用友t3使用說(shuō)明書(shū)

1、第一章 采購(gòu)、 采購(gòu)訂單（ 一 ） 操作步驟當(dāng)與供貨單位簽定采購(gòu)意向協(xié)議時(shí)， 可以將采購(gòu)協(xié)議輸入計(jì)算機(jī)， 并打印出來(lái)報(bào)采購(gòu)主管審 批。1. 在進(jìn)入采購(gòu)管理系統(tǒng)主選單后，用鼠標(biāo)單擊【訂單】下的【采購(gòu)訂單】或按下 Alt+O 鍵，用光標(biāo)移動(dòng)鍵J選擇【采購(gòu)訂單】，即可輸入采購(gòu)訂單。屏幕顯示采購(gòu)訂單格式。2. 用鼠標(biāo)單擊工具欄的增加按鈕或按下 F5 快捷鍵，增加一張采購(gòu)訂單。輸入采購(gòu)訂 單表頭各項(xiàng)內(nèi)容。輸入采購(gòu)訂單編號(hào)、訂單日期、供貨單位等項(xiàng)。 如果該訂貨業(yè)務(wù)需要對(duì)方單位開(kāi)具增值稅抵扣發(fā)票，那么應(yīng)該輸入稅率。3. 按F12功能鍵可以從單據(jù)表頭進(jìn)行標(biāo)題，或用鼠標(biāo)單擊表體位置或單擊工具欄的增行按鈕或按下

2、Ctrl+I 快捷鍵，增加一行訂單貨物。 輸入采購(gòu)訂單表體各項(xiàng)內(nèi)容。如：貨物編 號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額等項(xiàng)。提醒： 在填制采購(gòu)訂單時(shí)，單擊鼠標(biāo)右鍵可查存貨現(xiàn)存量。用戶如果在存貨檔案中設(shè)置了最高進(jìn)價(jià)，在【設(shè)置】_【選項(xiàng)】中對(duì)“最高進(jìn)價(jià)控制口令”參數(shù)錄入了口令，那么當(dāng)采購(gòu)的貨物進(jìn)價(jià)高于最高進(jìn)價(jià)時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)報(bào)警。4. 如果單據(jù)輸入有錯(cuò)誤，可以用鼠標(biāo)單擊要修改的數(shù)據(jù)項(xiàng)或用Tab 、 Shift+Tab 鍵移到要修改的數(shù)據(jù)項(xiàng)，直接輸入要修改的數(shù)據(jù)。5. 單據(jù)輸入正確后，必須用鼠標(biāo)單擊工具欄的保存按鈕或按下F6 快捷鍵，保存當(dāng)前輸入的訂單。6. 訂單存盤后，用鼠標(biāo)單擊工具欄的預(yù)覽按鈕可查看并設(shè)置打印格式，退

3、出后按打印按鈕或按下 Ctrl+P 快捷鍵，可將設(shè)計(jì)好的訂單打印出來(lái)，交由供貨單位進(jìn)行確認(rèn)。7. 如果不想保存當(dāng)前輸入的訂單，可以用鼠標(biāo)單擊工具欄的放棄按鈕，放棄該訂單。8. 在保存訂單后，如果發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)有錯(cuò)，或該訂單執(zhí)行過(guò)程中需要調(diào)整，可以用鼠標(biāo)單擊工 具欄的修改按鈕修改訂單。9. 繼續(xù)按上述步驟輸入其它訂單，當(dāng)一批訂單輸入完后，用鼠標(biāo)單擊工具欄退出按鈕 結(jié)束輸入采購(gòu)訂單。. 如果企業(yè)要按部門進(jìn)行采購(gòu)考核，必須在 部門欄輸入部門；. 如果企業(yè)要按業(yè)務(wù)員進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)考核，必須在 業(yè)務(wù)員 欄輸入業(yè)務(wù)員名稱或編碼；. 已審核、已關(guān)閉的訂單不能修改、刪除。提醒： 參照輸入：在輸入采購(gòu)類型、部門、業(yè)務(wù)員

