技術資料(文件)管理制度

1、技術資料制度編 號：XXX 130032013文件名稱:技術資料管理制度 設 計:校 對：審 核：2013年XX月XX日 技術資料管理制度（試行） 說 明1、為規(guī)范公司的施工、驗收等工作的流程和制度，規(guī)范工程施工、驗收、運行等過程中形成的技術資料的存檔，規(guī)范技術資料在生產(chǎn)中的留存及使用,制定此技術資料管理制度.2、為與總公司編寫、實行的相關標準制度保持一致性,故以總公司的一些相關標準制度作為編寫依據(jù)。3、本公司保留對本制度的解釋和更改的權利。目 錄1 范圍12 需要技術管理的技術資料說明12。1 技術資料的分類12.2 任務書22。3 技術圖紙22.4 技術單22.5 技術報告32.6 手冊類

2、文件32.7 施工、驗收資料32。8 協(xié)調單33 技術資料存檔43。1 技術資料存檔說明43。2 文件存檔流程43.3 需要提交存檔的技術資料目錄44 技術資料編號規(guī)則54。1 編號準則54。2 編號細則65 存檔文件的基本要求66 圖紙文件在制造過程中的傳遞77 圖紙文件的更改7- II - 技術資料管理制度（試行） 技術資料管理制度1 范圍為規(guī)范公司的施工、驗收等工作的流程和制度，規(guī)范工程施工、驗收過程中形成的技術資料的存檔，規(guī)范技術資料在生產(chǎn)中的留存及使用，制定此技術資料管理制度。技術資料管理制度對公司擔負項目生產(chǎn)的相關部門具有指導作用，對涉及到的技術資料的使用、更改的個人及行為具有約束

3、作用。本制度適用于XXX有限公司的所有技術資料。2 需要技術管理的技術資料說明2.1 技術資料的分類本公司主要是對總公司所研發(fā)、設計、生產(chǎn)的產(chǎn)品(機組）的進行批量化生產(chǎn)及特殊作業(yè)(安裝施工、安裝指導、現(xiàn)場局部改造和驗收相關工作）。此管理制度是對本公司在工程開工準備、施工、驗收和設備檢修等過程中所涉及到的相關技術資料進行管理的規(guī)定。涉及到的技術資料有:工程施工任務說明書、安裝技術圖紙、生產(chǎn)形成的生產(chǎn)作業(yè)指導書、施工工藝卡片等及其他工藝性資料，具體資料分類如表1所示。表1 需歸檔技術資料的分類序號技術資料名稱說明備注1任務書施工任務說明書2技術圖紙安裝圖紙（裝配圖、零件圖)機組改造加工圖紙3技術單

4、工程項目部在施工、驗收、運行維護和設備檢修等過程中出現(xiàn)的技術問題需向相關設計部門反映所編寫的技術資料4技術報告針對機組安裝、驗收過程中，發(fā)現(xiàn)的技術問題進行分析技術報告5手冊類文件有關作業(yè)指導書,如安裝手冊、設備安裝流程、設備運行維護手冊等6施工、驗收資料設備施工過程中實時填寫的技術資料，如設備安裝工藝卡片等7協(xié)調單針對工程的施工、改造等過程中的技術問題需公司(總公司或者兄弟單位）其他部門協(xié)作的申請文件82.2 任務書2.2.1 任務書是公司對工程施工的內容、目標、進度等方面的文字確認，并做為施工工作考核、現(xiàn)場過程管理的重要依據(jù)。2.2.2 任務書可直接下達給項目負責人主管,也可下達給項目部各施

5、工主要負責部門的部門主管.2.2.3 承擔施工項目的部門對工程項目有直接管理和支持的職責，對工程施工方案進行審定，組織，由對研發(fā)過程中涉及到其他部門相關聯(lián)的工作進行協(xié)調，保障工程項目施工的順利進行.2.3 技術圖紙2.3.1 根據(jù)總公司計劃對機組機型的規(guī)劃，整理總公司技術部門提供的機組安裝所需的裝配圖紙和各零部件圖紙,技術圖紙要求字跡清晰明了、內容完整、編號規(guī)整,便于現(xiàn)場人員識圖。2.3.2 機組安裝圖紙要求電子版本1份，現(xiàn)場技術部門根據(jù)安裝隊數(shù)量、及各部門的實際需求情況，打印或者復印相應的份數(shù),以滿足現(xiàn)場的實際需求。2.3.3 各機組技術圖紙應由辦公室相應的職能部門技術歸檔處理，便于日后查閱

