物料ERP入帳作業(yè)指導書

1、物料ERP入賬作業(yè)指導書1、目的為使數(shù)據(jù)人員作業(yè)標準化，規(guī)范化，模式化，規(guī)范公司物料流通流程，保證ERP系統(tǒng)能夠帳實相符，對ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)入帳的管理。2、范圍此作業(yè)指導書適用于江西*高科技股份有限公司產(chǎn)品所有物控入庫作業(yè)及在庫管理。3、職責3.1 錄入員負責倉庫庫存所有入庫數(shù)據(jù)入庫過帳核對錄入工作，并對收到單據(jù)核對之后的準確性負責。3.2 錄入員負責早晚將倉庫完成的入過帳數(shù)據(jù)傳入ERP系統(tǒng)中，讓公司各相關(guān)部門了解。3.3 錄入員負責在ERP系統(tǒng)中倉庫數(shù)據(jù)上出現(xiàn)的問題與公司其他部門的溝通和跟進解決。3.4 錄入員負責對不合規(guī)定的入庫單據(jù)有要求監(jiān)督并要求更正。3.5 對倉庫、車間收貨單與生產(chǎn)入倉單

2、中不準確的數(shù)字有要求更正的權(quán)力。3.6 負責對任何ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)上產(chǎn)生的問題，讓主管了解。3.7 負責對ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的維護，倉庫電腦設(shè)備的保養(yǎng)。3.8 嚴格遵守公司規(guī)章制度，認真履行其工作職責。3.9 定期做好6S，6S就是整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）、素養(yǎng)（SHITSUKE）、安全（SECURITY）。4、操作步驟4.1入帳定義： 入庫與入帳區(qū)別：a.入庫是物料已經(jīng)收貨了，但是不一定可以入帳，也不能確定入到哪個科目中。b.入帳是物料對于入庫的各項手續(xù)與單據(jù)都齊全，可以進行ERP入帳。4.2入庫過帳具體操作如下：登陸帳號進入ERP

3、系統(tǒng)，找到主菜單下的子菜單，即倉務(wù)管理-良品倉-入庫過帳單,如下圖所示：點擊入庫過帳單新增，彈出界面，出現(xiàn)入庫過帳過帳單對話框，第一頁瀏覽入庫單，第二頁-詳情/維護，第三頁瀏覽入庫單明細，如下圖所示：注：判入倉、判特采（即原料收貨、市場收貨）選中第二頁，點擊新增，再點擊判入倉，重新彈出一個對話框，看到判入倉跟蹤，如下圖所示： 對應(yīng)倉管員的收貨單（采購收貨單（原料）或采購收貨單（市場），找相應(yīng)的單號，然后選中。看到選中的單號，如下圖所示：點擊存盤，看到“數(shù)據(jù)已修改是否存檔”，點擊“是”即可，如下圖所示： 可以看到一條記錄存盤成功。如下圖所示這樣可以看到入庫的一條記錄，有一個入倉單號，此時是WV1

4、011-00101，如下圖可以查詢看看入庫的單號與物料。注：判入倉、判特采（即原料收貨，市場收貨）。 在主菜單下的子菜單，倉務(wù)管理-良品倉-倉存狀態(tài)查詢，例如：輸入物料ID60100008，則在第二頁看到物料進出明細記錄，如下圖所示：4.3入帳的單據(jù)如下：采購收貨單（原料），如下圖為：a.此單需核對時需注意的地方有：表單編號、打印日期、收貨日期、收貨單號、供應(yīng)商名稱及物料ID號，若供應(yīng)商送貨單有單號則需要填寫送貨單號。b.在單據(jù)正文里面的物料ID號和物料名稱必須準確以免發(fā)生同一物料誤入兩個ID號之中會造成庫存數(shù)不準確的情況。核對數(shù)量單位時要注意ERP系統(tǒng)物料的單位與供應(yīng)商提供的單位是否一致，必

