出納如何編制記帳憑證

1、如何編制記帳憑證出納員編制填寫的記賬憑證通常有兩類：一類是通用憑證，即不分收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證，只用統(tǒng)一格式的“記賬憑證”來處理所有的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)；一類是分錄憑證，即由收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證共同組成一套記賬憑證，分別處理貨幣資金收付業(yè)務(wù)與轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)。其中收款憑證與付款憑證是出納使用的專用憑證。以分錄憑證為例，出納員在編制記賬憑證時(shí)，應(yīng)在以下三個(gè)方面特別注意。 首先，應(yīng)當(dāng)明確“收款憑證”和“付款憑證”的使用范圍。所謂收款和付款，是指單位收進(jìn)的貨幣資金，包括現(xiàn)金和銀行存款，絕不是單指現(xiàn)金的收付。某些單位在自行設(shè)計(jì)印制的記賬憑證中，將收款憑證印制成“現(xiàn)金收入憑證”，將付款憑證印制成

2、“現(xiàn)金付出憑證”，用來專門處理現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)，而把銀行存款的收付業(yè)務(wù)用“轉(zhuǎn)賬憑證”處理，這就更不規(guī)范了。 其次，要正確填寫有關(guān)內(nèi)容。記賬憑證一般有七個(gè)要素，應(yīng)按順序填寫有關(guān)欄目。一是要按記賬日期填寫年、月、日，且年份要寫全稱；二是按貨幣資金的收付事項(xiàng)分別編制“字號(hào)”，“總字號(hào)”一般留給會(huì)計(jì)員填寫；三是按業(yè)務(wù)內(nèi)容簡(jiǎn)潔而清楚地填寫摘要，不僅自己記的賬能看清發(fā)生了什么業(yè)務(wù)，讓會(huì)計(jì)員也能從記賬憑證上看清發(fā)生了什么業(yè)務(wù)；四是依據(jù)收付款憑證分別填寫有關(guān)貨幣資金科目，以及與之相聯(lián)系的對(duì)應(yīng)科目。一般來講，收款憑證上“借方科目”在憑證上方，可按業(yè)務(wù)內(nèi)容分別填寫“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目名稱，其對(duì)應(yīng)科目位

3、置在憑證欄目?jī)?nèi)；反之，付款憑證上“貸方科目”印制在憑證上方，可按業(yè)務(wù)內(nèi)容分別填寫“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目名稱，其對(duì)應(yīng)科目位置在憑證欄目?jī)?nèi)；五是將發(fā)生額清晰地填入同行對(duì)應(yīng)科目的金額欄；六是按原始憑證的自然張數(shù)填寫附件張數(shù)。注意：（1）用購(gòu)買的膠水粘附件，不要用大頭針別上，也不要用面糊做成的糨糊粘貼，以防鐵針氧化后脫落或遭鼠咬憑證。（2）粘貼附件時(shí)留下憑證裝訂線，以供日后翻閱。（3）附件粘貼要整齊，一般是將上邊對(duì)齊。大于記賬憑證的原始憑證要正確折疊，不能裝訂后打不開；七是在憑證下方的“出納”或“制單”處簽章。再次，要注意幾個(gè)事項(xiàng)：一是書寫要認(rèn)真，字跡要清晰，數(shù)碼要規(guī)范；二是按規(guī)定使用筆墨，不能隨

4、便使用紅筆，不準(zhǔn)用圓珠筆、鉛筆填寫；三是正確改錯(cuò)，不要隨意涂抹；四是提現(xiàn)業(yè)務(wù)與存現(xiàn)業(yè)務(wù)統(tǒng)一用“付款憑證”，提現(xiàn)時(shí)以“銀行存款”科目減少為主，對(duì)應(yīng)科目即是“現(xiàn)金”；存現(xiàn)時(shí)反之，以“現(xiàn)金”科目增加為主，對(duì)應(yīng)科目即是“銀行存款”。通用憑證的使用方法與分錄憑證使用大同小異，只是在編寫字號(hào)時(shí)注意不要混淆，因?yàn)閼{證格式一樣，顏色一樣，容易出錯(cuò)。怎樣復(fù)核現(xiàn)金收款憑證 現(xiàn)金收款憑證是出納人員辦理現(xiàn)金收入業(yè)務(wù)的依據(jù)。出納人員在辦理每一筆現(xiàn)金收入前，都必須首先復(fù)核現(xiàn)金收款憑證，按照現(xiàn)金管理暫行條例及會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范等有關(guān)規(guī)定和要求認(rèn)真復(fù)核以下內(nèi)容： (1)現(xiàn)金收款憑證的填寫日期是否正確?，F(xiàn)金收

