管好時(shí)間,提高效率講解

1、管好時(shí)間提高效率有效管理時(shí)間，為自己-為企業(yè)創(chuàng)造更多的價(jià)值世界上最快而又最慢，最長而又最 短，最平凡而又最珍貴，最容易被人忽 視，而又最令人后悔的就是時(shí)間。高爾基在人生中，人最寶貴的財(cái)產(chǎn)就是我們每天所打發(fā) 的時(shí)間，生命的品質(zhì)就在于我們?nèi)绾纬浞掷脮r(shí)間。任何事情的發(fā)生都會與時(shí)間有關(guān)，你的時(shí)間用在什么地方，得到的就是什么東西。（用在工作上、學(xué)習(xí)上、娛樂上,不同的人打發(fā)時(shí)間 的方式不一樣，所獲得的東西也不同。）ZHANGYL2011我們經(jīng)常說的你有時(shí)間嗎?這批產(chǎn)品需要多長時(shí)間生產(chǎn)完?這次會要開多長時(shí)間?你有時(shí)間下午2點(diǎn)來我這里溝通一ZHANGYL2011ZHANGYL2011你什么時(shí)間出差，什么時(shí)間

2、回來?ZHANGYL2011ZHANGYL-2011時(shí)間是一種獨(dú)特的資源我們在每項(xiàng)工作中，每件產(chǎn)品中，都投入共同的 資源時(shí)間時(shí)間面前人人平等。時(shí)間是一切活動中唯一人人 平等的資源（每人都有365天，每天都是24小時(shí)，區(qū)別就是如何利用有限的24 小時(shí)，時(shí)間是平等的，但獲得的結(jié)果卻是不同的）有效地利用了時(shí)間，就是有效地利用了資源（很多企業(yè)正是由于對時(shí)間不夠重視，行動遲緩，從而與商機(jī)失 之交臂，失去發(fā)展機(jī)會）ZHANGYL-20117課程的主要內(nèi)容一、初識時(shí)間管理二*避免時(shí)間浪費(fèi)三提高效率的方法ZHANGYL-2011卜、初識時(shí)間管理匕時(shí)間的獨(dú)特性O(shè)供給毫無彈性。我們無法針對時(shí)間進(jìn)行“開源” O。無

3、法積蓄。我們無法針對時(shí)間“節(jié)流” OO無法取代。是任何活動所不能或缺的基本資源， 時(shí)間是無法取代的。無法失而復(fù)得。一旦喪失，則將永遠(yuǎn)喪失。時(shí)間ZHANGYL-20118不可能失而復(fù)得ZHANGYL-2011#初識時(shí)間管理時(shí)間管理即是自我管理。 時(shí)間管理簡單的定義：一個(gè)盡可能有效地控制和利 用時(shí)間的行動計(jì)劃。 時(shí)間管理要求我們系統(tǒng)地、整體地安排自己的活動。 時(shí)間管理實(shí)際是你把有效的時(shí)間投資于你要成為的 人或你要想做成的事上。ZHANGYL-2011我們是不是越來越覺得時(shí)間不夠用呢？是不是總覺得該做的沒時(shí)間做，可身邊的事又特 別的多，總覺得無法從瑣事中擺脫出來呢？當(dāng)我們上班的時(shí)候，卻總是被這個(gè)人、

4、那件事無 情打擾，我們根本就沒有一段自己獨(dú)立的時(shí)間去思 考我們該想而始終沒時(shí)間想的問題，始終都被陷入 到現(xiàn)在”的瑣事之中。ZHANGYL-201110“時(shí)間不夠支配”是普遍存在于各層 Tai;理者中的一種現(xiàn)象。ZHANGYL201112ZHANGYL2011#調(diào)查表明：各層管理者中，只有1%的管理者感到在正常 的上班時(shí)間內(nèi)能夠做完職責(zé)內(nèi)的一切工作。（那就是一 百位管理者中，就有九十九位需要設(shè)法改進(jìn)時(shí)間管理技 能。在日常的工作中，真正的問題不是時(shí)間，而是時(shí)間的 管理。由于對時(shí)間管理不佳，致使時(shí)間成為一種問題。11ZHANGYL2011應(yīng)該如何面對 時(shí)冋而逐行 自 彩勞型以，顯克月狂討冋的泯或呢？