4、、供貨單位、存貨編號(hào)、運(yùn)輸方式、備注等項(xiàng)目時(shí)，按 F2 鍵或雙擊鼠標(biāo)左鍵，可以參照輸入這些數(shù)據(jù)。帶參參照可以縮小參照數(shù)據(jù)范圍，即先輸入數(shù)據(jù)編碼、 代碼或名稱的任何幾個(gè)字， 然后再參照。 舉例：在存貨欄中輸入 “0101”，再按 F2 鍵或用鼠標(biāo)點(diǎn)擊參照按扭，則參照界面列示的是只含有“0101”的存貨，且無(wú)論“0101”處在存貨編碼、代碼和名稱的什么位置。10. 表頭【訂金】項(xiàng)為不可再錄入，只能根據(jù)預(yù)付訂金反寫。采購(gòu)訂單保存后，點(diǎn)擊【訂金】 按鈕，彈出訂金窗口，輸入數(shù)據(jù)確定。（ 二 ） 各欄目說(shuō)明訂單編號(hào)：系統(tǒng)按自動(dòng)加 1 給出一默認(rèn)編號(hào)，可修改，如重號(hào)，提請(qǐng)修改。訂單日期：訂單的編制日期。自動(dòng)

5、取系統(tǒng)當(dāng)前日期，可以修改。 供貨單位：必須輸入，可以參照輸入?？梢暂斎刖幪?hào)，也可以輸入名稱。提示：供應(yīng)商檔案中停用日期字段非空的供應(yīng)商， 不能用于新增單據(jù)。 但老業(yè)務(wù)可以做完， 如供應(yīng) 商停用后，還有未執(zhí)行的訂單，此張訂單可以繼續(xù)執(zhí)行。部門：可輸可不輸，可以參照輸入。如果先輸入供應(yīng)商后，自動(dòng)帶出供應(yīng)商檔案中的分管 部門，可以修改。業(yè)務(wù)員：輸入負(fù)責(zé)該訂單的采購(gòu)業(yè)務(wù)員。可以參照。如果先輸入供應(yīng)商后，自動(dòng)帶出供應(yīng) 商檔案中的專營(yíng)業(yè)務(wù)員，可以修改。！提醒：如果先輸入部門再參照業(yè)務(wù)員檔案，系統(tǒng)只給出該部門的業(yè)務(wù)員。 到貨地址：輸入供應(yīng)商編號(hào)后，自動(dòng)帶出供應(yīng)商檔案中的到貨地址。允許修改。 運(yùn)輸方式：輸入供

6、應(yīng)商編號(hào)后，自動(dòng)帶出供應(yīng)商檔案中的運(yùn)輸方式。允許修改。 付款條件：輸入供應(yīng)商編號(hào)后，自動(dòng)帶出供應(yīng)商檔案中的付款條件。允許修改。運(yùn)費(fèi)、訂金：可輸可不輸。賬期管理： 可以手工輸入賬期管理編碼 / 名稱或參照賬期管理檔案， 取賬期管理檔案名稱。 允許修改。 支持模糊參照。低版本升級(jí)上來(lái)的賬套，如果沒(méi)有對(duì)應(yīng)的賬期檔案，此字段為空 值。如果有對(duì)應(yīng)賬期檔案，顯示為賬期檔案名稱。到期日：字段類型為日期型，默認(rèn)取單據(jù)日期，然后根據(jù)錄入的各項(xiàng)條件，進(jìn)行計(jì)算。提示：如果只錄入賬期管理，則取單據(jù)日期 +賬期管理計(jì)算到期日。升級(jí)客戶，上述單據(jù)系統(tǒng)自 動(dòng)補(bǔ)填“賬期管理” “到期日”字段值，計(jì)算依據(jù)：按單據(jù)日期+舊數(shù)據(jù)中

