物品采購(gòu)管理制度(共10頁(yè))

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上物品采購(gòu)管理制度為了提高公司采購(gòu)效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購(gòu)成本，滿足公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購(gòu)流程，加強(qiáng)與各部門(mén)間的配合，特制訂本制度。一目的確保采購(gòu)業(yè)務(wù)適時(shí)、適量、適質(zhì)供應(yīng)公司運(yùn)作所需的物品及服務(wù)，達(dá)成正常運(yùn)營(yíng)的目標(biāo)二、范圍適用于公司所需采購(gòu)產(chǎn)品的采購(gòu)過(guò)程，包括固定資產(chǎn)、其他材料設(shè)備及工程項(xiàng)目采購(gòu)及日用品采購(gòu)。三、權(quán)責(zé)總務(wù)部：1）根據(jù)各部門(mén)不同時(shí)期提出的物料采購(gòu)申請(qǐng)，及時(shí)核查數(shù)量、規(guī)格是否符合相關(guān)規(guī)定，具有采購(gòu)的必要性，并制定相應(yīng)的采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施采購(gòu)。2）收集、整理供應(yīng)商資料，建立完善的供應(yīng)商擋案，定期評(píng)估供應(yīng)商。3）實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)：包括詢

2、價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、簽定采購(gòu)合同、下定單、跟單、催貨、結(jié)算等。4）做好市場(chǎng)供求信息調(diào)查，及時(shí)優(yōu)化采購(gòu)品質(zhì)，確保各部門(mén)與各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正?；顒?dòng)需求。5）做好各部門(mén)的物料消費(fèi)分析，在保證正常業(yè)務(wù)需求外降低資金占用，減少庫(kù)存。6）收集市場(chǎng)價(jià)格信息，通過(guò)各種途徑降低采購(gòu)成本，完成成本控制指標(biāo)。相關(guān)部門(mén)：1) 倉(cāng)儲(chǔ)部：根據(jù)客戶的要求在物品包裝配置過(guò)程中，按規(guī)定及時(shí)提出采購(gòu)申請(qǐng)，并負(fù)責(zé)物料入庫(kù)前的質(zhì)量檢驗(yàn)。2) 機(jī)修部：依據(jù)設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)和機(jī)修的需求，按規(guī)定提出采購(gòu)申請(qǐng)，并負(fù)責(zé)設(shè)備、機(jī)修配件入庫(kù)前的質(zhì)量檢驗(yàn)。3) 其它部門(mén)：根據(jù)實(shí)際需求，按規(guī)定提出采購(gòu)申請(qǐng)并負(fù)責(zé)部門(mén)所需物品入庫(kù)前的驗(yàn)收。4） 相關(guān)各部門(mén)在物品入庫(kù)前

3、進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)時(shí)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出意見(jiàn)和建議，督查總務(wù)部做好采購(gòu)工作。四、采購(gòu)流程圖（如下）： 采購(gòu)流程圖五、請(qǐng)購(gòu)及其規(guī)定1請(qǐng)購(gòu)的定義請(qǐng)購(gòu)是指某人或者某部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫(xiě)一份要求獲得這些物料的單子的整個(gè)過(guò)程。 2請(qǐng)購(gòu)單的要素完整的請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)包括以下要素：（1）請(qǐng)購(gòu)的部門(mén)； （2）請(qǐng)購(gòu)物品所屬項(xiàng)目； （3）請(qǐng)購(gòu)的用途； （4）請(qǐng)購(gòu)的物品名； （5）請(qǐng)購(gòu)的物品數(shù)量； （6）請(qǐng)購(gòu)的物品規(guī)格；（7）請(qǐng)購(gòu)的物品的需求時(shí)間；（8）請(qǐng)購(gòu)如有特殊需要請(qǐng)備注；（9）請(qǐng)購(gòu)單申請(qǐng)人； （10）請(qǐng)購(gòu)部門(mén)主管審核； （11）總務(wù)部審核；（12）公司總經(jīng)理審核。 3 請(qǐng)購(gòu)單及其提報(bào)規(guī)

