崗位分析與崗位說明書編寫專業(yè)培訓

1、 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential1 2002 IBM Corporation20042004年年7 7月月9 9日日 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential2 2002 IBM Corporation內(nèi)容提要內(nèi)容提要一、崗位分析與崗位說明書的意義與

2、作用一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用 二、崗位分析流程和方法二、崗位分析流程和方法 三、崗位說明書編寫流程和方法三、崗位說明書編寫流程和方法 四、本工程崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹四、本工程崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹2 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential3 2002 IBM Corporation崗位分析與崗位說明書的含義崗位分析與崗位說明書的含義崗位分析崗位分析：崗位信息的收集、分析及綜合，以便確認崗位整

3、體概況，對其作出正確、詳盡的描述。崗位說明書：崗位說明書：整理崗位分析結(jié)果的工作描述的書面文件，包整理崗位分析結(jié)果的工作描述的書面文件，包括：工作根本信息、崗位設(shè)置目的、主要職責、工括：工作根本信息、崗位設(shè)置目的、主要職責、工作環(huán)境等，以及任職資格要求如技能、學歷、作環(huán)境等，以及任職資格要求如技能、學歷、訓練、經(jīng)驗、體能等訓練、經(jīng)驗、體能等3 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential4 2002 IBM Corporation

4、什么樣的戰(zhàn)略(如產(chǎn)品/效勞的選擇、目標消費者、市場定位等)引導我們走向愿景？愿景愿景戰(zhàn)略戰(zhàn)略我們公司存在的目的和長期目標是什么？怎樣的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計?怎樣的業(yè)務(wù)流程及管理流程能使我們實施戰(zhàn)略？ 關(guān)鍵成功要素關(guān)鍵成功要素順利地實施戰(zhàn)略需要什么樣的核心能力、流程和體系？崗位分析及崗位說明書能夠把組織實現(xiàn)戰(zhàn)略的 職責落實到具體組織成員，確保組織正常運轉(zhuǎn)，支持組織目標的實現(xiàn)。崗位分析與崗位說明書的意義：落實組織職責，支持實現(xiàn)組織目標崗位分析與崗位說明書的意義：落實組織職責，支持實現(xiàn)組織目標4 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華

5、區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential5 2002 IBM Corporation崗位分析與崗位說明書的意義：奠定人力資源管理體系的根底崗位分析與崗位說明書的意義：奠定人力資源管理體系的根底在人力資源管理系統(tǒng)中，崗位分析和崗位評估是最根底的工作，提供了建立其他各人力資源子系統(tǒng)的平臺。只有把這項工作做扎實，其他各項工作才有依據(jù)。崗位分析崗位分析員工員工招聘招聘員工員工培訓培訓薪酬福利績效管理職業(yè)生涯規(guī)劃長期鼓勵能力模型崗位繼任方案崗位評估人員規(guī)劃5 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢

6、服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential6 2002 IBM Corporation內(nèi)容提要內(nèi)容提要一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用 二、崗位分析流程和方法二、崗位分析流程和方法 三、崗位說明書編寫流程和方法三、崗位說明書編寫流程和方法 四、本工程崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹四、本工程崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹6 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目

7、 | 26 Apr 2004 | Confidential7 2002 IBM Corporation崗位崗位崗位分析三條根本原那么崗位分析三條根本原那么q針對“崗位，而非針對人“q著重那些那些應(yīng)該做的工作,而非目前正在做的q分析崗位的職責，而非崗位的明細7 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential8 2002 IBM Corporation崗位分析流程崗位分析流程準備準備工作工作收集收集資料資料分析分析資料資料崗位分析流程比

8、較簡單，但工作繁瑣，工作量也較大，工作時需要耐心和細心。崗位分析流程比較簡單，但工作繁瑣，工作量也較大，工作時需要耐心和細心。8 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential9 2002 IBM Corporation準備工作收集資料分析資料崗位分析崗位分析 - 準備工作準備工作1 1、建立崗位分析工程小組、建立崗位分析工程小組 建立崗位分析小組，分配進行分析活動的責任和權(quán)限，明確分析建立崗位分析小組，分配進行分析活動的責任和權(quán)限

9、，明確分析活動的流程、方法及安排，以保證分析活動的協(xié)調(diào)和順利完成。分活動的流程、方法及安排，以保證分析活動的協(xié)調(diào)和順利完成。分析人員應(yīng)具有一定的經(jīng)驗，同時要保證他們進行活動的獨立性。析人員應(yīng)具有一定的經(jīng)驗，同時要保證他們進行活動的獨立性。2 2、了解企業(yè)戰(zhàn)略、組織、流程、了解企業(yè)戰(zhàn)略、組織、流程 崗位分析及崗位說明書的編寫源于企業(yè)戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)流程、管理崗位分析及崗位說明書的編寫源于企業(yè)戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)流程、管理流程及組織設(shè)計，最終把實施戰(zhàn)略的責任分解落實到員工個人。因流程及組織設(shè)計，最終把實施戰(zhàn)略的責任分解落實到員工個人。因此，參與崗位分析的人員需要對它們有很好的理解。此，參與崗位分析的人員需要對它們

