物資系統(tǒng)管理辦法3.

1、中國(guó)煙草總公司重慶市公司渝煙葉20145號(hào)中國(guó)煙草總公司重慶市公司煙葉分公司 關(guān)于印發(fā)煙用物資系統(tǒng)運(yùn)行 管理規(guī)范（試行）的通知煙葉產(chǎn)地區(qū)縣各單位：現(xiàn)將煙用物資系統(tǒng)運(yùn)行管理規(guī)范（試行）印發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真組織學(xué)習(xí)，并遵照?qǐng)?zhí)行。1 # 中國(guó)煙草總公1重慶市公司煙葉分公司1014年1月7日# 煙用物資系統(tǒng)運(yùn)行管理規(guī)范（試行）1. 目的1.1強(qiáng)化煙用物資過(guò)程管理以信息化手段規(guī)范全市煙用物資的采購(gòu)、調(diào)運(yùn)、供應(yīng)、庫(kù)存 等主要業(yè)務(wù)過(guò)程，實(shí)現(xiàn)煙用物資全過(guò)程的信息化應(yīng)用，為煙用物 資的計(jì)劃編制提供決策依據(jù)，促進(jìn)煙葉生產(chǎn)穩(wěn)定、健康發(fā)展。1.2促進(jìn)煙用物資標(biāo)準(zhǔn)化體系的建立以標(biāo)準(zhǔn)化煙用物資代碼為核心，以固化業(yè)務(wù)流程單據(jù)

2、為基 礎(chǔ)，促進(jìn)煙用物資的全過(guò)程標(biāo)準(zhǔn)化體系的建立，為煙葉生產(chǎn)提供 有力支撐。1.3加強(qiáng)數(shù)據(jù)質(zhì)量管理實(shí)現(xiàn)煙用物資各類(lèi)數(shù)據(jù)的有效集成，充分保障信息數(shù)據(jù)的唯 一性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性，并結(jié)合系統(tǒng)查詢(xún)分析工具，更加有效地 服務(wù)決策和業(yè)務(wù)管理。2. 適用范圍2.1應(yīng)用范圍本規(guī)范適用于煙用物資系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)：物資系統(tǒng)）所涵蓋 的基礎(chǔ)信息維護(hù)、合同管理、采購(gòu)入庫(kù)業(yè)務(wù)、移庫(kù)出（入）庫(kù)業(yè) 務(wù)、供應(yīng)業(yè)務(wù)、倉(cāng)儲(chǔ)管理等。2.2管理范圍本規(guī)范適用于煙葉分公司、煙葉產(chǎn)地分公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)：產(chǎn) 地公司）、煙站（點(diǎn)）和各級(jí)煙用物資倉(cāng)庫(kù)。3.崗位職責(zé)3.1煙葉分公司相關(guān)人員崗位職責(zé)3.1.1業(yè)務(wù)部門(mén)物資管理員負(fù)責(zé)全市煙用物資分類(lèi)、名稱(chēng)

3、、規(guī)格、計(jì)量單位、條形碼等 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的制定；負(fù)責(zé)煙用物資采購(gòu)合同的錄入、分解、下發(fā)； 負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)收集、匯總、分析；負(fù)責(zé)全市物資系統(tǒng)應(yīng)用情況的 檢查及考核等工作。3.1.2信息管理部系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)物資系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求調(diào)研、系統(tǒng)優(yōu)化調(diào)整、系統(tǒng)操作指導(dǎo) 和系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)等工作。3.2產(chǎn)地公司相關(guān)人員崗位職責(zé)3.2.1公司煙用物資管理員負(fù)責(zé)公司煙用物資采購(gòu)合同的錄入、分解、下發(fā)和增補(bǔ)合同 的錄入、上報(bào)；負(fù)責(zé)公司煙用物資倉(cāng)庫(kù)的相關(guān)設(shè)置；負(fù)責(zé)公司煙 用物資供應(yīng)價(jià)格的錄入和發(fā)布；負(fù)責(zé)公司煙用物資條形碼打?。?負(fù)責(zé)公司煙用物資數(shù)據(jù)收集、匯總、分析、對(duì)帳；負(fù)責(zé)公司物資 系統(tǒng)應(yīng)用工作檢查及考核等工作。322公司煙用物

