無紙化辦公的利弊

1、無紙化辦公的必要性人們通常用“白紙黑字”比喻有確鑿的文字憑據(jù)，不容抵賴或悔改。然而，這一成語在“無紙化辦公”的潮流沖擊下，是否會變成典故呢？或許？但愿，這只是杞人憂天。新型的網(wǎng)絡(luò)化辦公開始向傳統(tǒng)的“公文往返式”辦公方式提出挑戰(zhàn)，方便、快捷的電子政務(wù)也逐步得以推廣，并迅速地在全球范圍內(nèi)掀興起一股“無紙化辦公”的新潮流。這主要得益于無紙化辦公的優(yōu)點：.有效地提高了工作效率提高效率、信息共享、協(xié)同辦公是大多數(shù)企業(yè)實行無紙化辦公的最主要的出發(fā)點。通過無紙化辦公，酒店的會議紀要、工作總結(jié)、質(zhì)檢報告、通知通告等，都可以通過OA系統(tǒng)向特定對象予以發(fā)布，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等方面的時間、人力和物力，

2、同時，運用電腦進行操作后，文件的存檔、查找等更加方便，快捷，從而大大地提高了工作效率。.更好地體現(xiàn)了綠色環(huán)保，減少紙張浪費，節(jié)約資源。無紙化辦公除了讓大家“省力”，極大提高工作效率之外，“綠色環(huán)?！币彩歉骶频瓴捎镁W(wǎng)絡(luò)互聯(lián)辦公系統(tǒng)的一個重要原因。利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進行無紙化辦公，在不知不覺中酒店紙質(zhì)文件大量減少。從本位方面說節(jié)約了紙張也就是節(jié)約了錢，從國家大局說，每年少砍伐大量的樹木，可以更加有效提高森林保護率。除此之外，還大大減少其他如印刷、筆墨、訂書釘、曲形針、大頭針等辦公費用。據(jù)此，有人對無紙化辦公提出相當樂觀的預(yù)測。認為不出多少年，紙張將被徹底“掃下辦公桌”，代之以經(jīng)濟高效的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)辦公新模

3、式；有人進行了大膽的測算，宣稱這場史無前例的辦公革命每年將從電鋸下拯救出大量用于造紙的樹木，從而為全球植被保護做出巨大的貢獻可是事到如今，“無紙化辦公”這個網(wǎng)絡(luò)時代的新生兒卻未像人們所預(yù)期的那樣茁壯成長，電子文件仍然難以戰(zhàn)勝紙張這個神秘而古老的媒介。紙張是千百年來人類社會所公認、所證明的保存信息和知識效果最好、保存時間最長的媒介。倘若紙張真正被電子媒介，如硬盤、軟盤、光盤，還有VCDDV曲全盤取代時,人們的疑慮也正是由此而生,電子媒介的弊端也被成倍放大。任何事物有其利必有其弊，無紙化辦公不可避免的也存在以下不足之處：1、到目前為止，所有的電子媒介都不可避免地會受物理和化學因素的影響產(chǎn)生質(zhì)變，都

4、存在有一天文件無法被打開的危險。2、從電腦儲存技術(shù)和形式極度快速更新的情況看，任何現(xiàn)有的保險系數(shù)非常大的新的存儲介質(zhì)，都有可能被迅速地淘汰，往往無法被新的格式所支持，從而難以讀出現(xiàn)有的文檔。誰能想象幾十年、幾百年、幾千年后又會發(fā)生怎樣的變化。3、電子文檔的安全性，更是倍受關(guān)注。一個人辛勤付出勞動成果，而別人只要用一個U盤，加一個命令就可以輕而易舉斬獲。在無紙化運作的過程，別有用心者只要一個電子郵件或者一個小小的U盤就可以將一個酒店的商業(yè)或者人事機密，泄漏出去；甚至有的酒店出現(xiàn)個別管理人員離職時將辦公電腦中文檔全部刪除而導致客戶資料、管理資料流失的情況。4、電子文稿無法完全取代紙質(zhì)文件，許多上傳

5、下達的請示、批復、通知等公文都仍然需要以紙質(zhì)形式打印出來，蓋上公章、領(lǐng)導簽字然后才能生效。用以證明其文的真實性，有效性。而電子文檔極有可能變?yōu)橐恍﹦e有用心者的造假夢提供美妙的溫床。因此，無紙化辦公不論是存儲介質(zhì)的材料、電腦的日益更新、以及電子文檔的保密性都時時提吊著人們的十分敏感的神經(jīng)。為更好地運用無紙化辦公提高辦公效率，又盡可能消除無紙化辦公的弊端，在推廣無紙化辦公時應(yīng)走出以下誤區(qū)：、推行無紙化辦公不等于取消紙張使用從提高工作效率、節(jié)約資源的角度來看，無紙化辦公的意義重大，其必要性亦無可爭議。但是，就像計算機、電視、廣播的出現(xiàn)依然無法完全取代報刊雜志的作用一樣，電子文件的盛行恐怕一時也難以完

6、全取代紙質(zhì)文件。可見，現(xiàn)在來說電子文件要完全取代紙質(zhì)文件，還為時尚早。、推行無紙化辦公不等于不注重文檔格式。推行無紙化辦公過程中，應(yīng)更加注重公文管理思路和程序，掌握電子文檔的制作技術(shù)，提高辦公水平和管理能力，防止出現(xiàn)公文不統(tǒng)一的現(xiàn)象。因此，酒店可參照國家公文格式GB/T9702-1999標準，制作電子文檔行文的統(tǒng)一格式，包括電子印章加蓋、簽收時限規(guī)定等，以體現(xiàn)公文的嚴肅性，樹立酒店對內(nèi)對外的良好形象，達到公文格式統(tǒng)一、檔案管理標準統(tǒng)一。三、推行無紙化辦公不等于放松檔案管理。推行無紙化辦公過程中，應(yīng)更加注重電子文檔的安全性，加強檔案管理。如規(guī)范辦公電腦定期備份制度，涉密電子文檔加密制度，客戶資料分級查閱制度，電子文檔目錄定期上報制度等，同時，將辦公電子文檔列入工作交接的范疇，杜絕檔案的泄密或流失。四、推行無紙化辦公不等于淡化人際交流。與電子文檔比較，同樣內(nèi)容手寫件比電子郵件或軟盤存儲所顯示的信息量更多，身體語言流露其中，通過筆跡你可以感覺對方的情感、性格、文化修養(yǎng)等多方面的信息。傳統(tǒng)文件的傳遞過程也是人際交流的過程。因此，在推行無紙化辦公過程中，應(yīng)更加注重人際交往氛圍的營造，如通過辦公自動化系統(tǒng)開設(shè)電子論壇等，搭建內(nèi)部人員溝通、交流的平臺，莫讓電腦隔開