海南某房地產(chǎn)公司會(huì)議管理制度

1、海南某房地產(chǎn)公司會(huì)議管理制度1、U的:為規(guī)范公司會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量，降低會(huì)議成本，特制定本制度。2、適用范圍：本制度適用于海南金鑫房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司總部會(huì)議管 理。3、管理權(quán)責(zé)：3.1總工辦負(fù)責(zé)公司會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。3.2會(huì)議提擬人或主辦部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作，并有權(quán)對(duì)違反本制度的行為提 出處罰。3.3會(huì)議的審批權(quán)限詳見(jiàn)"5. 1會(huì)議提擬與審批”。4、會(huì)議分類(lèi)： 序會(huì)議名主題/特點(diǎn)類(lèi)別主持人參加人號(hào)稱例會(huì)（含固定時(shí)間、固定匯報(bào)程序，部門(mén)或公司公司例會(huì)總經(jīng)理/副總經(jīng)理1 早會(huì)）盡量解決即席提出的問(wèn)題。全體人員公司臨時(shí)會(huì)議提擬人動(dòng)員會(huì) 發(fā)言固定、沒(méi)有討論程序 總經(jīng)理/

2、副總經(jīng)理2行 政會(huì)議提擬對(duì)某一課題或問(wèn)題切磋、探公司臨時(shí)副總經(jīng)理/部門(mén)負(fù)會(huì)議提擬人研討會(huì)3討，不一定有結(jié)果行政會(huì)議責(zé)人提擬為某一專(zhuān)題而開(kāi)，必須有結(jié)公司臨時(shí)會(huì)議提擬人專(zhuān)題會(huì)會(huì)議提擬人指定4 論行政會(huì)議提擬一般在年底或某一重大活動(dòng)會(huì)議提擬人評(píng)比會(huì)公司例會(huì)總工辦負(fù)責(zé)人結(jié) 束后召開(kāi)提擬總結(jié)前一段工作，研究、部會(huì)議提擬人總結(jié)會(huì)公司例會(huì)總經(jīng)理/副總經(jīng)理6 署下階段工作提擬下級(jí)向上級(jí)或有關(guān)人員匯報(bào)公司臨時(shí)會(huì)議提擬人匯報(bào)會(huì)會(huì)議提擬人指定7 工作情況行政會(huì)議提擬任務(wù)安排，人員派遣，設(shè)備公司臨時(shí)會(huì)議提擬人調(diào)度會(huì)會(huì)議提擬人提擬8 物資情況的調(diào)動(dòng)行政會(huì)議提擬部門(mén)例部門(mén)固定匯報(bào)程序部門(mén)會(huì)議部門(mén)負(fù)責(zé)人自定9會(huì)規(guī)章制度工作

3、流程先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)培訓(xùn)會(huì)部門(mén)會(huì)議培訓(xùn)負(fù)責(zé)人自定10等培訓(xùn)不定期舉行，以交流雙向溝公司臨時(shí)會(huì)議提擬人溝通會(huì)會(huì)議提擬人指定11 通為主行政會(huì)議提擬5、管理內(nèi)容：5. 1會(huì)議提擬與審批。5. 1. 1公司月度例會(huì)無(wú)須提擬和審批。5. 1. 2公司臨時(shí)行政會(huì)議、公司年度例會(huì)山總經(jīng)理直接提擬或山議題涉及業(yè)務(wù) 的主辦部門(mén)負(fù)責(zé)人提擬、總經(jīng)理批準(zhǔn)。部門(mén)會(huì)議由各部門(mén)自行安排，但會(huì)議時(shí)間、參加人等，不得與公司會(huì)議 沖突。其中，部門(mén)會(huì)議屬非例會(huì)性質(zhì)且需另行核給專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用的，應(yīng)向上一級(jí)主管部 門(mén)報(bào)批同意;屬例會(huì)性質(zhì)的，山本部門(mén)另行提擬方案呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。5. 2會(huì)議計(jì)劃與統(tǒng)籌。每月28日前，總工辦應(yīng)與各部門(mén)協(xié)調(diào)確定下月

4、計(jì)劃召開(kāi)的臨時(shí)行政會(huì) 議，統(tǒng)一報(bào)總經(jīng)理審批后，匯同公司月例會(huì)編制月度會(huì)議計(jì)劃，于月底前發(fā)放 至各部門(mén)負(fù)責(zé)人。凡總工辦已列入汁劃的會(huì)議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時(shí) 行政會(huì)議時(shí)，會(huì)議召集部門(mén)應(yīng)提前2天完成會(huì)議提擬和報(bào)批手續(xù)，并報(bào)請(qǐng)總工辦調(diào) 整會(huì)議訃劃。未經(jīng)總工辦同意，任何人不得隨意打亂正常會(huì)議訃劃。5. 2.3會(huì)議安排的原則為:小會(huì)服從大會(huì)，局部服從整體，臨時(shí)會(huì)議服從例會(huì)。各類(lèi)會(huì)議的優(yōu)先順序?yàn)?公司例會(huì)、公司臨時(shí)行政會(huì)議、部門(mén)會(huì)議。因處置突 發(fā)事件而召集的緊急會(huì)議不受此限。5. 3會(huì)議準(zhǔn)備。5. 3.1會(huì)議通知遵照以下規(guī)定：1、已列入月度會(huì)議計(jì)劃表的會(huì)議，月中無(wú)調(diào)整的，不再另行通知，由部