10、有很好的理解。9 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential10 2002 IBM Corporation準備工作收集資料分析資料崗位分析崗位分析 - 準備工作準備工作3 3、選擇被分析部門及崗位、選擇被分析部門及崗位: : 為了保證分析結(jié)果，應(yīng)選擇有代表性、典型性的部門及崗位。在為了保證分析結(jié)果，應(yīng)選擇有代表性、典型性的部門及崗位。在進行收集之前，應(yīng)與有關(guān)這一工作的員工介紹崗位分析意義、目的及進行收集之前，應(yīng)與有關(guān)這一工作的員

11、工介紹崗位分析意義、目的及過程，希望他們提供怎樣的配合。過程，希望他們提供怎樣的配合。4 4、選擇信息來源、選擇信息來源: : 信息來源有：組織設(shè)計、業(yè)務(wù)流程說明書、管理流程等書面文件信息來源有：組織設(shè)計、業(yè)務(wù)流程說明書、管理流程等書面文件，崗位任職者、管理監(jiān)督者、內(nèi)外部客戶、崗位分析人員等的反響，崗位任職者、管理監(jiān)督者、內(nèi)外部客戶、崗位分析人員等的反響，? ?相似工作分析匯編相似工作分析匯編? ?、? ?職業(yè)名稱辭典職業(yè)名稱辭典? ?等參考資料。在收集整理信息等參考資料。在收集整理信息時應(yīng)注意：時應(yīng)注意： 不同來源的信息差異不同來源的信息差異 應(yīng)從不同角度收集，不要有事先抱有偏見應(yīng)從不同角度

12、收集，不要有事先抱有偏見 應(yīng)結(jié)合實際，不可照抄照搬應(yīng)結(jié)合實際，不可照抄照搬10 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential11 2002 IBM Corporation準備工作收集資料分析資料崗位分析崗位分析 - 收集資料收集資料 崗位根本信息：如崗位名稱、職銜等是什么？崗位根本信息：如崗位名稱、職銜等是什么？ 上下級匯報情況？上下級匯報情況？ 崗位存在的根本目的是什么？存在的意義是什么？崗位存在的根本目的是什么？存在的意義是什

13、么？ 為到達這一目的，該崗位的主要職責？什么，怎樣，為什么？為到達這一目的，該崗位的主要職責？什么，怎樣，為什么？ 什么是該崗位獨有的職責？這個問題使分析者能夠從更宏觀的角度看待該崗位什么是該崗位獨有的職責？這個問題使分析者能夠從更宏觀的角度看待該崗位 什么是該崗位最關(guān)鍵必不可少的職責和負責的核心領(lǐng)域？這個問題能幫分析者搞清楚公司對該崗位的核什么是該崗位最關(guān)鍵必不可少的職責和負責的核心領(lǐng)域？這個問題能幫分析者搞清楚公司對該崗位的核心定位是什么心定位是什么 該崗位任職者需要負責并被考核的具體工作成果是什么？該崗位任職者需要負責并被考核的具體工作成果是什么？ 該崗位的工作如何與組織的其它工作協(xié)調(diào)？

14、該崗位的工作如何與組織的其它工作協(xié)調(diào)？ 組織的內(nèi)部和外部需要有哪些接觸？怎樣，為什么，何時組織的內(nèi)部和外部需要有哪些接觸？怎樣，為什么，何時 怎樣把工作分配給該崗位員工，如何檢查和審批工作？怎樣把工作分配給該崗位員工，如何檢查和審批工作？ 有怎樣的決策權(quán)？有怎樣的決策權(quán)？ 該崗位工作的其它特點：如出差，非社交時間，靈活性要求，特殊的工作環(huán)境？該崗位工作的其它特點：如出差，非社交時間，靈活性要求，特殊的工作環(huán)境？ 要獲得所期望的工作成果，該崗位任職人員需要有什么行為、技能、知識和經(jīng)驗？這個問題幫分析者找出能要獲得所期望的工作成果，該崗位任職人員需要有什么行為、技能、知識和經(jīng)驗？這個問題幫分析者找

15、出能勝任該崗位的人員所必需的能力和個人素質(zhì)勝任該崗位的人員所必需的能力和個人素質(zhì)收集資料是崗位分析工作中最重要的一環(huán)。需要收集的資料包括崗位名稱、工作內(nèi)容及職責、工作環(huán)境、任職資收集資料是崗位分析工作中最重要的一環(huán)。需要收集的資料包括崗位名稱、工作內(nèi)容及職責、工作環(huán)境、任職資格等。收集的資料應(yīng)該能夠答復以下問題：格等。收集的資料應(yīng)該能夠答復以下問題： 11 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential12 2002 IBM Cor

