臨床在研項目全過程、精細化監(jiān)測指標的建立與信息化管理

1、臨床在研項目全過程、精細化監(jiān)測指標的建立與信息化管理    摘要 從信息化角度出發(fā)對臨床在研項目實施管理可以充分解決舊的手工管理模式留下的問題，如項目檔案可以永久保存，經(jīng)費信息可以實時監(jiān)控，項目成果可以方便統(tǒng)計及追蹤其推廣情況。本文將從多方面探討、介紹如何對臨床在研項目進行全過程的精細化管理，總結出一系列管理要素與監(jiān)控指標，詳細介紹各功能模塊的構成與架構組成，充分發(fā)揮在研項目數(shù)字化管理的優(yōu)勢。 關鍵詞 臨床在研項目；精細化指標；信息化管理 中圖分類號 R197.3 文獻標識碼 C 文章編號 1673-7210（2012）10（a）-0005-03 我們處

2、于信息瞬息萬變的時代，如何有效規(guī)劃我們的信息，尤其是管理好臨床在研項目信息，成為現(xiàn)代醫(yī)院比拼科技實力的關鍵。我們計劃通過系統(tǒng)管理平臺建設，著眼于解決“項目多，項目水平低，成果少、高水平成果少”的問題，加強項目的精細化管理，利用現(xiàn)代化管理手段促進成果產(chǎn)出。在信息平臺的搭建過程中，我們根據(jù)不同類型、不同時期的項目統(tǒng)計并提取出若干要素，并發(fā)現(xiàn)若加強這些要素的監(jiān)控與管理，將帶來良好的研究成果及觸發(fā)一定程度的后續(xù)經(jīng)濟效益，如何實施且完善該平臺的建設成為本文討論的重要議題。 1 傳統(tǒng)管理模式的不足 1.1 系統(tǒng)設計 絕大多數(shù)單位缺乏臨床在研項目管理平臺，目前停留在用手工或EXCEL表格的管理模式，先進的有

3、信息管理平臺，但僅限于提供給科研人員申報項目、專家評審等功能，缺乏對項目可持續(xù)性管理、資金的使用監(jiān)控等功能，國家在這方面也沒有制訂一個統(tǒng)一的規(guī)范標準，審計部門與科研管理部門在監(jiān)控項目經(jīng)費方面存在一定難度。 1.2 技術人員 科研單位信息管理部門缺乏相關的管理經(jīng)驗；信息技術人員沒有足夠的技能，缺乏根據(jù)指標與功能需求建模能力。 1.3 資金投入 政府在臨床在研項目信息管理方面投入不足，缺乏資金保障和激勵機制；投入不足造成平臺建設落后，缺乏長遠管理規(guī)劃。 2 平臺優(yōu)勢 管理要素指標按時間設計指標劃分為研究初始期指標、研究中后期指標，按構成部分劃分為研究資源與運作指標、研究突破指標、研究結果產(chǎn)生影響、

4、推廣及第三方證明指標，而每個指標下又進行細分，通過指標建立起一套科學的考核體系；數(shù)據(jù)通過科研管理的各個階段采集而成，如經(jīng)費按年度使用情況、項目成功申報情況等，無需人工手工錄入，達到電子化信息自動管理的目的。見表1。 3 研發(fā)內(nèi)容 系統(tǒng)監(jiān)控管理部分采用C/S結構設計，而項目匯報部分采用B/S結構設計，項目負責人使用WEB 瀏覽器界面對項目進行申報與過程實現(xiàn)，結合項目管理的新業(yè)務流程，實現(xiàn)網(wǎng)上匯報、網(wǎng)上科研辦公等功能1-4。見圖1、2。 下面簡述一下科研人員申報及后續(xù)合同、驗收等功能結構： 3.1 項目負責人操作模塊及功能 3.1.1 工作助理 發(fā)布重要通知、在途申報項目、申報項目是否通過等信息，

