煤礦物資采購管理辦法(共10頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上貴州XX實(shí)業(yè)有限公司物資采購管理暫行辦法 為加強(qiáng)XX實(shí)業(yè)有限公司物資采購管理，進(jìn)一步健全物資采購監(jiān)管體系，堵塞物資采購管理漏洞，降低物資采購成本，提高物資采購質(zhì)量，增加企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，制定本辦法。第一章 適用和界定范圍第一條、本辦法適用于XX公司對各煤礦、子公司、安然公司本部（下稱“各單位”）物資采購監(jiān)督管理。第二條、物資采購分大宗物資采購和零星物資采購。大宗物資采購是指為保證企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)和管理需要，且金額大批量多，需要進(jìn)行招投標(biāo)的物資采購。零星物資采購是指為保證企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)和管理需要，且金額較小，不必進(jìn)行招投標(biāo)的物資采購。第三條、物資采購范圍：一、各種機(jī)器、機(jī)電設(shè)備及

2、零配件。二、生產(chǎn)及建設(shè)材料，包括油料、炸材、鋼材、水泥等。三、生產(chǎn)及運(yùn)輸工具、勞保用品、辦公用品。四、其他物料。第二章 物資采購管理第四條、所有物資采購均由XX公司采購銷售部負(fù)責(zé)。各礦采購員憑采購訂單在指定供應(yīng)商處按所需材料品名、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量及時(shí)組織裝運(yùn)送到礦，并提供有簽章的購貨憑證辦理入庫手續(xù)，嚴(yán)禁在非指定供應(yīng)商處采購或購買物資。第五條、指定供應(yīng)商處買沒有所購常用材料，需要在其它供應(yīng)商處采購的，必須在采購訂單上注明，并報(bào)采購公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第六條、所有采購設(shè)備和物料都必須取得正規(guī)票據(jù)，發(fā)票及發(fā)貨清單必須寫明品名、合格證、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、廠家、購買時(shí)間、保修時(shí)間。部分一次性小金額采購因特殊

3、原因無法索取正式發(fā)票的，必須在收據(jù)上加以說明。第七條、需求部門上報(bào)的采購申請單的采購設(shè)備、物料的品名必須以系統(tǒng)編碼名稱為準(zhǔn)，規(guī)格型號(hào)必須準(zhǔn)確，設(shè)備、物料采購數(shù)量、功能應(yīng)滿足生產(chǎn)建設(shè)需要，不得浪費(fèi)。第八條、所購設(shè)備和物料在交付安裝、使用和入庫時(shí)，相關(guān)人員都必須認(rèn)真核對設(shè)備、物料的名稱（系統(tǒng)編碼名稱為準(zhǔn)）、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量是否與采購訂單、供貨單位開具的發(fā)票或發(fā)貨清單一致，檢查設(shè)備、物料質(zhì)量是否完好。如核對設(shè)備、物料的名稱（系統(tǒng)編碼名稱為準(zhǔn)）、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量與采購訂單、供貨單位開具的票據(jù)或發(fā)貨清單其中某項(xiàng)不符，或發(fā)現(xiàn)損壞以及質(zhì)量問題，不得辦理驗(yàn)收手續(xù)，并立即向有關(guān)采購員和分管領(lǐng)導(dǎo)匯到。第九條、零星物資