16、poration準備工作收集資料分析資料崗位分析崗位分析 - 收集資料收集資料崗位崗位A A崗位崗位B B崗位崗位C C職責清單職責清單分發(fā)信件分發(fā)信件打字打字維修打印機維修打印機方法方法1 1：從組織、流程入手：從組織、流程入手方法方法2 2：從現(xiàn)崗位入手：從現(xiàn)崗位入手職責清單職責清單分發(fā)信件分發(fā)信件打字打字維修打印機維修打印機12 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential13 2002 IBM Corporation準備工

17、作收集資料分析資料崗位分析崗位分析 - 收集資料收集資料崗位崗位A A崗位崗位B B崗位崗位C C職責清單職責清單分發(fā)信件分發(fā)信件打字打字維修打印機維修打印機方法方法1 1：從組織、流程入手。：從組織、流程入手。我們需要收集到組織設(shè)計、業(yè)務(wù)流程我們需要收集到組織設(shè)計、業(yè)務(wù)流程及管理流程等資料，如下一頁的例子：及管理流程等資料，如下一頁的例子：13 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential14 2002 IBM Corporat

18、ion準備工作收集資料分析資料崗位分析崗位分析 - 收集資料收集資料某公司參考樣板某公司參考樣板14 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential15 2002 IBM Corporation準備工作收集資料分析資料崗位分析崗位分析 - 收集資料收集資料崗位崗位A崗位崗位B崗位崗位C方法方法2：從現(xiàn)崗位入手：從現(xiàn)崗位入手職責清單職責清單分發(fā)信件分發(fā)信件打字打字維修打印機維修打印機個別面談個別面談集體面談集體面談直接觀察直接觀察 員

19、工日記員工日記/ /記錄記錄調(diào)查問卷調(diào)查問卷工作實踐工作實踐 從現(xiàn)有崗位入手，可以采用的方法從現(xiàn)有崗位入手，可以采用的方法 15 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential16 2002 IBM Corporation準備工作收集資料分析資料崗位分析崗位分析 - 收集資料收集資料如何從現(xiàn)崗位收集資料如何從現(xiàn)崗位收集資料工作實踐法 工作實踐是指崗位分析人員實際從事該項工作，在工作過程中工作實踐是指崗位分析人員實際從事該項工作，在工

20、作過程中掌握有關(guān)工作的第一手資料。掌握有關(guān)工作的第一手資料。 采用這種方法可以了解工作的實際任務(wù)以及在體力、環(huán)境、社采用這種方法可以了解工作的實際任務(wù)以及在體力、環(huán)境、社會方面的要求。會方面的要求。 這種方法適用于短期內(nèi)可以掌握的工作，但是對那些需要進行這種方法適用于短期內(nèi)可以掌握的工作，但是對那些需要進行大量訓練才能掌握或有危險工作，不適宜采用此法。大量訓練才能掌握或有危險工作，不適宜采用此法。觀察法 職務(wù)分析者通過對特定對象的觀察，把有關(guān)工作各局部的內(nèi)容職務(wù)分析者通過對特定對象的觀察，把有關(guān)工作各局部的內(nèi)容、原因、方法、程序、目的等信息記錄下來，最后把取得的職、原因、方法、程序、目的等信息

21、記錄下來，最后把取得的職務(wù)信息歸納整理為適合的文字資料。務(wù)信息歸納整理為適合的文字資料。 這種方法取得的信息比較廣泛、客觀、正確，但要求觀察者有這種方法取得的信息比較廣泛、客觀、正確，但要求觀察者有足夠的實際操作經(jīng)驗且使用結(jié)構(gòu)性問題清單。足夠的實際操作經(jīng)驗且使用結(jié)構(gòu)性問題清單。 這種方法不適宜于循環(huán)周期長的工作和主要為腦力的工作；得這種方法不適宜于循環(huán)周期長的工作和主要為腦力的工作；得不到有關(guān)任職資格要求的信息不到有關(guān)任職資格要求的信息16 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目

22、| 26 Apr 2004 | Confidential17 2002 IBM Corporation準備工作收集資料分析資料崗位分析崗位分析 - 收集資料收集資料如何從現(xiàn)崗位收集資料如何從現(xiàn)崗位收集資料問卷法 通過結(jié)構(gòu)化問卷來收集并整理信息的方法，具體包括：問卷調(diào)通過結(jié)構(gòu)化問卷來收集并整理信息的方法，具體包括：問卷調(diào)查表法、核對法。該類方法要求公司有較好的人力資源管理根查表法、核對法。該類方法要求公司有較好的人力資源管理根底。底。 問卷調(diào)查表法即根據(jù)職務(wù)分析的目的、內(nèi)容等編寫結(jié)構(gòu)性問卷問卷調(diào)查表法即根據(jù)職務(wù)分析的目的、內(nèi)容等編寫結(jié)構(gòu)性問卷調(diào)查表，調(diào)查表， 由崗位任職者填寫后回收整理，由崗位任

