Concur Expense指南--精選文檔

1、Concur Expense 操作指南版本 1.02017 年 7 月 12 日文檔修訂歷史2017年 7 月 13 日Concur Expense 快速入門指南1.0KDF目錄文檔修訂歷史2目錄3登錄 Concur4創(chuàng)建新的費用報告5將現(xiàn)金支付費用添加到費用報告6對每夜住宿費用分列明細(xì)7打印和提交費用報告9更正和重新提交費用報告10向商務(wù)餐宴添加參加者11分?jǐn)傎M用13外幣交易換算16用可用的發(fā)票上載發(fā)票16受委托人和可用發(fā)票17作為受委托人18檢查和審批費用報告19退回費用報告19添加額外的檢查步驟19登錄 Concur登錄 Concur：1. 在用戶名字段中，輸入您的用戶名。2. 在密碼字

2、段中，輸入您的密碼。3. 單擊登錄。注意：· 按照公司的登錄說明登錄 Concur。· 密碼區(qū)分大小寫。· 如果您不確定如何登錄，請與您公司的管理員核實。創(chuàng)建新的費用報告創(chuàng)建報告：1. 采用以下方式之一：· 在主頁上的快速任務(wù)欄上，將鼠標(biāo)指針放置在新建上，然后單擊新建報告。- 或者 - · 單擊管理費用（在子菜單上）然后單擊創(chuàng)建新的費用報告磁貼。 2. 完成所有必填字段（標(biāo)有紅杠）并根據(jù)需要完成由您公司自定義的可選字段。（在此頁中出現(xiàn)的字段由您的公司定義）。3. 添加本次報銷相關(guān)的Travel Request4. 將現(xiàn)金支付費用添加到費用報告中

3、將現(xiàn)金支付費用添加到費用報告將費用添加到費用報告：1. 從打開的報告中，單擊新建費用。（報告上如果沒有其他費用，您可能需要單擊新建費用。）2. 在新建費用選項卡上，單擊合適的費用類型。頁面刷新，顯示所選費用類型的必填和可選字段。注意：您的公司定義在此屏幕上可用的字段。3. 按公司的指示填寫必填和可選字段。請單擊以下選項之一：· 保存· 分列明細(xì)（Hotel費用）· 分?jǐn)偅ㄐ枰謹(jǐn)偟馁M用類型如下圖）· 附加發(fā)票（上載并附加發(fā)票圖像）· 取消（在沒保存該費用的情況下退出）對每夜住宿費用分列明細(xì)賓館賬單一般包含多種費用，包括房費、房間稅、停車費、餐費

4、、服務(wù)費、電話費和私人項目。您必須分列明細(xì)這些費用，以便能夠正確進行報銷。住宿明細(xì)使您能夠快速分列重復(fù)性房間費和房間稅。然后您可以分列明細(xì)賓館賬單上的剩余費用，并針對住宿期間的任何價格變動進行調(diào)整創(chuàng)建住宿費用：1. 打開報告后，在費用選項卡中，選擇住宿費用類型。頁面刷新，顯示所選費用類型的必填和可選字段。注意：您的公司規(guī)定費用類型的名稱?？赡芊Q為“住宿”、“賓館”或其他類似名稱。2. 按公司的指示填寫這些字段。3. 單擊分列明細(xì)。費用會出現(xiàn)在頁面的左側(cè)，每夜住宿費用選項卡會出現(xiàn)在頁面的右側(cè)。4. 使用日歷選擇入住日期。將自動顯示住宿夜數(shù)。5. 輸入房價、房間稅和附加收費。6. 單擊保存明細(xì)。如

