合同信息管理和組織協(xié)調

1、合同信息管理和組織協(xié)調一、合同管理1、合同管理工作內容（1）協(xié)助業(yè)主確定本工程項目的合同結構。（2）協(xié)助業(yè)主起草與本工程項目有關的各類合同，并參與各類合同談判。（3）進行上述各類合同的跟蹤管理，包括合同各方執(zhí)行合同的情況檢查。（4）協(xié)助業(yè)主處理與本工程項目有關的索賠及合同糾紛事宜。2、施工合同管理制度施工合同是監(jiān)理工作的重要依據(jù)之一，因此，對施工合同的管理將貫穿監(jiān)理工作的始終。其主要措施為：（1）協(xié)助建設單位簽好施工合同及相應的協(xié)議文件。（2）對總包和分包施工合同及建設單位直接分包合同及時向有關單位索取合同副本，并編號歸檔。（3）對在施工過程中的建設單位和施工單位協(xié)商的有關補充協(xié)議及時進行編號

2、歸檔管理。（4）對簽訂的施工合同項目監(jiān)理機構組織各監(jiān)理工程師認真閱讀熟悉，明了施工合同的有關條款。以便了解掌握合同內容，進行合同的跟蹤管理。（5）堅持在監(jiān)理三控過程中及時查閱相關施工合同或協(xié)議，按照合同管理工程，包括合同各方面執(zhí)行情況檢查，向有關單位及時準確反映合同信息。（6）本工程合同執(zhí)行情況每月在建設監(jiān)理月報中反映。3、合同管理執(zhí)行措施（1）分清合同中每一項內容，明確各方面的責、權、利，正確處理三方的關系。（2）用書面指示或文件代替口頭指示。（3）考慮問題要靈活，管理工作要做到其它工作前面，如需某類資料應提前發(fā)出索取信函。（4）工程進行中細節(jié)的文件資料包括：信件、會議紀錄、建設單位的規(guī)定、

3、指示、總監(jiān)的決定、施工單位的請示、報告、監(jiān)理的指令記錄、信函以及各種報表資料等。一旦發(fā)生爭執(zhí)，監(jiān)理工程師以此資料和記錄作為調節(jié)問題的依據(jù)。（5）對合同中的詞意表達“含混”字句及時提出正確解釋。4、索賠為了維護業(yè)主的利益，保證業(yè)主與各方簽訂的合同順利進行，避免索賠事項的發(fā)生，應努力做好以下幾件工作：(1)協(xié)助業(yè)主審查業(yè)主與各方簽訂的合同條款有無含混字句及分工不明，責任界限不清的地方，索賠條款是否明確，為做好索賠預控創(chuàng)造條件。(2)協(xié)助業(yè)主，要求有關各方嚴格按合同辦事，以達到控制質量、控制進度、控制投資的目的。(3)在工程實施過程中，嚴格控制工程設計變更，盡量減少不必要的工程洽商，特別要控制有可能

4、發(fā)生經(jīng)濟索賠的工程洽商。(4)對于有可能發(fā)生經(jīng)濟索賠的變更和洽商，事先要報告業(yè)主，在征得業(yè)主同意的前提下，再簽認有關變更或洽商。(5)在業(yè)主要求下，于本工程(或分部工程)完成以后，就工程決(結)算，向業(yè)主提供意見。二、信息管理1、信息管理工作內容(1)負責工程施工階段信息的收集、整理和保管。如監(jiān)理日記、天氣記錄，監(jiān)理指令、工程質量記錄等。(2)建立會議、例會制度，整理會議記錄。例會的主要內容：檢查上周例會討論的工作完成情況；解決一周以來出現(xiàn)的問題；安排本周的工作。對于月未例會，還要檢查本月完成情況和下月的計劃安排。(3)編報工程建設監(jiān)理月報和工程建設簡報2、信息管理目錄表信息類型時間供應信息者

