辦公設(shè)備采購風(fēng)險管理(共4頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上辦公設(shè)備設(shè)施風(fēng)險管控辦公設(shè)備設(shè)施采購和日常管理中的風(fēng)險管理是企業(yè)風(fēng)險管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是風(fēng)險管理中最容易忽視的環(huán)節(jié)。健全和強(qiáng)化辦公設(shè)備設(shè)施采購及日常使用中的風(fēng)險管控，是保障企業(yè)風(fēng)險管理成效的難點(diǎn)。研究總結(jié)其他行業(yè)、企業(yè)的做法，對我們有以下啟發(fā)和借鑒：通常情況企事業(yè)單位辦公設(shè)備設(shè)施的風(fēng)險管控分為兩個環(huán)節(jié)即：辦公設(shè)備設(shè)施的采購風(fēng)險管控和日常風(fēng)險管控。下面就兩個方面分別予以介紹：一、 設(shè)施設(shè)備采購中的風(fēng)險管控采購是開展科技創(chuàng)新活動、保障科學(xué)研究、工程施工基本條件的一項重要管理內(nèi)容。儀器設(shè)備違法違紀(jì)的采購行為將引發(fā)采購風(fēng)險，釀成資產(chǎn)的損失，嚴(yán)重干擾和影響企業(yè)正常秩序和健康發(fā)展

2、。概括而言，辦公設(shè)施設(shè)備采購過程中的風(fēng)險點(diǎn)主要涉及到：采購計劃編制環(huán)節(jié)，風(fēng)險來自決策失當(dāng)；采購權(quán)限配置環(huán)節(jié)，風(fēng)險來自權(quán)力失衡；采管人員履職環(huán)節(jié)，風(fēng)險來自道德失范；采購項目執(zhí)行環(huán)節(jié)，風(fēng)險來自管理失控；采供雙方交易環(huán)節(jié)，風(fēng)險來自誠信失缺等等。風(fēng)險主要表現(xiàn)為：計劃粗糙、決策違規(guī)；機(jī)會性風(fēng)險：由于本單位制度不清、管理不善、監(jiān)督不力等內(nèi)生性弊病使行為人違法違紀(jì)有了可乘之機(jī)；誘惑性風(fēng)險：行為人為供應(yīng)方的“橄欖枝”迷惑，經(jīng)不起“蠅頭小利”的誘惑，實(shí)施不當(dāng)采辦行為；冒險性風(fēng)險：行為人明知故犯，規(guī)避監(jiān)管，弄虛作假，收受賄賂等等。風(fēng)險控制是風(fēng)險管理的核心。面對客觀存在的采購風(fēng)險，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)預(yù)見風(fēng)險的內(nèi)控管理，以控制

3、和防范為主要手段，建立長效機(jī)制，力爭規(guī)避、降低、減少采購風(fēng)險。具體可以采取以下措施予以應(yīng)對：（一）控制風(fēng)險，健全采購管理和工作體系采購工作體系的設(shè)計和建設(shè)要適合企業(yè)單位的特點(diǎn)，體現(xiàn)簡潔和通暢?？v向線條一般按照采購的實(shí)施路線設(shè)計，包括采購立項、項目審理、招標(biāo)定價、具體采辦、設(shè)備驗收和督辦評估等環(huán)節(jié)以及每個環(huán)節(jié)的基本要求；橫向線條一般按照各個崗位的相互關(guān)系設(shè)計，主要是具體、清晰地表述各個采購崗位之接口間的職責(zé)。采購管理程序包括工作性質(zhì)描述，工作內(nèi)容和工作步驟，責(zé)任人和職責(zé)權(quán)限，如果標(biāo)明該環(huán)節(jié)的控制點(diǎn)更好。已經(jīng)確定的流程在沒有變更之前應(yīng)當(dāng)是剛性的。在流程設(shè)計上，權(quán)力制衡多用職能牽制的方式，少用專人跟