7、信用期限。“賬期管理”和“到期日”字段要能夠在單據(jù)之間實(shí)現(xiàn)傳遞，以下游單據(jù)日期為基礎(chǔ)根據(jù) 上游單據(jù)賬期計(jì)算到期日。默認(rèn)不顯示。一張參照多張時(shí)， 只攜帶第一張單據(jù)賬期管理和到期日信息。入庫(kù)單參照采購(gòu)訂單、入庫(kù)單參照入庫(kù)單、 入庫(kù)單參照采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)發(fā)票參照采購(gòu)訂單，采購(gòu)發(fā)票參照入庫(kù)單，采購(gòu)發(fā)票參照采購(gòu)發(fā)票。存貨編號(hào)：輸入采購(gòu)貨物的編號(hào)，必須輸入，可以參照輸入。同一張采購(gòu)訂單可以輸入編 號(hào)相同的存貨，包括自由項(xiàng)相同。存貨名稱、規(guī)格型號(hào)：由貨物編號(hào)決定，這里只是顯示。提示：存貨檔案中停用日期字段非空的存貨，不能用于新增單據(jù)。計(jì)量單位輔計(jì)量單位：從存貨檔案帶入，不能修改。自由項(xiàng)：采購(gòu)訂單的自由項(xiàng)為可輸

8、可不輸項(xiàng)，其他采購(gòu)類單據(jù)為必輸項(xiàng)。數(shù)量件數(shù)：數(shù)量必須錄入，必須大于0，有輔計(jì)量單位的存貨才有件數(shù)。幣種匯率：如訂單上有外幣，應(yīng)輸入訂單上的幣種，匯率自動(dòng)折算出外幣金額。單價(jià)：根據(jù)實(shí)際情況輸入。金額：可以由數(shù)量 * 單價(jià)計(jì)算出，也可以直接輸入。稅率：根據(jù)實(shí)際情況輸入，可輸可不輸。稅額：不必錄入，計(jì)算得出，稅額 =金額 *稅率。價(jià)稅合計(jì)：不必錄入，計(jì)算得出，價(jià)稅合計(jì)=金額 +稅額。狀態(tài)：分為 3個(gè)狀態(tài)。 1.輸入狀態(tài)： 沒(méi)有確認(rèn)之前訂單都處于輸入狀態(tài)； 2.審核執(zhí)行狀態(tài)： 表示訂單已經(jīng)成為正式協(xié)議或合同， 訂單的貨物正在到貨入庫(kù)過(guò)程中； 3. 關(guān)閉狀態(tài)， 訂單貨 物全部到貨或訂單不能繼續(xù)執(zhí)行。項(xiàng)目

9、、項(xiàng)目大類： 可以手工錄入也可參照錄入的項(xiàng)目大類的編碼及所屬的項(xiàng)目目錄的編碼， 系統(tǒng)自動(dòng)帶出項(xiàng)目大類名稱和項(xiàng)目名稱， 并進(jìn)行合法性檢查。 參照時(shí)， 點(diǎn)擊項(xiàng)目欄的參照按 扭，在彈出的參照窗中先選擇項(xiàng)目大類， 再選擇所屬的項(xiàng)目， 確認(rèn)后， 系統(tǒng)自動(dòng)將所選擇的 項(xiàng)目大類名稱和項(xiàng)目名稱帶入項(xiàng)目大類和項(xiàng)目欄中。請(qǐng)參見(jiàn)如何使用項(xiàng)目參照。提示：所有基礎(chǔ)檔案的參照提供帶參參照的功能。 即如果輸入 北京'再參照應(yīng)將所有包括 北京'， 無(wú)論北京'在什么位置均可參照出來(lái)。二、采購(gòu)入庫(kù)單采購(gòu)入庫(kù)單是根據(jù)采購(gòu)到貨簽收的實(shí)收數(shù)量填制的單據(jù)。 該單據(jù)按進(jìn)出倉(cāng)庫(kù)方向劃分為： 入 庫(kù)單、退貨單；按業(yè)務(wù)類

