檔案信息化淺談檔案信息化在運(yùn)管稽征中的應(yīng)用與要求

1、檔案信息化：淺談檔案信息化在運(yùn)管稽征中的應(yīng)用與要求在全球?qū)崿F(xiàn)信息化的過程中，政府部門信息化的程度大大地推動(dòng)了各個(gè)領(lǐng)域的信息化和數(shù)字化。信息化工程已經(jīng)成為運(yùn)管稽征工作的重中之重，而作為信息化工程基礎(chǔ)的檔案信息化也日益成熟?？v觀運(yùn)政稽征十年來的發(fā)展史，我們運(yùn)管稽征檔案庫藏門類也相應(yīng)增加了許多新的內(nèi)容。從過去單一的文書檔案逐步過渡到多門類、多載體、多專業(yè)、多領(lǐng)域的真正意義上的綜合檔案；檔案載體從紙質(zhì)發(fā)展為全面錄入的數(shù)字化電子文檔。信息技術(shù)的發(fā)展給檔案管理提出了一系列新課題，為檔案管理工作帶來了新的發(fā)展契機(jī)，也向檔案工作者提出了新的要求。一、檔案信息化在運(yùn)管稽征中的應(yīng)用1、 Lotus辦公自動(dòng)化系統(tǒng)L

2、otus辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，是實(shí)現(xiàn)文書檔案起草、流轉(zhuǎn)、發(fā)文、存檔于一體的信息化工程，是由省交通廳開發(fā)實(shí)施，在全省各地（市）交通局、運(yùn)管處推廣應(yīng)用的文件一體化系統(tǒng)。該系統(tǒng)最大的特點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)了文書檔案的自動(dòng)存檔功能，實(shí)行無紙化操作。該系統(tǒng)的實(shí)施，可以在全省交通系統(tǒng)廳、局、處級(jí)任何一臺(tái)電腦上查閱所需信息，實(shí)現(xiàn)文件資源共享。2、全省運(yùn)管信息平臺(tái)由省運(yùn)管局牽頭組織，各地（市）運(yùn)管處、各縣（市）運(yùn)管所共同實(shí)施的運(yùn)管業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，實(shí)行全省聯(lián)網(wǎng)。公路運(yùn)管業(yè)務(wù)具體分為四大項(xiàng)，分別是客運(yùn)業(yè)務(wù)管理、貨運(yùn)業(yè)務(wù)管理、維修業(yè)務(wù)管理、駕培業(yè)務(wù)管理。通過便民中心交通窗口對(duì)這四項(xiàng)業(yè)務(wù)的受理，把申請(qǐng)人的資料直接輸入電腦，形成了運(yùn)輸業(yè)戶

3、檔案和運(yùn)輸車輛檔案。有了這兩個(gè)業(yè)務(wù)檔案基礎(chǔ)，在全省范圍內(nèi)，只要輸入車輛的業(yè)戶名稱或車輛號(hào)碼，系統(tǒng)均能準(zhǔn)確的提供所有關(guān)于業(yè)戶與車輛的信息，大大的方便了諸如車輛過戶、轉(zhuǎn)籍等業(yè)務(wù)管理的開展。并在此基礎(chǔ)上，逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上填報(bào)、網(wǎng)上審批功能，進(jìn)一步加強(qiáng)運(yùn)管業(yè)務(wù)檔案管理。3、不停車稽查系統(tǒng)這是由省公路局為全省各地（市）公路征費(fèi)檢查站配備的，專門稽查汽車養(yǎng)路費(fèi)繳納情況的系統(tǒng)。該系統(tǒng)的核心是養(yǎng)路費(fèi)車輛數(shù)據(jù)庫即稽征系統(tǒng)的車輛檔案庫。稽查人員在路上巡查時(shí)，通過配置了車載手提電腦、攝像頭等裝備的稽查車輛，攝入各種可能未繳納養(yǎng)路費(fèi)的車輛牌照，通過電腦傳輸在養(yǎng)路費(fèi)車輛數(shù)據(jù)庫中自動(dòng)查找、分析此車輛是否繳納了養(yǎng)路費(fèi)，大大提高

