檔案管理工作相關制度

1、關于印發(fā)檔案管理工作相關制度的通知各科室（部門）：為更好地適應本公司發(fā)展的需要，進一步提高檔案管理水平，現將檔案整理歸檔制度、檔案的保管、保密制度、公司檔案人員崗位責任制、檔案借閱制度、檔案統(tǒng)計、鑒定和移交制度、檔案利用制度等相關制度印發(fā)給你們，希各科室（部門）參照執(zhí)行。江蘇田娘農業(yè)科技有限公司二00九年一月檔案整理歸檔制度一、本公司建立文件材料的收發(fā)登記、承辦、運轉、借閱及移交等處理制度，并及時辦理，安全保管，隨時提供借閱。二、本公司形成的文件材料由檔案室集中處理。三、實行年度歸檔制度。四、歸檔文件材料能完整、真實反映本公司職能活動，整理有序，方便查找利用。五、文件材料形成的次年三月前后，將

2、其目錄向檔案部門歸檔。有關資料及目錄一并歸檔。六、交接雙方在文件資料目錄上簽字。檔案的保管、保密制度一、本公司檔案室設置必需的檔案專用庫房和柜架，庫房堅固，有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施。二、本公司檔案室應配置溫濕計、去濕機、空調設備和電子計算機等。三、案卷多柜存放的繪制案卷存放示意圖。四、本公司建立全宗卷，積累存儲本公司案卷的立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等材料。五、本公司檔案部門定期組織人員對檔案保管的狀況進行全面檢查，并作記錄，發(fā)現問題要及時向分管領導匯報，采取積極有效措施，保護檔案的安全。六、本公司檔案部門必須貫徹執(zhí)行黨和

3、國家的保密、保衛(wèi)制度，確保檔案和檔案機密的安全。本公司檔案人員崗位責任制一、貫徹上級檔案行政管理部門有關檔案工作的方針、政策和工作規(guī)劃、部署，執(zhí)行檔案工作的法律、規(guī)章和技術標準。二、集中管理本公司檔案。三、負責對本公司文件材料的收集、整理、立卷、歸檔等工作。四、收集與檔案有關的資料。五、開發(fā)檔案信息資源，提供檔案。六、檔案工作人員具備高中以上文化程度，具有檔案專業(yè)知識，保持相對穩(wěn)定。檔 案 借 閱 制 度一、查閱本本公司歸檔的檔案，可以直接到檔案室調閱。二、對各類檔案均按規(guī)定的查閱范圍提供利用，查閱人員要如實說明查檔的目的和內容，符合查閱條件的辦理手續(xù)，方可查閱。三、如摘抄、拍照、復制所查檔案

4、內容，需經檔案管理人員同意，其中涉密內容需抄錄、復制，要經主管領導批準，且只許在檔案室內進行，利用者對其機密內容要負責保密。四、利用者對所借檔案要妥善保管，不準拆卷、抽頁、涂改、圈劃、污損等，如發(fā)現以上情況，要追究責任，嚴肅處理。五、凡借閱檔案，借閱者均須真寫借閱登記，限限歸還。如需繼續(xù)使用，應重新辦理借閱手續(xù)。六、借閱人員退還檔案時，檔案管理人員要認真清點檔案數量，檢查案卷有無損壞，文件是否齊全等。七、利用人員應將利用效果及時向檔案部門反饋，為總結規(guī)律、擴大檔案宣傳積累素材，以更好地提供利用。檔案統(tǒng)計、鑒定和移交制度一、本公司檔案部門應按規(guī)定填寫檔案收進和移出登記簿。二、準確編寫檔案工作情況

5、統(tǒng)計年報，及時上報有關部門。三、根據國家有關檔案保管期限的規(guī)定，制定本公司的保管期限表，定期對檔案進行鑒定，準確地判定檔案的存毀。四、檔案的鑒定工作，應在本公司分管負責人的領導下，由檔案部門和有關業(yè)務部門的人員共同組成鑒定小組，按規(guī)定進行。五、銷毀失去保存價值的檔案須由鑒定小組提出意見，登記造冊，經本公司分管負責人批準后，由二人在指定地點監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。六、本公司檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位。檔案利用制度一、本公司檔案人員要熟悉所藏檔案的情況，主動了解本公司各項工作對利用檔案的需要，積極做好提供利用工作。二、本公司檔案部門必須編制案卷目錄，并根據利用工作的

6、需要編制檔案專題文件目錄等。三、本公司檔案部門應編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字匯編、發(fā)文匯集和專題文件匯集等。四、凡利用者都應按規(guī)定辦理手續(xù)，并慎寫檔案借閱登記簿。五、檔案部門在向利用者提供檔案的同時，應根據需要附一張檔案利用效果登記表，利用工作結束后，由利用者如實填寫，及時交檔案部門存查。電子文件歸檔管理制度一、歸檔范圍凡是反映和記錄本單位公務活動，具有查考利用價值的電子文件，及其相關的支持軟件和數據。參照國家、省、市現行紙質及其他載體文件的歸檔范圍執(zhí)行，并應包括相應的背景信息和元數據。二、歸檔時間電子文檔施行年度歸檔制度，每年度的電子文件整理合格后，于次年的6月底前將電子文件、相

7、關軟件及歸檔電子文件登記表向單位檔案部門移交一套，形成部門保存一套備用。三、歸檔方式 電子文件的歸檔方式包括邏輯歸檔和物理歸檔。歸檔分兩步進行，對實進進行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。在開展電子文件歸檔的初期以物理歸檔為主。四、電子文件的歸檔整理1、歸檔電子文件按江蘇省歸檔文件整理規(guī)則實施辦法的要求，以件為單位進行整理。2、歸檔電子文件應與內容相同的紙質或其他形式載體的文件之間建立準確、可靠的標識關系，一般以檔號為標識符。3、同一全宗內的歸檔電子文件按年度保管期限的方法進行分類，按不同保管期限分別組盤，拷貝到耐久性脫機載體上保存，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保管。4、歸檔電子文件目錄應同時存有機讀目錄和紙質目錄，并同時拷貝到耐久性好的脫機載體上保存。5、存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽。五、電子文件的保管要求歸檔電子文件的保管除應具備紙質檔案一般要法度外，環(huán)境溫度應控制在1727度之間，相對溫度應控制在3545%范圍內