xx項目管理系統(tǒng)解決方案0808V2

1、 XX公司科研項目管理系統(tǒng)解決方案二零一一年八月北京慧點科技開發(fā)有限公司目 錄第1章 需求分析11.1 建設目標11.2 建設內容11.3 實施范圍2第2章 系統(tǒng)方案32.1 設計原則32.2 架構設計42.3 功能設計5 立項管理5 資金調整8 科研資金管理8 項目實施管理10 項目驗收管理14 項目考核管理15 模板下載16 系統(tǒng)集成16第3章 實施方案173.1 實施計劃173.2 項目實施小組組成183.3 培訓方案19 總體思路19 用戶培訓分類20 培訓安排21第4章 系統(tǒng)運行環(huán)境22第1章 需求分析1.1 建設目標XX公司科研項目管理系統(tǒng)的建設目標是：提高XX公司公司科研項目管理

2、的信息化水平，減輕二級單位科研人員工作量和繁瑣的紙質文件往來，促進科研項目按計劃實施，加強管理。本次項目管理系統(tǒng)的建設目標是對XX公司公司科研項目進行全過程管理，使用部門覆蓋科技部等職能部室和下屬二級單位，實現對項目流程和文檔的全面管理和控制，達到提高工作效率、加強科研項目管理力度的目的。同時，將信息部信息運維項目的管理過程和文檔也進行全面管理。1.2 建設內容科研項目管理系統(tǒng)本期將實現以下6個模塊的功能：1) 立項管理實現科研項目、科研信息項目、信息運維項目的立項信息填報，立項文檔（開題報告、項目任務書等）上傳，立項過程審批功能。；2) 資金調整實現資金調整的流程審批功能；3) 科研資金管理

3、實現月度預算提報審批，結合SAP結算信息，導出月度資金計劃表并下發(fā)；4) 項目實施管理實現項目的基礎信息管理、項目過程文檔管理、項目進度管理，項目半年和年度總結匯總表及審批功能；5) 項目驗收管理實現項目總結驗收、評定驗收的資料提交、審核等功能，以及科研項目驗收的信息填報、材料審批，項目驗收過程審批、打印、蓋章、下發(fā)功能。6) 項目考核管理7) 模板下載8) 系統(tǒng)集成實現與XX公司OA系統(tǒng)的待辦集成。1.3 實施范圍本期的實施用戶范圍包含XX公司機關的科技部、信息部以及二級單位的相關人員。第2章 系統(tǒng)方案2.1 設計原則根據項目建設內容及要求，項目方案設計及實施應滿足以下原則，并在整個系統(tǒng)設計

4、和實施建設中嚴格遵循這些原則。1) 技術可行性：保證技術上的可行性，適合XX公司公司的實際情況，滿足主要功能需求。2) 技術先進性：項目既要采用先進的管理理念、軟件架構和IT技術，又要保證軟件系統(tǒng)、硬件設備、開發(fā)工具的相對成熟。3) 系統(tǒng)靈活性：靈活性需在系統(tǒng)的多處體現，例如能夠自定義內部審批流程，靈活性要求盡量實現無需代碼開發(fā)的系統(tǒng)變動。4) 操作易用性：操作界面安排合理，操作設計優(yōu)化，無多余步驟，無需重復操作，界面美觀，響應快捷；5) 系統(tǒng)可靠性：系統(tǒng)必須是可靠的，一般的人為和外部的異常事件不會引起系統(tǒng)的崩潰；同時系統(tǒng)有較高的可用性，當系統(tǒng)出現問題后能在較短的時間內恢復，且保障系統(tǒng)數據具完

5、整性。6) 系統(tǒng)安全性：需實現信息的保護和隔離，系統(tǒng)應分別針對不同的應用和不同的網絡通信環(huán)境，采取不同的措施，包括系統(tǒng)安全機制、權限控制、身份認證等。7) 系統(tǒng)可擴展性：項目的實施，要充分考慮系統(tǒng)今后的延伸，為適應未來的業(yè)務拓展和項目的功能擴展，必須充分考慮以簡便的方法、較低的投資，實現軟件系統(tǒng)的擴展。8) 系統(tǒng)易維護性：后期維護簡單易行，維護工作應盡量少的改動程序源代碼。9) 高集成性：系統(tǒng)中相關模塊都可以方便的互相調用，可以方便的獲取相關模塊的信息。對不斷增加的系統(tǒng)模塊也可以達到與此次項目中模塊的方便的雙向的功能調用和信息調用。本項目的建設的系統(tǒng)可以做到與原有OA系統(tǒng)無縫集成。具體包括，待

