時間管理與工作效率

1、時間管理與工作效率時間與工作效率 工作效率=有效工作量/工作時間 有效工作：符合目標要求 符合質量要求 符合時效要求工作效率與工作效能 效率：快捷 效能：既快又好 效能與效率的區(qū)別： 1、 用正確的方法做錯誤之事。 2、 用正確的方法做正確之事。 3、 用錯誤的方法做正確之事。 4、 用錯誤的方法做錯誤之事。 一、時間與時間管理 （一）時間的特點：一維性 1、時間是一種一次性消耗的稀缺資源，既不能再生, 也不能被儲存。 2、時間對每個人都是均等的，但又是有限的。 “時間是最不偏私的，給任何人都是24小時；同時時間是最偏私的，給任何人都不是24小時?！保ㄓ┪飳W家赫胥黎） （二）現代時間觀念：

2、 時間就是生命 人生工作時間測算（20歲-80歲）： 睡眠：20年（7300天） 吃飯：7年（2190天） 穿衣梳洗：5年（1825天） 娛樂：8年（2920天） 上下班、旅行：5年（1825天） 生病：3年（1095天） 等待：3年（1095天） 打電話：1年（365天） 照鏡子：70天 擦鼻涕：10天 工作時間：8年另285天（共3205天） （二）現代時間觀念： 時間就是金錢 （美）本杰明.富蘭克林：“記住，時間就是金錢。假如說，一個每天能掙10個先令的人，或躺在沙發(fā)上消磨了半天，他以為在娛樂上僅僅花了6個便士而已。不對！他還失掉了他本可以掙得的5個先令。如果誰毀掉了5個先令的錢，那就是

3、毀掉了它能產生的一切，也就是說，毀掉了一座英鎊之山?！保ǘ┈F代時間觀念： 時間就是金錢 貝爾在研制電話機時，格雷也在研制。兩個人幾乎同時獲得了突破。但是貝爾到達專利局比格雷早了兩小時，貝爾就因這120分鐘取得了成功。 比爾蓋茨不會彎腰拾取地上丟失的10000元，因為他每秒可掙2500元，彎腰拾錢需要5秒時間。（二）現代時間觀念： 時間就是現代社會 托夫勒：20年來，計算機科學家已經經歷了從毫秒（千分之一秒）到毫微秒（十億分之一秒）的歸時間的壓縮。這就是說，一個人的全部工作壽命，就算80000個工作小時（40年，每年2000小時）可以壓縮為4.8分鐘。 社會學家統計：今天社會3年內的變化，相當

4、于本世紀初30年內的變化、牛頓以前300年內的變化、石器時代3000年內的變化。（三)時間管理 1、時間管理，是指用最短的時間或在預定的時間內，把事情做好。 2、時間管理就是自我管理 。自我管理就是改變習慣，以令自己更富績效。 3、時間是最高貴而有限的資源，不能管理時間，便什么都不能管理。 時間竊賊 1、 缺乏明確的目標 2、 拖延 3、 缺乏優(yōu)先順序 4、 想做的事情太多 5、 做事有頭無尾 6、 不會授權 7、 不會拒絕別人的請求 8、 匆匆決定，匆匆放棄； 9、 行動緩慢 10、懶惰（四）時間管理的內容 1、合理安排自己的時間 2、不要浪費時間 3、不要讓別人浪費你的時間 4、找出隱藏的

5、時間（五）時間管理學 第一代時間管理理論：備忘錄型 備忘錄管理的特色就是寫紙條，這種備忘錄可以隨身攜帶，忘了就把它拿出來翻一下。如果今天一天結束完成了大部分的事情，就可以在備忘錄上劃掉，否則就要增列到明天的備忘錄上。 優(yōu)點：應變力強，沒有壓力，或者壓力比較小。備忘錄型的管理便于追蹤那些待辦事項。 缺點：忽略了整體性的組織規(guī)劃，比較隨意，所以往往會漏掉一些事情。（五）時間管理學 第二代時間管理理論：強調“規(guī)劃與準備” 特點是制定時間表，記錄應該做的事情，標明應該完成的期限。 優(yōu)點：通過制定的目標和規(guī)劃完成的事情達成率比較高。 缺點：容易產生凡事都要安排的習慣，找不到思考的空間。（五）時間管理學

6、第三代時間管理理論：強調規(guī)劃并制定優(yōu)先順序。 特色：將每天活動寫在紙上或者輸入計算機，詳細地規(guī)劃各式各樣的規(guī)劃表或者組織表。主要是為了提高工作和生活效率。 優(yōu)點：強調以價值為導向的生活工作方式。能夠發(fā)揮長期、中期或者短期目標的效果，也能透過每天的規(guī)劃，安排優(yōu)先的順序，提高效率。 缺點：忽略了自然法則，缺乏遠見。（五）時間管理學 第四代時間管理：強調一切以自然法則為中心的羅盤理論。 特色：它不是換一個時鐘，而是提供一個羅盤，因為人走的多快是一回事，方向對才是最重要的。怎么走，不是求快，而是怎么向未來的目標接近。 在你的生活過程當中，每一個決定不是離開你人生的目標很遠，就是離你人生的目標很近。所以