5、建立正確的時(shí)間觀念培養(yǎng)跨越時(shí)間陷阱的技能ZHANGYL2011#二、避免時(shí)間浪費(fèi)每個(gè)人的一生，計(jì)量起來，不過是三萬天左右的時(shí)間, 聽起來很讓人恐慌。但是，另一方面，我們卻在揮霍著 這有限的每一天。浪費(fèi)時(shí)間就等于浪費(fèi)企業(yè)的財(cái)富。慣%絹臨黯自己的生活和工作拋開不良的習(xí)ZHANGYL-2011避免時(shí)間浪費(fèi)探索時(shí)間陷阱（浪費(fèi)時(shí)間的各種因索）時(shí)洶浪費(fèi)在哪里?分組討論：請按嚴(yán)重性高低的次序盡量地列舉你自 己所遭遇的各種時(shí)間陷阱，每組總結(jié)出十種，選一發(fā) 言人上臺交流）ZHANGYL-201114時(shí)間浪費(fèi)在哪里?ZHANGYL-2011避免時(shí)間浪費(fèi)時(shí)間的陷阱外生陷阱：由他人所引起的時(shí)間浪費(fèi)因素。例如：供解決問

6、題的材料不齊全；員工出現(xiàn)問題；會議；來訪 者；電話；溝通欠佳；領(lǐng)導(dǎo)問題.內(nèi)生陷阱：由于自己所引起的時(shí)間浪費(fèi)因素。例如：不切實(shí)際的時(shí)間估計(jì)；拖延；不好意思拒絕他人的請托; 事必躬親；在同一時(shí)間想做太多的事；只授予下屬責(zé)任，但不 授予權(quán)力ZHANGYL-201116避免時(shí)間浪費(fèi)不輪是外部陷阱還是內(nèi)部陷阱，追索起來自 己的因素很大，所以“在有效的時(shí)間運(yùn)用上, 我們的敵人原來是自己”,因此，時(shí)間管理 就是自我管理。管理者要做好時(shí)間使用狀況記錄，以客觀的衡量自己運(yùn)用時(shí)間的情況(把你每天做得事所用的時(shí)間記錄下來.)ZHANGYL-2011時(shí)間管理小實(shí)驗(yàn)：實(shí)驗(yàn)一：廣口瓶，石塊、小石子沙子實(shí)驗(yàn)二：選4個(gè)人站起

7、來，按講師的要求蒙 上眼睛一分鐘，自己感覺一分鐘到了就 坐下。ZHANGYL-201119分享:實(shí)驗(yàn)一:K要清楚地知道哪些是工作中的“大石塊”；2、如果不是先放“大石塊，”它再也放不進(jìn)去了;3、切切記住先去處理這些“大石塊” o實(shí)驗(yàn)二:自己對時(shí)間的感覺會影響自己對時(shí)間的使用效率。19ZHANGYL-2011怎樣避免浪費(fèi)時(shí)ZHANGYL-201120避免時(shí)間浪費(fèi)時(shí)間管理的原則之一：80/20原則所謂80/20原則，是指在一群事務(wù)中屬于 “重要的少數(shù)”的只占20%,而屬于“瑣碎 的多數(shù)”的則占80。占20%的“重要的少數(shù)”事務(wù)，則能獲得80%的成效;ZHANGYL-201122占80%的“瑣碎的多

