酒店物品采購(gòu)申請(qǐng)規(guī)程

1、高星級(jí)酒店制度與標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序 編號(hào)： FD/PRO/001 內(nèi)容：采購(gòu)申請(qǐng) 部門： 采購(gòu)部生效日期： 2006年 1月 1日批準(zhǔn)：目的：明確制定各種物品的采購(gòu)申請(qǐng)程序，使各部門得以遵行程序 ：1. 采購(gòu)項(xiàng)目分類1.1 固定資產(chǎn)項(xiàng)目 固定資產(chǎn)項(xiàng)目指酒店列為固定資產(chǎn)類別之物品，不包括瓷器、玻璃器皿、銀 器、廚具、布草與制服。1.2 經(jīng)營(yíng)用具 包括瓷器、玻璃器皿、銀器、廚具、宴會(huì)器材、布草與制服。1.3 餐飲用料 包括所有食品和飲品之原料與成品。1.4 工程維修品包括所有用于工程維修及保養(yǎng)之物品。1.5 普通物品 包括以上至以外之常用物品，例如文具、印刷品、客用物品等。1.6 服務(wù)合同 根據(jù)酒店需要

2、，需向外取得的服務(wù)如某些維修保養(yǎng)項(xiàng)目或?qū)I(yè)物品等。2. 各種物品 /服務(wù)之采購(gòu)申請(qǐng)程序新品種之采購(gòu)新品種之采購(gòu)如在本年度財(cái)務(wù)預(yù)算內(nèi) ,可由使用部門填妥請(qǐng)購(gòu)單 （表格 ACF001 ），經(jīng)部門經(jīng)理核準(zhǔn)并附批準(zhǔn)的本年預(yù)算購(gòu)置清單， 報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后方可交采購(gòu) 部執(zhí)行，否則需提交報(bào)告解釋請(qǐng)購(gòu)原因報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行。 庫(kù)存物品之補(bǔ)充倉(cāng)庫(kù)的存貨為常用之耐用存物品， 包括某些食品及飲品、 客人用品、 清潔用品、 維修用品、文具及印刷品等。存貨按各種物品的耗用量、物品有效期、倉(cāng)庫(kù) 容量等因素，由成本控制經(jīng)理、使用部門與采購(gòu)部擬訂最高存量、最低存量 及定貨量，提交財(cái)務(wù)總監(jiān)核準(zhǔn)后在存貨卡 （ACF

3、004 ）上記錄。庫(kù)存物品 的補(bǔ)充允許采用紅線法、經(jīng)驗(yàn)法及月計(jì)劃補(bǔ)貨法（詳細(xì)說(shuō)明參閱第 7 點(diǎn)），三種方法可以結(jié)合使用。倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)班須經(jīng)常檢查各存貨，及時(shí)填制請(qǐng)購(gòu)單交采 購(gòu)部執(zhí)行。2.3 餐飲物料 各種鮮活食品如肉類、蔬菜、水果、奶制品等，根據(jù)各廚房一天所需，由各 廚房于每天下午 3時(shí)前填具每日購(gòu)貨表 （表格 ACF003 ），由行政總廚審批 后交采購(gòu)部執(zhí)行。各種飲品均存于飲品庫(kù)中，由使用部門按照用量向倉(cāng)庫(kù)申 領(lǐng)，存貨之補(bǔ)充按庫(kù)存物品之補(bǔ)充程序請(qǐng)購(gòu)。2.4 固定資產(chǎn)項(xiàng)目與經(jīng)營(yíng)用具如請(qǐng)購(gòu)額在當(dāng)期預(yù)算內(nèi)者 ,由部門經(jīng)理填具請(qǐng)購(gòu)單報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后，交 采購(gòu)部執(zhí)行，如請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目為更新現(xiàn)有已損壞設(shè)備者，須同時(shí)