23、職者填寫后回收整理， 提取出崗位信息。提取出崗位信息。 核對法是根據(jù)事先擬定的工作清單對實際工作活動的情況進行核對法是根據(jù)事先擬定的工作清單對實際工作活動的情況進行核對，從而獲得有關(guān)工作信息的方法。核對，從而獲得有關(guān)工作信息的方法。訪談法 通過崗位分析人員與任職人員面對面的談話來收集信息資料，通過崗位分析人員與任職人員面對面的談話來收集信息資料，包括單獨面談和團體面談。包括單獨面談和團體面談。 此法較適于行政管理、專業(yè)技術(shù)等難以從外部直接觀察到的崗此法較適于行政管理、專業(yè)技術(shù)等難以從外部直接觀察到的崗位。位。 此法需要崗位分析人員掌握較好的面談技巧。此法需要崗位分析人員掌握較好的面談技巧。員工

24、日記/記錄 根據(jù)崗位任職者按時間順序記錄的工作內(nèi)容和過程，經(jīng)過歸納根據(jù)崗位任職者按時間順序記錄的工作內(nèi)容和過程，經(jīng)過歸納提煉，取得所需工作信息。提煉，取得所需工作信息。17 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential18 2002 IBM Corporation問卷調(diào)查表法和核對法的樣本問卷調(diào)查表法和核對法的樣本某公司參考樣板某公司參考樣板18 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)

25、咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential19 2002 IBM Corporation準備工作收集資料分析資料崗位分析崗位分析 - 收集資料收集資料在這次崗位分析工作中，我們將綜合運用調(diào)查問卷法和訪談法，具體做法如下：在這次崗位分析工作中，我們將綜合運用調(diào)查問卷法和訪談法，具體做法如下：1 1對于通用性崗位，我們主要采用訪談法，我們通過與任職者進行個別訪談，挖對于通用性崗位，我們主要采用訪談法，我們通過與任職者進行個別訪談，挖掘更多的事實依據(jù)，以確認崗位分析所需相關(guān)材料是否完整、客觀、準確掘更多的事實依據(jù)，以

26、確認崗位分析所需相關(guān)材料是否完整、客觀、準確2 2對于專業(yè)性比較強的崗位：我們一方面通過問卷調(diào)查崗位信息，另一方面，通對于專業(yè)性比較強的崗位：我們一方面通過問卷調(diào)查崗位信息，另一方面，通過與任職者本人及其直接上級的訪談，確認崗位的具體信息。過與任職者本人及其直接上級的訪談，確認崗位的具體信息。19 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential20 2002 IBM Corporation準備工作收集資料分析資料崗位分析崗位分析 -

27、 收集資料收集資料面談準備面談準備獲得應(yīng)答獲得應(yīng)答面談開頭面談開頭澄清澄清結(jié)束面談結(jié)束面談反響反響工作面談步驟工作面談步驟20 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential21 2002 IBM Corporation準備工作收集資料分析資料崗位分析崗位分析 - 收集資料收集資料工作分析面談是一種事實挖掘的面談，切記其目的是獲得事工作分析面談是一種事實挖掘的面談，切記其目的是獲得事實而非觀點或偏見實而非觀點或偏見要引導整個面談過程

28、要引導整個面談過程把對方帶回主題把對方帶回主題讓對方有時間思考讓對方有時間思考時間約定地點安排-不受干擾之處明確規(guī)定面談目標明確規(guī)定面談目標事先準備有關(guān)資料事先準備有關(guān)資料讓面談?wù)咦龊脺蕚渥屆嬲務(wù)咦龊脺蕚洳捎幂^友好的方式采用較友好的方式營造一個較為寬松的環(huán)境營造一個較為寬松的環(huán)境去除偏見去除偏見保持目光接觸保持目光接觸解釋面談的目的解釋面談的目的告訴對方你要記一些筆記告訴對方你要記一些筆記獲得對該工作的總體認知獲得對該工作的總體認知21 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 |

29、26 Apr 2004 | Confidential22 2002 IBM Corporation準備工作收集資料分析資料崗位分析崗位分析 - 收集資料收集資料使用提問和傾聽技巧使用提問和傾聽技巧及時澄清任何不清楚的方面及時澄清任何不清楚的方面核查一下是否已獲得了所有的信息核查一下是否已獲得了所有的信息詢問對方是否還有話說詢問對方是否還有話說總結(jié)關(guān)鍵信息并告知下一步行動總結(jié)關(guān)鍵信息并告知下一步行動感謝對方所投入的時間和努力感謝對方所投入的時間和努力趁你還比較記得細節(jié)時寫出崗位說明書趁你還比較記得細節(jié)時寫出崗位說明書如果有什么還不夠清楚再去詢問如果有什么還不夠清楚再去詢問向該崗位任職人員或其上級