5、要時需換算ERP系統(tǒng)上統(tǒng)一的單位，如鋼線 0.13*410 ，供應(yīng)商提供是60卷，ERP系統(tǒng)上是60*410KM，c.單價欄及金額欄在采購發(fā)票到達時所付上的藍色采購聯(lián)的單價金額與發(fā)票核對無誤時由材料會計填寫。d.在簽字欄的收貨人由負責該物料的倉管員手寫簽字，打印的簽名一律無效，檢驗欄由主檢該類物料的質(zhì)量技術(shù)中心檢驗員手寫簽字，采購欄由該物料的采購管理中心采購員手寫簽字，供應(yīng)商由送貨人簽字。以上簽名都必須清晰可辨不能模糊不清，收貨人或檢驗員與采購員出差或其他特殊情況下可以由職務(wù)代理人代簽，其他情況下一律不得由他人代簽。e.如圖可知，在簽字欄看到前四項簽字完后，按流程到過帳這一步，即可過帳。采購收

6、貨單（低耗）,如下圖為：a.此單與采購收貨單（原料）相類似b.此單需核對時需注意的地方有：表單編號、打印日期、收貨日期、收貨單號、供應(yīng)商名稱及物料ID號，若供應(yīng)商送貨單有單號則需要填寫送貨單號。c.在單據(jù)正文里面的物料ID號和物料名稱必須準確以免發(fā)生同一物料誤入兩個ID號之中會造成庫存數(shù)不準確的情況。核對數(shù)量單位時要注意ERP系統(tǒng)物料的單位與供應(yīng)商提供的單位是否一致，必要時需換算ERP系統(tǒng)上統(tǒng)一的單位，d.單價欄及金額欄在采購發(fā)票到達時所付上的藍色采購聯(lián)的單價金額與發(fā)票核對無誤時由物控部材料會計填寫。e.在簽字欄的收貨人由負責該物料的倉管員手寫簽字，打印的簽名一律無效，檢驗欄由主檢該類物料的質(zhì)

7、量技術(shù)中心檢驗員手寫簽字，采購欄由該物料的采購管理中心采購員手寫簽字，供應(yīng)商由送貨人簽字。以上簽名都必須清晰可辨不能模糊不清，收貨人或檢驗員與采購員出差或其他特殊情況下可以由職務(wù)代理人代簽，其他情況下一律不得由他人代簽。f.如圖可知，在簽字欄看到前四項簽字完后，按流程到過帳這一步，即可過帳。采購收貨單（設(shè)備）,如下圖為：采購收貨單（設(shè)備）此單與前的兩種不一樣，此單是根據(jù)流程到收貨這一步，只要錄入了收貨單，也就是此單錄入完成后直接可以看到，此單下的設(shè)備直接入庫了。采購收貨單（委外加工），見下圖，此單與采購收貨單（原料）的也相類似，需要注意的如下：a.此單需核對時需注意的地方有：表單編號、打印日期

8、、收貨日期、收貨單號、供應(yīng)商名稱及物料ID號，若供應(yīng)商送貨單有單號則需要填寫送貨單號。b.在單據(jù)正文里面的物料ID號和物料名稱必須準確以免發(fā)生同一物料誤入兩個ID號之中會造成庫存數(shù)不準確的情況。核對數(shù)量單位時要注意ERP系統(tǒng)物料的單位與供應(yīng)商提供的單位是否一致，必要時需換算ERP系統(tǒng)上統(tǒng)一的單們，c.單價欄及金額欄在采購發(fā)票到達時所付上的藍色采購聯(lián)的單價金額與發(fā)票核對無誤時由物控部材料會計填寫。d.在簽字欄的收貨人由負責該物料的倉管員手寫簽字，打印的簽名一律無效，檢驗欄由主檢該類物料的質(zhì)量技術(shù)中心檢驗員手寫簽字，采購欄由該物料的采購管理中心采購員手寫簽字，供應(yīng)商由送貨人簽字。以上簽名都必須清晰