5、信息接受者上級業(yè)主監(jiān)理設計切大上級工作指示不定時部、市有關部門?會議紀要定時業(yè)主、承建單位、監(jiān)理公司?監(jiān)理月報定時監(jiān)理公司?備忘錄不定時監(jiān)理公司?質量驗收不定時承建單位?工程量申報定時承建單位?工程款中報定時承建單位?監(jiān)理通知不定時監(jiān)理公司?3、信息管理制度(1)信息管理員負責本工程實施階段全過程的信息收集、整理、按規(guī)定編目輸入計算機工作。(2)總監(jiān)理工程師(項目負責人)組織定期工地會議或監(jiān)理工作會議，信息管理員負整理會議記錄并打印，由總監(jiān)理工程師簽認、分發(fā)。(3)專業(yè)監(jiān)理工程師定期或不定期檢查承建單位的原材料，構配件設備的質量狀況以及工程質量的驗收簽認。(4)專業(yè)監(jiān)理工程師督促檢查承建單位及

6、時整理施工技術資料。(5)隨時向總監(jiān)理工程師報告工作，并準確及時提供有關資料。(6)信息簽認流程：三、組織協(xié)調1、組織協(xié)調與業(yè)主有合同關系的、參與本工程項目建設的各單位的配合關系；協(xié)助業(yè)主處理有關問題，并督促總承包商協(xié)調其各分包商的關系。2、協(xié)助業(yè)主處理各種與本工程項目有關的糾紛事宜。3、充分發(fā)揮總承包單位的作用，調動其積極性。（ 1） 監(jiān)督施工總承包單位落實“施工總承包合同”規(guī)定的總承包管理責任。要求施工總承包單位增強總包管理力度加強管理班子，增強總承包管理權威。（ 2）加強總包管理班子，使其既能勝任本單位施工的工程管理職能，又能對各分包單位施工的工程行使總包管理職能，且在主體結構施工結束后

7、，尚能不間斷地實施強有力的總包管理責任。（ 3）增強總包管理權威。要采取各種措施（包括合同、組織、技術、經(jīng)濟措施等），增強總包管理權威。對分包單位（包括安裝、高級裝飾、特種工程等）的施工活動，管的住、有成效。使分包單位的進度目標和質量目標同總承包單位的施工進度目標和質量一致，才能確保預定的工期目標和質量目標的實現(xiàn)。（ 4）確定總承包選擇的分包單位（包括業(yè)主另行發(fā)包，納入總管理的單位）。要審查分包單位的資質；業(yè)績（已施工的工程情況）；施工技術和質量管理；承包施工本工程，計劃投入的設備和人員；對進度和質量目標的承諾；對納入總包管理的意見和要求等。在審查合格、可行的基礎上，予以確認。四、監(jiān)理工作制度

8、4.1 監(jiān)理會議制度1、監(jiān)理例會：在施工過程中，每周召開一次工地例會，由項目總監(jiān)理工程師主持。業(yè)主方、施工承包方、監(jiān)理方參加（必要時通知設計方參加），會后監(jiān)理部及時整理出例會紀要，負責簽發(fā)各方。工地例會應包括以下主要內容：（ 1）檢查上次例會議定事項的落實情況，分析未完事項原因；（ 2）檢查分析工程項目進度計劃完成情況，提出下一階段進度目標及其落實措施；（ 3）檢查分析工程項目質量狀況，針對存在的質量問題提出改進措施；（ 4）檢查工程量核定及工程款支付情況；（ 5）解決需要協(xié)調的有關事項；（ 6）其他有關事宜。2、監(jiān)理工作小結會：每月一次，由總監(jiān)理工程師主持，全體監(jiān)理人員參加。主要對一月來監(jiān)理