5、果存在要分列明細(xì)的剩余金額（其他收費，例如，雜費或房間服務(wù)費），該剩余金額將顯示在新建明細(xì)窗格右側(cè)的剩余字段中。分列金額明細(xì)，直到余額為 0.00 元。打印和提交費用報告預(yù)覽和打印費用報告1. 在費用報告頁面，單擊打印/電子郵件，然后從下拉列表中選擇*KDF Summary Report2. 檢查詳細(xì)信息，然后單擊打印。 提交費用報告1. 在費用報告頁，單擊提交費用報告。隨即出現(xiàn)最終檢查窗口。2. 檢查信息以保證準(zhǔn)確性。您可以打印、附加發(fā)票圖像，或者查看發(fā)票。3. 單擊接受并提交。如果您未能成功提交報告，會出現(xiàn)一條說明報告出錯或例外的消息。更正錯誤，或者，如果需要幫助完成該項任務(wù)，請聯(lián)系 Co

6、ncur 管理員。更正和重新提交費用報告如果發(fā)現(xiàn)錯誤，費用審批者可能將費用報告退回給您。審批者將填寫備注，解釋為何退回報告。確定和更正要求重新提交的費用報告： 1. 要打開報告，在主頁的“快速任務(wù)欄”中，單擊待提交的報告任務(wù)。在頁面的活動報告部分中，報告以退回狀態(tài)出現(xiàn)在報告磁貼上。審批者的備注出現(xiàn)在金額下方。2. 單擊報告磁貼打開報告。3. 按要求進行更改。4. 單擊提交報告。向商務(wù)餐宴添加參加者使用經(jīng)常性參加者字段（參加者區(qū)域中經(jīng)常性參加者按鈕右側(cè)的預(yù)輸入字段）：打開報告，將單個參加者添加到 費用： 1. 在文本為搜索最近使用項的字段中，輸入名字或姓氏的幾個字母。會出現(xiàn)參加者列表。2. 選擇

7、適當(dāng)?shù)膮⒓诱摺Ｋ阉鞑辉诮?jīng)常性參加者列表中的參加者： 1. 單擊添加。會打開下拉菜單。2. 選擇高級搜索。3. 針對搜索要求選擇適當(dāng)?shù)倪x項卡。4. 從下拉列表中選擇參加者類型。5. 在條件字段中輸入適當(dāng)?shù)男畔ⅰ?. 單擊搜索。搜索結(jié)果隨即出現(xiàn)。7. 選中適當(dāng)參加者左側(cè)的復(fù)選框。8. 單擊添加到費用。如果您無法在經(jīng)常性參加者中或者通過使用搜索找到合適的參加者且您的公司允許您添加參加者：1. 單擊添加。2. 從下拉菜單中選擇新建參加者。3. 完成必填信息。4. 單擊保存。如果您需要添加多個新的參加者，請單擊保存并添加另一個。分?jǐn)傎M用“分?jǐn)偂惫δ茉试S您將費用分?jǐn)偟綄⒇?fù)擔(dān)這些費用的客戶。您可以分?jǐn)傄豁椯M

8、用或多項費用。注意：以下費用類型必須進行分?jǐn)偂７謹(jǐn)傎M用： 1. 打開報告后，要創(chuàng)建或編輯一項費用時，請單擊費用選項卡底部的分?jǐn)?。要分?jǐn)偠囗椯M用，在頁面左側(cè)選擇適當(dāng)?shù)馁M用，然后：· 在頁面右側(cè)單擊分?jǐn)偹x費用。- 或者 -· 單擊詳細(xì)信息 > 分?jǐn)?。費用報告的分?jǐn)偞翱诔霈F(xiàn)。總的費用金額、分?jǐn)偟慕痤~和剩余的金額出現(xiàn)在分?jǐn)偛糠帧?. 從分?jǐn)偡绞较吕斜碇?，選擇百分比或金額。3. 根據(jù)需要添加分?jǐn)倲?shù)據(jù)。您可以調(diào)整金額和百分比，一般差旅費為均攤?？偨痤~必需分?jǐn)倿?100%，否則會標(biāo)記審計規(guī)則，您將無法提交報告。4. 單擊保存。5. 顯示確認(rèn)消息時，單擊確定。6. 單擊完成。該費

