零售企業(yè)庫存更正作業(yè)流程

1、庫存更正作業(yè)流程 作業(yè)編號：09作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料一、作業(yè)程序及工作職責1.庫存更正的概念：為使各商品之實際庫存量與電腦記錄之庫存量一致，以利于商品存貨帳的管理，根據(jù)相應原因的輸入電腦工作，以便能使商品的增減找到相應歸屬，同時也使存貨管理做到帳實相符。2.庫存更正的原則：庫存更正是為了使電腦庫存修正為實存數(shù)量。3.庫存更正原因分類及適用情況。3.1損耗類3.1.1雜貨/百貨/ 報廢 當商品破損不宜出售且無法退貨時，應對商品申請報廢，填寫報廢單據(jù)，處理報廢商品。更正部門應對報廢單據(jù)進行輸入并選擇此原因。（注：雜貨部門使用雜貨報廢，百貨部門使用百貨報廢）。3.1.2 雜貨/百貨 盤點（電腦

2、） 適用于盤點后對實盤數(shù)量與電腦數(shù)量的差異量進行“帳實相符”的更正。由于其使用了電腦盤點系統(tǒng)統(tǒng)一自動更正作業(yè)，又可稱為盤點電腦更正。3.1.3雜貨/百貨 盤點（手工） 適用于盤點后對實盤數(shù)量與電腦數(shù)量的差異量進行“帳實相符”的更正。它同盤點的電腦更正功能相同，不同在于需要輸入人員手工輸入。3.1.4廠商補損耗 適用于賣場商品中損耗，由供應廠商提供實物在數(shù)量上進行彌補。此部份商品在商管收貨，必須在單據(jù)上注明為廠商補損耗，根據(jù)補貨訂單于當日內輸入電腦，其原因為廠商補損耗。（如賣場需供貨商送補損耗商品，請手填補貨訂單做為供貨憑據(jù)，并告知商管據(jù)此單收貨）例如：貨號A 發(fā)現(xiàn)失竊15個，共計金額一150元

3、、經營運科與此商品中的供應廠商協(xié)商送給10個彌補該科損耗共計金額100元，并由商管用“廠商補損耗”的原因輸入更正數(shù)量10個，以在月底統(tǒng)計損耗時沖減損耗，本月在無其它任何損耗的前提下，綜合損耗金額計算應為損耗一50元。也就是營運科應承擔的150元損耗，由于廠商的分擔，最終公司損耗一50元。（詳見廠商補損耗作業(yè)補充說明）3.2生鮮成本類3.2.1生鮮報廢 當商品破損不宜出售且無法退貨時，應對商品申請報廢，填寫報廢單據(jù)，處理報廢商商品報廢單存貨盤點單存貨盤點單商品數(shù)量更正單手填補貨訂單廠商送貨單庫存更正日報表報廢單庫存更正作業(yè)流程作業(yè)編號：09作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料品。更正部門應對報廢單據(jù)進行輸

4、入并選擇此原因。3.2.2生鮮盤點（電腦）適用于盤2耀對實盤數(shù)量與電腦數(shù)量的差異量進行“帳實相符”的更正。由于其使用了電腦盤點系統(tǒng)統(tǒng)一自動更正作業(yè)，又可稱為盤點電腦更正。3.2.3生鮮盤點（手工） 適用于盤點后對實盤數(shù)量與電腦數(shù)量的差異量進行“帳實相符”的更正。它同盤點的電腦更正功能相同，不同在于需要輸入人員手工輸入。3.2.4轉入生鮮各科 適用于生鮮處從店內其它科轉入商品直接做成產品的生產原料時使用的庫存更正原因。、 適用情況：生鮮處或其它需要用到店內商品進行成品生產制作的科別轉入店內用于銷售的商品作為成品的原料時可使用。、 前提條件：涉及到轉貨的商品必須有“雙貨號”。所謂雙貨號是指該商品在