4、蹤的監(jiān)督。明確采購事權(quán)是限權(quán)、制權(quán)的重要前提，采購工作的內(nèi)容決定采購崗位的設(shè)置和采購崗位的職責(zé)，工作責(zé)任決定事權(quán)。責(zé)任愈明確、具體，事權(quán)表達(dá)就應(yīng)愈清晰、可行、并操作方便，越少的彈性空間和模糊區(qū)間，就越小的采購風(fēng)險。制度是控制和規(guī)避采購風(fēng)險成為可能的利器。以明確崗位、責(zé)任、事權(quán)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)控為目標(biāo)，擬制相互銜接、具體可行的制度規(guī)定。當(dāng)前，特別要注重采購管理流程（包括決策、實(shí)施、評估）、采購崗位設(shè)置和權(quán)限分配制度、供應(yīng)商管理制度以及設(shè)備采購的公開規(guī)則等，對可能形成的采購風(fēng)險發(fā)揮預(yù)期的調(diào)控作用。（二）規(guī)避風(fēng)險，優(yōu)化采購權(quán)限和團(tuán)隊結(jié)構(gòu)從合理分解和配置采購權(quán)出發(fā)，實(shí)行決策權(quán)、招標(biāo)權(quán)、采辦權(quán)、驗收權(quán)“四權(quán)”分

5、離的采購機(jī)制，其中決策、招標(biāo)、驗收、監(jiān)督為管理權(quán)限，采購為采辦權(quán)限，明確分權(quán)思路。在分清采購過程各個關(guān)聯(lián)崗位職責(zé)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)使用者、審理者、采購者與監(jiān)督者之間的分權(quán)、限權(quán)、制權(quán)。實(shí)行“采審”分離?！皩彙敝饕冈O(shè)備采購的決策環(huán)節(jié)以及對設(shè)備采購項目的申請審理環(huán)節(jié)。年度設(shè)備采購計劃由審理小組提出建議，供所務(wù)會議討論決定，體現(xiàn)決策環(huán)節(jié)的上下結(jié)合；同時，該小組具體負(fù)責(zé)審理申請者的采購請求，評估申請購置的儀器設(shè)備的合理性，審議或提出采購設(shè)備的市場標(biāo)價，對提供的供應(yīng)商誠實(shí)信譽(yù)記錄進(jìn)行核準(zhǔn)。實(shí)行“采招”分離。設(shè)置大型儀器設(shè)備采購項目招評標(biāo)小組，負(fù)責(zé)招評標(biāo)和采購合同的審核簽證，采購員不決定儀器設(shè)備招投標(biāo)的標(biāo)的

6、（可作為具體操辦人員），招標(biāo)人員不參與儀器設(shè)備的具體采辦，形成必要的制衡機(jī)制。實(shí)行“采驗”分離。設(shè)置大型儀器設(shè)備采購項目稽查（驗收）小組，對大型采購項目的活動派員全程督導(dǎo)，監(jiān)察采購人與供應(yīng)商的采購行為，對照采購合同對采購的儀器設(shè)備進(jìn)行驗收，出具驗收意見。項目招評標(biāo)小組和稽查（驗收）小組可以“一牌兩用”，成員也可交叉合用。（三）減少風(fēng)險，重視督導(dǎo)并舉和制度效能各科研單位可結(jié)合實(shí)際，賦予行政監(jiān)察（紀(jì)檢）部門行使對采購制度執(zhí)行的檢查監(jiān)督權(quán)、指導(dǎo)協(xié)調(diào)權(quán)、督促整改權(quán)、獎罰建議權(quán)行政監(jiān)察（紀(jì)檢）部門要善于會同有關(guān)管理部門聯(lián)合督辦，主動、積極地借助本單位的其他行政資源。重視閉環(huán)監(jiān)察：閉環(huán)監(jiān)察要按照采購實(shí)施路