4、了稽查人員的工作效率。二、檔案信息化對(duì)運(yùn)管稽征提出的新要求1、 建立數(shù)字化綜合檔案室數(shù)字檔案室，即電子檔案室、虛擬檔案室、無墻檔案室，是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)、通訊技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建起來的新型檔案管理室。要建立數(shù)字化綜合檔案室，主要要做好以下三點(diǎn)：（1） 繼續(xù)推進(jìn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，加強(qiáng)電子文件歸檔管理。截止2003年底，全市系統(tǒng)內(nèi)擁有計(jì)算機(jī)400臺(tái)，基本上實(shí)現(xiàn)人手一臺(tái)，各級(jí)綜合檔案室都配置了不同類型的計(jì)算機(jī)，使運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理文檔更加普及。在此基礎(chǔ)上，逐步提高檔案信息化管理水平，根據(jù)檔案管理的要求，對(duì)各種不同類型載體的檔案（如：紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案）進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強(qiáng)對(duì)

5、本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并制訂電子檔案管理辦法。（2） 建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)。在系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)。建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。促進(jìn)電子政務(wù)信息化的建設(shè)，促進(jìn)檔案、現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求，采購必要的硬件設(shè)備，為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。進(jìn)一步提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應(yīng)的安全策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性、充分利用。（3）

6、利用數(shù)字檔案的優(yōu)勢(shì)，提高檔案服務(wù)水平。數(shù)字化檔案可利用的最小單位是一個(gè)“字段”，紙質(zhì)檔案則是“一卷（件）”。由此可見，數(shù)字化檔案的優(yōu)勢(shì)在于為檔案需求者提供更準(zhǔn)確、更靈活的服務(wù)。因此，在設(shè)計(jì)“檔案利用”這一環(huán)節(jié)時(shí)，不能被傳統(tǒng)的利用模式所束縛。根據(jù)業(yè)務(wù)科室的要求，制作分門別類的數(shù)據(jù)表格，加強(qiáng)檔案信息建庫入網(wǎng)工作，進(jìn)行模糊查詢，提高檔案利用效率和服務(wù)水平。檔案利用模式適應(yīng)辦公自動(dòng)化和電子政務(wù)建設(shè)的要求，與機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化和電子政務(wù)系統(tǒng)同步建設(shè)，協(xié)調(diào)發(fā)展。爭(zhēng)取將檔案利用信息作為重要信息資源庫納入電子政務(wù)、信息港建設(shè)總格局中。2、全面檔案信息化管理(1)全員性在運(yùn)管稽征系統(tǒng)全面邁入信息高速公路時(shí)期，檔案信

7、息化工程不能僅僅看作一個(gè)單獨(dú)的檔案管理系統(tǒng)，而是一項(xiàng)與辦公自動(dòng)化緊密相連、密切合作的綜合化信息管理系統(tǒng)。檔案管理也不是綜合檔案室一、二個(gè)管理人員的工作，而是全體運(yùn)管征稽人員共同參與、共同完成的龐大科技產(chǎn)物。信息化工程要大力創(chuàng)造整個(gè)系統(tǒng)內(nèi)部職工人人都是檔案管理員，個(gè)個(gè)爭(zhēng)當(dāng)檔案管理員的良好局面。(2)全面性檔案信息化涉及到整個(gè)運(yùn)管稽征系統(tǒng)的方方面面，是一個(gè)集多項(xiàng)管理與責(zé)任的全方位的綜合管理系統(tǒng)。這不僅要求檔案管理全面性，而且要求檔案質(zhì)量全面性，質(zhì)量是目的，管理是保證。從這個(gè)意義上說，質(zhì)量管理是全行業(yè)檔案管理的核心。要把運(yùn)政稽征系統(tǒng)各方面的工作，建立在檔案管理的基礎(chǔ)上，并實(shí)實(shí)在在地為檔案管理服務(wù)。(

