秘書工作要注重言傳身教

1、秘書工作要注重言傳身教談?wù)勎覐氖旅貢ぷ鞯捏w會(huì)和我對(duì)秘書的傳幫帶我于2002年6月參加工作，在疾控中心辦公室當(dāng)秘書。 2007年底由疾控中心綜合科副科長(zhǎng)崗位調(diào)鄉(xiāng)政府任副鄉(xiāng)長(zhǎng)， 2009年兼黨政辦主任。2009年10月份組織上調(diào)派一位秘 書（大學(xué)畢業(yè)1年,通過(guò)省公務(wù)員考試招錄的） 過(guò)來(lái)。在秘書 工作上，我不斷摸索，積累了很多經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。 秘書來(lái)之后， 我把經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)都交給他，希望辦公室工作能夠在繼承中得到 進(jìn)一步提升。秘書工作，文字很重要。我交給秘書的第一件事情就是清理2008年、2009年的文件資料：通過(guò)整理文件資料，對(duì) 鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作全面了解，便于今后寫材料。去年12月中旬，上面要求鄉(xiāng)鎮(zhèn)上報(bào)年終總結(jié)

2、。我也想鍛煉一下秘書，周末一起 加班：他寫2009年的成績(jī)和做法，我寫存在問(wèn)題和2010年的工作計(jì)劃。我們一起加班到深夜十二點(diǎn)。秘書住在政府 大院外的財(cái)政所，回宿舍還有一段路。時(shí)已隆冬，外面氣溫 很低，我便要秘書和我一起睡。那一夜我們聊了很久：關(guān)于 我的成長(zhǎng)經(jīng)歷和體會(huì)。秘書寫的那部分問(wèn)題很多，我便自己 加班重新寫。他也寫得很辛苦，為了保護(hù)他的積極性，我把 2009年一季度和半年我起草的工作匯報(bào)原件給他看（書記 以前為市委書記寫材料，水平很高。一季度工作匯報(bào)作了很 大改動(dòng)，半年工作匯報(bào)改動(dòng)就少）。我說(shuō)：寫材料都有一個(gè) 過(guò)程。從陌生到熟悉，從低水平到高水平。材料被否定或者 作大修改、大調(diào)整也很正常

3、。我們也要養(yǎng)成一個(gè)習(xí)慣，就是 把領(lǐng)導(dǎo)修改的原稿收藏，分析領(lǐng)導(dǎo)為什么要那樣修改。要掌握領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)格。寫材料也有一些基本的套路，就是一定要先 寫提綱，大標(biāo)題小標(biāo)題，一二二，并且大小標(biāo)題要提煉，仔 細(xì)推敲，再圍繞標(biāo)題去收集素材，既要有點(diǎn)上例子也有面上 情況。在寫作上不能局限于寫講話稿，寫請(qǐng)示和報(bào)告，還要 多寫點(diǎn)其他體裁的文章。例如新聞（消息）。鄉(xiāng)政府網(wǎng)頁(yè)是 我在2007年年底建立的，圖文并茂，內(nèi)容比較豐富，為確 保網(wǎng)站建設(shè)的連續(xù)性，我把政府辦網(wǎng)絡(luò)科同志和市委辦信息 科同志的QQ號(hào)碼告訴秘書，要他多跟他們交流，工作動(dòng)態(tài) 及時(shí)上報(bào)。要善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)上報(bào)市委辦政策研究室和 市政府辦經(jīng)濟(jì)研究室，把這兩室同

4、志的 QQ號(hào)碼也告訴了他。 加強(qiáng)與市委督查室和市政府督查考評(píng)辦的聯(lián)系，季度工作或 專項(xiàng)重點(diǎn)工作都要形成文字材料，報(bào)請(qǐng)主要領(lǐng)導(dǎo)審批后上報(bào) 兩辦。便于他們及時(shí)掌握信息。還要就鄉(xiāng)村工作的問(wèn)題和困 惑調(diào)查研究、比較分析，形成文章，向市兩辦和上級(jí)媒體投 稿。不但鍛煉思維，還提升知名度，利于發(fā)展。我初來(lái)鄉(xiāng)鎮(zhèn)， 什么也不懂，通過(guò)學(xué)習(xí)雜志鄉(xiāng)鎮(zhèn)論壇和網(wǎng)站“縣域經(jīng)濟(jì)論壇”，拓寬了視野，學(xué)會(huì)了思考，受益匪淺。秘書來(lái)后， 我便把雜志和網(wǎng)站推薦給他。我鄉(xiāng)兩年來(lái)參加市里評(píng)優(yōu)評(píng)先 的個(gè)人材料，例如紅旗村、雙學(xué)雙比標(biāo)兵，都是我執(zhí)筆，以 通訊形式表現(xiàn)，達(dá)到了預(yù)期效果。這讓我看到了通訊的重要 性，所以，我特別跟秘書交代，要學(xué)會(huì)寫