4、提提交已獲核準(zhǔn) 之固定資產(chǎn)處理申請(qǐng)表 （表格 ACF032 ）方予辦理。3. 請(qǐng)購(gòu)形式3.1 廚房每天所需的鮮活食品以每日購(gòu)貨表形式申請(qǐng)； 中餐廳零點(diǎn)海鮮采用供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)養(yǎng)殖， 應(yīng)中餐廳客人零點(diǎn)要求即時(shí)供應(yīng)的辦 法，海鮮的驗(yàn)收由廚房主管人員負(fù)責(zé)，經(jīng)帳臺(tái)收款員審核，一同在海鮮領(lǐng) 用單（表格 ACF016 ）上簽字認(rèn)同。除以外的其他采購(gòu)申請(qǐng)均以請(qǐng)購(gòu)單形式進(jìn)行。為了準(zhǔn)確執(zhí)行采購(gòu)工作， 請(qǐng)購(gòu)單必須清楚填寫下列各項(xiàng)：a）物品之名稱、規(guī)格及品牌等b）計(jì)量單位與數(shù)量c）急用物品須蓋上“急件”印章并注明要求到貨日期3.4 使用部門注意由提交請(qǐng)購(gòu)單至實(shí)際到貨日， 期間還需通過挑選供應(yīng)商、 議價(jià)、 審批與運(yùn)輸?shù)冗^程

5、，故應(yīng)提早計(jì)劃申請(qǐng)，以免造成斷貨。4. 請(qǐng)購(gòu)單之復(fù)核 采購(gòu)部收到使用部門之請(qǐng)購(gòu)單后，按以下程序復(fù)核：4.1 檢查請(qǐng)購(gòu)單是否已具備該使用部門經(jīng)理之有效簽名認(rèn)可；4.2 檢查請(qǐng)購(gòu)量是否符合該物品之存量要求，過高或過低之請(qǐng)購(gòu)量均應(yīng)予以調(diào)整。5. 選擇供應(yīng)商與價(jià)格比較 除已核準(zhǔn)的定點(diǎn)供應(yīng)商外，采購(gòu)部應(yīng)選擇三家符合采購(gòu)規(guī)格、質(zhì)量及服務(wù)要 求之供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)，填在請(qǐng)購(gòu)單上，由采購(gòu)經(jīng)理選定推介之供應(yīng)商，提交 財(cái)務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理審批。6. 財(cái)務(wù)總監(jiān)與總經(jīng)理審批 完成以上程序之請(qǐng)購(gòu)單均由采購(gòu)部提交財(cái)務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行采購(gòu)程 序。審批后之請(qǐng)購(gòu)單一式四份：采購(gòu)部自留（白色）一份；交收貨部（黃色）連同合同（如

6、有的話） ，一份； 交應(yīng)付帳會(huì)計(jì)（蘭色）一份；退還申請(qǐng)部門（粉色）一份。7. 常用之補(bǔ)貨方法操作補(bǔ)貨方法，可根據(jù)以下 3 種方法之優(yōu)缺點(diǎn)及適用性，注意酒店需要，選擇合適的 操作程序：紅線補(bǔ)貨法：對(duì)每個(gè)物品設(shè)定最低庫(kù)存量，當(dāng)存貨量接近最低庫(kù)存量時(shí)，開出請(qǐng)購(gòu)單，此方法適用所有物品請(qǐng)購(gòu)。最低存貨量 = 采購(gòu)周期天數(shù)×每天平均消耗量×保險(xiǎn)系數(shù) 優(yōu)點(diǎn)：直觀、易操作缺點(diǎn)：易出現(xiàn)總體存量偏高。 月計(jì)劃補(bǔ)貨法：適用于固定供應(yīng)商、固定品牌、包裝，價(jià)格相對(duì)穩(wěn)定，消耗量 大且穩(wěn)定的物品請(qǐng)購(gòu)， 按月計(jì)劃一次申請(qǐng)， 批準(zhǔn)后， 倉(cāng)庫(kù)根據(jù)庫(kù)存情況通知 采購(gòu)部讓供應(yīng)商到貨。優(yōu)點(diǎn)：計(jì)劃性強(qiáng)、方便采購(gòu)、降低采購(gòu)成本； 缺點(diǎn)：為了供應(yīng)安全而易發(fā)生計(jì)劃偏大。經(jīng)驗(yàn)法：適用