7、徑，緊扣最可能導(dǎo)致風(fēng)險的若干節(jié)點(diǎn)（決策、招標(biāo)、采辦、付款、驗收），以采購組織、采購方式、采購程序為重點(diǎn)，以過程監(jiān)察、效能評估為主要方法，制定相應(yīng)的操作標(biāo)準(zhǔn)或工作模板，建立工作評價和信息反饋系統(tǒng)，形成閉環(huán)的監(jiān)察管理系統(tǒng)。善于督導(dǎo)并舉：紀(jì)檢監(jiān)察部門要善于把握監(jiān)察時機(jī)，善于交流溝通，善于肯定鼓勵，善于提出有價值的監(jiān)察建議。要善于學(xué)習(xí)采購行話，掌握一定的話語權(quán)，在監(jiān)督中指導(dǎo)，在督促中建議。無論“監(jiān)察建議書”“監(jiān)察協(xié)調(diào)書”，要有針對性，其結(jié)果可檢驗。是嚴(yán)肅監(jiān)察紀(jì)律：嚴(yán)肅監(jiān)察紀(jì)律是培養(yǎng)執(zhí)行者對制度敬畏感的重要保障。領(lǐng)導(dǎo)干部要帶頭執(zhí)行制度，“一個行動勝過一打口號”。對于明知故犯者必須依法懲處。要善用通報批評

8、、行政和經(jīng)濟(jì)處分或強(qiáng)制力方法，糾正違規(guī)離規(guī)行為。沒有紀(jì)律和法辦的強(qiáng)制作基礎(chǔ)，控制和預(yù)防風(fēng)險是軟弱無力的。（四）抵御風(fēng)險，推行過程公開和陽光作業(yè)要做到采購過程公開和陽光作業(yè)，積極努力做到如下幾點(diǎn)。完善監(jiān)督依據(jù)：健全企業(yè)單位關(guān)于儀器、辦公設(shè)備采購方面的規(guī)章制度，完善監(jiān)督的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。公告采購方案：公開關(guān)于儀器、辦公設(shè)備采購的需求信息、經(jīng)費(fèi)預(yù)算和資源分配方案。公開采供雙方：公開采方承辦人員和設(shè)備供應(yīng)商名號，公告供應(yīng)商的審查標(biāo)準(zhǔn)和方法、供應(yīng)商的誠信記錄和等級資格。及時報告采購信息：公開采購設(shè)備的名稱、規(guī)格型號、供應(yīng)商、初擬價格、采購承辦人和履行程序（采購過程）等相關(guān)信息。通告采辦過程：公開儀器設(shè)備采辦

9、過程，如設(shè)備申請或使用方、設(shè)備招標(biāo)及結(jié)果、設(shè)備價格、供應(yīng)方法、設(shè)備驗收等。透明供采購記錄：可以在內(nèi)網(wǎng)上公開全年度儀器設(shè)備的采購記錄，提供同類設(shè)備可比對的采購資料。通報糾紛處理：公開儀器設(shè)備采購糾紛、投訴的處理結(jié)果，了解是非對錯。（五）防范風(fēng)險，注重教育質(zhì)量和打動人心 抓好警示教育，側(cè)重危害警告。警示教育是充分借助法律和紀(jì)律權(quán)威和威懾的重要教育方式。單位要善于以本地區(qū)、本系統(tǒng)或身邊的“本土”違法案例為教材,解剖案件，“以身說法”；善于收集采購領(lǐng)域關(guān)于違法案件的警示光盤，運(yùn)用電子教育方式，推動“警示守法”。開展案例性警示教育要用重錘敲響鼓，提高警示的威懾力，“別伸手，伸手必被抓”。做好提

10、示教育，側(cè)重風(fēng)險提示。提示教育就是恰倒好處地敲“木魚”、搖“警鈴”。針對潛在的預(yù)知風(fēng)險，采用以案議事、事前提示、個人講讀制度或禁令等形式，提示行為人預(yù)防什么，如何預(yù)防，“不闖紅燈”、“不走邊線”。發(fā)現(xiàn)苗頭或傾向要及時指出，出現(xiàn)問題要敢于和善于批評和提醒，慎初、慎微。個別提示，因人施教，效果會更好。重視親情教育，側(cè)重家愛感召。親情教育的目的就是“為了家庭和孩子，干凈做事，規(guī)矩做人”，使行為人在“伸手”“越線”前，感受親情力量的無形牽制。通過了解采購崗位特點(diǎn)，宣傳采購工作意義，告知采購崗位風(fēng)險，剖析采購崗位“家破人毀”的案例，用家庭親情的“他律”，促進(jìn)和提升行為人的“自律”。 強(qiáng)化職業(yè)教育，側(cè)重素