5、款憑證的填寫日期應(yīng)為編制收款憑證的當(dāng)天，不得提前或推后。  (2)現(xiàn)金收款憑證的編號(hào)是否正確。主要是復(fù)核憑證是否按本單位規(guī)定的分類編號(hào)方法連續(xù)編號(hào)，如有重號(hào)、漏號(hào)或不按日期順序編號(hào)等情況，應(yīng)將收款憑證退回制證人員，予以更正或重新填寫。  (3)現(xiàn)金收款憑證記錄的內(nèi)容是否真實(shí)、合法、正確，其摘要欄的內(nèi)容與原始憑證反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容是否相符。  (4)使用的會(huì)計(jì)科目是否正確。如果發(fā)現(xiàn)科目使用錯(cuò)誤或記帳方向錯(cuò)誤等情況，應(yīng)立即退回制證人員，要求更正。  (5)復(fù)核收款憑證的金額與原始憑證的金額是否一致。  (6)復(fù)核收款憑證“附單據(jù)”欄的張數(shù)與所附原始

6、憑證張數(shù)是否相符。 (7)收款憑證的出納、制證、稽核、記帳、會(huì)計(jì)主管欄目是否簽名或蓋章。如有漏簽，要補(bǔ)簽后再收款。 怎樣送存現(xiàn)金按照規(guī)定，各單位在其日常現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)中，除了按規(guī)定可以坐支的現(xiàn)金和非業(yè)務(wù)性零星收入收取的現(xiàn)金可以用于補(bǔ)足庫(kù)存現(xiàn)金限額的不足外，其他業(yè)務(wù)活動(dòng)取得的現(xiàn)金以及超過庫(kù)存現(xiàn)金限額的現(xiàn)金都必須按規(guī)定于當(dāng)日送存銀行。當(dāng)日送存銀行確有困難的，由開戶銀行確定送存時(shí)間。送存現(xiàn)金的基本程序?yàn)椋?    (1)現(xiàn)金的整理。各單位出納員在將現(xiàn)金送存銀行之前，為了便于銀行柜臺(tái)清查現(xiàn)金，提高工作效率，應(yīng)對(duì)送存現(xiàn)金進(jìn)行分類整理，其整理的方法為：   

7、  紙幣應(yīng)按照票面金額(即券別)分類整理。紙幣可分為主幣和輔幣，主幣包括100元、50元、10元、5元、2元和 1元，輔幣包括5角、2角、 1角、5分、2分、1分。出納員應(yīng)將各種紙幣打開鋪平，然后按幣別每100張為一把，用紙條和橡皮筋箍好，每10把扎成一捆，比如100元券的紙幣一把即為10000元，一捆即為100000元；10元券一把即為1000元，一捆即為10000元。不滿100張的，從大到小平攤攤放。     鑄幣包括 1元、5角、1角、5分、2分、1分（分幣也可暫不送銀行，作流通用）。鑄幣也應(yīng)按幣別整理，同一幣別每100枚為一卷，用紙包緊卷好，每十

8、卷為一捆。例如5角的鑄幣每一卷即為50元，每一捆即為500元。不滿50枚的硬幣，也可不送，或用紙包好另行包放。     殘缺破損的紙幣和已經(jīng)穿孔、裂口、破缺、壓強(qiáng)、變形以及正面的國(guó)徽，背面的數(shù)字模糊不清的鑄幣，應(yīng)單獨(dú)剔出，另行包裝，整理方法與前同。     ()填寫現(xiàn)金送款薄?，F(xiàn)金整理完后，出納員應(yīng)根據(jù)整理后的金額填寫現(xiàn)金送款簿?，F(xiàn)金送款簿一般一式四聯(lián)，第一聯(lián)為回單，由銀行簽章后作為送款單位的記帳依據(jù)；第二聯(lián)為銀行收入傳票，第三聯(lián)為收帳通知，第四聯(lián)由銀行出納留存作為底聯(lián)備查。其基本格式如表6。出納員在填寫現(xiàn)金收款簿時(shí)，要按格式規(guī)定如實(shí)

