各寄存公司管理模式

1、國(guó)信檔案寄存服務(wù)公司：檔案入庫(kù)流程首次入庫(kù)寄存是一項(xiàng)嚴(yán)格、重要、機(jī)密相結(jié)合的操作事項(xiàng)，客戶公司與國(guó)信檔案簽訂合同后，國(guó)信檔案將為客戶公司建立一系列專(zhuān)屬服務(wù)條例，隨后將客戶資料錄入國(guó)信檔案管理系統(tǒng)，此后，客戶公司將擁有一個(gè)專(zhuān)屬用戶名登入國(guó)信檔案軟件管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理跟蹤工作。首次入庫(kù)寄存，客戶公司可與國(guó)信檔案自由協(xié)商首次入庫(kù)寄存流程，亦可按照以下增檔服務(wù)流程進(jìn)行寄存.寄存申請(qǐng)I檔案錄入。I入南再認(rèn)；VV寄存審批檔案接收，I交接完畢確認(rèn)/庫(kù)屆物淆確認(rèn)信息回屋，I(a)入庫(kù)申請(qǐng)：客戶公司檔案負(fù)責(zé)人可通過(guò)登錄使用國(guó)信檔案軟件管理系統(tǒng)(郵件、電話、傳真等方式)聯(lián)系國(guó)信檔案客服中心，申請(qǐng)?zhí)峤蝗霂?kù)服務(wù)需求

2、、入庫(kù)檔案量、入庫(kù)時(shí)間等相關(guān)資料.(b)入庫(kù)審批：國(guó)信檔案客服中心收到客戶申請(qǐng)資料，遞交主管部門(mén)針對(duì)客戶申請(qǐng)進(jìn)行審核批準(zhǔn)。審批內(nèi)容包括：入庫(kù)緊急程度、入庫(kù)檔案量、接收時(shí)間、接收地點(diǎn)，審批通過(guò)后轉(zhuǎn)回客服中心。(c)庫(kù)房物流確認(rèn)：國(guó)信檔案客服中心得到主管部門(mén)審核批準(zhǔn)通過(guò)的客戶入庫(kù)申請(qǐng)資料，通知庫(kù)房、物流部門(mén)接收準(zhǔn)備，確定接收時(shí)間、接收地點(diǎn)、入庫(kù)檔案量等。庫(kù)房物流部門(mén)協(xié)商確認(rèn)可行后，將確認(rèn)信息轉(zhuǎn)回客服中心.(d)入庫(kù)信息回饋：國(guó)信檔案客服中心將確認(rèn)信息通知客戶公司，以便客戶公司做好檔案寄存(增加)安排?？头行呐c客戶公司最終確認(rèn)檔案接收時(shí)間、接收檔案量等相關(guān)信息后，通知物流部門(mén)可按時(shí)出發(fā)接收檔案。(

3、e)檔案接收：物流部門(mén)按客戶申請(qǐng)寄存的檔案量、接收時(shí)間、接收地點(diǎn)等安排進(jìn)行檔案接收流程.物流檔案專(zhuān)員根據(jù)客戶公司提供的檔案資料，現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)數(shù)量，并在客戶公司及檔案專(zhuān)員監(jiān)督下進(jìn)行加貼檔案箱封條接收工作?？蛻艄緳n案資料接收裝車(chē)，檔案物流專(zhuān)員將按照實(shí)際接收檔案量、接收情況簽署接收證明.接收完畢，車(chē)廂加封車(chē)廂封箱條，客戶公司蓋章簽字核實(shí)，車(chē)輛返回國(guó)信檔案保管中心才能開(kāi)啟車(chē)廂，以保證運(yùn)輸過(guò)程檔案資料安全。接收檔案錄入：客戶檔案資料安全到達(dá)國(guó)信檔案保管中心，將由主管確認(rèn)撕開(kāi)封箱條，庫(kù)房檔案專(zhuān)員將進(jìn)行檔案資料轉(zhuǎn)入保管中心存儲(chǔ)位置，隨后進(jìn)行每箱檔案資料信息錄入，系統(tǒng)自動(dòng)生成條形碼記錄信息，記錄信息包括：客戶資

4、料、檔案資料、檔案存儲(chǔ)位置、檔案編碼內(nèi)容等.(g)檔案資料入庫(kù)確認(rèn)：入庫(kù)后的檔案資料，庫(kù)房檔案專(zhuān)員將針對(duì)新入庫(kù)檔案的條形碼存編碼、存儲(chǔ)位置、檔案信息、系統(tǒng)錄入狀況等信息內(nèi)容進(jìn)行一次全面對(duì)照核實(shí)，保證入庫(kù)檔案資料信息準(zhǔn)確無(wú)誤。確認(rèn)完畢后，將確認(rèn)信息轉(zhuǎn)達(dá)客服中心。(h)寄存檔案交接完畢：國(guó)信檔案客服中心收到檔案入庫(kù)確認(rèn)信息，將即刻通過(guò)國(guó)信檔案軟件管理系統(tǒng)(郵件、電話、傳真等方式)通知客戶公司確認(rèn)信息，方便客戶公司快速使用檔案管理，同時(shí)將檔案入庫(kù)確認(rèn)信息通知主管部門(mén)，以便備案。檔案調(diào)閱流程客戶公司在日常工作中如需翻閱已寄存在國(guó)信檔案保管中心的檔案資料可通過(guò)國(guó)信檔案軟件管理系統(tǒng)(郵件、電話、傳真等方式