4、資中心倉(cāng)庫(kù)及煙站（點(diǎn)）煙用物資管理員 負(fù)責(zé)本級(jí)煙用物資入庫(kù)、調(diào)運(yùn)、供應(yīng)；負(fù)責(zé)本級(jí)煙用物資數(shù) 據(jù)收集、匯總、分析、對(duì)帳等工作。3.2.3信息科系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)對(duì)公司各級(jí)物資管理員的系統(tǒng)操作應(yīng)用培訓(xùn)、指導(dǎo)及技 術(shù)支撐和系統(tǒng)日常運(yùn)維管理等工作。4.物資系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程4.1編制煙用物資代碼煙葉分公司根據(jù)全市煙葉生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理工作需要，統(tǒng)一編 制全市煙用物資代碼，包括煙用物資分類(lèi)、名稱(chēng)、規(guī)格、計(jì)量單 位等基礎(chǔ)信息。產(chǎn)地公司對(duì)現(xiàn)有煙用物資代碼有修改或新增需求 的，應(yīng)向煙葉分公司業(yè)務(wù)部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后由煙葉分公司 業(yè)務(wù)部門(mén)在系統(tǒng)中做出相應(yīng)調(diào)整。4.2系統(tǒng)權(quán)限及基礎(chǔ)信息設(shè)置4.2.1權(quán)限設(shè)置運(yùn)行和使用物資系統(tǒng)

5、前，產(chǎn)地公司煙用物資管理員應(yīng)根據(jù)各 級(jí)物資管理人員的工作權(quán)限，建立使用人員的賬號(hào)和權(quán)限。4.2.2基礎(chǔ)信息設(shè)置4.2.2.1物資倉(cāng)庫(kù)設(shè)置運(yùn)行和使用物資系統(tǒng)前，產(chǎn)地公司煙用物資管理員應(yīng)根據(jù)實(shí) 際情況在系統(tǒng)中對(duì)本單位各級(jí)煙用物資倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行設(shè)置。422.2人員信息設(shè)置運(yùn)行和使用物資系統(tǒng)前，產(chǎn)地公司各級(jí)煙用物資管理員應(yīng)根 據(jù)實(shí)際情況在系統(tǒng)中對(duì)本單位的煙農(nóng)基本信息及煙技員基本信息 進(jìn)行設(shè)置。4.2.2.3物資供應(yīng)方式、價(jià)格設(shè)置運(yùn)行和使用物資系統(tǒng)供應(yīng)業(yè)務(wù)前，產(chǎn)地公司煙用物資管理員 應(yīng)根據(jù)行業(yè)及本單位關(guān)于煙用物資的供應(yīng)政策，在系統(tǒng)中對(duì)物資 供應(yīng)方式、供應(yīng)價(jià)格進(jìn)行設(shè)置。4.2.2.4物資條形碼打印系統(tǒng)完成合同分

6、配后，產(chǎn)地公司煙用物資管理員應(yīng)打印本年 度需要使用的煙用物資條形碼，并分類(lèi)裝訂成冊(cè)后發(fā)放給中心倉(cāng) 庫(kù)和煙站（點(diǎn)）使用。4.3合同管理4.3.1合同錄入煙葉分公司物資管理員或產(chǎn)地公司煙用物資管理員，將已通過(guò)相關(guān)審批程序并完成簽訂的正式合同在系統(tǒng)中進(jìn)行錄入。431.1合同錄入的基本內(nèi)容合同錄入包括編號(hào)、名稱(chēng)、供應(yīng)商、貨款支付比例、合同類(lèi) 型、煙用物資數(shù)量、煙用物資單價(jià)、業(yè)務(wù)年度等基本信息，其中 合同類(lèi)型分為：集中采購(gòu)、自主采購(gòu)、其他采購(gòu)三種。貨款支付 比例分為：預(yù)付款比例、貨到付款比例、尾款、履約保證金四種。431.2合同錄入的注意事項(xiàng)43121若正式合同中存在多個(gè)物資且付款方式不一致的， 在系統(tǒng)