8、數(shù)”事務(wù)的處理，則最 多只能產(chǎn)生20%的成效。（抓西瓜還是抓芝麻）21ZHANGYL-2011避免時(shí)間浪費(fèi)時(shí)間管理的原則之二：第二象限工作法第一象限緊急 重要（急） 不屬于時(shí)間営理范畸 不能常出現(xiàn)這樣的問題第二象限不緊急 重要（重） 主要工作（80%）第三象限緊急不魚要（輕）第四象限不緊急不重要（緩）緊急不緊后二不車 要ZHANGYL-201122避免時(shí)間浪費(fèi)合理的將自己的工作按緊急和重要程度劃分到不同的象限中先做或者將大部分時(shí)間和精力用于做屬于第二象限的工作不要被第三象限中一些工作的假象所迷惑，你沒有你想象的那么重 要，有的工作可讓別人去做，你的重要性在于你去處理第二象限的 工作根據(jù)第二象限

9、的工作制訂計(jì)劃（排除一些瑣碎事的干擾）80%的時(shí)間做第二象限的工作，20%的時(shí)間做其它象限的工作。ZHANGYL-201123避免時(shí)間浪費(fèi) 定期進(jìn)行“時(shí)間使用審計(jì)”檢查時(shí)間使用的情況，不是詳細(xì)分析管理者如何花費(fèi)每一分 鐘，而是把重點(diǎn)放在分析自己的工作項(xiàng)目是否有效并按時(shí)完成。管理者需要經(jīng)常問：“根據(jù)上級主管對我的期望，我的工作 的總體目標(biāo)是什么？對我來說，最需要優(yōu)先完成的工作是什么？ 妨礙我們團(tuán)隊(duì)工作效率的主要障礙是什么？ ”。參加會議會占用管理者很多時(shí)間，要問：“這些會議是否值 得參加？ ”這一系列的提問都是幫助管理者來優(yōu)化自己的時(shí)間管理，把 浪費(fèi)時(shí)間的問題找出來，從而提高自己的效率。改變拖延

10、陋習(xí)，今日事今日畢。ZHANGYL-201124三、提高效率的方法時(shí)間管理的構(gòu)成要素:1、分析工作任務(wù)2、安排工作順序3、合理授權(quán)4、處理文案5、應(yīng)對會談（會議、交流溝通）6、控制費(fèi)時(shí)活動7、利用空閑時(shí)間根據(jù)這七要素理出時(shí)間管理的計(jì)劃，管好自己的時(shí)間。ZHANGYL-2011提高效率的方法分析工作任務(wù)：了解你的工作目標(biāo)，編制時(shí)間表和評估 你的時(shí)間安排工作安排順序：確定優(yōu)先任務(wù)，按緊急、重要程度劃分 等級；采用日志法（如掛圖法、日記法、即時(shí)貼法）； 列任務(wù)清單合理授權(quán)：該下屬干的事，不能代替處理文案：文件擺放有序（不用的東西扔掉，不扔掉的東 西分門別類保管好。）、高效閱讀（文件按：立即處理、 記

11、錄信息、合理處置分別處理）、接聽電話也需得當(dāng)處 JwLgYL-201 126ZHANGYL-201128提高效率的方法應(yīng)對會談（會議、溝通）：主要是將面對面的溝通， 約定時(shí)間、約定時(shí)限；事先界定目標(biāo)（事先溝通）， 說話開門見山；設(shè)立窗口時(shí)間（開放的時(shí)間，非窗口 時(shí)間是封閉的）控制費(fèi)時(shí)活動：如：解決別人的問題時(shí)，要點(diǎn)明問題、 指出辦法、提供答案；再如:正在處理緊急或重要問 題時(shí)顧不上談話，先說“不”,以后說“是”利用空閑時(shí)間：一天的工作結(jié)束后，需要放下工作， 享受生活，消除壓力、放松身心、保持平衡（努力工 作，盡情娛樂）ZHANGYL201127提高效率的方法定完蠶能11器輪鍵在于會不會制工作計(jì)