5、對用戶當前項目進度作一個大概、總體上的清晰提示，如已使用金額、剩余金額、已完成成果、計劃成果數(shù)，并對當年未按計劃年份使用完金額的則提示。 3.1.2 業(yè)務申報 細分為市教育局項目、國家自然基金、橫向項目等，用戶按模板填寫申報書并自動生成WORD、PDF版本，方便離線編輯瀏覽；其中通過瀏覽全部業(yè)務可查看所有申報項目，科研科獲取批文后審核該項目，申報人就可以在此簽訂合同，已有的內(nèi)容不用再重復填寫。 3.1.3 合同管理 所有合同下均附中期檢查、驗收申請、經(jīng)費報賬等操作。用戶在此查看先前填寫的合同并可在先前未完善合同的情況下修改，同時該欄目也作為后續(xù)的中期檢查報告、驗收申請等操作的入口，整個項目周期

6、圍繞此開展；中期檢查報告含主要進展和階段性成果、年度計劃要點和調(diào)整情況、當期經(jīng)費使用情況、存在的問題、建議及其他需要說明的情況等內(nèi)容，申報者在此填寫后科研科即可實時監(jiān)控項目的進展情況，對于科研經(jīng)費使用不當者予以提醒，有效防止科研經(jīng)費濫用、不及時使用等情況的發(fā)生。 驗收申請含工作總結、完成成果等內(nèi)容，申報者申請驗收后科研科即按相應工作流程開展工作，如組織專家驗收、查看相關成果文件等。經(jīng)費報賬涵蓋暫付款申請及各類費用的操作，不同項目負責人根據(jù)預算金額及類型提出報銷申請。 3.1.4 中期檢查管理 用戶在此修改查看所有匯報測評表，對項目進度有個清晰完整的流程安排及結果查看，每次使用了經(jīng)費可及時在此錄

7、入，并可查看詳細的剩余經(jīng)費，如業(yè)務費計劃是5萬，現(xiàn)在還剩3萬等。改善了舊時項目開展過程中缺乏進度的電子文檔記錄及經(jīng)費統(tǒng)籌安排。 3.1.5 個人設置 包含個人信息修改、密碼修改。與普通信息維護不同，這里注重于項目負責人的交互協(xié)作。只要填寫了手機號碼，系統(tǒng)在關鍵時候便會發(fā)送溫馨提示。項目負責人只要在此完善了個人信息，下次申報時或進行其他操作時項目組成員中的信息就不用填寫，會自動帶出。 3.1.6 管理文件 包括科研項目申報流程、發(fā)表科研論文流程、科研工作量計算辦法、科研成果申報流程、科研經(jīng)費管理規(guī)定等說明文件，申報者在此欄目可以了解相關的科研政策文件，最新的制度，省去舊時為了了解而跑去科研科手工

8、拷貝相關工作的辦事流程，提高了工作效率及增加了政策透明度。 3.2 管理部門操作模塊及功能 科研科管理模塊由以下部分組成，供管理部門使用，通過匯集終端用戶的關鍵信息，實現(xiàn)高度集成于一個管理平臺，避免系統(tǒng)間的頻繁切換，提高工作效率。 3.2.1 申報及合同庫管理 項目詳細信息 由項目信息、項目內(nèi)容、工作單位、人員信息、經(jīng)費信息、附件清單、Word文件、批文、合同信息組成。其中經(jīng)費信息欄目涵蓋申報者填寫的中期檢查報告的使用經(jīng)費以及詳細預算經(jīng)費；批文由科研科將掃描文件在此上傳。 審核項目 由科研管理部門審查意見、學術委員會審查意見、單位審查意見組成?？蓪呙鑸D片上傳至