5、通訊。秘書工作，質(zhì)量很重要。 辦公室每天要處理大量事務(wù)。 人手少（秘書來(lái)之前辦公室就我和打字員），領(lǐng)導(dǎo)的要求又 很高。怎么才能把工作干好？這就要圍繞質(zhì)量做文章。一是養(yǎng)成記日志和及時(shí)檢查、匯報(bào)的習(xí)慣。作為年輕人， 不能只停留在完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作上，不能僅僅是領(lǐng)導(dǎo)指哪 就打哪，要升華，要更加主動(dòng)和有超前性，圍繞本職，每天 做哪幾件事情（我今天要讀哪篇文章，要解決幾個(gè)問(wèn)題，例 如文件督辦、衛(wèi)生檢查、聯(lián)系上級(jí)）。每天晚上計(jì)劃第二天 做幾件事。既要做自己的事情，又要完成主要領(lǐng)導(dǎo)交辦、上 級(jí)部門單位和干部請(qǐng)辦的工作，如何才能做到不遺漏不遺 忘？記日志。我 2009 年 2 月接手辦公室工作，到 2009

6、年 12 月份， 記日志就用了四個(gè)本子。 我說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作和 臨時(shí)性的工作是擺在第一位。有余力，再做好自己安排的工 作。這樣能保證每天很充實(shí)，盡管事情很多，也不會(huì)手忙腳 亂。此外，要養(yǎng)成兩種習(xí)慣：及時(shí)檢查督促每天日志上記錄 的事情是不是做好了，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)調(diào)整工作方式和 進(jìn)度；對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作要及時(shí)匯報(bào)進(jìn)展， 讓領(lǐng)導(dǎo)心里有數(shù)。二是搞好團(tuán)結(jié)。辦公室事情很多，自己只有兩只手、兩 只腳、一個(gè)腦袋和一張嘴巴，人手越少，就越要講團(tuán)結(jié)，凝 集力量，在必要的時(shí)候他們可以幫助你。不能只盯著主要領(lǐng) 導(dǎo)，其他副職不放在眼里。設(shè)身處地想，你也會(huì)成為副職。 將心比心。副職請(qǐng)求協(xié)助的盡力做好。實(shí)在忙不過(guò)來(lái)、做

7、不 了，解釋說(shuō)明，一般情況都會(huì)理解。對(duì)待村干部、站所干部 和來(lái)訪的村民， 一定要熱情。 要做到來(lái)了有椅子坐、 有茶喝。 特別是來(lái)上訪的群眾，你熱情接待，輕聲細(xì)語(yǔ)，拍拍肩膀， 都會(huì)緩解他們的情緒，一定要認(rèn)真傾聽(tīng)、做好記錄（姓名、 村組名、訴求、聯(lián)系方式）。自己能解釋的當(dāng)場(chǎng)解釋，不能 解釋的及時(shí)移交給信訪專干或者主管線上的領(lǐng)導(dǎo)和辦點(diǎn)村 的領(lǐng)導(dǎo)。秘書工作，規(guī)矩很重要。 辦公室辦事一定要立足高標(biāo)準(zhǔn)、 嚴(yán)要求，要養(yǎng)成按規(guī)矩辦事的習(xí)慣。辦文辦會(huì)是辦公室一項(xiàng)重要職責(zé)。通過(guò)大半年的努力， 在辦文辦會(huì)上參照國(guó)家有關(guān)規(guī)定（例如國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文 處理辦法），結(jié)合鄉(xiāng)里的實(shí)際，也日漸規(guī)范。例如字體、 字號(hào)、印制版記的規(guī)格，例如不同規(guī)格的會(huì)議要區(qū)別對(duì)待。 2009 年 11 月 6 日，我被組織上派到岳陽(yáng)市委黨校學(xué)習(xí)一個(gè) 月。秘書來(lái)還不到一個(gè)月。為不影響工作正常開(kāi)展，我在報(bào) 到的前兩天，利用中午和晚上的休息時(shí)間，編制出了橫鋪 鄉(xiāng)機(jī)關(guān)辦文辦會(huì)工作規(guī)則，對(duì)機(jī)關(guān)辦文辦會(huì)進(jìn)行了系統(tǒng)性 的梳理，并在離開(kāi)前一天交給秘書，叮囑他按照這個(gè)執(zhí)行。 辦文辦會(huì)辦事上有許多經(jīng)驗(yàn)和技巧，為了彌補(bǔ)我個(gè)人經(jīng)驗(yàn)的 不足，我把我收藏的秘書工作、辦公室主任、如 何寫調(diào)研報(bào)告 、國(guó)家機(jī)關(guān)公文處理辦法 悉數(shù)交給秘書， 要他多學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)別人的經(jīng)驗(yàn)來(lái)提高自己。由于平時(shí)事務(wù)很多，我跟秘書主要是晚飯后一起散步， 或者一起加班中途休息時(shí)交流談心。