電子文件歸檔與管理規(guī)范資料

1、電子文件歸檔與管理規(guī)范資料電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-）作者：檔案館 文章來源：本站原創(chuàng) 點(diǎn)擊數(shù)：7082更新時間：-12-211、范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公務(wù)活動中產(chǎn)生的，具有保存價值的電子文件的形 成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)的一般方法。本標(biāo)準(zhǔn)適用于黨政機(jī)關(guān)產(chǎn)生的電子文件的歸檔與管理，其它社會組 織的電子文件管理可參照本標(biāo)準(zhǔn)。2、規(guī)范性引用文件下列文件中的條款經(jīng)過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注 日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不 適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些 文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，

2、其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。DA/T18檔案著錄規(guī)則DA/T22歸檔文件整理規(guī)則3、術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3.1 電子文件 electronic records指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤 等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文 件。3.2 歸檔電子文件 archival electronic records指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件（3.1 ）3.3 背景信息 context指描述生成電子文件（3.1 ）的職能活動、電子文件的作用、辦理過 程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。3.4 元數(shù)據(jù)

3、 metadata指描述電子文件（3.1 ）數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié) 構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù) 據(jù)。3.5 邏輯歸檔logical filing指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件（3.1 ）的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。3.6 物理歸檔physical filing指把電子文件（3.1）集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門 移交的過程。3.7 真實(shí)性 authenticity指對電子文件（3.1 ）的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息（3.3）進(jìn)行鑒定 后，確認(rèn)其與形成時的原始狀況一致。3.8 完整性 integrit

4、y指電子文件（3.1 ）內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息（3.3）和元數(shù)據(jù)（3.4） 等無缺損。3.9 有效性 utility指電子文件（3.1 ）應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可 識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。3.10 捕獲 capture指對電子文件（3.1 ）進(jìn)行實(shí)時收集和存儲的方法與過程。3.11 遷移 migration指將源系統(tǒng)中的電子文件（3.1）向目的系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲的方法與 過程。4、總則4.1 電子文件自形成時應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實(shí)性、完整性和有效性。4.2 應(yīng)對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實(shí)行全過程管理 與監(jiān)控，保證管理工作

5、的連續(xù)性。4.3 應(yīng)明確規(guī)定電子文件歸檔的時間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版 本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔電子文件的 質(zhì)量。4.4 歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其它載體形式的文件時，應(yīng)在 內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。4.5 具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷 貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時，應(yīng)同時保存文件的電子版 本、紙質(zhì)版本或縮微品。4.6 應(yīng)保證電子文件的憑證作用，對只有電子簽章的電子文件，歸檔時 應(yīng)附加有法律效力的非電子簽章04.7 子文件的真實(shí)性、完整性和有效性保證5.1 應(yīng)建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措

6、施，從電子文件 形成開始不間斷地對有關(guān)處理操作進(jìn)行管理登記，保證電子文件的產(chǎn)生、處 理過程符合規(guī)范。5.1.1 登記處理過程中的相互銜接的各類責(zé)任者（如起草者、修改者、 審核者、簽發(fā)者等）。5.1.2 登記處理過程中的各類操作者（打字者、發(fā)文者、收文者、存儲 管理者等）。5.1.3 登記處理過程中產(chǎn)生的責(zé)任憑證信息（指示、簽名、印章、代碼 等）05.1.4 登記電子文件傳遞、交接過程中的其它標(biāo)識。5.2 應(yīng)采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)措施，保證電子文件的真實(shí)性。5.2.1 建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權(quán)限控制。5.2.2 設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實(shí)施操作的人員、 時間、設(shè)備

7、、項(xiàng)目、內(nèi)容等。5.2.3 對電子文件采用防錯漏和防調(diào)換的標(biāo)記。5.2.4 對電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。5.3 應(yīng)建立電子文件完整性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信 息和元數(shù)據(jù)。5.4 應(yīng)建立電子文件有效管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施。5.5 電子文件的處理和保存應(yīng)符合國家的安全保密規(guī)定，針對自然災(zāi) 害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相符 的防范對策，主要有：網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證；數(shù)據(jù)安全保證；操作安全保證； 身份識別方法等。6、電子文件的收集與積累6.1 收集積累要求6.1.1 記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況,有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保留。正式文件是紙質(zhì)的，如果保管部門已 開始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的電子文件 應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，確定是否保留。6.1.2 當(dāng)公務(wù)或其它事務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子文件時,應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應(yīng)隨時對電子文件進(jìn)行備份， 存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上。6.1.3 對在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時無法確定其保管責(zé)任的電子 文件，應(yīng)采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器 中，以防散失。6.1.4 對用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲 格式、文字處理工具等，必要時同時保留