6、。2.3.4 各機組圖紙包括裝配圖、零件圖、電氣原理圖、接線圖、基礎安裝圖等.2.3.5 對機組在安裝過程或者運行過程中發(fā)現(xiàn)的問題，需技術改造的，由現(xiàn)場技術人員或者公司研發(fā)部門設計的加工圖紙，須由相關負責人簽字認可，并交由公司相應職能部門存檔處理。2.4 技術單2.4.1 技術單是供公司各部門對內、對外進行技術交流、溝通時使用的一種技術文件。2.4.2 技術單的使用情況、編寫和發(fā)送流程、編號規(guī)則等均應符合總公司技術管理部下發(fā)的通用技術單模板的說明（2012年第3版）的相關要求，不得自作主張，隨意編寫和發(fā)送.2.4.3 技術單在發(fā)送后應有公司相關部門技術跟催、督辦，確保其的完成.2.4.4 每發(fā)

7、送一張技術單均須有相關部門負責人簽字確認方可發(fā)送,在發(fā)送完成須將原件保存在相應的職能部門處。2.5 技術報告2.5.1 技術報告是對公司的某些技術問題、某一階段工程情況及遇到的困難、所需要研討和會議通過的技術問題所編寫的報告。2.5.2 技術報告包括可行性分析報告,設計說明書、評審報告、試驗報告、故障分析報告、機組問題總結報告等。2.5.3 技術報告的編號原則以總公司發(fā)布的產(chǎn)品圖樣及設計文件 編號原則為準。2.6 手冊類文件2.6.1 手冊類文件是規(guī)范機組各種操作的一種指導性技術文件.2.6.2 手冊類文件包括產(chǎn)品說明書、安裝手冊、作業(yè)指導書、運行手冊、維護手冊等.2.6.3 本類技術文件須由

8、相關負責人審核、批準方可推行使用，且編寫和審核人不可為同一人.2.6.4 文件的編寫規(guī)則應符合相關規(guī)范的要求.2.7 施工、驗收資料2.7.1 施工、驗收技術資料是機組在施工、驗收、運行等操作過程中所產(chǎn)生的技術資料。2.7.2 施工、驗收技術資料包括工藝卡片、施工日志記錄等.2.7.3 施工、驗收技術資料要求實時填寫，字跡清晰、公正，須有相關部門負責人簽字確認，必要時須蓋有相關單位公章。2.7.4 此類技術資料較為重要，填寫完成后須有相關管理部門妥善保管，便于日后查閱、作為驗收和數(shù)據(jù)積累的原始資料.2.8 協(xié)調單2.8.1 針對機組的施工、改造、運行、修復等過程中的技術問題需其他公司（總公司或

9、者其他兄弟單位）、其他部門協(xié)作的一種技術文件。2.8.2 協(xié)調單編寫需根據(jù)總公司下發(fā)的相關表格格式，認真填寫,寫清協(xié)作原因和協(xié)作具體事宜。2.8.3 協(xié)調單填寫完成后需公司領導簽字確認后方可發(fā)送至需配合協(xié)作的部門或單位。3 技術資料存檔3.1 技術資料存檔說明3.1.1 項目主管應當按照任務書的進度要求，及時對技術文件進行存檔。3.1.2 工程過程形成的技術文件交由檔案管理部進行存檔。檔案管理部出具技術文件的存檔回執(zhí),做為計劃發(fā)展部對項目進度和完成程度督導的判定依據(jù)。3.1.3 收到的技術單，無論是電子檔還是紙質文件，在相關人員完成“簽收"簽字程序后，應首先保存至公司檔案管理部門，為

10、本部門工作方便可使用復印件。3.1.4 外發(fā)、內部保存的技術單完成簽字程序后,應首先保存至公司檔案管理部門，由檔案管理部門進行外發(fā)（一般以傳真方式)，如實際工作需要,可外發(fā)pdf電子文檔（防止更改），電子文檔應與紙質文檔保持一致.3.1.5 外部人員借閱技術單,無論是電子檔還是紙質文件，均須經(jīng)過撰寫人或公司頂層管理人員的同意，由檔案管理部門借出。3.2 文件存檔流程3.2.1 技術文件發(fā)送完成后，將此文件原件交由檔案管理部門，待其確認此文件沒有問題并確認接收。3.2.2 檔案管理部在完全接收完存檔的資料文件后，出具收文回執(zhí)，做為技術資料存檔完成的依據(jù).3.3 本公司所涉及到的技術資料目錄具體目

11、錄見表2所示.表2 技術資料序號分類代碼名稱文件遞交人存檔備注1工作任務書計劃部2BG變更通知單有技術更改時,由更改人填寫，技術管理部備案3GJ變更記錄表4SY原理性示意圖項目主管5DL電路圖項目主管6JX接線圖項目主管7FT其他附圖項目主管8JC安裝基礎圖項目主管9ZX裝箱圖項目主管10SM產(chǎn)品使用說明書項目主管用戶手冊11GY工藝手冊12ZY作業(yè)指導書項目主管13JD技術單用于技術協(xié)調，現(xiàn)場技術問題的反饋14JB技術報告實驗報告，總結報告15AZ安裝手冊16WH維護手冊174 技術資料編號規(guī)則4.1 編號準則4.1.1 09阿拉伯數(shù)字。4.1.2 AZ拉丁字母（O，I）除外。4.1.3 短