4、定(1） 請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)按照要素填寫(xiě)完整、清晰 ，由總務(wù)部審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；(2） 固定資產(chǎn)申購(gòu)按照附表一（）的格式進(jìn)行填寫(xiě)提報(bào)；(3） 其他材料設(shè)備及工程項(xiàng)目申購(gòu)按照附表二（物資的格式填寫(xiě)提報(bào)；(4） 日常零星采購(gòu)按照公司印制的按照附表三（日用品采購(gòu)申請(qǐng)單）的格式填寫(xiě)提報(bào)；(5） 涉及的請(qǐng)購(gòu)數(shù)量過(guò)多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；(6） 常用的物料須提前15天以申請(qǐng)單形式報(bào)至總務(wù)部；(7） 遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請(qǐng)示，征得同意后提報(bào)總務(wù)部門(mén)，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)；(8） 如果是單一來(lái)源采購(gòu)或指定采購(gòu)廠家及品牌的產(chǎn)品，

5、請(qǐng)購(gòu)部門(mén)必須作出書(shū)面說(shuō)明；(9） 請(qǐng)購(gòu)單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書(shū)面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)總務(wù)部。 4公司物資請(qǐng)購(gòu)單的提報(bào)部門(mén)（1）倉(cāng)儲(chǔ)部提報(bào)：公司經(jīng)營(yíng)的物資、固定資產(chǎn)、工程及其他項(xiàng)目等；（2）行政部提報(bào)：公司辦公的物資、固定資產(chǎn)、及辦公項(xiàng)目等；（3）總務(wù)部提報(bào)：后勤服務(wù)或其他勞防用品等；（3）各部門(mén)自行提報(bào)：公司各部門(mén)專(zhuān)用的物資；六、請(qǐng)購(gòu)單的接收及分發(fā)規(guī)定 1、請(qǐng)購(gòu)的接收要點(diǎn) （1）總務(wù)部在接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)檢查請(qǐng)購(gòu)單的填寫(xiě)是否按照規(guī)定填寫(xiě)完整、清晰。（2）接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)遵循無(wú)計(jì)劃不采購(gòu)，名稱(chēng)規(guī)格等不完整清晰不采購(gòu)，信息資料信息不全不采購(gòu)，庫(kù)存已超儲(chǔ)積壓的物資不采購(gòu)的原則； （3）總務(wù)部核查請(qǐng)購(gòu)物資是否

6、有庫(kù)存； （4）對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷(xiāo)的請(qǐng)購(gòu)物資應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門(mén)。2、請(qǐng)購(gòu)單的分發(fā)規(guī)定（1）對(duì)于請(qǐng)購(gòu)單總務(wù)部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理； （2）對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理； （3）無(wú)法于請(qǐng)購(gòu)部門(mén)需求日期辦妥的應(yīng)通知請(qǐng)購(gòu)部門(mén)； （4）重要的項(xiàng)目采購(gòu)前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。3、采購(gòu)周期的規(guī)定 （1）單次采購(gòu)金額預(yù)算在2000元以下的零星采購(gòu)項(xiàng)目或預(yù)算在2000元以下可就近采購(gòu)的物資及產(chǎn)品的采購(gòu)周期不應(yīng)超過(guò)7天。 （2）單次采購(gòu)金額預(yù)算在2000元以上的項(xiàng)目比價(jià)采購(gòu)，采購(gòu)周期不應(yīng)超過(guò)15天。（3）遇到緊急采購(gòu)應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購(gòu)的策略。七、詢價(jià)及其規(guī)定1詢價(jià)應(yīng)認(rèn)真審閱請(qǐng)購(gòu)單的

7、品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱(chēng)，了解其技術(shù)要求，遇到問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與請(qǐng)購(gòu)部門(mén)溝通；2屬于相同類(lèi)型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類(lèi)集中打包采購(gòu)；3對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；4對(duì)于請(qǐng)購(gòu)部門(mén)需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購(gòu)替代品；5詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià)；6除固定資產(chǎn)外單次采購(gòu)金額在2000元以下項(xiàng)目可以自行采購(gòu)；單次采購(gòu)金額預(yù)算金額在2000元以上的所有項(xiàng)目都應(yīng)要求至少二到三家的供應(yīng)商參與比價(jià)或招標(biāo)采購(gòu)。7比價(jià)采購(gòu)或招標(biāo)采購(gòu)所邀請(qǐng)的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提供或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力；8在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書(shū)面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。八、比價(jià)、議價(jià)1對(duì)廠商的

8、供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；2對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，是否其他廠商的價(jià)格更低，所報(bào)價(jià)格的綜、合條件更加突出；九、合同的簽訂及其規(guī)定 1合同 合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門(mén)中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。（1）合同正文應(yīng)包含的要素1） 合同名稱(chēng)、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)；2） 采購(gòu)物品/項(xiàng)目的名稱(chēng)/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分；3） 包裝要求；4） 合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià)，特殊情況應(yīng)注明；5） 付款方式；6） 工期；7） 質(zhì)