7、你每一個時刻都在做選擇，每一個時刻都在做決定。二、時間管理的原則 （一）目標原則 1、設立明確的目標：寫出年度4到10個目標，找出一個核心目標，并依次排列重要性，然后依照你的目標設定一些詳細的計劃，你的關鍵就是依照計劃進行。 2、進行目標切割； （1） 年度目標切割成季度目標，列出清單，每一季度要做哪一些事情； （2） 季度目標切割成月目標，并在每月初重新再列一遍，碰到有突發(fā)事件而更改目標的情形便及時調整過來； （3）每一個星期天，把下周要完成的每件事列出來； （4）每天晚上把第二天要做的事情列出來。 二、時間管理的原則 （二）二八原則（帕累托原則）： 用80%的時間做20%最重要的事情。 由

8、19世紀意大利經濟學家帕累托提出。其核心內容是生活中80的結果幾乎源于20%的活動。比如，總是那些20的客戶給你帶來了80的業(yè)績，可能創(chuàng)造了80的利潤；世界上80的財富是被20%的人掌握著，世界上80的人只分享了20的財富。因此，要把注意力放在20的關鍵事情上。 時間“四象限”法 美國管理學家科維提出： “四象限”：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。 重要而緊急的事馬上做，盡快完成。 主要精力和時間放在處理重要但不緊急的事情上。 緊急而不重要的事，要學會說“不不”。 不重要也不緊急的事，盡量不去做。 二、時間管理的原則 （三）授權原則： 列出你目前工作和生活中所有覺得

9、可以授權的事情，把它們寫下來，然后開始找適當的人予以授權處理，以此提高工作效率。 二、時間管理的原則 （四）自主原則： 每天至少要有半小時到1小時的“不被干擾”時間。 假如你能有一個小時完全不受任何人干擾，自己關在自己的房間里面，思考一些事情，或是做一些你認為最重要的事情。這一個小時可以抵過你一天的工作效率，甚至有時候這一小時比你三天工作的效率還要好。 二、時間管理的原則 （五）合并使用原則： 在安排工作時間時，應當把類似的工作集中起來，以便消除重復的活動。假如你在做紙上作業(yè)，那段時間都做紙上作業(yè)；假如你是在思考,用一段時間只作思考；打電話的話，最好把電話累積到某一時間一次把它打完。當你重復做

10、一件事情時，你會熟能生巧，效率一定會提高。三、時間管理的方法（一）如何合理安排自己的時間？ 1、一定要抓住今天?！敖裉煨拍睢保?就在今天，我要開始工作 就在今天，我要擬訂目標和計劃 就在今天，我要考慮只能活到今天 就在今天，我要健全身心 就在今天，我要走向成功（一）如何合理安排自己的時間？ 2、每天開始都有一張時間安排表： （1）列出一天必須完成的事項。 （2）用符號標出事項的輕重緩急程度。 （3）排列事項完成的先后順序。 （4）按照排列順序處理有關事項。 （5）每天晚上檢查事項完成情況，列出第二天的時間安排表。六點優(yōu)先工作制 該方法是效率大師艾維利在向美國一家鋼鐵公司提供咨詢時提出的，它使這

11、家公司用了5年的時間，從瀕臨破產一躍成為當時全美最大的私營鋼鐵企業(yè)，艾維利因此獲得了2.5萬美元咨詢費，故管理界將該方法喻為“價值2.5萬美元的時間管理方法”。這一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分別從1到6標出6件最重要的事情。每天一開始，先全力以赴做好標號為“1”的事情，直到它被完成或被完全準備好，然后再全力以赴地做標號為“2”的事，依此類推艾維利認為，一般情況下，如果一個人每天都能全力以赴地完成6件最重要的事，那么，他一定是一位高效率人士。（一）如何合理安排自己的時間？ 3、制作中長期計劃表： （1）對全年的目標管理任務按季、按月制訂進度表。 （2）一周一安排，與進度表緊密銜接。

