工程監(jiān)理檔案管理制度

1、檔案管理制度（試行）為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效的保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益特制定本規(guī)定。本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。一、公司及各部門、員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)保管、分級(jí)查閱的原則。二、檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)1、公司各部門、項(xiàng)目部指定專人負(fù)責(zé)檔案歸檔管理工作。2、檔案工作由公司領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，綜合部負(fù)責(zé)接收保管，工程技術(shù)檔案由工程部負(fù)責(zé)驗(yàn)收，合格后移交綜合部歸檔，并監(jiān)督各項(xiàng)目部的檔

2、案立卷工作。3、綜合部應(yīng)逐步完善歸檔制度，確保檔案安全和方便利用。三、檔案的管理1、質(zhì)量要求歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。2、文件文書類歸檔內(nèi)容及要求公司與有關(guān)單位的來(lái)往信件、各種協(xié)議書、合同等。公司會(huì)議原始記錄、紀(jì)要和決定（包括發(fā)布的通知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎(jiǎng)懲以及全公司的規(guī)章制度）。公司制訂的計(jì)劃、工作總結(jié)；公司主持召開的各種專業(yè)會(huì)議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件和會(huì)議總結(jié)紀(jì)要；公司各部門的發(fā)文。其他具有保存價(jià)值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗(yàn)材料。外單位直接發(fā)送給公司各部門的抄送信件。要求：

3、歸檔的文件材料，應(yīng)按照自然形成的原則和歸檔要求及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。在一個(gè)卷內(nèi)要按問題或文件形成的時(shí)間，系統(tǒng)地排列。案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明準(zhǔn)確， 按歸檔要求進(jìn)行裝訂。3、技術(shù)資料內(nèi)容及要求：對(duì)在監(jiān)理過程中形成的各種表格、方字、音像載體等，監(jiān)理單位應(yīng)加強(qiáng)管理，設(shè)專人負(fù)責(zé)或有責(zé)任心的兼職負(fù)責(zé)。監(jiān)理單位應(yīng)負(fù)責(zé)匯集整理建設(shè)單位委托的工程范圍的施工監(jiān)理資料。監(jiān)理資料應(yīng)隨施工進(jìn)度及時(shí)按專業(yè)歸類匯集整理；要求字跡清晰、項(xiàng)目齊全、準(zhǔn)確真實(shí)，能反映工程和施工監(jiān)理的實(shí)際情況。監(jiān)理資料不準(zhǔn)有涂改、偽造、抽撤或損失以及造假的現(xiàn)象發(fā)生。資料成果要由總監(jiān)理工程師簽字。歸檔要求：監(jiān)理資料竣工后，應(yīng)按資料歸檔要求整理，并裝訂。工程竣工

4、驗(yàn)收十日內(nèi)，由項(xiàng)目部總監(jiān)理工程師，對(duì)工程監(jiān)理資料審查驗(yàn)收。在工程（合同）完成后一個(gè)月內(nèi)將整理好的資料向公司工程部移交監(jiān)理應(yīng)保存的檔案資料，并辦理移交手續(xù)，經(jīng)工程部審核驗(yàn)收合格后，交公司綜合部歸檔。除監(jiān)理月報(bào)、會(huì)議紀(jì)要中有關(guān)質(zhì)量問題、開工/復(fù)工審批表、工程開工復(fù)工暫停令、質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見、有關(guān)進(jìn)度、質(zhì)量、投資控制的監(jiān)理通知、工程延期報(bào)告及審批、費(fèi)用索賠報(bào)告及審批、合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見、合同變更材料、監(jiān)理工作總結(jié)、質(zhì)量評(píng)估報(bào)告，保存時(shí)間為長(zhǎng)期外，其余均為短期（15年）。各卷資料歸檔內(nèi)容見附表 第一卷：施工合同文件及委托監(jiān)理合同；勘察設(shè)計(jì)文件；監(jiān)理規(guī)劃；監(jiān)理實(shí)施細(xì)則；分包單位資格報(bào)審表

5、；設(shè)計(jì)交底與圖紙會(huì)審會(huì)議紀(jì)要；施工組織設(shè)計(jì)（方案）報(bào)審表。 第二卷：工程開工/復(fù)工報(bào)審表及工程暫停令；測(cè)量核驗(yàn)資料；工程進(jìn)度計(jì)劃；工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件；檢查試驗(yàn)資料；工程變更資料；隱蔽工程驗(yàn)收資料；報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表。第三卷：監(jiān)理工程師通知單；監(jiān)理工作聯(lián)系單；會(huì)議紀(jì)要; 來(lái)往函件。第四卷：監(jiān)理日記；監(jiān)理月報(bào)。第五卷：工程計(jì)量單和工程款支付證書；索賠文件資料：竣工結(jié)算審核意見書。第六卷：質(zhì)量缺陷與事故的處理文件；分部工程、單位工程等驗(yàn)收資料；工程項(xiàng)目施工階段質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等專題報(bào)告；監(jiān)理工作總結(jié)。附：卷內(nèi)資料目錄 第 卷件號(hào)文件材料名稱文件編號(hào)頁(yè)數(shù)備注編制責(zé)任人： 時(shí)間：年 月 日檔案總目

6、錄工程名稱： 共 卷卷號(hào)案卷內(nèi)容卷內(nèi)件數(shù)卷內(nèi)頁(yè)數(shù)起止日期保管期限案卷移出時(shí)間原因 編制責(zé)任人： 時(shí)間： 年 月 日 裝訂：歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長(zhǎng)×寬為297mmX 210mm)。裝盒：將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。檔案盒：檔案盒的外形尺寸為310mmX 210mm(長(zhǎng)×寬)，盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等。封面的填寫采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4紙(

7、長(zhǎng)×寬為297mmX 210mm)。盒脊采用仿宋3號(hào)或4號(hào)字體, 盒脊用紙長(zhǎng)度、寬度與所用盒脊一樣。附：封面檔 號(hào): 仿宋小二號(hào)字體 檔案館號(hào): 工 程 名 稱 （仿宋小初號(hào)字體）案卷題名：（用仿宋小二號(hào)字體） 編制單位： 編制日期： 保管期限： 密 級(jí)： 4、過程管理：屬于公司保管的文檔公司各部門及各項(xiàng)目部的資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作，并在事件結(jié)束后或在每季頭一個(gè)月的十日前將尚需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊(cè)移交綜合部保管，任何人不得據(jù)為己有。屬部門保管的檔案：各分級(jí)保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交綜合部5、監(jiān)督：綜合部根據(jù)各部門上報(bào)的檔案總目錄、預(yù)立卷材料

8、的目錄，進(jìn)行定期或不定期的檢查，來(lái)監(jiān)督各部門及各項(xiàng)目監(jiān)理部檔案的管理工作。6、銷毀：需要報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，銷毀時(shí)應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字。7、在業(yè)務(wù)中對(duì)外簽署的各種經(jīng)濟(jì)合同按合同管理規(guī)定處理。8、借閱：因工作需要借閱文檔的，應(yīng)填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料，確因工作需要外帶的，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)綜合部核準(zhǔn)后，方可帶出，用完后立即歸還。閱檔人對(duì)所借檔案必須妥善保管。不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。四、檔案?jìng)浞葜贫裙舅杏袃r(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。各部門應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。對(duì)存入電腦的資料、檔案，按計(jì)算機(jī)管理辦法管理。備份盤與原盤應(yīng)分開存放，公司的備份盤應(yīng)在公司外保存。五、處理?xiàng)l例有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50500元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任： 1、毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案 2、擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