7、中應(yīng)拆分為多個(gè)合同單據(jù)來(lái)錄入，并在合同編號(hào)末尾添加 大寫(xiě)英文字母（A、B、C）以區(qū)分，其余合同內(nèi)容不變。4.3.1.2.2在合同錄入時(shí)應(yīng)上傳正式合同掃描件等必要的資 料作為附件。43123合同的業(yè)務(wù)年度應(yīng)與合同中所約定的煙用物資采 購(gòu)執(zhí)行年度保持一致。4.3.1.2.4貨款支付比例應(yīng)嚴(yán)格按照正式合同中所約定的內(nèi) 容錄入。4.3.2合同分配系統(tǒng)中完成合同錄入以后，需按照分配對(duì)象（即采購(gòu)入庫(kù)倉(cāng) 庫(kù)）對(duì)所采購(gòu)的煙用物資數(shù)量進(jìn)行分配。為加強(qiáng)物資采購(gòu)的集中 管理，分配的對(duì)象只能是各產(chǎn)地公司的煙用物資中心倉(cāng)庫(kù)。4.3.3合同增補(bǔ)產(chǎn)地公司若需對(duì)原合同所采購(gòu)的煙用物資數(shù)量進(jìn)行增補(bǔ)的， 應(yīng)由產(chǎn)地公司煙用物資管理

8、員在系統(tǒng)中選擇原始合同并錄入增補(bǔ) 申請(qǐng)單。上級(jí)單位審批后，系統(tǒng)自動(dòng)生成增補(bǔ)合同。合同增補(bǔ)模 塊同時(shí)具有管理附件功能，產(chǎn)地公司煙用物資管理員可將紙質(zhì)申 請(qǐng)單的掃描件作為附件，在錄入增補(bǔ)申請(qǐng)單時(shí)一并提交。4.3.4貨款支付產(chǎn)地公司煙用物資管理員在系統(tǒng)合同中錄入了貨款支付比 例后，可通過(guò)此功能打印貨款支付申請(qǐng)單，并將此紙質(zhì)單據(jù)提交 財(cái)務(wù)部門(mén)向供應(yīng)商支付貨款。其中，“貨到付款”的申請(qǐng)單，必須在系統(tǒng)中已經(jīng)完成了物資驗(yàn)收入庫(kù)以后才能執(zhí)行和打印。4.4物資入庫(kù)業(yè)務(wù)物資入庫(kù)業(yè)務(wù)包括：購(gòu)進(jìn)入庫(kù)、歸還入庫(kù)、移庫(kù)入庫(kù)、入庫(kù) 驗(yàn)收四種類(lèi)型。其中，購(gòu)進(jìn)入庫(kù)是指通過(guò)采購(gòu)行為而發(fā)生的入庫(kù) 操作；歸還入庫(kù)是指將已經(jīng)領(lǐng)用的物資

9、歸還倉(cāng)庫(kù)而發(fā)生的入庫(kù)操 作；移庫(kù)入庫(kù)是指從其它倉(cāng)庫(kù)調(diào)運(yùn)至本倉(cāng)庫(kù)而發(fā)生的入庫(kù)操作； 入庫(kù)驗(yàn)收是指在系統(tǒng)中對(duì)已錄入購(gòu)進(jìn)入庫(kù)單據(jù)的物資進(jìn)行數(shù)量驗(yàn) 收。4.4.1購(gòu)進(jìn)入庫(kù)4.4.1.1屬于按合同采購(gòu)入庫(kù)的，在完成合同錄入及分配以 后，被分配的目標(biāo)單位可通過(guò)選擇供貨合同，進(jìn)行物資購(gòu)進(jìn)入庫(kù)操作。4.4.1.2屬于非合同采購(gòu)入庫(kù)的，如：工業(yè)企業(yè)贈(zèng)送、供貨商 合同外贈(zèng)送及其他未簽定采購(gòu)合同的采購(gòu)入庫(kù)行為，可以通過(guò)選 擇非合同采購(gòu)直接入庫(kù)。4.4.1.3屬于按合同采購(gòu)入庫(kù)的，物資購(gòu)進(jìn)入庫(kù)數(shù)量不得超過(guò) 原合同數(shù)量。4.4.1.4根據(jù)集中管理要求，購(gòu)進(jìn)入庫(kù)操作只能在產(chǎn)地公司煙用物資中心倉(cāng)庫(kù)由該倉(cāng)庫(kù)物資管理員完成。煙

