怎樣管理建筑工程文件

1、怎樣管理建筑工程文件 (1)建立健全施工文件檔案管理。施工文件檔案管理為三個等級：工程項目經(jīng)理向建筑企業(yè)主管生產(chǎn)的經(jīng)理簽定責(zé)任制;檔案管理專業(yè)技術(shù)員向項目經(jīng)理簽定責(zé)任制;資料員向檔案管理專業(yè)技術(shù)員簽定責(zé)任制，明確責(zé)任人的責(zé)、權(quán)、利。責(zé)權(quán)利明晰化，使責(zé)任人知道具體的責(zé)任內(nèi)容、權(quán)力范圍和利益大小，真正熟悉工程檔案在工程建設(shè)中的重要性，才干保證了檔案的及時性與完整性。 (2)做好施工文件檔案記錄與收集。施工文件檔案是對建筑質(zhì)量狀況的真實反映，各種資料必及時收集、整理。在工程開工之前，就要指定資料員對施工文件檔案進行跟蹤收集，及時做好分項分部質(zhì)量記錄，使施工文件檔案的整理和工程進度取得同步。 (3)完

2、善質(zhì)量記錄、做好施工文件檔案整理。工程項目的質(zhì)量是靠施工文件檔案的記錄來證實的。在整個工程項目的施工過程中，為了證實工程部位的質(zhì)量狀況，必須做到有完善的施工文件檔案記錄，做好資料整理和保管工作。 2建筑工程管理中施工文件檔案管理存在的問題 (一)文件檔案的資料收集困難 在建筑工程中，由于施工階段的管理周期相對較長，施工技術(shù)管理的好壞直接反映在現(xiàn)場作業(yè)中，促使大多數(shù)施工單位將主要的精力集中在工地上，而忽視了對施工文件檔案的管理工作。同時，施工人員由于工作量較大，或是素養(yǎng)不夠高，態(tài)度不夠配合，沒有很好地配合檔案管理人員的工作，部分施工人員甚至存在施工資料收集會延誤作業(yè)、檔案管理沒必要等錯誤熟悉，也

3、給施工文件資料的收集帶來了一定阻力。此外，在工程項目的收尾階段，往往由于大部分施工人員已離崗并投入新的崗位工作，召集起來十分困難，拖延了施工文件資料的整理時間。 (二)文件檔案管理混亂 從當(dāng)前來看，建筑工程管理在日常的施工文件檔案管理過程中，普遍存在著管理混亂的現(xiàn)象。集中表現(xiàn)在施工資料隨意、散亂堆放等方面。例如在施工人員討論施工資料完成后，某些施工人員會將其隨手扔在桌上，便趕往施工現(xiàn)場;或是直接將施工材料帶到施工現(xiàn)場指導(dǎo)員工作業(yè)。由于對施工資料的不重視，極為容易導(dǎo)致施工資料的丟失或損毀，不利于施工文件檔案的正常管理。 (三)存在嚴(yán)重的應(yīng)付現(xiàn)象 除了上述幾點之外，在施工文件檔案管理的工作中，還存

4、在著顯然的應(yīng)付現(xiàn)象。例如在收集、整理和編輯施工資料時，部分檔案管理人員沒有嚴(yán)格按照建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范及相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，存在填寫格式不規(guī)范，或是馬虎填寫等現(xiàn)象;關(guān)于施工資料是否完全屬實也沒有經(jīng)過認真審核。而且在記錄施工資料時，還存在著檔案管理人員記錄不及時的狀況，嚴(yán)重影響到對施工文件檔案的有效管理和控制。 3工程文件材料的有效管理措施 1.在我國的工程項目建設(shè)中，不重視甚至忽視文件歸檔已經(jīng)是一種常態(tài)，許多項目工程往往都是在快要進行工程驗收時，才匆忙開始準(zhǔn)備各種文件材料，這無疑就造成了文件資料歸檔不完整、難度大的問題。出現(xiàn)上述問題其主要原因是因為企業(yè)并未從思想觀念上熟悉到工程檔案管理工作的重要

