內(nèi)務(wù)訂單崗管理規(guī)范和流程

1、.；1、 內(nèi)務(wù)訂單崗崗位要求11熟悉公司經(jīng)營(yíng)品種的相關(guān)知識(shí)：品種通用及商品名稱、規(guī)格、包裝大小、公司的銷售政策、供貨渠道、供貨價(jià)格、運(yùn)輸要求等。12熟悉公司辦公系統(tǒng)和業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的使用，嚴(yán)格執(zhí)行公司相關(guān)規(guī)定及業(yè)務(wù)操作流程,進(jìn)行審核、錄入及處理各類單據(jù)，提供的各類單據(jù)應(yīng)完整清晰。13與儲(chǔ)運(yùn)部及時(shí)有效溝通：對(duì)于商品的狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)的跟蹤及掌握，把握商品的批次，做到先進(jìn)先出；特殊事宜應(yīng)標(biāo)注明確。了解各種運(yùn)輸方式到貨正常所需時(shí)間，協(xié)調(diào)貨品自提與發(fā)貨運(yùn)輸過(guò)程中的有關(guān)事宜，并對(duì)發(fā)貨運(yùn)輸?shù)奶厥庖笈c相關(guān)人員進(jìn)行有效溝通。14與采購(gòu)部門之間進(jìn)行有效溝通：了解產(chǎn)品采購(gòu)計(jì)劃及到貨情況，了解特殊品種（非正常調(diào)撥品種、

2、非正常銷售渠道）的銷售價(jià)格等，并將信息反饋給相關(guān)業(yè)務(wù)人員。15其他各部門間建立良好的合作與溝通，信息共享，互敬互助。16工作認(rèn)真仔細(xì)，對(duì)各種票據(jù)、協(xié)議、部門資料能妥善管理歸檔，建立票據(jù)專柜，方便查詢使用；并根據(jù)公司規(guī)定定期將有關(guān)票據(jù)轉(zhuǎn)相關(guān)部門。2、 內(nèi)務(wù)訂單崗崗位作業(yè)流程指導(dǎo)21銷售出庫(kù)開(kāi)票流程211內(nèi)務(wù)人員接到業(yè)務(wù)員簽訂的銷售合同及商業(yè)客戶蓋章確認(rèn)的回傳傳真件后，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中錄入銷售訂單的同時(shí)并對(duì)合同進(jìn)行常規(guī)審核，（供貨價(jià)格、信譽(yù)額度、是否首營(yíng)）特殊合同需部門經(jīng)理簽字認(rèn)可。訂單人員接收合同傳真件，系統(tǒng)中調(diào)出銷售合同，確認(rèn)合同，生成銷售訂單，勾對(duì)銷售訂單生成銷售出庫(kù)單，打印一式四聯(lián)銷售出庫(kù)單并

3、電子存檔212務(wù)系統(tǒng)里錄入銷售訂單時(shí)，應(yīng)核對(duì)銷售價(jià)格與上次價(jià)格是否相符、發(fā)貨方式是否符合品種運(yùn)輸要求，并及時(shí)提醒商務(wù)代表；同時(shí)審核合同內(nèi)容，在超商業(yè)客戶信譽(yù)額度、有超期應(yīng)收款、超商務(wù)代表的授權(quán)額度、新增銷售品種的情況下，及時(shí)與商務(wù)代表溝通，并報(bào)大區(qū)經(jīng)理和經(jīng)理審批后方可錄入訂單。系統(tǒng)解決，在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)前，保留213錄入訂單后進(jìn)入銷售開(kāi)票環(huán)節(jié)，錄入客戶名稱，勾對(duì)訂單生成銷售出庫(kù)單，訂單員勾對(duì)銷售訂單時(shí)認(rèn)真復(fù)核商品名稱、規(guī)格、銷售價(jià)格、數(shù)量、運(yùn)輸方式、業(yè)務(wù)員，根據(jù)先進(jìn)先出的原則選擇貨品批號(hào)，注意處理零散批號(hào)、近效期藥品，并及時(shí)與商務(wù)代表溝通，有必要需征求商業(yè)客戶意見(jiàn)。214保存出庫(kù)單，并查詢打印，打印