30、領(lǐng)導反響向該崗位任職人員或其上級領(lǐng)導反響討論和修改討論和修改22 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential23 2002 IBM Corporation準備工作收集資料分析資料崗位分析崗位分析 - 收集資料收集資料在訪談時可以采取以下提問方法在訪談時可以采取以下提問方法根據(jù)要求方式的不同可以分為：根據(jù)要求方式的不同可以分為：提問式：提出問題要求答復提問式：提出問題要求答復陳述式：直接要求被訪人就某一方面問題進行陳述陳述式：直接

31、要求被訪人就某一方面問題進行陳述根據(jù)提問問題的性質(zhì)可以分為：根據(jù)提問問題的性質(zhì)可以分為：開放式：對答復內(nèi)容完全不限制，給被訪者自由發(fā)揮開放式：對答復內(nèi)容完全不限制，給被訪者自由發(fā)揮的空間的空間封閉式：答復通常是封閉式：答復通常是“是或是或“否，或者其他給定否，或者其他給定的選項的選項根據(jù)提問內(nèi)容和時機可以分為：根據(jù)提問內(nèi)容和時機可以分為：探究式：對同一個問題進行追問，以獲得全面、透徹探究式：對同一個問題進行追問，以獲得全面、透徹的了解的了解連接式：對一個問題上下游的、或有關(guān)聯(lián)的其他問題連接式：對一個問題上下游的、或有關(guān)聯(lián)的其他問題進行追問進行追問澄清式：對有疑問的問題進行復述以確認自己準確地澄

32、清式：對有疑問的問題進行復述以確認自己準確地理解了被訪者想表達的意思理解了被訪者想表達的意思總結(jié)式：在被訪人根本完成陳述后，總結(jié)其陳述內(nèi)容總結(jié)式：在被訪人根本完成陳述后，總結(jié)其陳述內(nèi)容，予以確認并追問是否有遺漏，予以確認并追問是否有遺漏問題舉例：問題舉例： 在什么樣的情況下你需要去獲在什么樣的情況下你需要去獲得上級的批準？得上級的批準？ 請告訴我請告訴我 你的日常工作主要包括哪些內(nèi)你的日常工作主要包括哪些內(nèi)容？容？ 你是否負有人員管理職責？你是否負有人員管理職責？ 在組織用戶活動中具體包括那在組織用戶活動中具體包括那幾個環(huán)節(jié)？幾個環(huán)節(jié)？在完成了用戶小站現(xiàn)場安裝后在完成了用戶小站現(xiàn)場安裝后，還需

33、要做什么后續(xù)工作嗎？，還需要做什么后續(xù)工作嗎？你的意思是你只有權(quán)審批你的意思是你只有權(quán)審批300300元元以下的費用報銷單，是嗎？以下的費用報銷單，是嗎？你剛剛介紹了這個崗位的主要你剛剛介紹了這個崗位的主要工作包括工作包括，還有其他需要，還有其他需要補充的嗎？補充的嗎？23 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential24 2002 IBM Corporation準備工作收集資料分析資料崗位分析崗位分析 - 收集資料收集資料問題舉

34、例：問題舉例： 我覺得你不喜歡督導你的員工，是吧？我覺得你不喜歡督導你的員工，是吧？ 你的日常工作是哪些，你每周要接觸多少客戶，你的日常工作是哪些，你每周要接觸多少客戶，下多少個訂單，有沒有權(quán)限審批費用？下多少個訂單，有沒有權(quán)限審批費用？ 倉保員常常沒什么事干倉保員常常沒什么事干 你是每周，每月還是每兩月與客戶見面嗎？你是每周，每月還是每兩月與客戶見面嗎？在訪談時應(yīng)注意防止以下提問方式：在訪談時應(yīng)注意防止以下提問方式：誘導性問題誘導性問題連珠炮式問題連珠炮式問題偏見式陳述偏見式陳述多項選擇式問題多項選擇式問題24 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)

35、部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential25 2002 IBM Corporation準備工作收集資料分析資料崗位分析崗位分析 - 分析資料分析資料分析資料分析資料: 對獲得的資料進行匯總、整理、分類、總結(jié)，并進行必要的判斷，從對獲得的資料進行匯總、整理、分類、總結(jié)，并進行必要的判斷，從而得出對崗位的全面、準確和有條理性的認識。而得出對崗位的全面、準確和有條理性的認識。分析資料分析資料崗位名稱分析工作職責分析工作環(huán)境分析任職資格分析崗位名稱標準化，以便于了解工作性質(zhì)和內(nèi)容工作內(nèi)容、工作職責、工作關(guān)系物理環(huán)

