采購合同的法律風險防范

1、采購合同的法律風險防范合同是平等主體的自然人、法人及其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的意思表示一致的協(xié)議，是反映交 易的法律形式。依法成立的合同，受法律保護。采購合同是合同法中買賣合同作為買方的一種表現(xiàn)形式，采購合同的法律風險，是指企業(yè)在訂立、履行采購合同的過程中，未來實際結(jié)果與預(yù)期目標發(fā)生差異而給企業(yè)造成損害的可能 性，如不注意防范和控制法律風險，將會引發(fā)諸多的合同糾 紛，甚至會給企業(yè)帶來不可估量的損失。一、采購合同簽訂之前的法律風險預(yù)防（一）主體資格審查簽訂合同前，應(yīng)對供貨方的資格進行認真審查。供貨方作為采購合同的一方當事人，對其資格進行審查是防范合同風險的源頭。要想保證交易安全，

2、首先應(yīng)當了解“交易對手”。通過主體資格審查，判斷對方當事人是否具有訂立合同的相 應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力。主體資格審查主要可分為自然人，法人兩類。對自然人 而言，要查驗其身份證，確認其具有完全民事行為能力（即年 滿 18周歲），否則該自然人不具有簽約資格。一般而言，除 非即時清結(jié)的采購合同，不建議與自然人簽訂采購合同。采購合同的供貨方大部分是公司法人。審查公司法人的主體資格，一般是查驗對方的三證是否齊全，特別專注其基本信息，如法定代表人、地址、年檢狀況。營業(yè)執(zhí)照不方便查驗的，也可以到工商局查詢其基本狀況。在了解上述情況過程中如果發(fā)現(xiàn)異常，如未通過年檢，采購方要適時調(diào)整合同條款或者不再與之

3、簽約。（二）履約能力調(diào)查通過履約能力調(diào)查，查明對方當事人的經(jīng)濟實力、信用情況和不良行為記錄，為避免合同風險提供有力保障。根據(jù)以往 經(jīng)驗，履約能力調(diào)查是通過公共信息、特別渠道信息和對方 提供的情況進行綜合分析判斷。公共信息主要是通過網(wǎng)絡(luò)收 集對方的銷售規(guī)模、市場聲譽等相關(guān)信息。特別渠道信息主 要是公司人員通過自身資源了解對方的具體情況。對方提供 的情況也是判斷其履約能力的重要依據(jù)。例如，通過公共信 息的掌握，可以判斷對方提供的相關(guān)情況是否真實，從而判 斷其誠信程度。二、采購合同簽訂過程中的法律風險控制采購合同的簽訂過程實際是合同雙方確定并填寫合同條款的過程。在此將流程簡要梳理如下：1、合同的主體

4、采購合同的主體指買受人和出賣人，亦稱需方和供方或買方和賣方，是合同的當事人，是合同權(quán)利、義務(wù)的具體承擔者。當事人的名稱或姓名和住址一定要清楚。企業(yè)或單位應(yīng) 當使用全稱，保證與營業(yè)執(zhí)照上的名稱一致，也可以將營業(yè) 執(zhí)照作為合同附件。如果是自然人，姓名應(yīng)當與其身份證上 的姓名一致，同時寫上身份證號碼。2、買賣的標的物雙方一定要明確約定買賣產(chǎn)品名稱、品牌、規(guī)格、型號、等級、生產(chǎn)廠家、數(shù)量等詳細內(nèi)容，盡可能把產(chǎn)品的各項指 標都作為標的內(nèi)容寫進合同。同時，要求供貨方對產(chǎn)品的所 有權(quán)及處分權(quán)做出保證或承諾，防止其產(chǎn)品上存在權(quán)利限 制，如產(chǎn)品被出租、抵押、涉嫌侵犯他人的知識產(chǎn)權(quán)等影響 到標的物的交付。3、價款