11、質(zhì)養(yǎng)成。采購人好的職業(yè)素質(zhì)也是防范采購風(fēng)險的重要條件。職業(yè)素質(zhì)養(yǎng)成的首要環(huán)節(jié)是遵守制度的意識養(yǎng)成。重在培養(yǎng)和提高行為人的職業(yè)品行、職業(yè)知識、職業(yè)技能。法律知識、職業(yè)意識、職業(yè)規(guī)范、管理方法使行為人的愛崗敬業(yè)意識、誠信廉潔行為與熟練的采辦能力三者之間相得益彰。 培養(yǎng)廉潔文化，側(cè)重風(fēng)氣形成。人的自律能力是有限的，風(fēng)正氣清的廉潔環(huán)境和嚴(yán)肅規(guī)范的制度環(huán)境將對采購行為人的“自律道德”起激勵和支撐作用。要善于運(yùn)用廉潔文化的力量，從價值理念、道德情操、行為規(guī)范等方面逐步建立采購職業(yè)價值體系，從價值層面引導(dǎo)和規(guī)范采購崗位工作人員特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的行為，讓文化產(chǎn)生感染、影響和激勵的力量。 以上，防范采購風(fēng)險的措施

12、只有與科研單位的事業(yè)前景、領(lǐng)導(dǎo)行為、工作機(jī)制、制度環(huán)境和文化建設(shè)共同作用，采購行為人有可能面對各種誘惑或管理疏漏，實(shí)現(xiàn)“認(rèn)識危害不去為、事業(yè)家庭不想為、制度約束不能為、公開透明不易為、敬畏法律不敢為”的預(yù)期，從而最大可能地降低采購風(fēng)險，最大程度地減少國資損失。二、 設(shè)施設(shè)備日常使用的風(fēng)險管控儀器、辦公設(shè)施設(shè)備的日常風(fēng)險管控主要是對辦公環(huán)境的管控，參照多數(shù)企業(yè)的通行做法，可將辦公環(huán)境分為硬環(huán)境和軟環(huán)境，硬環(huán)境主要包括辦公室內(nèi)部環(huán)境，如辦公設(shè)備（電話、電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等）、電話系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、周圍辦公大樓，主要指物質(zhì)環(huán)境及設(shè)施。軟環(huán)境主要是企業(yè)運(yùn)行存在的人員、制度及文化、社會制度環(huán)境及行業(yè)規(guī)范

13、等，概括而言軟環(huán)境包括辦公室人員、企業(yè)文化，以及辦公室外部環(huán)境，行業(yè)規(guī)范、社會制度等等。“硬環(huán)境”風(fēng)險，指由辦公室內(nèi)的辦公設(shè)備給企業(yè)帶來的風(fēng)險，包括辦公室內(nèi)遭遇的竊聽、竊視風(fēng)險、辦公設(shè)備的泄密風(fēng)險、網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險等?！败洯h(huán)境”風(fēng)險，指由員工行為、管理制度及企業(yè)文化不完善給企業(yè)帶來的風(fēng)險。包括在職員工的泄密和破壞風(fēng)險，以及員工之間的非工作關(guān)系給企業(yè)帶來的風(fēng)險。依據(jù)企業(yè)面臨的具體硬環(huán)境和軟環(huán)境所可能面臨的風(fēng)險，可以從具體幾個方面應(yīng)對:（一） 、加強(qiáng)印章管理印章是企業(yè)風(fēng)險控制中最大的安全隱患，也是多數(shù)企業(yè)風(fēng)險管控的漏洞所在。印章的管理，關(guān)系到公司各項經(jīng)營管理活動的正常開展，甚至影響到公司的生存和發(fā)展，