5、門(mén)按 計(jì)劃表直接通知與會(huì)人；?BT>2、屬下列情況之一者，按“誰(shuí)提擬，誰(shuí)通知”的原則進(jìn)行會(huì)議通知：（1）未列 入月度會(huì)議計(jì)劃而臨時(shí)提擬的會(huì)議；（2）雖然已列入月度會(huì)議計(jì)劃，但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安 排等作特別說(shuō)明；（3）其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。3、會(huì)議通知期一般應(yīng)提前一天以上，通知對(duì)象為與會(huì)人、會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門(mén)；4、會(huì)議通知形式一般為電話通知。但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì) 務(wù)安排等作特別說(shuō)明的會(huì)議，應(yīng)以會(huì)議通知單進(jìn)行書(shū)面通知;涉及多個(gè)部門(mén)和參加 人數(shù)眾多的大型會(huì)議，主辦部門(mén)還應(yīng)編制詳細(xì)的會(huì)議訃劃通知相關(guān)部門(mén)。會(huì)議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定：1、會(huì)議提擬部門(mén)

6、應(yīng)提前做好會(huì)議資料（如會(huì)議議程議題、提案、匯報(bào)材料、ir 劃草案、決議決定草案、與會(huì)人應(yīng)提交資料等）準(zhǔn)備的組織工作；2、會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門(mén)應(yīng)提前做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實(shí)會(huì)場(chǎng)，布置會(huì)場(chǎng)，備 好座位、會(huì)議器材、茶具茶水等會(huì)議所需的各種設(shè)施、用品等；3、公司總部召開(kāi)的公司級(jí)會(huì)議會(huì)務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口總工辦負(fù)責(zé)。4、部門(mén)在總 部召開(kāi)的會(huì)議需用公共會(huì)場(chǎng)的，應(yīng)向會(huì)議室管理部門(mén)（綜合辦）書(shū)面提出，山會(huì)議室 管理部門(mén)（綜合辦）統(tǒng)籌安排。5.4會(huì)議組織。5、4.1會(huì)議組織遵照“誰(shuí)提擬，誰(shuí)組織”的原則。5. 4.2會(huì)議主持人須遵守以下規(guī)定：1、主持人應(yīng)不遲于會(huì)詢5分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，檢查會(huì)務(wù)落實(shí)情況，做好會(huì)前準(zhǔn)備。2、主持人一

7、般應(yīng)于會(huì)議開(kāi)始后，將會(huì)議的議題、議程、須解決問(wèn)題及達(dá)成LI 標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問(wèn)題等，進(jìn)行必要的說(shuō)明。3、會(huì)議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議進(jìn)行中的實(shí)際情況，對(duì)議程進(jìn)行適時(shí)、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間和 中止與議題無(wú)關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會(huì)議效率。4、屬討論、決策性議題的會(huì)議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議做出結(jié)論。對(duì)需集體議決 的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時(shí)提交與會(huì)人表明意見(jiàn);對(duì)未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納 并引導(dǎo)會(huì)議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見(jiàn)。5、主持人應(yīng)將會(huì)議決議事項(xiàng)付諸實(shí)施的程 序、實(shí)施人（部門(mén)）、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間等會(huì)后跟進(jìn)安排向與會(huì)人明確。5、4.3與會(huì)人須遵守以下規(guī)定：1、應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，并在會(huì)議簽到表（

8、詳見(jiàn)附件3）上簽到。2、會(huì)議發(fā)言應(yīng)言 簡(jiǎn)意賅，緊扣議題。3、遵循會(huì)議主持人對(duì)議程控制的要求。4、屬工作部署性質(zhì)的會(huì)議，原則上不在會(huì)上進(jìn)行討論性發(fā)言。5、遵守會(huì)議 紀(jì)律，與會(huì)期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動(dòng)或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至部門(mén)另一未與會(huì)人處，原則 上不允許接聽(tīng)電話或接發(fā)短信，如須接聽(tīng)，請(qǐng)離開(kāi)會(huì)場(chǎng);會(huì)場(chǎng)內(nèi)禁止吸煙，以及手 拿手機(jī)、手中筆、茶杯蓋等物品磕碰會(huì)議室桌面等不文明現(xiàn)象。6、做好本人的會(huì)議紀(jì)錄。多個(gè)部門(mén)參加的臨時(shí)行政會(huì)議原則上由總經(jīng)理主持，總經(jīng)理另有授權(quán) 的，從總經(jīng)理授權(quán)。5、4.5公司月度例會(huì)、臨時(shí)行政會(huì)議一般應(yīng)控制在2小時(shí)以內(nèi)，根據(jù)會(huì)議進(jìn)行 情況確需延時(shí)的，主持人須征得與會(huì)人員同意。5. 4.6主