36、境、平安與健康環(huán)境、社會環(huán)境知識、技能、經(jīng)驗、體能25 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential26 2002 IBM Corporation內(nèi)容提要內(nèi)容提要一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用 二、崗位分析流程和方法二、崗位分析流程和方法 三、崗位說明書編寫流程和方法三、崗位說明書編寫流程和方法 四、本工程崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹四、本工程崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹26 Co

37、pyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential27 2002 IBM Corporation崗位描述的書面結(jié)果是崗位說明書崗位描述的書面結(jié)果是崗位說明書確定崗位確定崗位說明書說明書的格式的格式 崗位描述是在崗位分析的根底上，把整理好的崗位分析資料按規(guī)定的文件形式表達出來，形成崗位說明書的過程。 從崗位資料收集到分析，從崗位分析到編寫崗位說明書的過程是由繁雜到簡潔、從簡潔再到精確的過程。 崗位描述的流程如下：逐項進行逐項進行職責描述職責描

38、述小組小組討論討論反響和反響和確認確認27 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential28 2002 IBM Corporation崗位描述崗位描述 - - 崗位說明書的格式崗位說明書的格式確定崗確定崗位說明位說明書的格書的格式式逐項進逐項進行行職責描職責描述述小組小組討論討論反響和反響和確認確認例：例： 根據(jù)公司人力資源開展戰(zhàn)根據(jù)公司人力資源開展戰(zhàn)略及需要，研究與制訂具有競爭略及需要，研究與制訂具有競爭力的人力資源策略，優(yōu)化人

39、力資力的人力資源策略，優(yōu)化人力資源的配置，合理使用人才，組織源的配置，合理使用人才，組織實施人力資源管理的日常工作，實施人力資源管理的日常工作，為公司各項工作的正常運轉(zhuǎn)提供為公司各項工作的正常運轉(zhuǎn)提供人力資源方面的保障人力資源方面的保障崗位說明書格式因不同崗位分析崗位說明書格式因不同崗位分析目的而不同，可繁可簡目的而不同，可繁可簡用于記錄對該崗位主要崗位職責的逐項描述用于記錄該崗位對內(nèi)和對外聯(lián)系的主要機構(gòu)和部門，以及該崗位的直接上下級28 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 |

40、 26 Apr 2004 | Confidential29 2002 IBM Corporation崗位描述崗位描述 - 崗位說明書的格式續(xù)崗位說明書的格式續(xù)確定崗確定崗位說明位說明書的格書的格式式逐項進逐項進行行職責描職責描述述小組小組討論討論反響和反響和確認確認用于該崗位所需的任職根本要求作出判斷，該任職根本需求未必與崗位現(xiàn)任職者的情況相同，而應(yīng)該著重考慮以下因素： 從事該工作所必備的最低要求 勝任該工作的新員工的資歷 從事該崗位所有員工的通用標準起草以及每次修訂都需要簽署責任人姓名和時間，最終需要由人力資源部負責人審核確認29 Copyright IBM Corporation 2002

41、IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential30 2002 IBM Corporation崗位描述崗位描述 崗位設(shè)置目的崗位設(shè)置目的確定崗確定崗位說明位說明書的格書的格式式逐項進逐項進行行職責描職責描述述小組小組討論討論反響和反響和確認確認崗位設(shè)置目的：用簡練而準確的語言來描述本崗位在單位及部門中存崗位設(shè)置目的：用簡練而準確的語言來描述本崗位在單位及部門中存在的目的和作用在的目的和作用 該崗位實現(xiàn)了公司及部門的哪些目的和作用？該崗位實現(xiàn)了公司及部門的哪些目的和作用？ 如果該崗位不存在，那么

42、對公司或部門造成哪些影響？如果該崗位不存在，那么對公司或部門造成哪些影響？ 格式：工作依據(jù)格式：工作依據(jù)+ +工作內(nèi)容工作內(nèi)容+ +工作成果工作成果 工作依據(jù)：根據(jù)工作依據(jù)：根據(jù) 工作內(nèi)容：動詞工作內(nèi)容：動詞+ +工作對象工作對象 工作成果：描述崗位工作到達的目的工作成果：描述崗位工作到達的目的注意：崗位設(shè)置目的陳述不包括如何完成結(jié)果的過程注意：崗位設(shè)置目的陳述不包括如何完成結(jié)果的過程30 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidenti

43、al31 2002 IBM Corporation崗位描述崗位描述 職責描述的本卷須知職責描述的本卷須知確定崗確定崗位說明位說明書的格書的格式式逐項進逐項進行行職責描職責描述述小組小組討論討論反響和反響和確認確認 工作持有人所負有的職責以及工作所要求的最終結(jié)果工作持有人所負有的職責以及工作所要求的最終結(jié)果 崗位長期及經(jīng)常性的工作崗位長期及經(jīng)常性的工作, ,而不是短期或臨時性工作而不是短期或臨時性工作 按照崗位職責的重要性順序填寫按照崗位職責的重要性順序填寫, ,重要的職責填寫在前面重要的職責填寫在前面 職責描述字數(shù)要求：每條職責描述不超過職責描述字數(shù)要求：每條職責描述不超過5050字字31 C