10、用物資實(shí)物若是通過(guò)供應(yīng)商直調(diào)煙站（點(diǎn)）倉(cāng)庫(kù)的，應(yīng)由中心倉(cāng)庫(kù)物資管理員完成購(gòu)進(jìn) 入庫(kù)操作后開(kāi)具移庫(kù)出庫(kù)單據(jù)，完成該物資從中心倉(cāng)庫(kù)到煙站（點(diǎn)）倉(cāng)庫(kù)的虛擬移庫(kù)操作。441.5產(chǎn)地公司煙用物資管理員在錄入購(gòu)進(jìn)入庫(kù)單據(jù)時(shí)應(yīng)如實(shí)反映實(shí)物到貨的真實(shí)情況，如到貨批次、每批到貨數(shù)量等。4.4.2歸還入庫(kù)記錄煙農(nóng)、煙技員、專(zhuān)業(yè)服務(wù)隊(duì)或其他人員將在此物資倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用的物資歸還給倉(cāng)庫(kù)的信息。歸還入庫(kù)物資的總數(shù)量，不超過(guò) 領(lǐng)用出庫(kù)物資的總數(shù)量。4.4.3移庫(kù)入庫(kù)4.4.3.1基本操作要求產(chǎn)地公司各級(jí)煙用物資管理員在錄入本倉(cāng)庫(kù)移庫(kù)入庫(kù)數(shù)據(jù)時(shí)，不需要使用條形碼設(shè)備來(lái)掃碼入庫(kù)，可直接通過(guò)選擇關(guān)聯(lián)的 出庫(kù)單據(jù)來(lái)完成物資移庫(kù)入庫(kù)工作

11、。系統(tǒng)中物資入庫(kù)的實(shí)收數(shù)量 與出庫(kù)單據(jù)上的發(fā)出數(shù)量默認(rèn)一致；也可以進(jìn)行調(diào)整，調(diào)整后的 入庫(kù)數(shù)量不能超過(guò)出庫(kù)數(shù)量。4.432注意事項(xiàng)和要求為加強(qiáng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理，一張關(guān)聯(lián)的出庫(kù)單據(jù)只能開(kāi)具一張正式有效的移庫(kù)入庫(kù)單據(jù)。產(chǎn)地公司各級(jí)煙用物資管理員開(kāi)具移庫(kù)入庫(kù)單據(jù)時(shí)應(yīng)認(rèn)真審核單據(jù)中的實(shí)收數(shù)量是否與實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生一致。若移庫(kù)入庫(kù)單據(jù)在完成系統(tǒng)審核后需要調(diào)整的，僅限系統(tǒng)沖 紅方式進(jìn)行處理。4.433實(shí)物數(shù)據(jù)差異處理若物資發(fā)出數(shù)量與實(shí)收數(shù)量不一致的，在系統(tǒng)中可按以下方 式處理：1、如果實(shí)收數(shù)量大于發(fā)出數(shù)量，入庫(kù)單位應(yīng)聯(lián)系出庫(kù) 單位按照差額再開(kāi)具一張出庫(kù)單；2、如果實(shí)收數(shù)量小于出庫(kù)數(shù)量，在確保數(shù)量差異不是由出庫(kù)單位

12、少發(fā)、漏發(fā)的情況下，應(yīng)按 照實(shí)物到貨情況如實(shí)修改入庫(kù)單上的實(shí)收數(shù)量，完成移庫(kù)入庫(kù)操 作。4.4.4采購(gòu)驗(yàn)收4.4.4.1基本情況物資采購(gòu)到貨后須對(duì)物資數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收并審核。產(chǎn)地公司煙 用物資管理員通過(guò)系統(tǒng)提供的采購(gòu)驗(yàn)收功能，選擇供貨合同中已 經(jīng)完成購(gòu)進(jìn)入庫(kù)的物資單據(jù)，對(duì)單一物資的總采購(gòu)入庫(kù)量進(jìn)行驗(yàn) 收，并通過(guò)系統(tǒng)打印物資驗(yàn)收單供各級(jí)管理者審批，作為財(cái)務(wù)入 賬的憑證。4.4.4.2注意事項(xiàng)產(chǎn)地公司煙用物資管理員在生成物資驗(yàn)收單時(shí)應(yīng)注意以下 事項(xiàng)：1、每次生成的驗(yàn)收單，只能針對(duì)需要驗(yàn)收的供貨合同中 的一個(gè)物資進(jìn)行操作；2、系統(tǒng)默認(rèn)累加當(dāng)前所選物資中已完成 購(gòu)進(jìn)入庫(kù)的數(shù)量作為本次驗(yàn)收數(shù)量，該數(shù)量由系統(tǒng)