6、辦、郵件、流程、信息發(fā)布都可以在同一個界面進行查看并處理。2.2 架構設計根據XX公司科研項目管理系統(tǒng)建設模型和慧點科技在眾多集團型企業(yè)辦公系統(tǒng)建設中積累的經驗，結合XX公司公司需求，以需求引導業(yè)務的信息化應用，以信息化手段提高工作效率，進一步規(guī)范企業(yè)運作模式，提高員工工作能力和工作效率。系統(tǒng)的功能結構從上到下可分為以下幾個層次：表現層、應用層、應用支撐層和網絡基礎設施層，而信息安全，管理以及標準、規(guī)范體系貫穿于各個層面，如下圖所示。 圖 1系統(tǒng)架構圖系統(tǒng)平臺基于IBM Lotus Domino技術平臺，依托Indi.Platform平臺的流轉引擎作為系統(tǒng)基礎，支撐在以此為基礎的其他應用。XX

7、公司科研項目管理系統(tǒng)建設過程中應重點考慮以下管理要求：管理提升u 滿足公司管理需要，簡化工作、提高效率，注重過程文檔收集歸檔。u 數據、業(yè)務、相關系統(tǒng)集成，為領導決策提供支持。功能適用u 充分利用成熟產品和應用的功能模塊及管理業(yè)務模型，快速準確匹配公司的管理特點和業(yè)務模式，滿足管控要求。u 針對用戶的使用進行大量人性化設計，保證系統(tǒng)快速應用。安全可靠u 采用符合國際安全標準、公安部認可的安全機制，保證系統(tǒng)的安全性。u 支持高可用和完善的備份方案，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。架構強壯u 支持靈活的物理及邏輯上的集中式與分布式部署，可以完全契合企業(yè)不同的地域分布/集中模式和管理分布/集中模式。u 系統(tǒng)支持大

8、用戶量并發(fā)訪問，滿足未來迅速擴張后的系統(tǒng)需求。u 可擴展的SOA標準架構，采用 “框架組件”的設計，易于擴展。服務專業(yè)u 成熟產品個性化服務模式，量身定做，確保系統(tǒng)符合公司的管理理念。u 提供專業(yè)服務隊伍，提供持續(xù)長期的服務，為系統(tǒng)保駕護航。2.3 功能設計本項目中，通過表單填報，流程審批、短信待辦提醒的方式來實現各個功能。在每個流程審批的節(jié)點，都將設置短信和待辦提醒功能，以提高審批效率。用戶在撤回審批時，可選擇駁回的位置，只駁回到出問題的環(huán)節(jié)節(jié)點即可，以避免有些流程駁回到起始點后，未出問題的環(huán)節(jié)節(jié)點人員也說得重新審批一次的重復勞動。下面詳細闡述各個功能模塊的功能設計：2.3.1 立項管理科技

9、部項目共分三種類別分別是科研項目、科研信息化項目、信息運維項目，以上三類項目的立項流程略有差別，表單一致。2.3.1.1 科研項目立項申報流程：二級單位科研管理員將立項申報信息，立項中的文檔如開題報告、項目任務書等通過表單填報（如圖1所示）及上傳附件（如圖2所示）的形式完成立項起草工作。立項申報起草信息經二級單位部室主任->二級單位技術負責人->科技部主管工程師，在科技部主任工程師審批通過后提供項目立項信息的匯總初表統(tǒng)計查詢（包括新開的項目和未結項目的匯總）。評審專家審核（線下完成）->通過后返回科技部主管工程師完成立項審批工作。系統(tǒng)會根據相關條件（評審專家意見等）生成燕化公

