淺談醫(yī)院檔案的信息化管理

1、淺談醫(yī)院檔案的信息化管理【摘 要】當(dāng)前,機(jī)管理已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)。本文針對檔案管理的信息化進(jìn)行探討,分析了醫(yī)院檔案信息化需要面對和解決的問題,提出了對應(yīng)的策略。 【關(guān)鍵詞】醫(yī)院 檔案管理 信息化 1 何為檔案的信息化管理 1.1檔案信息化管理的內(nèi)涵 檔案信息化管理的內(nèi)涵包括兩個方面:一是應(yīng)用信息技術(shù)對檔案信息系統(tǒng)集成、有序分類、便于查詢、開發(fā)應(yīng)用,對檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進(jìn)行高效的管理,以提高醫(yī)院的管理效率。二是用信息流來調(diào)控檔案物流,最終實現(xiàn)“無紙化”管理,促進(jìn)管理創(chuàng)新。 1.2檔案信息化管理的內(nèi)容 (1)數(shù)據(jù)資料信息化。應(yīng)用掃描儀、計算機(jī)和把應(yīng)當(dāng)存檔的文件、資料信

2、息等以統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)格式錄入計算機(jī),以備處理。 (2)工作流程信息化。通過專用軟件實現(xiàn)檔案分類、編目和排序,為此首先需要規(guī)范管理流程、確定崗位員工的工作標(biāo)準(zhǔn),減少人為調(diào)控和干預(yù)。為保證文檔一致性,醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)要與檔案管理系統(tǒng)兼容。 (3)檔案檢索信息化。在施行分級檢索制度的前提下,通過醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)可隨時準(zhǔn)確地檢索到所需要的存檔文件、資料、原始記錄、等。 1.3檔案信息化管理的條件 一是需要配備開放式電腦查詢檢索系統(tǒng),向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務(wù)。 二是要加快醫(yī)院局域網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。 三是需要建立檔案用戶信息庫,及時分析、了解用戶對檔案的需求,有針對性地編輯完整的系統(tǒng)檔案信息,提高

3、檔案利用率。 四是要緊緊圍繞中心工作,多角度、多層次、多形式地開展利用宣傳活動。 2 醫(yī)院檔案信息化管理的重要性及必要性 2.1適應(yīng)社會的需要 信息社會日新月異,人們對各種時效性強、具有高價值的檔案信息的需求量越來越大,對利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案資源共享的要求越來越強,對檔案工作服務(wù)信息化的要求也相應(yīng)地越來越高,傳統(tǒng)的檔案管理模式及各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)已不斷受到新的挑戰(zhàn)。 2.2提升檔案管理水平的需要 從總體上來看,醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化程度不高,有些單位還比較落后,這就需要不斷更新管理意識,改革管理方法,運用先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù),提高工作效率,實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化,從根本上提高檔案管理和利用的水平。 2.3確保醫(yī)療事業(yè)可

4、持續(xù)發(fā)展的需要 檔案信息化管理不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才為醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務(wù),而且將會大大提高工作效率,使檔案信息資源得到更加充分的開發(fā)利用,同時可以延長檔案壽命。 1 3 檔案信息化管理需要解決的問題 3.1需要大量資金投入 醫(yī)院檔案信息化的初期建設(shè)需要整體規(guī)劃,包括整個硬件平臺和基礎(chǔ)設(shè)置,如需要投入的設(shè)備就有機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、縮微設(shè)備、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等,還需要進(jìn)行信息的安全防護(hù),這些都需要很大的經(jīng)費投入。另外,這些產(chǎn)品更新?lián)Q代速度快,生命周短,其后續(xù)的維修、更換、升級等也在一定程度上制約了檔案信息化工作的開展。 3.2任務(wù)繁雜,工作量大 醫(yī)院檔案的信息化管理有很多優(yōu)勢,但

5、其工作量并不輕松,檔案的信息化建設(shè)需要完成的工作很多:(1)對現(xiàn)存檔案室的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理,通過掃描縮微等手段,將其轉(zhuǎn)換成電子文件。(2)要利用文檔處理軟件按照標(biāo)準(zhǔn)要求對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行規(guī)范整理,便于檢索利用。(3)要對醫(yī)院職能科室和業(yè)務(wù)科室提供網(wǎng)上利用平臺,搞好遠(yuǎn)程服務(wù)。(4)要采取數(shù)據(jù)備份,數(shù)據(jù)加密,設(shè)置防火墻等多種防護(hù)措施,確保檔案信息安全。(5)要根據(jù)電子信息技術(shù)的不斷完善與進(jìn)步,要對電子文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換升級,使其處于可用狀態(tài)。(6)紙質(zhì)檔案與電子文檔并存,工作量是雙倍甚至是多倍。 3.3難以獲求滿足工作要求的人才 檔案信息化管理要求工作人員要有相適應(yīng)的熟練的計算機(jī)操作技能,有獲取判斷運用

6、信息的能力,要有精通的檔案業(yè)務(wù)知識。那種既會檔案管理、計算機(jī)操作,又懂衛(wèi)生管理的復(fù)合型人才大受歡迎。但檔案部門待遇不高,優(yōu)秀人才難以吸引進(jìn)來,進(jìn)來后又難以留住,冗員又難以消化。 3.4需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)方式 傳統(tǒng)的檔案管理處于一種封閉的環(huán)境下,收集的也只是上級發(fā)來的紅頭文件、科研課題等等,沒有對信息進(jìn)行深層次的開發(fā)和加工,致使應(yīng)變能力不強,競爭力不高。而檔案信息化面對的是遠(yuǎn)程的看不見的,是背靠背的服務(wù),服務(wù)方式是公開的透明的全方位的,服務(wù)質(zhì)量要經(jīng)得起網(wǎng)上的檢驗。這就要求我們要更新服務(wù)理念,拓寬服務(wù)領(lǐng)域,提升服務(wù)質(zhì)量。 4 正視問題所在,加強醫(yī)院檔案信息化的建設(shè) 4.1醫(yī)院檔案信息化的問題所在

7、(1)基礎(chǔ)設(shè)施有待完善。大部分醫(yī)院的局域網(wǎng)建設(shè)還有待完善,有的辦公自動化系統(tǒng)尚未實施,形成不了醫(yī)院檔案專業(yè)體系,檔案信息化管理也由此受到制約。 (2)技術(shù)保障與政策支持不夠。保證電子文件信息安全的技術(shù)措施還有待于相關(guān)、法規(guī)、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)的引導(dǎo),電子文件的法律地位尚未確立。另外信息安全技術(shù)問題也缺乏明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)。 (3)相關(guān)體系規(guī)范有待健全。檔案信息化建設(shè)的前提和必要條件是檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。目前雖然已有一些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范出臺,但還不能滿足檔案信息化快速、有序的。制約著信息交流的范圍和程度,直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。 4.2醫(yī)院檔案信息化的措施 (1)加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。包括軟硬件方面的設(shè)施,即各種機(jī)器設(shè)備、各種檔案自動化處理程序、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)等。 (2)重視人才培養(yǎng)。檔案信息化建設(shè)涉及的技術(shù)性較強,要采用各種措施,培養(yǎng)既掌握檔案管理知識,又通曉計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),又熟悉醫(yī)院業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才,以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。 (3)加強安全管理。一方面要制定嚴(yán)格的檔案信息化安全保密制度,強化從業(yè)人員的安全保密意識和安全防范技能,另一方面要完善檔案管理系統(tǒng)和嚴(yán)密的流程化處理機(jī)制,引入實用的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對策略,