10、型劃分為：普通業(yè)務(wù)入庫(kù)單。采購(gòu)入庫(kù)單可以直接錄入，也可以由 采購(gòu)訂單或采購(gòu)發(fā)票產(chǎn)生。在實(shí)際工作中，用戶可根據(jù)到貨清單直接在計(jì)算機(jī)上填制采購(gòu)入庫(kù)單（即前臺(tái)處理） ，也可 以先由人工制單而后集中輸入（即后臺(tái)處理） ，用戶采用哪種方式應(yīng)根據(jù)本單位實(shí)際情況， 一般來(lái)說(shuō)業(yè)務(wù)量不多或基礎(chǔ)較好或使用網(wǎng)絡(luò)版的用戶可采用前臺(tái)處理方式， 而在第一年使用 或人機(jī)并行階段，則比較適合采用后臺(tái)處理方式。（ 一 ） 操作流程1. 填制采購(gòu)入庫(kù)單。 如果采購(gòu)入庫(kù)貨物是根據(jù)采購(gòu)訂單產(chǎn)生，那么可以用復(fù)制原采購(gòu)訂單方法填制入庫(kù)單； 如果采購(gòu)發(fā)票先收到并且已輸入計(jì)算機(jī)，那么入庫(kù)單可以用復(fù)制原采購(gòu)發(fā)票的方法填制； 如果本次入庫(kù)的貨物

11、以前已有相同的入庫(kù)單，那么可以用復(fù)制以前入庫(kù)單的方法填制。2. 如果啟用了庫(kù)存管理系統(tǒng)，由倉(cāng)庫(kù)管理員審核確認(rèn)入庫(kù)單，否則可以由采購(gòu)人員審核。3. 交給采購(gòu)結(jié)算會(huì)計(jì)進(jìn)行結(jié)算處理?；蛘咴诓少?gòu)入庫(kù)單生成發(fā)票并直接結(jié)算。4. 查詢各入庫(kù)單的實(shí)際入庫(kù)成本。凡是審核過(guò)的入庫(kù)單本系統(tǒng)不能再修改。 因此審核必須認(rèn)真仔細(xì)。 如果沒(méi)有啟用庫(kù)存管理 系統(tǒng)，并且企業(yè)管理不要求嚴(yán)格，那就可以不審核入庫(kù)單。采購(gòu)發(fā)票與入庫(kù)單可以分次結(jié)算，即入庫(kù)單的一條記錄可多次與采購(gòu)發(fā)票結(jié)算。 采購(gòu)入庫(kù)單成本批量入庫(kù)界面增加存貨編碼、規(guī)格型號(hào)兩列的字段 。（ 二 ） 各欄目說(shuō)明倉(cāng)庫(kù)：必須輸入，可以參照輸入，輸入單據(jù)體的存貨后，倉(cāng)庫(kù)不能修改

12、，除非刪除表體的 各貨物行數(shù)據(jù)。提示：如果在倉(cāng)庫(kù)檔案權(quán)限設(shè)置中定義了某一倉(cāng)庫(kù)對(duì)應(yīng)的存貨分類或存貨， 在參照錄入表體 存貨時(shí)則只顯示該倉(cāng)庫(kù)所對(duì)應(yīng)的存貨；否則，則顯示所有屬性為外購(gòu)'的存貨。入庫(kù)單號(hào)：系統(tǒng)按最大編號(hào)加 1 給出一默認(rèn)編號(hào)，可修改。若在【設(shè)置】 - 【選項(xiàng)】中選 擇手工編號(hào)，出現(xiàn)重號(hào)時(shí)提請(qǐng)修改，若選擇自動(dòng)編號(hào)，系統(tǒng)按規(guī)則取一新號(hào)直接保存。提示： 如果， 計(jì)算機(jī)的自動(dòng)編號(hào)與您的手工編號(hào)不一致，您也可以保留機(jī)器的自動(dòng)編號(hào)，利用單據(jù)的一個(gè)自定義項(xiàng)設(shè)置成“人工入庫(kù)單號(hào)” 。入庫(kù)日期：計(jì)算機(jī)自動(dòng)取操作日期，可以修改，不能為空。 發(fā)票號(hào)：在錄入采購(gòu)入庫(kù)單界面，如果您錄入發(fā)票號(hào)，系統(tǒng)檢查該