4、采購管理主要對臨時(shí)急需，且金額較小的物資，可由需求部門申報(bào)，公司采購銷售部組織購買和運(yùn)輸。第十條、大宗物資采購管理對設(shè)備和生產(chǎn)建設(shè)材料、生產(chǎn)及運(yùn)輸工具以及大批量采購等業(yè)務(wù)，均由安然公司采購銷售部進(jìn)行市場調(diào)查，編制采購方案，報(bào)成本控制委員會(huì)。成本控制委員會(huì)通過招標(biāo)、議標(biāo)或指定商家進(jìn)行購買。委員會(huì)必須選擇信譽(yù)良好、質(zhì)量保證、價(jià)格合理、能開具正式發(fā)票或增值稅專用發(fā)票的供應(yīng)商進(jìn)行供應(yīng)。 第三章 采購款支付結(jié)算管理第十一條、在指定供應(yīng)商（或合同供應(yīng)商）處購買的各種設(shè)備和材料款，一律由公司財(cái)務(wù)部統(tǒng)一支付結(jié)算，嚴(yán)禁采購員和相關(guān)人員直接向供應(yīng)商直接支付和結(jié)算貨款。第十二條、現(xiàn)款結(jié)算管理。出納對銷售發(fā)票、購銷合

5、同、供貨方發(fā)貨清單、庫管員開具的入庫單以及領(lǐng)導(dǎo)簽署意見進(jìn)行審核，并核實(shí)該供應(yīng)商往來賬情況后，再結(jié)付余款。第十三條、應(yīng)付貨款結(jié)算管理。由供貨方提供經(jīng)采購員簽字認(rèn)可的發(fā)貨清單和庫管員開具的入庫單到公司財(cái)務(wù)部結(jié)帳，公司財(cái)務(wù)應(yīng)在“應(yīng)付賬款”科目中進(jìn)行核算。待供貨方向公司結(jié)清貨款，并提供正式發(fā)票后，沖減“應(yīng)付賬款”。公司財(cái)務(wù)應(yīng)至少每月一次與供貨商核對賬務(wù)，隨時(shí)掌握各礦材料采購、入庫和貨款結(jié)算情況，避免發(fā)生差錯(cuò)。第十四條、各指定供應(yīng)商處沒有所購材料，經(jīng)批準(zhǔn)用現(xiàn)金在其它供應(yīng)商處購買的材料款，供應(yīng)商憑供貨方開具的正規(guī)票據(jù)、供貨清單和保管員開具的入庫單經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，到公司總出納處報(bào)帳。第十五條、各供

6、應(yīng)商需借支或預(yù)付設(shè)備、材料款，必須由安然公司領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一安排，并由供應(yīng)商經(jīng)辦人開具收款收據(jù)，加蓋供貨單位行政公章，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后在本部總出納處付款。第四章 采購流程管理第十六條、需求部門本著“服務(wù)生產(chǎn)、節(jié)約使用”的原則，根據(jù)本部門需要，確定采購對象名稱（已公司倉儲(chǔ)管理統(tǒng)一名稱為準(zhǔn)）、規(guī)格及數(shù)量，到貨時(shí)間要求，填制采購申請單一式三聯(lián)，一聯(lián)交采購銷售部；一聯(lián)交財(cái)會(huì)部；一聯(lián)留成以備查看，年終統(tǒng)一交檔案室保管。時(shí)間要求：根據(jù)本部門生產(chǎn)需求情況，零星物資采購提前三天填制采購申請單報(bào)本部門負(fù)責(zé)人審批。大宗物資采購提前30天填制采購申請單報(bào)本部門負(fù)責(zé)人審批。第十七條、采購申請單報(bào)需求部門(礦)負(fù)責(zé)人審

7、核，負(fù)責(zé)人必須對采購的物資進(jìn)行審核。主要審核：需求部門購買物資是否確實(shí)需要；本單位倉儲(chǔ)是否有庫存等。審核完畢必須簽署是否同意采購。時(shí)間要求：必須在收到采購申請單當(dāng)天完成，對于特急物資，要求30分鐘內(nèi)完成。第十八條、采購部門根據(jù)需求部門報(bào)來的采購申請單，及時(shí)進(jìn)行核實(shí)。主要核實(shí)：需求部門購買物資是否確實(shí)需要；本單位倉儲(chǔ)是否有庫存；公司所屬其他礦是否有積壓的庫存；是否屬大宗物資采購等。如本單位倉儲(chǔ)無庫存，公司其他礦有積壓的該類物資，則通過填制物資借用單報(bào)本部門負(fù)責(zé)人審核；如均無庫存，則填制采購申請單報(bào)本部門負(fù)責(zé)人審核；如屬大宗物資，則填制集中采購申報(bào)書。時(shí)間要求：必須在收到采購申請單當(dāng)天完成，對于特