9、量保證期；8） 質(zhì)量要求及規(guī)范；9） 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；10） 雙方的公司信息；11） 其他約定。（2）合同簽訂及其規(guī)定1）如涉及到技術(shù)問(wèn)題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；2）擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低；3）為防止合同工程量追加或追加無(wú)依據(jù)，打包采購(gòu)時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單；4）遇貨物訂購(gòu)數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來(lái)公司協(xié)助清點(diǎn)；5）質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開(kāi)始并應(yīng)盡量要求廠商延長(zhǎng)產(chǎn)品質(zhì)保期；6）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求；7）針對(duì)不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類(lèi)的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗(yàn)收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、

10、付款時(shí)間和付款條件等8）與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體； 10）合同簽定應(yīng)按照附表七（的格式對(duì)合同初稿進(jìn)行巡簽審查；11）合同巡簽審查通過(guò)后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；12）簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門(mén)。十、付款及合同執(zhí)行1付款規(guī)定（1）所有已簽訂合同付款時(shí)應(yīng)參照高投公司 中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；2合同執(zhí)行 (1) 已簽訂合同由總務(wù)部跟進(jìn)，由總務(wù)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問(wèn)題，總務(wù)部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門(mén)及公司領(lǐng)導(dǎo)； （2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量

11、，按時(shí)履約；（3）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同；十一、報(bào)驗(yàn)與入庫(kù) 1、報(bào)驗(yàn) （1）供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，總務(wù)部應(yīng)及時(shí)的通知有關(guān)部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收；2、入庫(kù)（1）公司所有的材料、設(shè)備及外協(xié)件入庫(kù)前均應(yīng)通過(guò)有關(guān)部門(mén)的檢驗(yàn)或驗(yàn)收；（2）合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后總務(wù)部應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門(mén)，由請(qǐng)購(gòu)部門(mén)及時(shí)安排卸貨與搬運(yùn)；（3）有關(guān)部門(mén)未及時(shí)驗(yàn)收的合同標(biāo)的物，總務(wù)部在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受；（4）有關(guān)部門(mén)已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品倉(cāng)庫(kù)應(yīng)及時(shí)的入庫(kù)，并及時(shí)出具入庫(kù)清單；（5）質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定不入庫(kù)。固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)單企業(yè)名稱(chēng)： 編號(hào)：申

12、請(qǐng)部門(mén)需求時(shí)間申請(qǐng)時(shí)間規(guī)格內(nèi)容購(gòu)置資產(chǎn)名稱(chēng)購(gòu)置數(shù)量預(yù)算單價(jià)預(yù)算金額購(gòu)置原因：申請(qǐng)人：部門(mén)主管審核：總務(wù)主管審核：財(cái)務(wù)主管審核：總經(jīng)理審核：附表一物資請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)單 編號(hào)：申購(gòu)部門(mén)：申請(qǐng)人：申請(qǐng)日期：序號(hào)品 名規(guī)格單位數(shù)量參考單價(jià)用途質(zhì)量/要求/備注需求時(shí)間1345678910111213申購(gòu)部門(mén)主管經(jīng)理意見(jiàn)/日期：總務(wù)部門(mén)預(yù)算核準(zhǔn)意見(jiàn)/日期：總經(jīng)理審批/日期：采購(gòu)實(shí)施記錄：記錄人日期：附表二日用品請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)單編號(hào)：申購(gòu)部門(mén)：申請(qǐng)人：申請(qǐng)日期：序號(hào)品 名規(guī)格單位數(shù)量參考單價(jià)用途質(zhì)量/要求/備注需求時(shí)間1345678910111213申購(gòu)部門(mén)主管經(jīng)理意見(jiàn)/日期：總務(wù)部門(mén)預(yù)算核準(zhǔn)意見(jiàn)/日期：總經(jīng)理審批/日期：采購(gòu)實(shí)施記錄：記錄人日期：附表三 材料（設(shè)備）詢價(jià)單 編號(hào)：日期： 年 月 日 需求單位：序號(hào) 材料名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單 位數(shù)量單價(jià)小 計(jì)備 注123456合計(jì)：供方信息報(bào)價(jià)單位（蓋章）：供貨周期 付款方式聯(lián)系人電話 傳真郵箱 公司網(wǎng)址辦公地址：需方信息公司名稱(chēng)：聯(lián)系人電