44、opyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential32 2002 IBM Corporation崗位描述崗位描述 職責描述的本卷須知職責描述的本卷須知確定崗確定崗位說明位說明書的格書的格式式逐項進逐項進行行職責描職責描述述小組小組討論討論反響和反響和確認確認職責條目確定職責條目確定 除非是特別重要的職責，每項職責占用的時間一般大于所有除非是特別重要的職責，每項職責占用的時間一般大于所有職責的職責的5%5%。未被逐條詳細描述的。未被逐條詳細

45、描述的“其它職責所占用的時間一般其它職責所占用的時間一般不超過該崗位完成所有職責工作時間的不超過該崗位完成所有職責工作時間的10%10%。 緊密相關(guān)的如：用于完成一項任務(wù)的幾個步驟或類似的緊密相關(guān)的如：用于完成一項任務(wù)的幾個步驟或類似的職責可以歸為一條職責來描述，除此之外，盡量防止把幾個職責職責可以歸為一條職責來描述，除此之外，盡量防止把幾個職責合并在一個小標題下做概要描述。合并在一個小標題下做概要描述。32 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 |

46、Confidential33 2002 IBM Corporation崗位描述崗位描述 - 職責描述的本卷須知職責描述的本卷須知確定崗確定崗位說明位說明書的格書的格式式逐項進逐項進行行職責描職責描述述小組小組討論討論反響和反響和確認確認職責描述句式標準職責描述句式標準 一份好的崗位說明書包含了準確描述一份好的崗位說明書包含了準確描述“需要做什么的以動詞開頭的語需要做什么的以動詞開頭的語句，如：可用句，如：可用“起草、起草、“審核、審核、“執(zhí)行、執(zhí)行、“指導等具體動詞的，盡指導等具體動詞的，盡量防止用量防止用“負責等籠統(tǒng)的詞。例如：負責等籠統(tǒng)的詞。例如： 每季度起草報告向每季度起草報告向 傾聽客

47、戶的買賣指令傾聽客戶的買賣指令 比較部門實際費用與預算費用的差異比較部門實際費用與預算費用的差異 用動詞描述崗位的具體職責時，對每一項職責盡可能提供具體的例子來用動詞描述崗位的具體職責時，對每一項職責盡可能提供具體的例子來描述，防止只使用描述，防止只使用“管理、管理、“監(jiān)控等字眼，而是描述出管理監(jiān)督的具體監(jiān)控等字眼，而是描述出管理監(jiān)督的具體事項。事項。33 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential34 2002 IBM Cor

48、poration職責描述語句通常包含的內(nèi)容職責描述語句通常包含的內(nèi)容1 1動詞；動詞；2 2賓語；賓語；3 3目的描述。如下表所示：目的描述。如下表所示： 崗位描述崗位描述 職責描述的本卷須知職責描述的本卷須知動動詞詞 賓賓語語 目目的的描描述述 收集 財務(wù)數(shù)據(jù) 審核各部門提出的預算費用需求 執(zhí)行 財務(wù)預算模型分析 支持公司下年度財務(wù)規(guī)劃 統(tǒng)計 客戶數(shù)據(jù) 向公司管理層匯報老客戶流失率 清潔 機房設(shè)備 按照清潔手冊的排班要求，保證正常操作 駕駛 員工班車 在工作日接送員工上下班 檢測和修理 報損的機器設(shè)備 每天，或根據(jù)需要 確定崗確定崗位說明位說明書的格書的格式式逐項進逐項進行行職責描職責描述述

49、小組小組討論討論反響和反響和確認確認34 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential35 2002 IBM Corporation崗位描述崗位描述 反響和確認反響和確認 崗位說明書的起草人在初步起草崗位說明書后，應(yīng)經(jīng)過崗位分析工程小組討論確定。在討論過程中如果有不明確的問題，還可以向相關(guān)人員進一步了解情況。 小組討論的意義在于：小組各成員對同一崗位有不同視角，他們的意見可保證該崗位說明書內(nèi)容更加確切、完整，文字表達更加準確。確定

50、崗確定崗位說明位說明書的格書的格式式逐項進逐項進行行職責描職責描述述小組小組討論討論反響和反響和確認確認35 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential36 2002 IBM Corporation崗位描述：編寫崗位說明書崗位描述：編寫崗位說明書 經(jīng)崗位分析小組討論確定后的崗位說明書可返回崗位現(xiàn)任職人員或其直接上級，征求反響意見并進行必要的修改。 崗位說明書最終由人力資源部負責人審核批準，并進行編號，成為正式的崗位說明書檔案。確