8、急物資，要求30分鐘內(nèi)完成。第十九條、采購部門負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真審核采購申請單（集中采購申報(bào)書、物資借用單）。主要審核：需求部門購買物資是否確實(shí)需要；倉儲(chǔ)是否有庫存；內(nèi)部借用是否恰當(dāng)；是否必須執(zhí)行大宗物資購買程序等。審核完畢后必須簽署是否同意采購或內(nèi)部借用意見。時(shí)間要求：必須在收到以上審核資料的當(dāng)天完成，對于特急物資，要求30分鐘內(nèi)完成。集中采購申報(bào)書必須報(bào)成本控制委員會(huì)審議，采購申請單報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核。第二十條、分管領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)真審核采購申請單或物資借用單。主要審核：需求部門是否提出申請；是否經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字；采購部門是否審核簽署意見等。時(shí)間要求：必須在收到以上審核資料的當(dāng)天完成，對于特急物資，

9、要求30分鐘內(nèi)完成。第二十一條、成本控制委員會(huì)主任根據(jù)采購部門報(bào)送的集中采購申報(bào)書組織相關(guān)人員召開會(huì)議進(jìn)行討論，主要討論內(nèi)容：確定是否購買；采取何種方式進(jìn)行購買（議價(jià)、中標(biāo)、指定）；確定購買商家；貨款支付方式等。并填制XX公司成本控制委員會(huì)審查意見表，要求參會(huì)人員必須在此表上簽署各自意見，最后由委員會(huì)主任簽署最終意見。時(shí)間要求：必須在收到集中采購申報(bào)書2天內(nèi)完成，對于特急物資，可由委員會(huì)主任電話征求各委員意見，要求30分鐘內(nèi)完成。第二十二條、采購部門根據(jù)集中采購申報(bào)書和XX公司成本控制委員會(huì)審查意見表草擬XX公司采購合同，合同內(nèi)容包括品名、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量要求、數(shù)量、價(jià)格、金額、交貨日期及地點(diǎn)、

10、運(yùn)輸方式、運(yùn)費(fèi)結(jié)算、違約責(zé)任等。并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核。時(shí)間要求：必須在收到委員會(huì)反饋資料的1天內(nèi)完成。第二十三條、分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)集中采購申報(bào)書、XX公司成本控制委員會(huì)審查意見表以及XX公司安然公司采購合同進(jìn)行認(rèn)真審核，簽署意見后轉(zhuǎn)交采購部。時(shí)間要求：必須在收到采購部門報(bào)送資料的1天內(nèi)完成。第二十四條、采購部門組織商家簽訂采購合同，并根據(jù)采購申請單（集中采購申報(bào)書、安然公司成本控制委員會(huì)審查意見表、采購合同）以及領(lǐng)導(dǎo)審核意見等組織購買和運(yùn)輸。時(shí)間要求：零星物資采購必須在收到審核完畢后的采購資料的1天內(nèi)完成；大宗物資采購必須在收到審核完畢后的采購資料的3天內(nèi)完成。第二十五條、庫管員根據(jù)采購部門報(bào)送的采購