9、持人為會(huì)議考勤的核準(zhǔn)人，考勤記錄由會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)。5.5會(huì)議 記錄。公司各類(lèi)會(huì)議均應(yīng)以專(zhuān)用記錄本進(jìn)行會(huì)議記錄。5. 5. 1公司各類(lèi)會(huì)議原則上應(yīng)確定專(zhuān)人負(fù)責(zé)記錄。會(huì)議記錄員的確定應(yīng)遵守以 下規(guī)定：1、各部門(mén)應(yīng)常設(shè)一名會(huì)議記錄員（一般為本部門(mén)的內(nèi)務(wù)文員，名單報(bào)總工辦備 案），負(fù)責(zé)本部門(mén)會(huì)議及本部門(mén)負(fù)責(zé)組織的會(huì)議的記錄工作。2、會(huì)議記錄遵照“誰(shuí)組織，誰(shuí)記錄”的原則，如有必要，主持人可根據(jù)本原 則及考慮會(huì)議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時(shí)指定會(huì)議記錄員。3、總經(jīng)理主持的公司例會(huì)、臨時(shí)行政會(huì)議原則上由總經(jīng)理秘書(shū)負(fù)責(zé)會(huì)議記錄 工作，總經(jīng)理另有指定的，從總經(jīng)理指定。5. 5.3會(huì)議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定：1、以專(zhuān)

10、用會(huì)議記錄本做好會(huì)議的原始記錄及會(huì)議考勤記錄，根據(jù)需要整理會(huì) 議紀(jì)要。2、會(huì)議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。3、對(duì)會(huì)議已議決事 項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中括號(hào)注明“議決”字樣。4、會(huì)議原始記錄應(yīng)于會(huì)議當(dāng)日、會(huì) 議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報(bào)會(huì)議主持人審核簽名。5、做好會(huì)議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時(shí)將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的會(huì)議 簽到表的考勤記錄報(bào)考勤人員。下列情況下，應(yīng)整理會(huì)議紀(jì)要：1、公司各類(lèi)臨時(shí)行政會(huì)議；2、須會(huì)后對(duì)會(huì)議精神貫徹落實(shí)進(jìn)行跟進(jìn)的會(huì)議；3、其它主持人要求整理會(huì)議紀(jì)要的會(huì)議。5. 5.5會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍山主持人確定。公司各類(lèi)臨時(shí)行政會(huì)議的會(huì) 議紀(jì)要須報(bào)總工辦一份存檔備查。5.

11、 5.6會(huì)議原始記錄的備檔按以下規(guī)定：1、本部門(mén)負(fù)責(zé)組織的公司各類(lèi)行政會(huì)議的會(huì)議記錄，山本部門(mén)常設(shè)會(huì)議記錄 員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管，但用完后的記錄本應(yīng)作為機(jī)要檔案及時(shí)轉(zhuǎn)總工辦統(tǒng)一歸檔 備查。2、本部門(mén)會(huì)議記錄由本部門(mén)常設(shè)會(huì)議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。會(huì)議記錄 為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司文檔管理制度和 保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.6會(huì)議跟進(jìn)。5. 6.1會(huì)議決議、決策事項(xiàng)須會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)的，遵照“誰(shuí)組織，誰(shuí)跟進(jìn)”的原 則；會(huì)議主持人另有指定的，從主持人指定?？偨?jīng)理主持的會(huì)議的會(huì)后跟進(jìn) 工作原則上III總工辦負(fù)責(zé)落實(shí)，總經(jīng)理另有指定的，從公司總經(jīng)理指定。5. 6.3會(huì)議跟進(jìn)的依據(jù)以會(huì)議原始記錄及會(huì)議紀(jì)要為準(zhǔn)。5.7獎(jiǎng)懲。5. 7.1獎(jiǎng)勵(lì)。按獎(jiǎng)懲管理制度執(zhí)行。5. 7.2遲到、早退、缺席。1、遲到。所有參加會(huì)議的人員在會(huì)議規(guī)定召開(kāi)時(shí)間后5分鐘內(nèi)未到的，計(jì)為 遲到。2、早退。凡參加會(huì)議人員，如未經(jīng)主持人同意在會(huì)議召開(kāi)結(jié)束前5分鐘提前 離開(kāi)會(huì)場(chǎng)的，計(jì)為早退;與會(huì)人員在開(kāi)會(huì)前應(yīng)提前告知和交待好各自部門(mén)同志的應(yīng) 辦的事情，以免在開(kāi)會(huì)期間延誤正常丄作從而影響會(huì)議進(jìn)程與質(zhì)量。3、缺席。凡必須參加會(huì)議人員未經(jīng)請(qǐng)假擅自不參