9、填寫有關(guān)內(nèi)容，包括收款單位名稱、款項(xiàng)來源、開戶銀行、送款日期、科目帳號(hào)、送款金額的大、小寫及各券別的數(shù)量等。  出納員在填寫“現(xiàn)金送款簿”時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)： 第一，出納員必須如實(shí)填寫現(xiàn)金送款簿的各項(xiàng)內(nèi)容，特別是其中的款項(xiàng)來源等。( 第二，交款日期應(yīng)當(dāng)填寫送存銀行當(dāng)日的日期。 第三，券別的明細(xì)帳的張數(shù)和金額必須與各券別的實(shí)際數(shù)一致，元、角、角等既有紙幣又有鑄幣的，應(yīng)填寫紙幣、鑄幣合計(jì)的張數(shù)和金額。 第四，出納員在填寫“現(xiàn)金送款簿”時(shí)必須采用雙面復(fù)寫紙，字跡必須清楚、規(guī)范，不得涂改。 表5        &#

10、160; 中國(guó)××銀行現(xiàn)金送款簿 對(duì)方科目：         交款日期  年  月  日 收款單位名稱   開戶銀行賬號(hào)   款項(xiàng)來源   金  額 百十萬(wàn)千百十元角分 人民幣(大寫)    券別數(shù)額 100元 50元 10元 5元 2元 1元 5角 2角 1角 金額合計(jì) 收款銀行蓋章 整把券      &#

11、160;              零把券                                 收款復(fù)核   

12、;              收款員    （3）送存交款。出納員按規(guī)定整理現(xiàn)金并填寫“現(xiàn)金送款簿”后，應(yīng)將現(xiàn)金連同“現(xiàn)金送款簿”一起送交銀行柜臺(tái)收款員。在交款時(shí)，送款人必須同銀行柜臺(tái)收款員當(dāng)面交接清點(diǎn)。經(jīng)柜臺(tái)收款員清點(diǎn)無誤后，銀行按規(guī)定在“現(xiàn)金送款簿”上加蓋印章，并將“回單聯(lián)”退還給送款人，送款人在接到“回單聯(lián)”后應(yīng)當(dāng)即進(jìn)行檢查，確認(rèn)為本單位交款回單，而且銀行有關(guān)手續(xù)已經(jīng)辦妥后即可離開柜臺(tái)。     有的單位因交款

13、數(shù)額較大，或者輔幣較多，銀行當(dāng)面點(diǎn)清確有困難的，可事先與銀行協(xié)商，雙方規(guī)定有關(guān)條件，并簽定協(xié)議書，采取“封包交款”的辦法交款。     封包交款指的是交款單位把要交存銀行的現(xiàn)金，按有關(guān)要求進(jìn)行整理，并按銀行的規(guī)定捆包好，在捆包上加貼封簽，寫明金額，加蓋公章，連同填寫好的“現(xiàn)金送款簿”一并送交銀行。銀行憑封簽上的金額軋清大數(shù)后收款，先在“現(xiàn)金送款”上加蓋“收訖”章和收款員印章，將“回單聯(lián)”交給交款人，事后再按規(guī)定逐包清點(diǎn)細(xì)數(shù)。如發(fā)現(xiàn)長(zhǎng)短款，再向交款單位辦理多退少補(bǔ)手續(xù)。     實(shí)行封包交款辦法的單位在封包時(shí)，首先要把貨幣整理，其次再按

14、銀行的要求進(jìn)行“封包”(捆扎)。封包時(shí)紙幣要按面額分類，每10把扎成一捆，捆扎時(shí)上下墊好襯紙，用十字型捆扎，在每捆鈔票打結(jié)處要加貼封簽，封簽貼在襯紙上。如不滿一百?gòu)埖?，按零頭整理的要求，整理好后加貼封簽。硬幣按面額分類，每10卷扎成一捆，同樣加貼封簽。不滿一百枚的零頭按幣別打卷，并在卷上寫明枚數(shù)、金額、日期，加蓋經(jīng)手人名章。封包的封簽必須寫明金額、日期、封包經(jīng)辦人員姓名，并加蓋單位公章。另外，要求封包必須露封，便于軋點(diǎn)大數(shù)。     采取封包交款辦法的，如銀行柜臺(tái)收款員在軋計(jì)大數(shù)時(shí)，即發(fā)現(xiàn)有差錯(cuò)的，應(yīng)當(dāng)立即告知交款人，經(jīng)交款人當(dāng)場(chǎng)復(fù)對(duì)后，在銀行設(shè)置的“單位交款差錯(cuò)