5、銷售時為一個貨號，但又同時轉做原料時應另有一個貨號（亦即輸出及輸入部門各有一個不同之貨號）。例如：金龍魚調和油5KG/罐，在糧油科進貨、銷售所使用的貨號為235647，在熟食科的原料分類所使用的貨號為263231。如果某日熟食科需由糧油科轉進該商品10罐用于成品生產制作原料時應填寫庫存更正單據(jù)： 貨號：235647 更正數(shù)量10 更正原因：轉入熟食 貨號：263231 更正數(shù)量+10 更正原因：轉入熟食、 轉貨成本的核算：由于生鮮處在店內轉貨使用庫存更正方式，可使涉及到轉貨的科別庫存數(shù)量正確。但仍需對轉貨科別的購貨成本進行調整。也就是將轉出科的商品購進成本轉到轉入科的原料購進成本中。、 雙向更

6、正的特點：此項更正作業(yè)必須是雙向性的。即轉出的負向更正數(shù)量，必有轉入的正向更正數(shù)量；而且是等量的、等價的。（雙貨號的建檔成本應盡量保持相等）3.3.庫存調整類3.3.1收貨數(shù)量更正 適用于商管收貨輸入錯誤已超出商管科修改的時效（沒有跨越盤點期）。、 收貨數(shù)量的輸入錯誤如果超出商管科可修改的時效，將無法在收貨資料中直接修改商品的進貨數(shù)量。但為了修正由于收貨輸入錯誤的實際存貨數(shù)量與電腦存貨數(shù)量的不符，將會使用此更正原因（各科適用）存貨盤點單商品數(shù)量更正單聯(lián)絡函數(shù)量更正單庫存更正作業(yè)流程作業(yè)編號：09作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料例如：貨號B某日進貨100、商管收貨輸入進貨數(shù)量為10，此錯誤在第四天被發(fā)

7、現(xiàn)（已超出商管可修改的時效），由商管提出相關的資料，可申請使用“數(shù)量更正單”更正+90之后（此申請與收貨時間之間沒有進行盤點更正作業(yè)），應將相關資料送至財務部申請補廠商貨款（+90）。、 收貨數(shù)量更正不能超越盤點更正。盤點更正的目的是使用盤點損耗的更正原因去更正電腦庫存數(shù)量與實際庫存數(shù)量的差異量。（盡管有些差異原因并不是簡單的“損耗”可能是收貨錯誤造成的）但如果電腦更正命令之后，庫存數(shù)量已經修改為實際數(shù)量，而這時再做收貨數(shù)量更正又將破壞現(xiàn)有的“帳存等于實存”的平衡關系。例如：上例所舉之貨號B商品，收貨錯誤被發(fā)現(xiàn)是在盤點更正之后，就不可執(zhí)行。原因如下：貨號B的進銷存如下3月31日 +15（月末存

8、貨）4月02日 +10（進貨） +25（收貨錯誤，存貨錯誤）4月19日 -20（銷售） +54月29日 +90（盤點更正，盤盈） +95（電腦與關存數(shù)相符） 5月1日發(fā)現(xiàn)4月2日收貨輸入（+10）少輸入（+90），如果又使用收貨數(shù)量更正原因將會造成如下問題： 當日存貨量4月30日 +95（月末存貨）5月1日 +90（收貨數(shù)量更正） +185（此電腦存貨數(shù)量與5月1日的實際存貨數(shù)量95，相差90）3.3.2特殊商品歸零適用于專柜商品銷售、無物進場之代銷所造成的負數(shù)庫存月末歸零。使用這個原因時需注意以下幾點： 專柜商品的定義：不需下訂單、不進貨、只需依供應廠商銷售金額與公司應得抽成之間的差額結算貨

9、款的商品，此類商品由于無收貨輸入，只有銷售記錄，造成電腦庫存記錄為負數(shù)。而無物之代銷依實際銷售數(shù)量結算貨款，其管理同專柜商品。 專柜商品及代銷商品建檔除遵守一般商品的建檔原則之外，還需注意分類原則與建歸零檔。分類原則：每科應有獨立的專柜商品、無物進場這代的大分類，在此大分類之下，可依據(jù)不同廠商名稱建立不同小分類，以示區(qū)別。（注：專柜商品不可從其商品特性與一庫存更正作業(yè)流程作業(yè)編號：09作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料般的購銷品混合建檔。例如，一家運動器村專柜廠商在本公司售賣專柜商品兄弟球拍，該商品建檔時不可建入運動器材科的球折分類內；而只能建入專柜商品大分類下兄弟廠商的小分類下）建歸零檔：所有的專柜