12、劃就是為自己制定一個(gè)工作時(shí)間表:某年某月某日要做什么事；哪些事先做，哪些事后作；哪段時(shí)間內(nèi)以哪些事為重點(diǎn)；安排哪些時(shí)間做什么事等等。ZHANGYL-2011#提高效率的方法學(xué)會診斷自己的時(shí)間浪費(fèi)在什么地方，對癥下藥，合 理科學(xué)地利用好每一分鐘。用以下問題檢測對時(shí)間的借理是否科學(xué)合理有效：1、是否做了一件或幾件完全無效的事情？2、是否做了一件浪費(fèi)別人時(shí)間的事情？3、是否出席了完全是浪費(fèi)時(shí)間的會議？4、是否做了許多無任何意義的工作？5、是否將可以授權(quán)委托別人的事獨(dú)攬了P29ZHANGYL-2011提高效率的方法美國的管理學(xué)家唐納德C伯納姆在他的名著 提高生產(chǎn)效率中提出了提高效率的三原則當(dāng)你處理任何

13、工作時(shí)必須自問:能不能取消它？能不能與別的工作合并？能不能用簡便的東西代替它？這三個(gè)原則對我們管理時(shí)間來說，都是可以借 鑒的。ZHANGYL-201131提高效率的方法對于主管人員來說：判斷什么是重要的事要比親自處理 可能更重要建議這樣來做，將工作分成三等份:一是非自己處理不可的要事； （用一天栢神最好的時(shí)間用來做） 二是非自己處理不可的瑣事； （利用一些空檔時(shí)間處理）三是可以請別人協(xié)助的事（不管是要事或是瑣事）O（要先區(qū)別哪些人能協(xié)助你去處理這些事，讓合適的人去做，騰出你的時(shí)間 做自己該做的事）所以，主管要學(xué)會的第一件事：是判斷什么事必須自 己處理。31ZHANGYL-2011案例：美國伯利

14、恒鋼鐵公司總裁査理斯舒瓦普與效 率專家艾維利的一次咨詢會見總裁舒瓦普說他自己懂得如何管理，但事實(shí)上公司不盡如人意。他說：“應(yīng)該做什么，我們自己是清楚的。如果你能吿訴我們?nèi)魏胃玫貓?zhí)行計(jì)劃， 我聽你的，在合理范圍內(nèi)價(jià)錢由你定。”效率專家艾維利說可以在10分鐘內(nèi)給舒瓦普一樣?xùn)|西，這東西可使他的公 司的業(yè)績提高至少50%.艾維利遞緇舒瓦普一張空白紙，說：“在這張紙上寫下你明天耍做的最重 要的六件事。"過了一會又說：“你要根據(jù)每件事的重要程度排岀次序來?！?這花了大約5分鐘。艾維利翳說：“現(xiàn)在你把這張紙放進(jìn)口袋。明天早I二你把這張紙條拿出 來，著手辦專一件事，直至完成為止。然后用同樣方法對待

15、第二件事，第三 件事直到你下班為止。如果你只做完第一件事情，那不要緊。你總是開 始做著最車要的事情了。”艾維利又說：“每一天你都要這樣做。你對這種 方法的價(jià)值深信不疑之后，叫你公司的人也這樣干。這個(gè)來驗(yàn)?zāi)銗圩龆嗑镁?做筍久，然后給我寄支票來，你認(rèn)為值多少就給我多少整個(gè)會見不到半 個(gè)軸頭。幾個(gè)星期之后，舒瓦普給咳維利寄去一張25萬美元的支票，還有一 封信。信上說那是他一生中最有價(jià)值的一課。五年之后，這個(gè)當(dāng)年不為人知的小鋼鐵廠一躍成為世界上最大的獨(dú)立鋼鐵廠。ZHANGYL-201132為什么說是一生中最有價(jià)值的一課？實(shí)際上，針對這個(gè)案例乙管理界已經(jīng)總結(jié)和提煉出了相應(yīng)的更 完備的時(shí)間管理法則：6件竝

16、則；要事法則；15分鐘法則o 昭事法則：1天中選擇6件最重要的事情，其它事情先暫時(shí)放放。o要事法則： 把6件事中最重要最急的事情放在首位做。o 猝鐘法則：每天下班前抽出15分鐘做好明天的“6件事”和“要按照時(shí)間管理的法則，長此堅(jiān)持下去，效率就能成倍提升。所以，專家給了總裁時(shí)間管理的方法是一生中最有價(jià)值的一課。ZHANGYL-201133送你一張：工作時(shí)間表姓名：日期08： 0009： 0010: 0011: 0012: 0013: 0014: 0015: 0016: 0017: 0018： 0019: 0020： 00今天的活動必須做的：應(yīng)該做的:可做可不做的:備注:ZHANGYL-20113