12、 （3）每周抽出半天時間檢查本周任務完成情況。 （4）對個人進修項目和進度也要作出相應安排。（一）如何合理安排自己的時間？ 4、做好與上下級時間安排的銜接： （1）仔細了解上級的時間安排信息和安排習慣。 （2）要求并幫助下級制作時間安排表。（二）如何做到不浪費時間？ 1、不值得做的，千萬別做： （1）不值得做的事會讓你誤以為自己完成了某些事情。 （2）不值得做的事會消耗時間和精力。 （3）不值得做的事會浪費生命。 （4）不值得做的事會生生不息。（二）如何做到不浪費時間？ 2、不要輕言放棄： 最浪費時間的一件事就是太早放棄。人們經常做了90%的工作后，放棄了最后可以讓他們成功的10%。這不但輸掉

13、了開始的投資，更喪失了經由最后努力而發(fā)現寶藏的喜悅。（“積土為山，功虧一簣”；開羅博物館陳列的法老墓寶藏發(fā)現于最后一錘的努力。）（二）如何做到不浪費時間？ 3、適時知難而退： （1）你可以取得更多信息嗎？ （2）是否有無法克服的困難？ （3）你的本錢有多少？ （4）有沒有暗盤、手腳？（二）如何做到不浪費時間？ 4、適時見好就收： （1）按照“滿意”原則，控制期望值。 （2）按照“物極必反”大規(guī)律，把握事物發(fā)展的“度”。（二）如何做到不浪費時間？ 5、果斷決策： （1）清楚地了解決策目標。 （2）明確價值準則。 （3）將各種可行方案寫出來，列出優(yōu)缺點，分別打分，作出選擇。 （4）盡量規(guī)避風險。（

14、二）如何做到不浪費時間？ 6、不要時斷時續(xù)： （1）在自己和經常打斷你工作的人們之間安置一個人。 （2）安排一段時間讓同事隨時找你。 （3）學會在大段時間內工作（4-6小時）。 （4）辦公室的設計應能避免干擾。 莫法特休息法 圣經新約的翻譯者詹姆斯.莫法特的書房里有3張桌子：第一張擺著他正在翻譯的圣經譯稿；第二張擺的是他的一篇論文的原稿；第三張擺的是他正在寫的一篇偵探小說。莫法特的休息方法就是從一張書桌搬到另一張書桌，繼續(xù)工作。 （二）如何做到不浪費時間？ 7、注意會議時間管理： （1）準時開會，懲罰遲到者，不要用等候遲到來懲罰準時到會的人。 （2）印制會議議程，不要離題。 （3）為了控制會議

15、時間，可以考慮站著開會、設倒計時鐘、規(guī)定到時可以退場的制度。 （4）計算會議時間成本：每小時產值X3X2X與會人數X會議時間 （二）如何做到不浪費時間？ 8、防范因為粗心大意而浪費時間： （1）物盡其所，物歸原處。 （2）不要藏東西。 （3）借助記性好的朋友。 （4）細心標示擋安與文件夾。 （5）貴重物品上寫上姓名、地址、電話和招領獎賞。 （6）訓練“三思而后行”。 （三）如何不讓別人浪費你的時間？ 1、認識并避開時間大盜： （1） 浪費別人的時間就是浪費別人的生命。 （2） 不要成為別人的時間的人質。 （人們一般每8分鐘受一次干擾，每小時7次，每天50-60次，平均每次5分鐘，總共4小時。大

16、約50-80%的打擾是無意義或極少價值的）麥肯錫30秒電梯理論 麥肯錫公司曾經為一家重要的大客戶做咨詢。咨詢結束的時候，麥肯錫的項目負責人在電梯間里遇見了對方的董事長，該董事長問他能不能說一下現在的結果。由于該項目負責人沒有準備，而且即使有準備也無法在電梯從30層到l層運行的300秒鐘內把結果說清楚。最終，麥肯錫失去了這一重要客戶。從此，麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時間內把結果表達清楚，凡事要直奔主題、直奔結果。麥肯錫認為，一般情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要歸納在3條以內。這就是如今在商界流傳甚廣的“30秒電梯理論”或稱“電梯演講”。（三）如何不讓別人浪費你的時間？

17、2、方法： （1）不接燙手的山芋。 （2）懂得說“不”。 （3）學會利用時間暗示：限時暗示、肢體暗示、串通暗示、找東西暗示、結語暗示、沉默暗示。 （4）在接待室接待來訪者。（四）如何找出隱藏的時間？ 1、善用等候和空擋的時間。 2、善用通勤時間。 3、創(chuàng)造時間區(qū)：早到或遲退、遠離雜務、技術隔離。 4、逆勢操作。 5、“5點鐘俱樂部” 6、挑燈夜讀一小時。（3-5年可以讀完全日制大學課程，成為專家） 時間管理水平自測 選擇“從不”記0分，選擇“有時”記1分，選擇“經?！庇?分，選擇“總是”記3分。 1、我在每個工作日之前都能為計劃中的工作做些準備。2、凡是可交派下屬（別人）去做的，我都交派下去。3、我利用工作進度來書面規(guī)定工作任務與目標。4、我盡量