8、3)全過程性檔案信息化應(yīng)該包含運(yùn)管稽征工作的整個(gè)過程，其最終的形成亦包括一系列活動(dòng)過程。即文書檔案的起草、轉(zhuǎn)閱、核稿、簽發(fā)、發(fā)文和存檔過程，業(yè)務(wù)檔案的申請(qǐng)、受理、網(wǎng)上填報(bào)和審批過程等等，是整個(gè)系統(tǒng)所有人員集體勞動(dòng)的結(jié)晶。對(duì)整個(gè)過程實(shí)行管理，就要求這一過程中的每一個(gè)階段，每一個(gè)環(huán)節(jié)，每一項(xiàng)具體工作，都要有嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)，以確保檔案管理工作質(zhì)量。3、檔案信息化對(duì)檔案管理人員的要求（1）專業(yè)素質(zhì)要求檔案作為一門獨(dú)立學(xué)科，要求檔案工作者系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和掌握檔案學(xué)概論、檔案管理學(xué)、文書檔案學(xué)、科技檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)等專業(yè)知識(shí)。研究、探索和認(rèn)識(shí)檔案管理的一些帶有普遍性和特殊性的規(guī)律，尤其是對(duì)本單位、本

9、部門的職能、專業(yè)特點(diǎn)和歷史現(xiàn)狀；文件的形成與運(yùn)作；計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)下電子文件的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等都要熟悉與掌握。隨著社會(huì)和科技的進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理模式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)時(shí)代的需求，檔案工作者要在信息化推動(dòng)現(xiàn)代化的大環(huán)境下，努力學(xué)習(xí)掌握辦公自動(dòng)化流程下的文檔一體化管理、檔案保護(hù)技術(shù)等相關(guān)知識(shí)，并結(jié)合運(yùn)管稽征工作的特點(diǎn)，研究解決本行業(yè)專門檔案管理的一系列問題。如我們前面講到的Lotus系統(tǒng)中使用的軟件，就逐步使運(yùn)管稽征檔案走上規(guī)范化、專業(yè)化的有序管理。（2）科學(xué)文化要求學(xué)習(xí)運(yùn)管稽征相關(guān)專業(yè)的一般知識(shí)。不了解這些專業(yè)知識(shí)，就無法使檔案的科學(xué)分類落實(shí)到檔案編制的工作中，科技檔案的系統(tǒng)性、

10、成套性、連續(xù)性也無法體現(xiàn)。學(xué)習(xí)掌握網(wǎng)上辦公自動(dòng)化系統(tǒng)下文檔一體化管理的知識(shí)。信息技術(shù)下辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，為檔案信息資源共享提供了廣闊的平臺(tái)，傳統(tǒng)的檔案管理模式與流程逐漸被網(wǎng)絡(luò)即時(shí)歸檔、機(jī)讀鑒定、轉(zhuǎn)存處理所代替。檔案載體介質(zhì)的變化也不斷更新和豐富，即由紙質(zhì)載體、膠質(zhì)載體和磁體質(zhì)載體發(fā)展到電子檔案和含聲、光、電、磁等多載體、多介質(zhì)檔案。此外，適應(yīng)檔案管理的現(xiàn)代化設(shè)備也日益增多。這就要求檔案管理者要學(xué)會(huì)各種操作技能和處理手段，掌握光盤刻錄、視聽等現(xiàn)代科技知識(shí)，才能得心應(yīng)手地開展各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。（4） 思想道德要求確立正確的人生觀、培養(yǎng)正確的價(jià)值觀。由于檔案工作所產(chǎn)生的效益是潛在的，屬“無形資產(chǎn)”之一，而且又處于二線管理的位置，當(dāng)全社會(huì)都以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心時(shí)，檔案部門往往易被人們所忽視。尤其在以經(jīng)濟(jì)利益為驅(qū)動(dòng)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的今天，檔案部門更容易被人認(rèn)為是安置老弱病殘的清閑之地。這一客觀存在的社會(huì)環(huán)境無疑會(huì)給檔案事業(yè)發(fā)展帶來阻礙與損失。檔案是歷史文明的產(chǎn)物和延續(xù)，是一項(xiàng)屬