17、4切記："巧著龍帥 你運(yùn)用時(shí)間管理工具變成習(xí)慣了， 時(shí)間管理最大的難題是習(xí)慣，一個(gè)人的習(xí)慣太難改了！ 時(shí)間管理是率統(tǒng)跑、整侏的，要從各種時(shí)間陷阱中擺脫出來，不 要人為的把父坯時(shí)間切不、切碎。 全盤的系純思考和安排工作，每天、每周、每月的計(jì)劃清晰，進(jìn) 度要求可射。 珍憤分金秒秒，效臺含奩金秒中，不僅要有時(shí)間觀念，更要關(guān)注 時(shí)簡必橫用效率，更為蔽承高效的人。 用對時(shí)間，做對事。ZHANGYL-2011從!開好會議35會議是業(yè)務(wù)的關(guān)鍵一環(huán)，全世界每天要開千 百萬次會議。你怎樣對會議進(jìn)行改進(jìn)，提高你的會議組織能力，使會議開得高效成功，至關(guān)重要。開會是學(xué)習(xí)的機(jī)會和平臺。ZHANGYL-2011

18、36會多人聚合在一起議表陰意見的言論iIZHANGYL201138ZHANGYL2011#37ZHANGYL2011這些問題需要開會嗎？為什么？問題一：明天生產(chǎn)任務(wù)重，預(yù)計(jì)要加班到晩上十點(diǎn)。 問題二：臨近年終，需要各主管討論2012年的工作打算。問題三：公司準(zhǔn)備組織一個(gè)晩會，每個(gè)單位出一個(gè)節(jié)目， 內(nèi)容形式不限。問趕四：最近兩批產(chǎn)品有質(zhì)量問題，需要車間、班組引 危重視，并找出存在的問題。問題五：公司召開了總經(jīng)理大舍，布置了今年的工作任 務(wù)，晶總經(jīng)理簽訂了目標(biāo)衽務(wù)書。各部門、車間的 任務(wù)要分解落實(shí)。ZHANGYL2011#開會耍花費(fèi)寶貴的時(shí)間和金錢， 故而會議耍在冇必婆時(shí)才開， 并II要開得簡觀有

19、效ZHANGYL-2011會議的類型資訊會議O資訊及政策傳達(dá)更新O業(yè)績狀況決策會議O設(shè)定目標(biāo)。解決問題ZHANGYL-201140如何讓會議有效率1事先準(zhǔn)備議程選擇適當(dāng)?shù)呐c會者（與會者要對會議有貢獻(xiàn)）開場即陳述會議目的管理好會議的時(shí)間O在浪費(fèi)時(shí)間和急忙倉促之間找到一個(gè)平衡點(diǎn)；控制會議進(jìn)程O避免偏離主題，鼓勵(lì)較被動的與會者發(fā)言，控制一些 有意主導(dǎo)會議的人，制止會議中打岔的人；作出總結(jié)O重復(fù)會議的目標(biāo)，作出的結(jié)論以及同意采取的后續(xù)行 動；41如何讓會議有效率所謂有效的會議是指目標(biāo)在最短的時(shí)間ZHANGYL-2011內(nèi)達(dá)成，并讓與會者感到滿意。O達(dá)成會議的目標(biāo)O使用最少的時(shí)間O與會者皆大歡喜ZHANGYL-201142做好會議評量提升會議成效;.會議評量時(shí)需思考的問題O這個(gè)會議的目標(biāo)達(dá)成程度如何？沒有達(dá)成；部分達(dá)成；完全達(dá)成O這個(gè)會議達(dá)成你個(gè)人目標(biāo)的程度如何P沒有達(dá)成；部分達(dá)成；完全達(dá)成O會議中的哪些部分對你最有幫助？O會議中的哪些部分對你