10、司科研開發(fā)項目計劃匯總表。項目計劃匯總表包括跨年度項目和新開項目，其中跨年度項目匯總表中的字段“截止上年末已完成科研項目經費”需考慮自動計算生成，最后結果提供手動修改。項目計劃匯總表提供手動觸發(fā)功能，每年保留經理辦公會審批版本、同時年底決算完成后保留決算版本。圖2：表單填報示意圖圖3：上傳附件示意圖圖4：項目立項管理示意圖2.3.1.2 科研信息化項目立項流程：立項起草信息經二級單位部室主任->二級單位技術負責人->信息部?？萍疾恐鞴芄こ處熜枰吹酱肆鞒蹋瑫r也需要匯總到項目立項信息的匯總初表統(tǒng)計查詢（包括新開的項目和未結項目的匯總）。信息部組織評審專家審核->通過后返回科技

11、部主管工程師完成立項審批工作。2.3.1.3 信息運維項目立項流程：檔案中心上報信息部或信息部直接填報立項。形成年度信息運維項目匯總表。2.3.2 資金調整由二級單位科研管理員起草項目資金調整申請表，經部室主任->主管廠長->科技部主管工程師->科技部長審批后，根據調整結果修改科研開發(fā)項目計劃表。2.3.3 科研資金管理2.3.3.1 月度預算提報由二級單位科研管理員起草月度預算表單，經部室主任->主管廠長->科技部主管工程師->科技部資金管理員->科技部長審批后，完成月度預算提報。并根據相關規(guī)則生成月度預算匯總表，表樣如下，系統(tǒng)直接導出生成。圖5：月

12、度預算匯總表示意圖2.3.3.2 月度資金計劃各單位提交月度預算后，結合SAP導出的項目結算表，經過手工調整后，導入潤乾報表工具，報表工具可以按各種維度，制作報表。形成各單位的月度資金計劃表，下發(fā)到各二級單位。SAP導出的項目結算表如下，通過匹配開發(fā)，實現將數據導入系統(tǒng)進行分析。圖 6資金報表此功能可與月度預算提報功能一起開發(fā)，全部流程如下：二級單位科研管理員->部室主任->主管廠長->科技部主管工程師->科技部資金管理員->科技部長->資金管理員->下發(fā)到二級單位。本功能模塊采用潤乾報表實現數據的導入、分析、匯總功能。用戶可以隨時面對數據庫，進行多角

13、度的靈活查詢，并通過對不同的“維”進行上下鉆取、左右拖動、縱橫旋轉、分頁、切片切塊等操作進一步深入分析，實時獲取所需信息，根據慧點經驗項目管理系統(tǒng)中常用報表有網格式表、分組式報表、交叉報表三種具體如下圖：圖 7經費使用計劃示意圖圖 8報表樣例圖圖 9報表示意圖2.3.4 項目實施管理2.3.4.1.1 科研類項目實施2.3.4.1.1.1 基礎信息管理公司科研項目計劃正式下達后，各二級單位制定所負責項目的具體實施計劃，在系統(tǒng)中填寫所負責項目的基礎信息表。本期項目中將通過表單填報方式實現項目的基礎信息發(fā)布功能，此模塊同時具有項目基礎信息的刪除、修改功能。具體填報的信息包括：項目類別、項目名稱、計

14、劃進度、關鍵控制點（每個項目的控制點和里程碑可以根據自己情況定，數量可以不一樣）、資金、項目負責人等。根據系統(tǒng)授權，此模塊只能由科技部修改，其它單位和部門一經填寫后，不具有修改和刪除的權限。2.3.4.1.1.2 項目過程文檔記錄項目實施過程中的工作內容日志大事記和附件資料的提交存檔。圖10：項目管理示意圖圖11：項目列表示意圖2.3.4.1.1.3 項目進度管理二級單位科研員填寫個項目的具體進展情況，經部室主任->技術廠長->科技部主管工程師流程審核后，由科技部主管工程師根據實施計劃對項目進度進行標識，科技部主管工程師具有修改、駁回的權限。進度管理是指在項目實施過程中，通過編制有