13、自動(dòng)計(jì)算不可修改；3、系統(tǒng)中錄入的物資驗(yàn)收單在未進(jìn)行系統(tǒng)審核前可以刪除，一旦系統(tǒng)審核后只能作廢；4、系統(tǒng)中針對(duì)一個(gè)物資已經(jīng)驗(yàn)收的數(shù)量不能二次驗(yàn)收，確需重新驗(yàn)收的必須將原驗(yàn)收單作廢； 5、驗(yàn)收單中關(guān)于物資的基本情況和數(shù)據(jù)由系統(tǒng)生成，驗(yàn)收結(jié)論 由操作員填錄，意見(jiàn)簽署部分由各級(jí)管理者手工簽署；6、物資進(jìn)行驗(yàn)收后，才能在合同管理模塊進(jìn)行“貨到付款”的錄入。4.5物資出庫(kù)業(yè)務(wù)物資出庫(kù)業(yè)務(wù)包括：移庫(kù)出庫(kù)、領(lǐng)用出庫(kù)、退貨出庫(kù)三種類(lèi) 型。其中，移庫(kù)出庫(kù)是指將本倉(cāng)庫(kù)的煙用物資通過(guò)運(yùn)輸工具調(diào)運(yùn) 到其他倉(cāng)庫(kù)而發(fā)生的出庫(kù)行為；領(lǐng)用出庫(kù)是指通過(guò)領(lǐng)用的方式將 物資帶出本倉(cāng)庫(kù)而發(fā)生的出庫(kù)行為；退貨出庫(kù)是指將采購(gòu)的物資 退還

14、給供應(yīng)商而發(fā)生的出庫(kù)行為。4.5.1移庫(kù)出庫(kù)4.5.1.1基本操作開(kāi)具單據(jù)時(shí)，應(yīng)首先選擇目標(biāo)倉(cāng)庫(kù)（即“收貨倉(cāng)庫(kù)”），再通過(guò) 條形碼掃描方式將出庫(kù)物資數(shù)量錄入系統(tǒng)，同時(shí)可以在系統(tǒng)中錄 入本次物資調(diào)運(yùn)的承運(yùn)人和車(chē)船號(hào)。錄入完畢后應(yīng)打印此單據(jù)存 檔。移庫(kù)出庫(kù)單原則上應(yīng)“一車(chē)一單”。4.5.1.2注意事項(xiàng)移庫(kù)出庫(kù)單據(jù)應(yīng)按照煙用物資的實(shí)際調(diào)運(yùn)情況如實(shí)開(kāi)具，不 能將多批次的物資實(shí)物調(diào)運(yùn)在系統(tǒng)中整合成一張移庫(kù)出庫(kù)單。物 資移庫(kù)承運(yùn)人應(yīng)嚴(yán)格履行運(yùn)輸前的物資清點(diǎn)工作，保證實(shí)際承運(yùn) 物資及數(shù)量與移庫(kù)出庫(kù)單一致。4.5.2領(lǐng)用出庫(kù)領(lǐng)用出庫(kù)主要適用于兩方面：一是收購(gòu)期間包裝物資（如麻 片）出庫(kù)；二是煙技員或服務(wù)隊(duì)在生

15、產(chǎn)試驗(yàn)等階段發(fā)生的物資領(lǐng) 用出庫(kù)。煙用物資管理員選擇出庫(kù)倉(cāng)庫(kù)、物資數(shù)量、領(lǐng)用人類(lèi)型、領(lǐng)用人姓名后，開(kāi)具領(lǐng)用出庫(kù)單。4.5.3退貨出庫(kù)煙用物資管理員選擇出庫(kù)倉(cāng)庫(kù)、物資數(shù)量和供貨合同后，開(kāi) 具退貨出庫(kù)單。4.6物資供應(yīng)業(yè)務(wù)物資供應(yīng)是指在煙葉生產(chǎn)階段將煙用物資供應(yīng)給煙農(nóng)使用。4.6.1供應(yīng)方式和價(jià)格的設(shè)置錄入供應(yīng)單據(jù)前，產(chǎn)地公司煙用物資管理員必須對(duì)物資供應(yīng) 方式和價(jià)格進(jìn)行設(shè)置。物資供應(yīng)方式分為：全價(jià)供應(yīng)、特價(jià)供應(yīng) 和無(wú)償供應(yīng)三種。其中，特價(jià)供應(yīng)的物資即表示該物資對(duì)煙農(nóng)有 政策補(bǔ)貼，錄入的價(jià)格應(yīng)是“全價(jià)供應(yīng)價(jià)格-補(bǔ)貼價(jià)格”無(wú)償供應(yīng) 的物資即表示該物資無(wú)償投入給煙農(nóng)使用。系統(tǒng)中每一種供應(yīng)方 式只能對(duì)應(yīng)一