5、性。其次是因為這項工作其進行的時間一般正好與繁忙的工程施工同時，再加上其本身所具有繁雜瑣碎和無利益性的特點，這便導(dǎo)致相關(guān)工作人員一般都把工作重點放在工地建設(shè)上，甚少關(guān)注資料歸檔，或者在狀況同意之下被動的整理一點。像上面的這種資料整理、督導(dǎo)、檢查不認真，極可能導(dǎo)致最后整個檔案管理混亂不堪，更有甚者，資料缺失不全。為了避免這種現(xiàn)象的發(fā)生，我們可以定期或者不定期對業(yè)內(nèi)的資料進行檢查評比，以引起各方面的關(guān)注，盡量減少后期檔案歸檔工作的堆積。必要時還可以把計量支付與強制措施對接起來，以為檔案管理工作提供強有力的支撐。同時，相關(guān)的企業(yè)管理各部門以及檔案管理部門要進一步落實建筑行業(yè)檔案管理的法治建設(shè)工作，以

6、使這項工作可以有法可依。 2.建立健全檔案管理制度。這一措施可以為我們更好的進行工程檔案管理工作打下堅實的基礎(chǔ)。各建設(shè)單位應(yīng)該從工程立項開始，也就是項目建設(shè)初期，就嚴(yán)格遵照國家相關(guān)的檔案管理規(guī)范，并結(jié)合工程實際狀況，制定符合自己工程發(fā)展的檔案管理制度以及各項措施，以實現(xiàn)對工程檔案的有效管理，進而確保檔案資料與各種圖紙的齊全、準(zhǔn)確與標(biāo)準(zhǔn)。同時還要幫助勘查制定單位、各建設(shè)部門、施工單位等的相關(guān)工程檔案管理人員及工作人員準(zhǔn)確熟悉其應(yīng)該在工程檔案形成過程中所承當(dāng)?shù)氖姑杂行б?guī)范資料收集與整理過程中的各個細節(jié)，進而確保工程檔案管理可以與工程立項同步進行。 3.有效提升完工檔案的總體質(zhì)量，以使這份資料可

7、以在實際必須要時發(fā)揮其憑證作用。一般的工程項目完工驗收，都必須要工程項目管理人員與建設(shè)單位檔案管理人員共同以工程檔案的范圍為準(zhǔn)，對工程項目建設(shè)中所形成的各種文件進行有效的檢查與審核，以及時查漏補缺，解決問題，確保完工材料真實、完善，保證歸檔范圍符合要求。同時還要認真落實好工程完工驗收備案制和建設(shè)工程質(zhì)量管理條例等相關(guān)條文，嚴(yán)格把好完工驗收關(guān)，使完工檔案的驗收與移交可以準(zhǔn)確無誤的進行，以達到檔案驗收與工程項目完工驗收同步同時進行。在正規(guī)移交或者移交正規(guī)合格的完工檔案時，一般建設(shè)單位會給予建設(shè)工程檔案合格證，而不按規(guī)定移交或者移交的檔案不合規(guī)按時，則不給予發(fā)放。 4.適當(dāng)?shù)膶こ添椖繖n案管理人員和

8、相關(guān)技術(shù)人員進行專業(yè)培訓(xùn)，這不僅是提升工程檔案質(zhì)量的有效方法，同時也是展現(xiàn)企業(yè)傳播其自身文化的重要途徑。隨著改革開放的不斷深入以及現(xiàn)代建筑業(yè)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理也逐漸浮現(xiàn)出了一些更為時代化的特點，因此，提升檔案管理隊伍的管理水平與業(yè)務(wù)素養(yǎng)也就刻不容緩。具體來說檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)主要包括三個方面：即服務(wù)的意識、質(zhì)量以及水平。要努力提升檔案管理人員的服務(wù)意識，以使其清楚的熟悉到其工作的重要性，進而自發(fā)自覺地提升自身的服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)水平。同時，檔案管理人員還要盡快適應(yīng)現(xiàn)代化管理技術(shù)以及設(shè)備，并科學(xué)運用現(xiàn)代化管理方法，以更好的為工程檔案管理工作服務(wù)。最后，要及時更新檔案管理人員的觀念，并加強檔案管理人員的責(zé)任心，以從思想意識層面使其真正領(lǐng)會與掌握檔案