14、注重印章管理過程中的法律風(fēng)險對公司而言極為重要。公司加強(qiáng)對公司印章的管理：或保留部門印章、專用印章，統(tǒng)一收歸某一部門集中管理，明確其使用的范圍及權(quán)限；或?qū)⒉糠植块T、專用印章銷毀，公司所有對外事務(wù)統(tǒng)一使用公章，不得使用部門章，若部門擅權(quán)，嚴(yán)厲處罰；同時應(yīng)加強(qiáng)對公司印章使用的審批登記制度，從而在經(jīng)營活動中更有效地避免法律風(fēng)險的產(chǎn)生。（二） 、加強(qiáng)對空白合同的管理公司不能輕易在空白文件上加蓋公章是經(jīng)營過程中的基本準(zhǔn)則，然在公司經(jīng)營活動中可能涉及的問題各種各樣，不可能對任何事項都“一刀切”，有時難免需要開具相關(guān)的空白合同或空白介紹信，但該等空白合同及介紹信的法律風(fēng)險是顯而易見的。鑒于空白合同和空白介紹

15、信所蘊(yùn)涵的法律風(fēng)險，公司必須采取措施嚴(yán)格控制空白合同及介紹信的開具數(shù)量，防止其被超范圍使用、違法濫用，同時做好空白合同、介紹信的開具登記工作及使用反饋說明工作，最大限度防止各種法律風(fēng)險的產(chǎn)生。（三） 加強(qiáng)公司文件及涉密文件和商業(yè)機(jī)密的管理對于涉及公司發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃和經(jīng)營計劃的文件以及涉及到公司生存發(fā)展的核心機(jī)密、核心技術(shù)，企業(yè)應(yīng)該給予高度重視。這些戰(zhàn)略性的文件材料關(guān)系到企業(yè)生存和發(fā)展，重要性不言而喻。加強(qiáng)對涉密文件及商業(yè)機(jī)密的管理可以通過健全完善日常管理制度完成。健全制度不斷堵經(jīng)營運(yùn)轉(zhuǎn)中存在的漏洞，對于薄弱環(huán)節(jié)可以通過完善保密制度予以解決。對于嚴(yán)守公司秘密的單位和個人通過獎勵的方式予以堵漏。 （

16、四）、加強(qiáng)傳真機(jī)、電話及企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)的管理 傳真機(jī)、電話機(jī)及網(wǎng)絡(luò)是連接企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境重要紐帶，也是信息傳輸?shù)闹匾?。它們異端連接企業(yè)內(nèi)部一段連接外部環(huán)境，在企業(yè)風(fēng)險控制中，是最容易出紕漏的環(huán)節(jié)。也是管理難度最大的環(huán)節(jié)，有關(guān)統(tǒng)計顯示，網(wǎng)絡(luò)、傳真機(jī)電話泄露企業(yè)秘密占企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險中較大的比例。有效規(guī)避傳真機(jī)、電話機(jī)網(wǎng)絡(luò)帶來的風(fēng)險可以通過加強(qiáng)管理查缺不漏完成。公司可以采取包括嚴(yán)格限制或禁止外來人員借用、使用傳真機(jī)，向業(yè)務(wù)單位發(fā)送傳真應(yīng)經(jīng)過相關(guān)審批手續(xù)及將傳真機(jī)置于部門負(fù)責(zé)人易監(jiān)督控制區(qū)域等措施，通過專業(yè)技術(shù)手段強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控等措施來達(dá)到。 （五）、四、工作卡、胸牌中可能蘊(yùn)涵的法律風(fēng)險公司需要規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度，然公司在規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理過程中，也要注重有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化管理所帶來的法律風(fēng)險。如某公司一貫堅持規(guī)范化管理，要求所有公司員工必須統(tǒng)一佩戴胸卡才能進(jìn)出工作場所，某日該公司因內(nèi)部建設(shè)需要而聘請了一工作隊進(jìn)廠施工，為便于公司保安管理，公司給這些外來施工人員制作了臨時工作卡，統(tǒng)一編號并加蓋了公司公章。然發(fā)卡后第三天，某施工工人即在穿過工廠門前馬路時發(fā)生車禍被嚴(yán)重撞傷，施工工人受傷后包工頭逃逸，憑借胸卡及其他證據(jù)，該施工工人