5、及支付方式采購合同的主要義務(wù)是一方給物，一方給錢。因此，價款是 采購合同最為重要的內(nèi)容之一。 采購單一貨物，價格固定， 價款比較清楚，一般不會產(chǎn)生爭議。如果采購多種貨物或進 行長時間的貨物買賣，價款較為復(fù)雜，一旦約定不明，則極 易產(chǎn)生爭議。因此，合同中應(yīng)明確產(chǎn)品單價、計量標準、數(shù) 量、產(chǎn)品附件等，對于涉外合同，還應(yīng)當明確貨幣種類及外 匯結(jié)算標準，防止出現(xiàn)分歧。另外，支付方式也應(yīng)當約定明確，價款支付是現(xiàn)金支付，還是用支票支付 ；如果采用匯款，匯費由誰負擔等細節(jié)都應(yīng)當明確。4、標的物交付標的物的交付即所謂的收貨、送貨，是采購合同中至關(guān)重要的內(nèi)容，其涉及到貨物風險的承擔、所有權(quán)的轉(zhuǎn)移等諸多問題，所以

6、，應(yīng)在采購合同中對交貨方式、運輸方式、交貨地點、時間及運輸費用的承擔等事項約定明確。5、質(zhì)量標準很多采購人員存在誤區(qū)：如果存在國家強制性標準，則應(yīng)當符合國家強制性標準，不必寫 ；如果沒有國家強制性標準，沒 什么可寫。結(jié)果導(dǎo)致采購合同中并無質(zhì)量標準的具體內(nèi)容，這對采購方非常不利。實際上，商品缺少國家強制性標準的情況非常普遍。因此建議采購合同一定要寫上具體的質(zhì)量標準，避免發(fā)生質(zhì)量糾紛時“沒有規(guī)矩”；在供方為外商的情況下，更應(yīng)該明確約定質(zhì)量標準，因為我國國家的強制性標準（如果有）僅約束國內(nèi)企業(yè)，對外商并無直接約束力。在這種情況寫上適用國家強制性標準，將無法確定是哪個國家的標 準，從而導(dǎo)致此約定不明，

7、等于沒有約定，因此，此種情況 應(yīng)寫明適用我國國家的強制性標準。6、違約責任違約責任是促使采購合同當事人履行合同義務(wù)，使對方免受或少受損失的法律措施，也是保證合同履行的主要條款，應(yīng) 在采購合同中做出較為詳盡的規(guī)定，如約定定金、違約金以 及賠償金的計算方法等。大量的采購合同中只是概括地約定 了違約責任，如“任何一方違約，則應(yīng)當賠償因此給守約方造成的經(jīng)濟損失”，這種約定等同于沒有約定，沒有實質(zhì)意義。違約責任條款應(yīng)當明確約定一方不履行合同具體條款或者不在約定的時間內(nèi)履行的，對方應(yīng)承擔多少違約金或約定定的違約金計算方式，例如，“每遲延一天，支付總價款萬分之一的違約金”，“貨物質(zhì)量不符合約定的，買方有權(quán)退

8、貨，賣方支付多少違金，如果買方因為使用質(zhì)量不合格的產(chǎn)品造成的其他財產(chǎn)、人身損害還應(yīng)當予以賠償”。這樣，一旦一方違約，違約的責任將比較容易確定，要追究一方的違約責任也比較容易。7、爭議解決條款的約定爭議解決條款涉及的是當事人在履行采購合同過程中一旦產(chǎn)生糾紛，經(jīng)協(xié)商不成時可以選擇的解決方法。糾紛解決方 式主要有兩種，即仲裁和訴訟。訴訟和仲裁各有利弊。訴訟是最常見的糾紛解決方式，即任何一方均有權(quán)向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。合同沒有爭議解決條款，自動適用訴訟方式解決。 根據(jù)中華人民 共和國民事訴訟法第 25 條的規(guī)定，合同當事人可以在書 面合同中協(xié)議選擇被告住所地、合同履行地、合同簽訂地、 原告住所