12、橫線，圓點“?！?，斜線“/”。4.1.4 科學性選擇事物或概念的最穩(wěn)定的本質屬性或特征作為信息分類的基礎和依據(jù)。4.1.5 系統(tǒng)性將選定的事物、概念的屬性或特征按一定排列順序予以系統(tǒng)化，并形成一個合理的科學分類體系.4.1.6 唯一性，一個代碼只能唯一的標識一個分類對象.4.1.7 可延性，要設置收容類目，以便保證增加新的事物和概念時，不致打亂已建立的分類體系,同時，還應為下級信息管理系統(tǒng)在原有基礎上的延拓、細化創(chuàng)造條件.4.1.8 規(guī)范性同一層級代碼的編寫格式必須統(tǒng)一。4.2 編號細則4.2.1 任務書編號 任務書編號由六部分組成,每部分之間用“"隔開.第一部分：表示公司名稱 本公

13、司XXX有限公司用“XXX”第二部分：表示發(fā)文部門XX部用“XX"第三部分：表明文件是第幾季度或者第幾月份第四部分:表明文件當季或當月的順序號第五部分：表明文件的年份例如:任務書的編號為：XXXXX02-042012，表明是XXX公司XX部2012年第二季度的第四號任務書。4.2.2 技術圖紙編號 檔案管理部只給出總圖號,圖紙資料的其他子圖號由項目主管分配，設計人員參照技術資料編號規(guī)則編制，編制的圖號要合理、規(guī)范，并滿足存檔要求.4.2.3 技術單編號 參照通用技術單模板的說明（2012年第3版）中關于技術單的編號要求執(zhí)行。4.2.4 技術報告編號、協(xié)調單編號、施工、驗收資料編號 參

14、照總公司發(fā)布的產(chǎn)品圖樣及設計文件 編號原則的標號要求執(zhí)行。5 存檔文件的基本要求5.1 存檔文件一般采用紙質留存，電子版為輔.紙質文件和電子版共同存檔的，紙質文件的效力大于電子版。5.2 技術圖紙基本要求參照國家標準GB/T 146892008。5.3 存檔的技術圖紙標題欄采用統(tǒng)一標題欄。5.4 為便于圖紙裝訂，圖紙應在左側留有裝訂邊，標準圖幅優(yōu)先采用以下幾種:幅面代號尺寸B×LA0841×1189A1594×841A2420×594A3297×420A4210×297加長的圖紙,優(yōu)先采用以下圖幅:幅面代號尺寸B×L幅面代號

15、尺寸B×LA4×3297×630A4×8297×1582A4×4297×841A4×9297×1892A4×5297×1051A3×3420×891A4×6297×1261A3×4420×1189A4×7297×1471A3×5420×14865.5 為便于裝訂，A4圖幅選擇豎版格式，A3圖幅選擇橫版格式。5.6 存檔的紙質文件需履行完整的簽字程序，簽字后方可存檔.5.7 簽字流程按照以

16、下規(guī)定：5.7.1 所有的圖紙文件,設計后須經(jīng)過校對,并有必要通過標準化檢查和工藝檢查;5.7.2 所有圖紙須有設計和校對簽字確認,設計者與校對者不能為同一人；5.7.3 部件圖及總圖還需要經(jīng)過項目主管審核，并由項目主管簽字確認;5.7.4 總圖和重要的部件圖紙,由公司技術主管(總工程師）簽字確認.6 圖紙文件在制造過程中的傳遞6.1 生產(chǎn)過程中對需改造構件的設計圖紙由技術部設計出圖，部門負責人審核后，公司領導簽字確認。6.2 將復印件隨協(xié)調單下發(fā)至協(xié)調生產(chǎn)部門加工生產(chǎn)。圖紙原件和協(xié)調單存檔，進入有效文件流程.6.3 圖紙加工完成后,由公司質檢部門驗收合格后，在圖紙上標明完成加工日期.工程圖紙

17、變更為無效文件.7 圖紙文件的更改7.1 圖紙資料的更改應首先保障生產(chǎn)，應具有及時性、可行性和可追溯性。7.2 更改先從工程圖紙進行，然后是存檔圖紙.工程圖紙（或稱生產(chǎn)用圖）是存檔圖紙的復印件。處于有效文件狀態(tài)的工程圖紙需要更改時,項目主管設計人員應首先更改工程圖紙，在確認可更改及更改有效后，在更改的文件或圖紙上做更改記錄并簽名。更改只允許劃改，應保留更改前的數(shù)據(jù)和內容，不允許刮改(刮掉以前的內容)或涂覆（涂覆遮蓋以前的內容）改動。7.3 在存檔的紙質文件上進行更改，要做更改記錄并簽名。更改只允許劃改.7.4 每次圖紙資料的更改,均要在更改記錄表上記錄更改內容、日期,并簽名.7.5 存檔的技術