9、可辨不能模糊不清，收貨人或檢驗員與采購員出差或其他特殊情況下可以由職務(wù)代理人代簽，其他情況下一律不得由他人代簽。e.如圖可知，在簽字欄看到前四項簽字完后，按流程到過帳這一步，即可過帳。4.3.5其他入庫,此單與前面的四種單據(jù)都不同，此單可以說包含所有其他特殊情況下的入庫單，而且只有物控部錄入員可以打，其他部門的人都不允許打印此單。一般需注意的方面與前面的收貨單（原料）一樣。a.此單需核對時需注意的地方有：表單編號、打印日期、收貨日期、收貨單號、供應(yīng)商名稱及物料ID號，若供應(yīng)商送貨單有單號則需要填寫送貨單號。b.在單據(jù)正文里面的物料ID號和物料名稱必須準確以免發(fā)生同一物料誤入兩個ID號之中會造成

10、庫存數(shù)不準確的情況。核對數(shù)量單位時要注意ERP系統(tǒng)物料的單位與供應(yīng)商提供的單位是否一致，必要時需換算ERP系統(tǒng)上統(tǒng)一的單位。c.單價欄及金額欄在采購發(fā)票到達時所付上的藍色采購聯(lián)的單價金額與發(fā)票核對無誤時由物控部材料會計填寫。d.在簽字欄的收貨人由負責該物料的倉管員手寫簽字，打印的簽名一律無效，檢驗欄由主檢該類物料的質(zhì)量技術(shù)中心檢驗員手寫簽字，采購欄由該物料的采購管理中心采購員手寫簽字，供應(yīng)商由送貨人簽字。以上簽名都必須清晰可辨不能模糊不清，收貨人或檢驗員與采購員出差或其他特殊情況下可以由職務(wù)代理人代簽，其他情況下一律不得由他人代簽。e.如圖可知，在簽字欄看到前四項簽字完后，按流程到過帳這一步，

11、即可過帳。下面詳細講明此單的特殊用法：a.當技術(shù)質(zhì)量中心需要做實驗的樣品，由采購直接買回來，經(jīng)物控部直接入庫；b.不能按正常流程收貨的物品，由物控部直接入庫；退貨單，此退貨單是指客戶退回不合格成品到公司，經(jīng)物控部成品倉管員辦理手續(xù)的單據(jù)。此單需要注明的如下：a.退貨日期，退貨客戶名稱，退貨單號（自動生成），第二行：物料名稱、物料ID、單位、數(shù)量；b.找相關(guān)部門人員簽字，如物控部、技術(shù)質(zhì)量中心（品管），市場部等。生產(chǎn)入倉單，此生產(chǎn)入倉單是指生產(chǎn)車間開生產(chǎn)入倉單或生產(chǎn)完工單入到物控部，物控部倉管員辦理手續(xù)的單據(jù)。此單需要注明的如下：a.生產(chǎn)入倉日期，工作中心，生產(chǎn)入倉單號（自動生成），根據(jù)物料名稱

12、、物料ID、單位、數(shù)量錄入；b.找相關(guān)部門人員簽字，如制單、部門主管、品管檢驗、倉庫。5、記錄（無）6、流程圖（見附頁）7、參考文件（無）附頁一：原料入帳流程 開始 登陸ERP彈出原料或市場或委外收貨跟蹤明細選中單號點擊存盤點擊倉務(wù)管理點擊良品倉 彈出對話框 點擊入庫過帳單 選擇“是”點擊入庫過帳單新增 彈出新界面存盤成功 點擊詳情維護 結(jié)束點擊新增選擇原料或市場收貨或委外收貨 附頁二：設(shè)備類、低耗類與其他入庫入帳流程 開始 彈出設(shè)備與低耗類收貨與其他入庫跟蹤明細登陸ERP選中設(shè)備或低耗類單號點擊倉務(wù)管理點擊良品倉 點擊存盤 點擊入庫過帳單彈出對話框 點擊入庫過帳單新增 選擇“是”彈出新界面 存盤成功 結(jié)束點擊詳情維護點擊新增點擊設(shè)備收貨、低耗收貨或其他入庫附頁三：退料單、客戶退貨單與其他退庫入帳流程 開始 彈出退料單跟蹤、客戶退貨單與其他退庫明細登陸ERP 選中退料單、客戶退貨與其他退庫單號點擊倉