16、種價(jià)格。4.6.2基本操作進(jìn)行物資供應(yīng)操作時(shí)，產(chǎn)地公司煙站（點(diǎn)）煙用物資管理員 應(yīng)首先選擇供應(yīng)對(duì)象類(lèi)型、供應(yīng)對(duì)象、支付方式、用途，然后通 過(guò)條形碼設(shè)備錄入需供應(yīng)的各種物資，手工錄入物資的數(shù)量、供 應(yīng)方式后完成物資供應(yīng)操作。物資的供應(yīng)單價(jià)由系統(tǒng)根據(jù)已經(jīng)設(shè) 置完畢的供應(yīng)方式及其對(duì)應(yīng)的價(jià)格自動(dòng)生成。463差異化補(bǔ)貼存在差異化政策補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)的，在供應(yīng)方式中根據(jù)最低補(bǔ)貼標(biāo) 準(zhǔn)計(jì)算的價(jià)格作為基礎(chǔ)的特價(jià)供應(yīng)價(jià)格；物資供應(yīng)時(shí)，根據(jù)制定 的補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)，在選擇特價(jià)供應(yīng)方式的基礎(chǔ)上，錄入差異化的補(bǔ)貼 單價(jià)。4.7倉(cāng)儲(chǔ)管理4.7.1基本情況倉(cāng)儲(chǔ)管理主要包括倉(cāng)庫(kù)初始盤(pán)點(diǎn)、倉(cāng)庫(kù)日常盤(pán)點(diǎn)、倉(cāng)庫(kù)物資 損溢及倉(cāng)庫(kù)年度結(jié)轉(zhuǎn)。初始盤(pán)點(diǎn)

17、是在倉(cāng)庫(kù)建立初期進(jìn)行的首次物 資庫(kù)存初始盤(pán)點(diǎn)；倉(cāng)庫(kù)日常盤(pán)點(diǎn)是對(duì)倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存物資進(jìn)行實(shí)物盤(pán)點(diǎn) 后與系統(tǒng)庫(kù)存數(shù)據(jù)的校對(duì)；物資損溢是在倉(cāng)庫(kù)實(shí)物數(shù)量與系統(tǒng)庫(kù) 存數(shù)量存在差異時(shí)作出損溢處理；倉(cāng)庫(kù)年度結(jié)轉(zhuǎn)是指各個(gè)倉(cāng)庫(kù)在 每年業(yè)務(wù)全部結(jié)束后對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行年度數(shù)據(jù)歸檔，將本年的期末庫(kù) 存結(jié)轉(zhuǎn)成下一年的期初庫(kù)存。4.7.2基本操作新增物資日常盤(pán)點(diǎn)表，選擇目標(biāo)倉(cāng)庫(kù)，系統(tǒng)將該倉(cāng)庫(kù)發(fā)生過(guò)業(yè)務(wù)操作的所有物資及“賬面數(shù)量”自動(dòng)列出，產(chǎn)地公司各級(jí)煙用物資管理員將盤(pán)點(diǎn)結(jié)果錄入“實(shí)盤(pán)數(shù)量”，系統(tǒng)自動(dòng)生成“差異數(shù)量”。新增物資損溢單，選擇目標(biāo)倉(cāng)庫(kù)，產(chǎn)地公司各級(jí)煙用物資管 理員通過(guò)掃描條形碼錄入該倉(cāng)庫(kù)下需要執(zhí)行物資損溢操作的物資 及損溢數(shù)