13、發(fā)票號(hào)是何存在，如果 存在，自動(dòng)將該發(fā)票的信息拷貝到采購(gòu)入庫(kù)單上。訂單號(hào)：可輸可不輸，可以參照錄入，但只能參照已審核、未關(guān)閉的訂單。輸入的訂單號(hào) 必須是已有采購(gòu)訂單編號(hào)。入庫(kù)單上有訂單號(hào)，才可以統(tǒng)計(jì)訂單執(zhí)行情況。提醒：如果先輸入了供貨單位， 那么訂單號(hào)只參照該供貨單位的訂單號(hào)， 以便縮小選擇范圍， 加快輸入速度。供貨單位：必須錄入，可以參照錄入，可以帶參參照；根據(jù)采購(gòu)訂單填制的入庫(kù)單，供貨 單位不能修改；根據(jù)發(fā)票編制的入庫(kù)單，可以修改為發(fā)票上的供貨單位的下級(jí)供貨單位。提示：供應(yīng)商檔案中停用日期字段非空的供應(yīng)商， 不能用于新增單據(jù)。 但老業(yè)務(wù)可以做完， 如供應(yīng) 商停用后，還有未執(zhí)行的訂單，此張訂

14、單可以繼續(xù)執(zhí)行。采購(gòu)部門：可輸可不輸，可以參照錄入。如果不輸入采購(gòu)部門，則不能進(jìn)行采購(gòu)部門方面 的統(tǒng)計(jì)。如果先輸入供應(yīng)商后，自動(dòng)帶出供應(yīng)商檔案中的分管部門，可以修改。業(yè)務(wù)員： 可輸可不輸， 可以參照錄入。 如果不輸入業(yè)務(wù)員， 則不能進(jìn)行業(yè)務(wù)員方面的統(tǒng)計(jì)。 如果先輸入供應(yīng)商后，自動(dòng)帶出供應(yīng)商檔案中的專營(yíng)業(yè)務(wù)員，可以修改。提醒： 如果先輸入部門再參照業(yè)務(wù)員檔案，系統(tǒng)只給出該部門的業(yè)務(wù)員。 采購(gòu)類型：可以不錄入，可以直接錄入采購(gòu)類型碼，也可以參照錄入。如果不輸入采購(gòu)類 型，則不能進(jìn)行采購(gòu)類型方面的統(tǒng)計(jì)。入庫(kù)類別：可以不錄入。入庫(kù)類別，是為了庫(kù)存管理 、核算系統(tǒng)對(duì)貨物出入庫(kù)情況 進(jìn)行分類匯總統(tǒng)計(jì)而設(shè)置

15、的。 采購(gòu)管理系統(tǒng)雖然不按收發(fā)類別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，但由于采購(gòu)入 庫(kù)單由采購(gòu)管理系統(tǒng)填制，因此必須設(shè)置。提醒：如果采購(gòu)類型檔案中定義了默認(rèn)的入庫(kù)類別， 那么先輸入采購(gòu)類型后計(jì)算機(jī)會(huì)自動(dòng)將 默認(rèn)的入庫(kù)類別帶出來(lái)，不用再輸入。備注：可輸可不輸，可以參照錄入。賬期管理： 可以手工輸入賬期管理編碼 / 名稱或參照賬期管理檔案， 取賬期管理檔案名稱。 允許修改。 支持模糊參照。低版本升級(jí)上來(lái)的賬套，如果沒(méi)有對(duì)應(yīng)的賬期檔案，此字段為空 值。如果有對(duì)應(yīng)賬期檔案，顯示為賬期檔案名稱。到期日：字段類型為日期型，默認(rèn)取單據(jù)日期，然后根據(jù)錄入的各項(xiàng)條件，進(jìn)行計(jì)算。 提示：1、如果只錄入賬期管理， 則取單據(jù)日期 +賬期管理計(jì)