9、數(shù)據(jù)庫或錄入文字。 發(fā)布通知 對經(jīng)費使用過程中存在的問題發(fā)回給申報者，提醒申報者注意等，申報者登錄系統(tǒng)時將以紅色文字醒目提示。 查詢統(tǒng)計 支持自定義雙條件進行查詢，如首條件可選“項目類別”或“工作進度”，次條件可選“項目負責人所在單位”或“項目名稱”，時間類型支持申報日期、項目開始日期、項目結束日期等進行查詢。為方便經(jīng)費管理，查詢結果前三行分別顯示總經(jīng)費完成百分比、已使用經(jīng)費和總經(jīng)費。并對即將到期而經(jīng)費未完成九成以下的項目予以紅色顏色預警顯示。 用戶管理 提供用戶注冊認證、用戶應用模塊、數(shù)據(jù)使用權限分配等方面進行管理，確保業(yè)務系統(tǒng)能安全運行。 3.

10、2.2 經(jīng)費效益管理 根據(jù)項目產(chǎn)出與資金投入的關系，系統(tǒng)具備一定的統(tǒng)計篩查功能，按不同分析指標分為：經(jīng)費進度使用得分、論文產(chǎn)出得分、項目綜合得分，這樣可以對不同級別、不同結題年度的項目給予直觀分析結果，對結果的表現(xiàn)形式也有多種多樣，這里考慮到用戶的易用性，提供了柱形分析圖與餅形分析圖，柱形圖對所有同等條件的項目進行排名，餅形圖對單一項目的不同分數(shù)構成分析，可以指出這個項目的某方面欠缺的地方，幫助項目管理者改善項目的執(zhí)行進度。 3.2.3 論文庫管理 此功能有助于每年度管理科室的論文統(tǒng)計。論文發(fā)表不僅可以依托基金，也可以以個人名義發(fā)表，論文不僅僅反映科研工作者的項目成果，更與整個單位的綜合專業(yè)水

11、平有關，該模塊按不同級別、年度及是否依托基金發(fā)表等選項篩選并顯示詳細信息。 4 討論 本文闡述的系統(tǒng)旨在通過系統(tǒng)提供的信息使管理層更容易、清晰地規(guī)范研工作者的行為，避免經(jīng)費濫用的現(xiàn)象6，對于存在違規(guī)行為、完成經(jīng)度及缺乏科研成果的將影響項目負責人的以后項目申報，同時對于在研期的項目進行多方面指標的考核，從而為管理者提供優(yōu)秀項目的遴選建議。采用電子認證，可以簡化項目負責人的報銷流程，大大縮短手工簽字消耗的時間。對不同金額費用我們予以不同管理方法： 1萬元以下：一次發(fā)生的1萬元（含1 萬元，下同）以下的支出由課題負責人按預算簽字，經(jīng)過專項經(jīng)費管理系統(tǒng)審核，交財務報賬、支出；1萬5萬元：一次發(fā)生的1萬

12、5萬元支出，需要由科研科負責人簽字，經(jīng)過專項經(jīng)費管理系統(tǒng)審核，交財務報賬、支出；5萬元以上：一次發(fā)生的5萬以上支出，需要由科研科負責人、醫(yī)院主管院長簽字，經(jīng)過專項經(jīng)費管理系統(tǒng)審核，交財務報賬、支出。對預算支出范圍內(nèi)的勞務費、接待費、餐費、交通費、辦公用品等經(jīng)費報銷，不論支出金額大小，均需三級審核。從而加強了經(jīng)費的監(jiān)控管理，避免差旅費、餐飲費等非相關活動過多從中套取支出，促進實際項目活動的正常開展7。 參考文獻 1 任傳成.企業(yè)銷售合同管理信息系統(tǒng)設計與實現(xiàn)J.商場現(xiàn)代化，2008， （28）：115-116. 2 耿文霞.基于WEB的文科科研管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)OL.http：/ 3 力梅，姚少軍.基于B/S（Browser/Server）架構的深圳市交通預報制作系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)J.氣象研究與應用，2008，29（1）：44-4