18、量后生成物資損溢單，修改該倉(cāng)庫(kù)被損溢物資的庫(kù)存數(shù) 據(jù)。各產(chǎn)地公司中心倉(cāng)庫(kù)和煙站 （點(diǎn)）倉(cāng)庫(kù)煙用物資管理員對(duì)本級(jí) 倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行年度結(jié)轉(zhuǎn)歸檔，完成后由煙葉分公司執(zhí)行全市煙用物資 年度結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)。4.7.3注意事項(xiàng)4.731日常盤(pán)點(diǎn)及損溢錄入物資日常盤(pán)點(diǎn)后必須執(zhí)行“盤(pán)點(diǎn)確認(rèn)”和“生成損溢單”才 能對(duì)系統(tǒng)物資庫(kù)存數(shù)量進(jìn)行調(diào)整 ；其中，物資損溢單可以通過(guò)“日 常盤(pán)點(diǎn)”由系統(tǒng)自動(dòng)生成，也可以手動(dòng)生成。4.7.3.2倉(cāng)庫(kù)年度結(jié)轉(zhuǎn)在全市煙用物資年度結(jié)轉(zhuǎn)期間，對(duì)已完成年度結(jié)轉(zhuǎn)操作的倉(cāng) 庫(kù)不允許再發(fā)生任何影響庫(kù)存的業(yè)務(wù)，各產(chǎn)地公司中心倉(cāng)庫(kù)及煙 站（點(diǎn)）本級(jí)倉(cāng)庫(kù)的結(jié)轉(zhuǎn)操作必須在本年度全部業(yè)務(wù)完成之后進(jìn)行 煙葉分公司在全市

19、所有的物資倉(cāng)庫(kù)全部完成年度結(jié)轉(zhuǎn)后方能對(duì)全 市煙用物資進(jìn)行業(yè)務(wù)年度結(jié)轉(zhuǎn)。5.系統(tǒng)報(bào)表查詢(xún)系統(tǒng)報(bào)表主要包括：?jiǎn)螕?jù)分類(lèi)查詢(xún)報(bào)表、物資業(yè)務(wù)對(duì)帳報(bào)表、 庫(kù)存表、物資移庫(kù)情況明細(xì)表、年度期末庫(kù)存查詢(xún)等。5.1單據(jù)分類(lèi)查詢(xún)報(bào)表在開(kāi)展業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)檢查、日常系統(tǒng)數(shù)據(jù)排錯(cuò)時(shí)，通過(guò)“單據(jù)分類(lèi) 查詢(xún)”報(bào)表來(lái)對(duì)某一類(lèi)或某幾類(lèi)業(yè)務(wù)類(lèi)型，按照組織單位進(jìn)行精確 查詢(xún)。女口：選擇“組織單位一某某分公司”、“物資種類(lèi)-肥料類(lèi)物資”、“業(yè)務(wù)類(lèi)型-購(gòu)進(jìn)入庫(kù)”、“開(kāi)始時(shí)間k從某年某月某日開(kāi)始”，即可以查 詢(xún)出該公司從選擇開(kāi)始的日期起至當(dāng)前關(guān)于肥料類(lèi)物資采購(gòu)入庫(kù) 的總數(shù)量。在系統(tǒng)反饋的報(bào)表數(shù)據(jù)中，還可以點(diǎn)擊每一張單據(jù)的“單據(jù)號(hào)”來(lái)查詢(xún)?cè)搹垎?/p>

20、據(jù)的明細(xì)數(shù)據(jù)， 包括：開(kāi)單時(shí)間、開(kāi)單人、 物資等。5.2物資業(yè)務(wù)對(duì)帳報(bào)表物資業(yè)務(wù)對(duì)帳報(bào)表是按照組織單位、物資名稱(chēng)、業(yè)務(wù)年度等 將系統(tǒng)中產(chǎn)生的期初、采購(gòu)、移庫(kù)、供應(yīng)、物資損溢、內(nèi)部移庫(kù) 在途、內(nèi)部移庫(kù)損耗等各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的單據(jù)進(jìn)行分類(lèi)匯總，并將匯 總后的數(shù)據(jù)直觀的進(jìn)行展示。該報(bào)表的主要作用是以單一物資為 主體進(jìn)行業(yè)務(wù)對(duì)帳和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)處理。5.2.1報(bào)表中的“組織單位”選擇產(chǎn)地公司即表示該公司下轄 所有倉(cāng)庫(kù)的統(tǒng)計(jì)；選擇煙站即表示該煙站下所轄所有倉(cāng)庫(kù)的統(tǒng)計(jì)； 選擇具體的目標(biāo)倉(cāng)庫(kù)，即表示只統(tǒng)計(jì)該倉(cāng)庫(kù)下所發(fā)生的所有業(yè)務(wù)。5.2.2報(bào)表中的“期初庫(kù)存”是通過(guò)計(jì)算該倉(cāng)庫(kù)完成上年度物 資年度結(jié)存后的庫(kù)存數(shù)據(jù)與截至“