16、算到期日。 升級(jí)客戶，上述單據(jù)系統(tǒng)自 動(dòng)補(bǔ)填“賬期管理” “到期日”字段值，計(jì)算依據(jù)：按單據(jù)日期+舊數(shù)據(jù)中信用期限。2、“賬期管理”和“到期日”字段要能夠在單據(jù)之間實(shí)現(xiàn)傳遞，以下游單據(jù)日期為基礎(chǔ)根據(jù) 上游單據(jù)賬期計(jì)算到期日。默認(rèn)不顯示。3、一張參照入庫(kù)單、 入庫(kù)單參照采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)發(fā)票參照采購(gòu)訂單，采購(gòu)發(fā)票參照入庫(kù)單， 采購(gòu)發(fā)票參照多張時(shí)， 只攜帶第一張單據(jù)賬期管理和到期日信息。 入庫(kù)單參照采購(gòu)訂單、 入 庫(kù)單參照采購(gòu)發(fā)票。存貨名稱編碼：存貨必須輸入。可以直接錄入，也可以參照錄入。可以錄入相同 存貨。 提醒：1、參照輸入法：在輸入存貨時(shí)按 F2 鍵，或用鼠標(biāo)點(diǎn)擊存貨參照按扭，系統(tǒng)給出存貨 參照

17、 界面。 如果在倉(cāng)庫(kù)檔案權(quán)限設(shè)置中定義了某一倉(cāng)庫(kù)對(duì)應(yīng)的存貨分類或存貨， 在參照錄 入表體存貨時(shí)則只顯示該倉(cāng)庫(kù)所對(duì)應(yīng)的存貨；否則，則顯示所有屬性為外購(gòu)'的存貨。 2、存貨檔案中停用日期字段非空的檔案，不可用于新增單據(jù)。規(guī)格型號(hào)：從存貨檔案中帶入。自由項(xiàng)：如果該存貨定義了自由項(xiàng)，則必須輸入?？梢园?F2 鍵參照選擇一個(gè)自由項(xiàng)，也 可以直接輸入自由項(xiàng)。批號(hào)： 有批次管理的存貨， 批號(hào)必須輸入， 否則不能輸入。 藍(lán)字入庫(kù)單的批號(hào)由用戶輸入。 紅字入庫(kù)單批號(hào)用戶只能參照選擇。 錄入紅字入庫(kù)單時(shí)， 系統(tǒng)自動(dòng)將該存貨結(jié)存不為零的各 批次顯示在屏幕上讓用戶選擇。 選擇一個(gè)批號(hào)確定后， 按 Enter

18、鍵。系統(tǒng)自動(dòng)將用戶所選批 次的批號(hào)顯示在屏幕上。個(gè)別計(jì)價(jià)只是存貨的核算方式， 不是倉(cāng)儲(chǔ)收發(fā)貨方式， 因此個(gè)別計(jì)價(jià)由存貨系統(tǒng)指定， 采購(gòu) （主要指采購(gòu)?fù)嘶兀┎蛔魈幚?。失效日期：保質(zhì)期管理的存貨失效日期必須輸入，否則不能輸入。 計(jì)量單位輔計(jì)量單位：從存貨檔案帶入，不能修改。件數(shù)、換算率：只有雙計(jì)量單位的存貨才能輸入件數(shù)和換算率，否則不能輸入。件數(shù)必須 輸入。 藍(lán)字入庫(kù)單， 存貨的件數(shù)必須大于零。 紅字入庫(kù)單的存貨件數(shù)必須小于零； 批次管理 的存貨，出庫(kù)件數(shù)必須小于等于該批次的結(jié)存件數(shù)。換算率必須大于零。數(shù)量：數(shù)量必須輸入。藍(lán)字入庫(kù)單的存貨數(shù)量必須大于零。紅字入庫(kù)單的存貨數(shù)量必須小 于零； 批次管理的存貨出庫(kù)數(shù)量必須小于等于該批次的結(jié)存數(shù)量。由訂單填制入庫(kù)單時(shí)， 計(jì)算機(jī)會(huì)按訂購(gòu)數(shù)量自動(dòng)填入庫(kù)數(shù)量，可以修改。單價(jià)：可輸可不輸，不能為負(fù)數(shù)，可以計(jì)算得出，單價(jià)=金額/ 數(shù)量。提示：您可以在【設(shè)置】 _【選項(xiàng)】中設(shè)定入庫(kù)單單價(jià)的錄入方式，可以定義為參考成本，則系統(tǒng) 自動(dòng)將存貨檔案的參考成本帶入；