51、定崗確定崗位說明位說明書的格書的格式式逐項進逐項進行行職責描職責描述述小組小組討論討論反響和反響和確認確認36 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential37 2002 IBM Corporation崗位描述崗位描述 職責描述的本卷須知職責描述的本卷須知確定崗確定崗位說明位說明書的格書的格式式逐項進逐項進行行職責描職責描述述小組小組討論討論反響和反響和確認確認總的來說代表了崗位的主要產(chǎn)出總的來說代表了崗位的主要產(chǎn)出描述了工作的成

52、果而非過程描述了工作的成果而非過程每一說明描述了單獨的每一說明描述了單獨的 、不同的最終結(jié)果、不同的最終結(jié)果不是廣義的，模糊的說明不是廣義的，模糊的說明每一個說明都是沒有時限的，如果崗位沒有改變，職責不會改變每一個說明都是沒有時限的，如果崗位沒有改變，職責不會改變37 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential38 2002 IBM Corporation職責說明動詞舉例職責說明動詞舉例 決策或設(shè)定目標決策或設(shè)定目標批準批準指導

53、指導授權(quán)授權(quán)建立建立制訂制訂規(guī)劃規(guī)劃決定決定準備準備預備預備開展開展 執(zhí)行管理執(zhí)行管理達成達成增進增進評估評估建立建立贏得贏得評定評定吸引吸引限制限制確保確保維護維護評估評估衡量衡量監(jiān)控監(jiān)控取得取得認同認同審核審核找出找出設(shè)定設(shè)定執(zhí)行執(zhí)行指明指明改善改善標準化標準化 專業(yè)與支援專業(yè)與支援分析分析辨明辨明界定界定建議建議提議提議促使促使建議建議預測預測協(xié)調(diào)協(xié)調(diào)解釋解釋支援支援 特定性或基層工作特定性或基層工作檢查檢查檢驗檢驗執(zhí)行執(zhí)行履行履行對照對照提出提出分配分配處理處理收集收集聚集聚集生產(chǎn)生產(chǎn)制造制造分發(fā)分發(fā)進行進行提供提供獲得獲得提交提交操作操作執(zhí)行執(zhí)行供給供給 一般性一般性管理管理聯(lián)系聯(lián)系

54、協(xié)助協(xié)助控制控制監(jiān)督監(jiān)督協(xié)調(diào)協(xié)調(diào)38 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential39 2002 IBM Corporation如何描述工作如何描述工作工作職責工作職責工作任務(wù)工作任務(wù)工作要素工作要素董事會秘書董事會秘書提供董事長所要求的速記提供董事長所要求的速記準備和保存月董事會記錄準備和保存月董事會記錄適用于適用于崗位說明書崗位說明書董事會速記董事會速記 整理速記記錄整理速記記錄 打印董事會會議記錄打印董事會會議記錄 復印會議

55、記錄，分發(fā)給董事會成員復印會議記錄，分發(fā)給董事會成員 會議記錄保管歸檔會議記錄保管歸檔 在打字印機中插入打印紙在打字印機中插入打印紙 確定打字機的邊距確定打字機的邊距不適用于不適用于崗位說明書崗位說明書39 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential40 2002 IBM Corporation根據(jù)需求進行崗位說明書的更新或重新起草根據(jù)需求進行崗位說明書的更新或重新起草起草起草 / 更新更新重新進行崗位分析和描述，起草或更新崗位

56、說明書的時機：重新進行崗位分析和描述，起草或更新崗位說明書的時機： 新崗位產(chǎn)生時新崗位產(chǎn)生時 工作發(fā)生變化時工作發(fā)生變化時 定期審核，一般至少一年審核一次定期審核，一般至少一年審核一次40 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential41 2002 IBM Corporation內(nèi)容提要內(nèi)容提要一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用 二、崗位分析流程和方法二、崗位分析流程和方法 三、崗位說明書編寫

57、流程和方法三、崗位說明書編寫流程和方法 四、本工程崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹四、本工程崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹41 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential42 2002 IBM Corporation工程工作步驟工程工作步驟制定崗位說制定崗位說明書的格式明書的格式調(diào)查各部門調(diào)查各部門現(xiàn)有崗位清單現(xiàn)有崗位清單選取選取基準崗位基準崗位各部門修改、確認各部門修改、確認崗位說明書崗位說明書修改崗位說明書，修改崗位說明書，并最終定稿并最終定稿崗位信息收集崗位信息收集撰寫撰寫崗位說明書初稿崗位說明書初稿42 Copyright IBM Corporation 2002IBM業(yè)業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)部務(wù)咨詢服務(wù)部 大中華區(qū)域大中華區(qū)域康佳集團康佳集團SAP HR項目項目 | 26 Apr 2004 | Confidential43 2002 IBM Corporation調(diào)查各部門現(xiàn)有崗位清單調(diào)查各部門現(xiàn)有崗位清單目的目的明晰現(xiàn)有崗位設(shè)置明晰現(xiàn)有崗位設(shè)置步驟