15、效的計劃指導生產，并定期跟蹤項目進展，并通過控制管理措施，使項目能在指定的時間內完成的管理。同時，通過合理的計劃制定，確定項目的資源需用計劃和資金安排，保證資源的合理利用和資金的合理使用，并間接控制項目資源的消耗。進度計劃分為總計劃、年度計劃、季度計劃、月度計劃，并可根據企業(yè)的實際管理情況，適度延伸到旬或周計劃（但旬或周計劃不同時編制），甚至到日計劃。對計劃的管理可以從上自下，這樣可以保持上級管理機構對項目的總體要求，實現上級管理機構的計劃目標；慧點項目管理系統(tǒng)提供項目總體監(jiān)控看板，具有紅路燈預警顯示功能。項目主管人員可以監(jiān)控到所有項目的狀態(tài)例如進度狀態(tài)、文檔是否齊全、是否存在變更等等。例如進

16、度情況，系統(tǒng)對進度計劃和實際時間情況實時對比，未按計劃完成的項目系統(tǒng)給出紅燈預警，主管人員可以點開，有問題的項目查看詳細內容。具體查看方式見下圖。圖 12進度管理示意圖圖13：進度監(jiān)控示意圖2.3.4.1.1.4 項目半年和年度總結二級單位科研員通過系統(tǒng)填報項目半年和年度總結，經部室主任->技術廠長->科技部主管工程師進行審批和匯總。2.3.4.1.2 信息運維類項目實施2.3.4.1.2.1 項目啟動合同簽訂后，項目啟動開始進入建設階段，項目承建部門和信息主管處室新建維護項目基本情況，包括項目建設計劃、實施方案、項目組人員、項目重要里程碑等信息。2.3.4.1.2.2 系統(tǒng)詳細設

17、計信息系統(tǒng)管理部組織各相關部門提出合理的業(yè)務需求，并按要求對項目進行需求分析，出具詳細設計說明書，按內控要求走相應文檔審核流程，信息部門備案。圖 14詳細設計系統(tǒng)示意圖2.3.4.1.2.3 實施報告項目責任部門提交項目實施報告、項目周報、項目會議紀要等，信息系統(tǒng)管理部項目主管處室審批、存檔。圖 15實施報告2.3.4.1.2.4 項目上線管理系統(tǒng)或項目安裝聯(lián)調完畢，信息系統(tǒng)管理部門組織對系統(tǒng)進行集成測試，形成集成測試評價意見；并根據集成測試評價意見責成項目實施單位進行修改完善。信息系統(tǒng)管理部門還可以組織最終用戶進行用戶接受測試，記錄測試過程，并由最終用戶簽字確認。測試通過，具備上線條件的系統(tǒng)

18、進行上線申請審批，正式上線運行。2.3.5 項目驗收管理科研項目驗收分為兩種分別是項目總結驗收和項目評定驗收?？⒐す芾硐到y(tǒng)實現竣工文件的全文歸檔管理與全文檢索；圖像、錄像、錄音等多媒體竣工文件管理；竣工文件信息統(tǒng)計；文件借閱利用統(tǒng)計。具備查詢竣工驗收情況記錄，竣工資料分類管理、竣工資料的檢索等功能。并且實現不同的資料文件對應不同的部門進行管理，包括有分類存儲、借閱管理、檢索檔案等功能。提供數據跨部門進行檢索功能。系統(tǒng)支持預先設定驗收需要提交的文檔，項目實施方驗收文檔不全，延期提交的等未按要求提交的系統(tǒng)都會預警。2.3.5.1 項目總結驗收二級單位科研員在項目完成后提交驗收總結材料，經部室主任-

19、>技術廠長->科技部主管工程師->科技部成果管理員審核后，組織專家完成驗收。2.3.5.2 項目評定驗收填寫提交評定申請相關文檔材料，經部室主任->技術廠長->科技部主管工程師->科技部成果管理員審核后，提交項目評定證書并最后證書打印、蓋章、下發(fā)。2.3.6 項目考核管理月度專業(yè)考核科技部主管工程師每月按時提報考核信息，系統(tǒng)形成匯總表。此文檔在科技部內共享，相關人員經過授權可以填寫信息。如下圖所示，在系統(tǒng)界面中進行表單化設計。2.3.7 模板下載本項目中，通過信息發(fā)布的方式將項目相關的制度規(guī)范已經空白的模板表格發(fā)布到系統(tǒng)中，供員工查閱和使用。2.3.8 系統(tǒng)