4、出的出庫(kù)單一式五四聯(lián)（存根聯(lián)、業(yè)務(wù)員留存聯(lián)取消、倉(cāng)庫(kù)聯(lián)、隨貨同行聯(lián)、回執(zhí)聯(lián)）；一聯(lián)由內(nèi)務(wù)留存做開(kāi)具增值稅發(fā)票的依據(jù)，二聯(lián)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)員存留取消，三、四、五聯(lián)二、三、四聯(lián)轉(zhuǎn)外運(yùn)發(fā)貨員與倉(cāng)庫(kù)配貨單一起作為商品出庫(kù)的憑據(jù)。215內(nèi)務(wù)人員依據(jù)出庫(kù)單的第一聯(lián)，開(kāi)具當(dāng)日所銷售發(fā)貨的一式四聯(lián)增值稅發(fā)票：第一聯(lián)由內(nèi)務(wù)留存并月裝訂（出庫(kù)單匯總記錄編號(hào)為：GYGFC-SW-07-R03），每季度轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)檔案室留存；第二、三聯(lián)蓋發(fā)票專用章，由業(yè)務(wù)員在發(fā)票簽收登記本（編號(hào)為：GYGFC-SW-07-R01）中登記簽領(lǐng)后定期轉(zhuǎn)寄客戶；第四聯(lián)轉(zhuǎn)由財(cái)務(wù)部作相關(guān)確認(rèn)及處理。開(kāi)具的增值稅票內(nèi)容要求準(zhǔn)確，稅票密碼區(qū)和所蓋發(fā)票專用章必須保

5、證清晰。此部分放入財(cái)務(wù)開(kāi)票崗216對(duì)公司有不同回款要求的商品，內(nèi)務(wù)人員應(yīng)與商務(wù)代表溝通將其分開(kāi)開(kāi)具稅票；對(duì)于特殊商品或特殊商業(yè)單位（醫(yī)院等）需要開(kāi)具普通發(fā)票的，內(nèi)務(wù)人員與醫(yī)院部溝通開(kāi)具普通發(fā)票。此部分放入財(cái)務(wù)開(kāi)票崗217內(nèi)務(wù)人員每日必須依據(jù)開(kāi)具的稅票號(hào)第一聯(lián)將發(fā)票號(hào)填入業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)；在業(yè)務(wù)系統(tǒng)的銷售結(jié)算管理里，對(duì)應(yīng)每位商業(yè)客戶當(dāng)日發(fā)生的每筆銷售準(zhǔn)確填入完整的稅票號(hào)。此部分放入財(cái)務(wù)開(kāi)票崗218內(nèi)務(wù)人員從財(cái)務(wù)部領(lǐng)回新的空白稅票后，須將發(fā)票的起止票號(hào)分別輸入稅控機(jī)和公司業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)。此部分放入財(cái)務(wù)開(kāi)票崗219對(duì)于現(xiàn)款自提的商業(yè)銷售流程如下：內(nèi)務(wù)訂單人員同樣根據(jù)商務(wù)代表簽訂的合同原件和傳真件，按照2.

6、1.1、2.1.3、2.1.4步驟執(zhí)行。商業(yè)客戶的提貨人員將增值稅票的第一聯(lián)、第四聯(lián)連同現(xiàn)金或現(xiàn)金支票去財(cái)務(wù)部交款，財(cái)務(wù)部收取現(xiàn)款后留存稅票第四聯(lián)，并在稅票第一聯(lián)加蓋收訖章交商業(yè)客戶提貨人員；內(nèi)務(wù)組收到加蓋收訖章的稅票第一聯(lián)后，將增值稅票和將出庫(kù)單二、三、四聯(lián)交財(cái)務(wù)開(kāi)票人員。商業(yè)客戶提貨人員，并讓對(duì)方簽收；商業(yè)客戶憑出庫(kù)單的三、四、五聯(lián)可去庫(kù)房提貨。22銷售退貨流程221接到商務(wù)代表填寫(xiě)并由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)的退貨通知單,一式三聯(lián)（申請(qǐng)單必須填清退貨單位、品規(guī)、產(chǎn)地、批號(hào)、效期、出庫(kù)時(shí)間、退貨理由、后續(xù)發(fā)票處理辦法等），一聯(lián)由商務(wù)代表留存，二聯(lián)轉(zhuǎn)倉(cāng)庫(kù)收貨員，三聯(lián)由內(nèi)務(wù)部訂單崗留存。222核對(duì)退貨