15、登記簿”上進(jìn)行登記，并由交款人簽章。單位交款人按照復(fù)對(duì)后的金額重新填制“現(xiàn)金送款簿”。如銀行事后清點(diǎn)發(fā)現(xiàn)長(zhǎng)款或短款，應(yīng)在封包的封簽上注明長(zhǎng)款或短款的金額，由銀行收款員和收款復(fù)核員共同簽章，登記“單位交款差錯(cuò)登記簿”和填寫錯(cuò)款證明單，并向單位退回長(zhǎng)款或收回短款。     如銀行在清點(diǎn)封包時(shí)發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)金額較大，應(yīng)保持原封包，及時(shí)通知交款單位派人復(fù)點(diǎn)，然后按封包協(xié)議規(guī)定處理。     出納員在送存現(xiàn)金時(shí)應(yīng)注意以下事項(xiàng)：     第一，凡經(jīng)整理好準(zhǔn)備送存銀行的現(xiàn)金，在填好“現(xiàn)金送款簿”后，一般不宜再行調(diào)換票面，如確

16、需調(diào)換的，應(yīng)重新復(fù)點(diǎn)，同時(shí)重新填寫“銀行送款簿”。     第二，交款人最好是現(xiàn)金整理人，這樣可以避免發(fā)生差錯(cuò)時(shí)責(zé)任不明的情況。     第三，送存途中必須注意安全，送存金額較大的款項(xiàng)時(shí)，最好用專車，并派人護(hù)送。     第四，臨柜交款時(shí)，交款人必須與銀行柜臺(tái)收款員當(dāng)面交接清點(diǎn)，做到一次交清，不得邊清點(diǎn)邊交款。     第五，交款人交款時(shí)，如遇到柜臺(tái)較為擁擠，應(yīng)按次序等候。等侯過程中，應(yīng)做到鈔票不離手，不能置于柜臺(tái)之上，以防發(fā)生意外。     (

17、)記帳。交款人將現(xiàn)金送存銀行并取回“現(xiàn)金送款簿”(回單聯(lián))后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)“回單聯(lián)”填制現(xiàn)金付款憑證，其會(huì)計(jì)分錄為：     借：銀行存款       貸：現(xiàn)金     如果現(xiàn)金不是由出納員匯總后送存銀行，而是由企業(yè)柜臺(tái)直接送存銀行，則財(cái)務(wù)部門根據(jù)“現(xiàn)金送款簿”(回單聯(lián))編制銀行存款收款憑證，其會(huì)計(jì)分錄為：     借：銀行存款       貸：商品銷售收入等 需要說明的是：依據(jù)現(xiàn)金管理暫行條例及其實(shí)施細(xì)則

18、的規(guī)定，各單位收入的現(xiàn)金必須及時(shí)送存銀行。對(duì)公款私存的，開戶銀行有權(quán)按存入金額的30一50處罰；對(duì)私自坐支的，按坐支金額的10一30處罰；對(duì)單位之間互相借用現(xiàn)金的，按借用額的10一30處罰；對(duì)保留帳外公款的，按保留額的10一30處罰。 出納不出錯(cuò)有哪些技巧首先在收付現(xiàn)金時(shí)要唱收唱付，這樣不但可以加深印象，與當(dāng)事人核對(duì)金額，還可以取得他人的聽覺旁證。對(duì)需要報(bào)銷的發(fā)票，抬頭與本單位不符、大小寫金額不符、涂改發(fā)票、發(fā)票上無收款單位章或收款人章、發(fā)票與支票入賬方不符者，均不接受發(fā)票，待補(bǔ)辦手續(xù)后再報(bào)核。報(bào)銷單位需先簽字、后付款；收款單據(jù)先交款、后蓋章；付款單據(jù)要蓋付訖章。付款單據(jù)如由他人代領(lǐng)現(xiàn)金者，應(yīng)簽代領(lǐng)人名字，而不得簽被代領(lǐng)人名字；代領(lǐng)人不是本單位的職工，要注明與被帶領(lǐng)人關(guān)系及其聯(lián)系地址。營(yíng)業(yè)外收入及雜務(wù)收入，要以經(jīng)辦單位交款單位為依據(jù)，收款后開給財(cái)務(wù)收據(jù)。 其次，要注意加強(qiáng)對(duì)支票、發(fā)票和收據(jù)的保管。領(lǐng)用支票要設(shè)立備查登記簿，經(jīng)單位主管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審簽后，并由領(lǐng)用人簽章。領(lǐng)用現(xiàn)金支票要在存根聯(lián)上簽字，以防正副聯(lián)金額不符。支票存根聯(lián)上要逐項(xiàng)寫明金額、用途、領(lǐng)用人，并在備查簿上注明空白支票和支票限額。支票作廢后要按順序裝訂在憑證中?？瞻装l(fā)票和收據(jù)不能隨便外借，已開具金額尚待帶出收款的發(fā)票和收據(jù)，要由借用人出具借據(jù)并作登記，以便分