5、)聯(lián)系國(guó)信檔案客服中心，提出檔案調(diào)閱服務(wù)申請(qǐng)。貴中心可前往國(guó)信檔案保管中心調(diào)閱室進(jìn)行查閱檔案，亦可要求國(guó)信檔案專(zhuān)車(chē)、專(zhuān)員運(yùn)送所需檔案到指定地點(diǎn)供貴中心查閱。檔案調(diào)閱服務(wù)流程如下:案量、調(diào)閱時(shí)間、調(diào)閱地點(diǎn)等相關(guān)信息后，通知物流部門(mén)可按時(shí)出發(fā)調(diào)閱檔案。(e)調(diào)閱檔案出庫(kù)：國(guó)信檔案保管中心檔案專(zhuān)員將所需調(diào)閱資料在系統(tǒng)做好出庫(kù)記錄，將調(diào)閱檔案提出轉(zhuǎn)交物流部門(mén)運(yùn)送，并在車(chē)廂貼車(chē)廂封條蓋章簽字.(f)檔案送達(dá)確認(rèn)：物流部門(mén)按照客戶申請(qǐng)檔案調(diào)閱時(shí)間、地點(diǎn)準(zhǔn)時(shí)送達(dá)，由客戶公司調(diào)閱接收人員確認(rèn)車(chē)廂封條未被啟封，蓋章簽字確認(rèn).再由客戶公司檢查確認(rèn)調(diào)閱檔案是否準(zhǔn)確，簽收調(diào)閱服務(wù)證明.調(diào)閱送達(dá)完畢，物流部門(mén)直接返回國(guó)

6、信檔案保管中心。(g)調(diào)閱檔案交接完畢：物流部門(mén)返回到達(dá)國(guó)信檔案保管中心，將客戶簽收的調(diào)閱服務(wù)證明交予保管中心檔案專(zhuān)員做好系統(tǒng)記錄，記錄完畢，保管中心檔案專(zhuān)員通知客服中心調(diào)閱交接完畢。再由客服中心與客戶公司做最后的調(diào)閱交接完畢確認(rèn)，再將確認(rèn)信息傳達(dá)主管部門(mén)，以便備案。檔案歸檔流程客戶公司如需將調(diào)閱完畢的檔案資料歸回國(guó)信檔案保管中心存儲(chǔ)保管時(shí)，可通過(guò)以下服務(wù)流程：歸檔申請(qǐng)檔案錄人；W入庫(kù)確認(rèn)歸檔畝批，建P檔案接收；1交接完1確認(rèn)一r住房物流確認(rèn)+,信息回饋+(a)歸檔申請(qǐng)：客戶公司檔案負(fù)責(zé)人可通過(guò)登錄使用國(guó)信檔案軟件管理系統(tǒng)(郵件、電話、傳真等方式)聯(lián)系國(guó)信檔案客服中心，申請(qǐng)?zhí)峤粴w檔服務(wù)需求、歸

7、檔的檔案量、歸檔時(shí)間等相關(guān)資料。(b)歸檔審批：國(guó)信檔案客服中心收到客戶申請(qǐng)資料，遞交主管部門(mén)針對(duì)客戶申請(qǐng)進(jìn)行審核批準(zhǔn).審批內(nèi)容包括：歸檔緊急程度、歸檔檔案量、接收時(shí)間、接收地點(diǎn)，審批通過(guò)后轉(zhuǎn)回客服中心。(c)庫(kù)房物流確認(rèn)國(guó)信檔案客服中心得到主管部門(mén)審核批準(zhǔn)通過(guò)的客戶歸檔申請(qǐng)資料，通知庫(kù)房、物流部門(mén)接收準(zhǔn)備，確定接收時(shí)間、接收地點(diǎn)、歸檔檔案量等。庫(kù)房物流部門(mén)協(xié)商確認(rèn)可行后，將確認(rèn)信息轉(zhuǎn)回客服中心。(d)歸檔信息回饋：國(guó)信檔案客服中心將確認(rèn)信息通知客戶公司，以便客戶公司做好檔案歸檔安排?？头行呐c客戶公司最終確認(rèn)檔案接收時(shí)間、接收檔案量等相關(guān)信息后，通知物流部門(mén)可按時(shí)出發(fā)接收檔案。(e)檔案接收

8、：物流部門(mén)按客戶申請(qǐng)歸檔的檔案量、接收時(shí)間、接收地點(diǎn)等安排出車(chē)，進(jìn)行檔案接收流程。物流檔案專(zhuān)員根據(jù)客戶公司提供的檔案資料，現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)檔案，并在客戶公司及檔案專(zhuān)員監(jiān)督下進(jìn)行加貼檔案箱封條及接收工作。客戶公司檔案資料接收上車(chē)，檔案物流專(zhuān)員將按照實(shí)際接收檔案量、接收情況簽署接收證明。接收完畢，車(chē)廂加封車(chē)廂封箱條，客戶公司蓋章簽字核實(shí)，車(chē)輛返回國(guó)信檔案保管中心才能開(kāi)啟車(chē)廂，以保證運(yùn)輸過(guò)程檔案資料安全.檔案錄入：客戶檔案資料安全到達(dá)國(guó)信檔案保管中心，將由主管確認(rèn)撕開(kāi)封箱條，庫(kù)房檔案專(zhuān)員將進(jìn)行檔案資料轉(zhuǎn)入保管中心存儲(chǔ)位置，檔案歸檔信息資料輸入系統(tǒng).(g)檔案資料入庫(kù)確認(rèn)：入庫(kù)后的歸檔資料，庫(kù)房檔案專(zhuān)員針對(duì)歸檔資料的條形碼存編碼、存儲(chǔ)位置、檔案信息、系統(tǒng)錄入狀況等信息內(nèi)容進(jìn)行一次全面對(duì)照核實(shí)，保證入庫(kù)檔案資料信息