發(fā)揮得充分；自尊度低，潛能。自尊度高，潛力就發(fā)揮得充分；自尊度低，潛能就越受抑制。人們在工作中出現(xiàn)失誤后，往往會就越受抑制。人們在工作中出現(xiàn)失誤后，往往會情緒消沉而難以自拔，這是因為他形成了一種消情緒消沉而難以自拔，這是因為他形成了一種消極的自我意象。如何盡快改變自己的情緒呢？極的自我意象。如何盡快改變自己的情緒呢？ 一一位總裁秘書，晚上加班處理資料，在送給總裁時位總裁秘書，晚上加班處理資料，在送給總裁時，把很重要的一頁丟在家里了。雖然總裁沒有責(zé)，把很重要的一頁丟在家里了。雖然總裁沒有責(zé)怪她，但她