20、集成本項目建設的科研項目管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)緊密集成，實現統(tǒng)一待辦處理。用戶需要到不同系統(tǒng)中了解需要處理的工作，并進行相應的處理，造成工作效率低、容易遺漏某些系統(tǒng)中的工作。因此，建立一個統(tǒng)一的待辦中心，集中不同系統(tǒng)中的待辦工作，將會大大提高工作效率和便利性。統(tǒng)一待辦中心的目的就是實現企業(yè)內部用戶可以通過一個統(tǒng)一的入口方便的訪問到需要處理的任務，而這些任務是分布在各種后臺系統(tǒng)中。ü 使用者在同一個區(qū)域處理來自不同應用系統(tǒng)的流程處理工作；ü 使用者能夠知道來自不同應用類型的審批工作的數量；ü 支持根據工作列表來檢索信息。待辦中心功能能將工作人員需要處理的工作信息第一時間

21、推送到用戶面前，包括領導交辦的各項工作、項目審批、待處理的各類公文、審批信息、會議通知、電子公告等。該模塊通過建立鏈接的方式，將待辦事宜與具體的操作界面聯(lián)系在一起，從而方便用戶快速、直接的處理工作。圖 16統(tǒng)一待辦第3章 實施方案3.1 實施計劃根據XX公司公司對本系統(tǒng)的要求，以及慧點科技實施中積累經驗，大概的實施計劃如下，預計3個月多左右進入試運行，試運行時間為1個月。項目經理到位后，會立即制定出詳盡的項目計劃和工作說明書（啟動時間若有調整，按周期相應后推）。圖17：項目實施計劃3.1.1 總體思路系統(tǒng)培訓是一個非常重要的環(huán)節(jié)，系統(tǒng)培訓工作應該與本部門的工作實際結合起來，根據不同的用戶情況調

22、整培訓內容和方法：l 對于負責系統(tǒng)運行維護的信息部門人員，培訓的重點是系統(tǒng)的管理、應用開發(fā)以及系統(tǒng)日常維護中的事務處理；l 對于XX公司公司中的較熟悉計算機操作和網絡操作的人員，重點是系統(tǒng)的使用方法、使用技巧和問題的處理，使他們成為分布在各個部門的系統(tǒng)使用專家，可以為周圍的人解答使用中出現的問題，能成為周圍用戶和系統(tǒng)管理維護人員之間的溝通橋梁；l 對于操作計算機不是很熟練的人員，從計算機操作、網絡基本操作入手，重點是利用系統(tǒng)完成日常工作的操作培訓。通過完備的系統(tǒng)培訓，提高企業(yè)人員的計算機應用水平，形成以系統(tǒng)管理維護人員為核心，各部門技術骨干為依托，全體參與的辦公自動化應用隊伍。3.1.2 用戶

23、培訓分類在項目的實施過程中，一個最重要的環(huán)節(jié)就培訓，慧點科技將為XX公司公司提供技術培訓、管理培訓、使用培訓，并根據使用的需求設定相應的培訓計劃，從而保證系統(tǒng)能夠在XX公司公司正常穩(wěn)定地運行。具體培訓項目和課程根據以往的工程經驗，各項培訓的內容和目的歸納如下：3.1.2.1 技術培訓XX公司公司的技術人員需要對整個系統(tǒng)有比較深入的了解，以便能夠自主完成對系統(tǒng)的日常維護工作，并在需要的時候，可以在系統(tǒng)的標準體系框架下，開發(fā)新的系統(tǒng)模塊，豐富系統(tǒng)的功能。3.1.2.2 管理培訓針對系統(tǒng)管理人員和系統(tǒng)各業(yè)務模塊、應用系統(tǒng)的主要管理人員。在系統(tǒng)的管理工作中，技術管理只是其中的一個方面，還需要對系統(tǒng)進行日常的配置管理和定制管理，如信息發(fā)布系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)的工作流程等工作，都會由用戶方的系統(tǒng)管