9、用上將顯示分?jǐn)倛D標(biāo)。· 如果費用被 100% 分?jǐn)偅撡M用上將顯示 圖標(biāo)。· 如果費用沒有被 100% 分?jǐn)?，該費用上將顯示 圖標(biāo)。外幣交易換算說明以另一幣種發(fā)生的費用： 1. 打開報告后，單擊新建費用，然后在必填和可選字段中輸入合適的信息（必填字段以紅杠標(biāo)明）。對于金額字段： · 從金額字段右側(cè)的列表中選擇“支出”幣種。費率字段出現(xiàn)。· 輸入費率?！百M用”會以您的報銷幣種計算金額。· 通過乘以或除以特定的費率，可以對貨幣進行換算。根據(jù)所收到的費率類型，您可能需要將乘以費率的方式切換為除以費率。要執(zhí)行此操作，請單擊費率字段上方的符號。2. 按適

10、當(dāng)?shù)姆绞酵瓿善溆嘧侄巍Ｓ每捎玫陌l(fā)票上載發(fā)票“可用發(fā)票”與 Concur 成像服務(wù)共同提供發(fā)票圖像，用戶可以通過電子郵件或上載圖像，然后在費用單項級別（僅此級別）附加圖像。使用用戶在注冊期間提供的經(jīng) Concur 驗證的電子郵件地址，以受支持的格式上載圖像，然后該用戶（僅此用戶）可將這些圖像附加到報告費用條目中。通過使用“可用發(fā)票”將發(fā)票圖像附加到費用條目中：1. 選擇一個條目在詳細(xì)信息視圖中將其打開。2. 單擊發(fā)票 > 查看可用發(fā)票。3. 采用以下方式之一： · 在適當(dāng)?shù)捻撁嫔蠁螕粝蜃蠹^圖標(biāo)· 直接將圖像拖動到費用條目4. 發(fā)票圖像就被附加到費用條目。通過查看“需要

11、發(fā)票”圖標(biāo)變?yōu)椤笆盏桨l(fā)票”確認(rèn)已附加發(fā)票，或者單擊條目的發(fā)票圖像選項卡以查看縮略圖。受委托人和可用發(fā)票 受委托人在進行委托時無法設(shè)置電子郵件帳戶，也無法使用他們?yōu)樽约旱馁M用報告所設(shè)置的經(jīng)驗證的電子郵件帳戶來填充其他用戶的“可用發(fā)票庫”。但受委托人可以將發(fā)票圖像上載至 Concur，作為他們正在處理的用戶報告單項的附件。作為受委托人如果您已被指派為受委托人，您的委托人將定義您可以完成哪些任務(wù)，如準(zhǔn)備報告和提交報告等。作為受委托人：1. 單擊配置文件 > 代表另一用戶進行工作 2. 選擇適當(dāng)?shù)挠脩粜彰?. 單擊開始會話。注意：注意配置文件菜單目前顯示充當(dāng)并顯示您剛剛所選的姓名。4. 您現(xiàn)在

12、正式代表此人進行工作。完成創(chuàng)建報告和打印等常規(guī)流程。要選擇不同的用戶，請遵循相同的步驟，但選擇不同的姓名。要退回到您自己的任務(wù)，請單擊充當(dāng)，然后單擊已完成為他人執(zhí)行的操作。注意：注意，現(xiàn)在顯示配置文件菜單。 檢查和審批費用報告“按原樣”審批費用報告： 1. 在主頁上我的任務(wù)的必需的審批部分中，單擊費用報告。等待審批的費用報告頁面會列出等待審批的報告。選擇要打開的費用報告。2. 檢查報告詳細(xì)信息，然后單擊審批。退回費用報告將整個費用報告退回給員工進行更正： 1. 在主頁上我的任務(wù)的必需的審批部分中，單擊費用報告。等待審批的費用報告頁面會列出等待審批的報告。選擇要打開的費用報告。2. 單擊退回給員工。隨即顯示退回費用報告窗口。3. 輸入備注以向該員工解釋為什么退回費用報告。4. 單擊確定。添加額