7、商品：核對(duì)批號(hào)是否由我公司售出，核對(duì)商品有效期，有效期半年內(nèi)的貨品原則不予退貨。223編輯收貨通知單：內(nèi)務(wù)人員根據(jù)退貨通知單在業(yè)務(wù)系統(tǒng)里編輯到貨通知單，選擇通知單類型、部門、來(lái)貨單位、入庫(kù)庫(kù)房，錄入貨品名稱、數(shù)量、批號(hào)和處理人操作碼，并選擇到貨狀態(tài)，保存收貨通知單。224完成銷售退貨單：收到倉(cāng)庫(kù)的商品到貨驗(yàn)收單后，進(jìn)入業(yè)務(wù)系統(tǒng)的銷售退貨功能錄入退貨客戶名稱，勾對(duì)由收貨通知單生成的銷售退貨單，并進(jìn)行打印。225銷售退貨單一式五四聯(lián)：第一聯(lián)由內(nèi)務(wù)部留存，并與商務(wù)代表填寫(xiě)的退貨通知單、倉(cāng)庫(kù)的商品到貨驗(yàn)收單入庫(kù)驗(yàn)收單一起裝訂保存(退換貨記錄編號(hào)為：GYGFC-SW-07-R04)，進(jìn)行后續(xù)處理；第二聯(lián)

8、轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)員留存；第二聯(lián)轉(zhuǎn)至倉(cāng)庫(kù)庫(kù)管處作入庫(kù)憑據(jù)，第三、四聯(lián)由商務(wù)代表轉(zhuǎn)給退貨的商業(yè)客戶。226后續(xù)處理：如退貨所涉及的當(dāng)前發(fā)票已經(jīng)抵稅則由退貨方開(kāi)具退稅證明，如沒(méi)有抵稅則原票退回重新開(kāi)具稅票。內(nèi)務(wù)人員依據(jù)退貨方開(kāi)具的退稅證明開(kāi)具增值稅紅字發(fā)票（內(nèi)容同1.1.5），將質(zhì)管部驗(yàn)收單與退稅證明、增值稅發(fā)票財(cái)務(wù)記帳聯(lián)一同轉(zhuǎn)給財(cái)務(wù)記帳。取消23換貨流程（同退貨流程但不涉及發(fā)票處理）24報(bào)損單管理（直接報(bào)損出庫(kù)：在招標(biāo)過(guò)程中需少量樣品的情況下）2.4.1 接到業(yè)務(wù)員填寫(xiě)的由相關(guān)部門經(jīng)理簽字的報(bào)損單一式三聯(lián)（一聯(lián)開(kāi)票留存、二聯(lián)財(cái)務(wù)記帳、三聯(lián)轉(zhuǎn)至倉(cāng)庫(kù)），進(jìn)入業(yè)務(wù)系統(tǒng)里的報(bào)損單管理，錄入客戶名稱，選擇貨品名稱、批

9、號(hào)、成本價(jià)計(jì)價(jià)方式，錄入報(bào)損數(shù)量、原因、成本單價(jià)，并保存。2.4.2 查詢出該報(bào)損單，并選擇確定審批，審批人為簽字的部門經(jīng)理，保存報(bào)損單。25內(nèi)務(wù)行政事務(wù)管理2.5.1 完成部門的文件收發(fā)、傳遞與歸檔，具體規(guī)定見(jiàn)文件、記錄管理規(guī)范（文件編號(hào)：GYGFC-SW-10）。2.5.2 組織安排各種會(huì)議、培訓(xùn)，并做好會(huì)議記錄（編號(hào)：GYGFC-SW-07-R01）、培訓(xùn)記錄（編號(hào)：GYGFC-SW-07-RO2）、做好會(huì)議及培訓(xùn)的簽到（編號(hào)：GYGFC-SW-07-RO3）。2.5.3 負(fù)責(zé)對(duì)商業(yè)客戶的檔案、和商業(yè)客戶的信函、銷售合同、協(xié)議、招標(biāo)資料的檔案整理與管理。2.5.4 負(fù)責(zé)本部門的日常接待，完成各項(xiàng)活動(dòng)酒店的聯(lián)系預(yù)定、各項(xiàng)會(huì)議的組織準(zhǔn)備工作、商務(wù)代表出差車票的購(gòu)買等。2.5.5 負(fù)責(zé)各種報(bào)表的整理編制、辦公用品的領(lǐng)發(fā)等