11、申請單、供貨單位的銷貨清單驗(yàn)收入庫，并填制入庫清單。時(shí)間要求：必須在收到貨物的當(dāng)天完成。第二十六條、采購人員將購貨發(fā)票、入庫單、采購申請單以及采購合同交財(cái)務(wù)部門，及時(shí)結(jié)算。時(shí)間要求：必須在完成貨物驗(yàn)收入庫的3天內(nèi)完成。第五章 管理責(zé)任劃分第二十七條、各部門（礦）采購工作主要責(zé)任：一、需求部門上報(bào)采購申請單采購設(shè)備、物料品名、規(guī)格型號(hào)不準(zhǔn)確，數(shù)量、功能不能滿足生產(chǎn)、建設(shè)需要，或提出物資需求的時(shí)間過遲，給企業(yè)造成損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、礦長未經(jīng)查庫審核，庫管員未按領(lǐng)導(dǎo)的要求進(jìn)行查庫，造成物資積壓承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。三、相關(guān)工程師以及礦長對過度需求，造成浪費(fèi)應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。四、相關(guān)工程師以及礦長對落后

12、產(chǎn)品以及不適用產(chǎn)品提出需求，造成損失應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。第二十八條、采購部門主要管理責(zé)任：一、未按時(shí)遵照采購流程報(bào)送資料、采購貨物以及組織運(yùn)輸?shù)?，影響正常生產(chǎn)，應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。二、經(jīng)辦人員未經(jīng)查庫審核，造成物資積壓，應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。三、未認(rèn)真進(jìn)行市場調(diào)查，推薦有問題的商家，并在其購貨，造成貨物質(zhì)量有問題或其他損失，應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。四、采購部門未先征求分管領(lǐng)導(dǎo)意見，在未指定商家購貨，應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。五、無任何原因，采購部門在同城區(qū)價(jià)格就高商家購貨，應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。六、采購人員因采購設(shè)備、物料質(zhì)量問題給企業(yè)造成損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、采購部門對因起草的采購合同有重大失誤，造成的損失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第二十九條、分管領(lǐng)

13、導(dǎo)履職失誤，影響采購工作，造成公司損失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第三十條、成本控制委員會(huì)負(fù)責(zé)對物資采購計(jì)劃、價(jià)格、質(zhì)量等采購環(huán)節(jié)實(shí)行全過程監(jiān)管。一、負(fù)責(zé)對物資采購流程執(zhí)行情況和采購環(huán)節(jié)規(guī)范性進(jìn)行監(jiān)督管理，并根據(jù)報(bào)送的物資實(shí)際采購價(jià)，組織同類物資進(jìn)行市場詢價(jià)和抽查，對物資采購情況進(jìn)行采購價(jià)格監(jiān)督。成本控制委員會(huì)對未能有效監(jiān)督或失職，應(yīng)承擔(dān)監(jiān)督責(zé)任。二、成本控制委員會(huì)按月對流程執(zhí)行情況進(jìn)行抽查，按季進(jìn)行綜合檢查，實(shí)行物資采購流程監(jiān)督，并將采購監(jiān)督檢查情況上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)總監(jiān)。對未及時(shí)、真實(shí)、全面地向上進(jìn)行書面匯報(bào)，應(yīng)承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。第六章 責(zé)任處罰第三十一條、各單位管理部門、XX公司采購部門以及財(cái)務(wù)部門等要結(jié)合實(shí)際，對物資采購出現(xiàn)的違規(guī)行為及時(shí)進(jìn)行查處。一、經(jīng)公司總部月度抽查和季度綜合檢查，各礦物資采購不按規(guī)定流程執(zhí)行的，對相關(guān)責(zé)任人按XX公司勞動(dòng)人事管理規(guī)則進(jìn)行處罰。二、經(jīng)公司總部按市場價(jià)進(jìn)行月度抽查，物資采購價(jià)格和同類質(zhì)量、同類品牌物資相比明顯高于市場價(jià)時(shí)，應(yīng)說明原因，如屬履職失誤，由XX公司成本控制委員會(huì)提出處理意見對其采購單位和相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。第三十二條、各礦要定期編制物資采購計(jì)劃以及完成情況報(bào)表，并要求從2011年4月份起，每月3日前報(bào)送公司辦公