9、地、標的物所在地人民法院管轄合同糾紛。合同爭 議由不同的法院管轄，直接影響當事人的訴訟成本，影響當 事人的人力、財力，物力支出。因此，采購方可以根據(jù)上述 法律規(guī)定，選擇對自己有利的法院管轄合同爭議。一般來說，選擇當?shù)胤ㄔ狠^為有利如果要約定仲裁，仲裁條款應(yīng)包括以下內(nèi)容：請求仲裁的意思表示、仲裁事項、選定的仲裁委員會。合同中必須明確約定由哪一個仲裁機構(gòu)仲裁，仲裁機構(gòu)名稱一個字都不能寫錯。例如北京仲裁委員會仲裁寫成了“北京市仲裁委員 會”將無法提交仲裁機構(gòu)仲裁，只能向法院起訴。綜上所述，在簽訂采購合同過程中，應(yīng)當在當事人主體、買賣標的、價款及支付方式、交付方式、質(zhì)量標準及驗收、違約責任等方面盡量進行

10、詳細的明確約定，以使雙方順利地依約履行，減少履行過程中發(fā)生爭議的機率。一旦發(fā)生爭議，能夠依據(jù)合同約定進行處理，如果一方違約也可以依據(jù)合同 約定追究對方責任。三、采購合同履行過程中的法律風險管理這個環(huán)節(jié)，也應(yīng)該是我們公司重點防范的地方，如發(fā)現(xiàn)影響合同履行的異常情況，應(yīng)及時向公司匯報，以便于公司 采取進一步的措施，減少損失。簽訂合同重要，合同簽訂后履行過程中的問題同樣重要，如合同簽訂與合同執(zhí)行脫節(jié)，必將增加產(chǎn)生糾紛的機會，也會 給企業(yè)帶來不必要的經(jīng)濟損失。合同簽訂后即具有了法律效力，對合同雙方當事人都具有約束力。企業(yè)必須要重視采購合同的履行及其風險管理。在采購合同履行過程中，采購人員應(yīng)該密切關(guān)注合

11、同標的物的交付時間及權(quán)利過期的時間，敦促出賣方按時交付標的物注意對合同標的物的質(zhì)量檢查，如遇到標的物不符合合同約定的質(zhì)量要求的，應(yīng)及時進行退、換貨處理 ；合同履行完畢后對供貨商進行評價，為下次確定供貨商積累材料等。如果采購合同存在保密條款，應(yīng)注意通知合同履行人員，注意保護商業(yè)秘密。為實現(xiàn)上述目標，企業(yè)必須加強對采購合同的管理。1、建立采購合同管理的機構(gòu)與制度企業(yè)應(yīng)配備管理采購合同的專門機構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T負責管理合同，并制定采購合同管理的制度，建立健全采購合同登記、匯報檢查制度，統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況。利用 ERP管理軟件等電子技術(shù)手段管理合同，及時發(fā)現(xiàn)問題，采取措施，處理違約，

12、提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。2、合同核對采購合同簽訂后，合同管理人員應(yīng)認真審核合同，一方面是審查合同文本在法律上是否存在錯誤或疏漏，如有，要及時告知企業(yè)負責人，以免造成損失 ；一方面要檢查合同文本是否存在文字、措辭方面的錯誤或筆誤，告知企業(yè)負責人，與合同另一方當事人進行協(xié)商，重新修訂合同文本，消除筆誤。3、合同整理有些采購合同文本并不是單一的一張紙或完整的合同文本，而是由合同雙方當事人之間協(xié)商往來的各種函電、郵件等構(gòu)成，合同管理員應(yīng)在合同審核的基礎(chǔ)上，進一步對合同進行整理，按照合同的業(yè)務(wù)種類和履行期限進行歸檔， 登記入冊，開列出“合同履行的備忘錄”。4、合同履約臺賬管理負責采購的部門應(yīng)建立合同履約的管理臺賬，對雙方的履約 進程逐次、詳細地進行書面登記， 并保存好能夠證明合同履 約的原始憑證。四、采購合同的變更與發(fā)生糾紛的補救（一）采購合同的變更采購合同的變更是指采購合同成立以后、履行完畢之前由合同雙方當事人依法對原合同內(nèi)容所進行的修改。采購合同在實際履行過程中，由于各種影響合同履行情況的發(fā)生，如因天氣原