10、商品及無物進場之代銷商品應在建商品資料時，同時應建歸零檔，以使銷售商品在月末由電腦統(tǒng)一更正。 專柜商品及無實物之代銷的成本核算：專柜商品與無物之代銷商品與一般購銷商品分開建檔，可促進專柜商品、這代銷商品與一般購銷商品分開建檔，可促進專柜商品、無物之代銷商品與購銷商品分開核算成本。財務部每月應準確核算出當月所有專柜廠商（含代銷）的銷售金額與銷售成本。專柜商品及無實物之代銷商品每月由于銷售所造成的負數(shù)庫存應歸零，使銷售商品所造成的負數(shù)存貨金額得以恢復，以免對沖減該科或全店的電腦庫存金額的合計數(shù)。3.3.3改包裝 適用于賣場商品更改銷售組合包裝的形式時，在新舊包裝之間所使用的調整原因。使用這個原因時

11、應注意： 同量更改：更改包裝時要注意遵守新舊包裝之間的比例關系，不可執(zhí)行不正確比例關系的庫存更正。如下例：禮籃商品貨號為A由1個商品B、2個商品C、3個商品D組成。在組合商品A時要更正如下數(shù)據(jù)：貨號A +2貨號B -2 （2*1）貨號C -4（2*2）貨號C -6（2*3）如果貨號C更正數(shù)量為-5時，就破壞了與貨號A之間1：2的關系；但如果這個例子中，只更正貨號A、B、C沒有更正貨號D，就破壞了商品的組合關系。 等價更正：在使用改包裝的更正原因下，不但要注意同量，也要注意等價。即上述示之例中貨號A商品的正向更正金額應與貨號B、C、D商品的負向更正金額盡量相符。 雙向更正：改包裝的庫存更正原因，

12、是一個雙向更正原因，即有新商品的產生（正向更正）；又有舊商品的減少（負向更正）。貨號C -6（2*3）如果貨號C更正數(shù)量為-5時，就破壞了與貨號A之間1：2的關系；但如果這個例子中，只更正貨號A、B、C沒有更正貨號D，就破壞了商品的組合關系。商品數(shù)量更正單庫存更正作業(yè)流程作業(yè)編號：09作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料 等價更正：在使用改包裝的更正原因下，不但要注意同量，也要注意等價。即上述示之例中貨號A商品的正向更正金額應與貨號B、C、D商品的負向更正金額盡量相符。 雙向更正：改包裝的庫存更正原因，是一個雙向更正原因，即有新商品的產生（正向更正）；又有舊商品的減少（負向更正）。3.3.4廚房庫存更正

13、：廚房產成品入庫存時使用。即每日要將當日所有產成品中的數(shù)量輸入電腦，記錄每日生產各種產成品的總數(shù)量。4. 庫存更正輸入：由人工進行庫存更正部份，店ALC根據(jù)申請單位所交庫存更正單據(jù)時行正確輸入，以更正電腦庫存，應注意不可跨越盤點期進行更正，否則會造成重復更正。5. 庫存更正核對：由店ALC次日列印商品庫存更正日報表，組長級以上復核，每周定期交店財務（或店助理）審核，歸檔。所有更正電腦庫存之原始單據(jù)不得丟失。二、控制重點1. 報廢更正單據(jù)是否有經核準，輸入是否正確。2. 盤點的數(shù)據(jù)是否正確，盤點更正執(zhí)行過程中是否正常。3. 商管處理營運科的“廠商補損耗”的商品中時是否有使用正確的庫存原因。4. 專柜商品及無實物之代銷商品是否都建立了歸零檔，每月準時執(zhí)行更正。5. 生鮮處制作成品時