21、開(kāi)始日期”前該倉(cāng)庫(kù)已發(fā)生的影響物資庫(kù)存的數(shù)據(jù)計(jì)算出的結(jié)果523報(bào)表中的“物資結(jié)存”是通過(guò)系統(tǒng)各業(yè)務(wù)單據(jù)計(jì)算的結(jié) 存數(shù)；“當(dāng)前庫(kù)存”是系統(tǒng)中物資庫(kù)存表的數(shù)據(jù)。若“物資結(jié)存”數(shù)據(jù) 出現(xiàn)負(fù)數(shù)或者與“當(dāng)前庫(kù)存”數(shù)據(jù)不一致，多由系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或者 移庫(kù)入庫(kù)的業(yè)務(wù)單據(jù)未及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)錄入造成。5.3庫(kù)存表顯示當(dāng)前物資倉(cāng)庫(kù)各種物資的系統(tǒng)庫(kù)存數(shù)據(jù)。5.4物資移庫(kù)情況明細(xì)表記錄各級(jí)物資倉(cāng)庫(kù)間存在的物資調(diào)運(yùn)出入庫(kù)行為。一張出庫(kù)單對(duì)應(yīng)目標(biāo)倉(cāng)庫(kù)的一張入庫(kù)單，若不及時(shí)在系統(tǒng)中對(duì)“出庫(kù)單”進(jìn) 行“入庫(kù)”處理則報(bào)表上的“內(nèi)部移庫(kù)在途”貝U會(huì)反映出此部分物資 數(shù)據(jù)，即出庫(kù)倉(cāng)庫(kù)已經(jīng)將物資庫(kù)存數(shù)減少而目標(biāo)倉(cāng)庫(kù)中此物資庫(kù) 存數(shù)沒(méi)有增加

22、。通過(guò)物資移庫(kù)情況明細(xì)表可以快速定位沒(méi)有完成 接收“入庫(kù)”的“出庫(kù)單”5.5年度期末庫(kù)存查詢(xún)對(duì)已完成物資倉(cāng)庫(kù)結(jié)轉(zhuǎn)后的期末庫(kù)存數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢(xún)。5.6內(nèi)部移庫(kù)損耗通過(guò)“物資業(yè)務(wù)對(duì)賬報(bào)表” “移庫(kù)明細(xì)報(bào)表”查詢(xún)和監(jiān)控物資調(diào) 運(yùn)過(guò)程中發(fā)生的物資損耗情況。6.數(shù)據(jù)質(zhì)量管理及系統(tǒng)操作規(guī)范通過(guò)加強(qiáng)規(guī)范意識(shí)與責(zé)任意識(shí)、提高業(yè)務(wù)運(yùn)行效能來(lái)強(qiáng)化系 統(tǒng)的管理和應(yīng)用能力，確保各類(lèi)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、及 時(shí)性和安全性。6.1數(shù)據(jù)質(zhì)量管理系統(tǒng)以業(yè)務(wù)單據(jù)為載體準(zhǔn)確反映煙用物資數(shù)據(jù)在各業(yè)務(wù)流 程環(huán)節(jié)中的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)情況。業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)要及時(shí)進(jìn)行 系統(tǒng)錄入，以真實(shí)反映物資業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生情況。6.1.1物資采購(gòu)合同正式簽訂并生效后，應(yīng)在實(shí)物到貨前完 成系統(tǒng)合同數(shù)據(jù)錄入與分配。6.1.2各級(jí)倉(cāng)庫(kù)物資管理員在完成物資入庫(kù)清點(diǎn)后，應(yīng)立即根據(jù)實(shí)際發(fā)生的入庫(kù)業(yè)務(wù)錄入相關(guān)入庫(kù)單據(jù)，并將此單據(jù)打印存檔 作為入庫(kù)的憑證；在實(shí)施物資出庫(kù)前，應(yīng)根據(jù)實(shí)際要發(fā)生的業(yè)務(wù) 類(lèi)型錄入相關(guān)出庫(kù)單據(jù)，打印存檔作為憑證后方可進(jìn)行實(shí)物出庫(kù)。 各類(lèi)入庫(kù)、出庫(kù)、供應(yīng)單據(jù)在打印后，應(yīng)按照業(yè)務(wù)管理要求提交 相關(guān)人員簽字確認(rèn)。6.1.3各級(jí)物資管理員應(yīng)定期對(duì)物資系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)須及時(shí)進(jìn)行