9、工作情況予以總結回顧，對施工監(jiān)理過程中施工方的各種動態(tài)分析交流，以更好地促進監(jiān)理業(yè)務開展。3、總監(jiān)理工程師或專業(yè)監(jiān)理工程師根據(jù)需要及時組織專題會議，解決施工過程中的各種專項問題。4.2 監(jiān)理月報和報告制度1、監(jiān)理月報制度:每月由總監(jiān)理工程師組織現(xiàn)場監(jiān)理部全體成員匯編監(jiān)理月報，上報本公司、建設單位和公司上級主管部門。月報內容包括：工程進度情況、質量情況、控制工程投資造價情況，重大設計變更和工地洽商，重大質量事故情況以及需要上報的其他問題。每月月底前出上月月報，一式四份，報監(jiān)理公司一份，報業(yè)主一份，施工單位一份，項目部備留一份。2、施工監(jiān)理過程中，一般專業(yè)技術問題由該專業(yè)監(jiān)理工程師負責處理，并及時

10、將處理結果向總監(jiān)理工程師匯報。3、工程施工過程中有關重要事項及時向公司和建設單位口頭和必要的書面報告。4、施工監(jiān)理過程中遇到重大技術、經(jīng)濟問題或影響到監(jiān)理合同執(zhí)行的問題時，總監(jiān)理工程師應及時向公司及業(yè)主請示匯報，請公司或業(yè)主及時組織研究處理。4.3 項目監(jiān)理機構管理及執(zhí)行公司質量體系文件的監(jiān)督檢查制度1、 項目部組織全員監(jiān)理工程師集中學習貫徹公司編制的質量體系文件，并要求各位擠出時間借閱、通讀文件。2、項目部在工程監(jiān)理實施過程中，各專業(yè)監(jiān)理工程嚴格按照公司質量體系文件要求做好監(jiān)理工作和監(jiān)理過程控制記錄工作。4.4 監(jiān)理工作日志制度1、由項目總監(jiān)理工程師委托他人，每天填寫監(jiān)理工作日志，記載工程監(jiān)

11、理主要情況。2、各專業(yè)監(jiān)理工程師按專業(yè)監(jiān)理情況填寫本專業(yè)監(jiān)理日志。3、監(jiān)理工作日志應認真填寫，妥善保管，作為歸檔技術資料。4.5 技術資料管理制度1、收文（ 1）凡收到的文件均需編號并登記入收文本。（ 2）凡由建設單位、施工單位、設計單位的來函、收文后分專業(yè)在函件的右上角編號，如“結施-001號”、“電施-001號”等。（ 3）凡上級單位、建設單位、設計單位來的文件，沒有明確的專業(yè)界限者，在函件的右上角標號“監(jiān)（X）”等。（ 4）由設計單位發(fā)出的設計修改及由施工單位發(fā)出的與產(chǎn)品檢驗單、施工試驗報告、施工紀錄、隱檢紀錄、基礎結構驗收紀錄、水、暖、電安裝紀錄、工程質量檢驗評定、竣工驗收資料、洽商紀

12、錄、竣工圖等，均要求一式三份，以便竣工后交城建檔案館和建設單位存檔。（ 、發(fā)文（ 1）凡由監(jiān)理工程師發(fā)出的文件均需編號并登記入發(fā)文本。（ 2）發(fā)往施工單位、建設單位、設計單位等的文件按專業(yè)編號。（ 、收、發(fā)文手續(xù)（ 1）收、發(fā)文本統(tǒng)一設置，按收、發(fā)文日期順序登記。（ 2）收、發(fā)文件必須有簽字手續(xù)。（ 、技術資料分類整理（ 1） 合同文件；（ 2） 勘察、設計文件（含設計變更）；（ 3） 施工單位、管理人員資質、資格審查資料；（ 4） 監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則；（ 5） 工程開工復工報審表及工程暫停令；（ 6） 施工組織設計（方案）報審資料；（ 7） 工程材料、構配件、設備的質量證明文件；（ 8） 測量核驗資料、隱蔽工程驗收資料；（ 9） 有關材料、半成品的復驗試驗報告；（ 10） 理月報、