廣宣用品管理規(guī)定(共8頁(yè))

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上公司廣宣用品管理規(guī)定1.目的：為了規(guī)范公司廣宣品的管理與發(fā)放，使其更加科學(xué)性與合理性，塑造良好的公司形象，特制定本制度。2.范圍2.1 本規(guī)定包括相關(guān)部門或人員廣宣品領(lǐng)用程序及具體領(lǐng)用廣宣品所必須履行的手續(xù)。2.2 本規(guī)定適用于公司所有部門人員。3.職責(zé)3.1 總經(jīng)理及相關(guān)部門經(jīng)理負(fù)責(zé)廣宣品發(fā)樣的審批。3.2 相關(guān)部門或人員對(duì)所領(lǐng)用廣宣品及所造成的后果負(fù)責(zé)。3.3 市場(chǎng)部負(fù)責(zé)廣宣品的發(fā)放及廣宣品的日常管理工作。4.細(xì)則4.1 廣宣用品的管理 4.1.1 按計(jì)劃驗(yàn)收入庫(kù)。凡驗(yàn)收入庫(kù)的廣宣品必須要有經(jīng)主管部門和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的審批報(bào)告庫(kù)管員按批準(zhǔn)報(bào)告上的數(shù)量、要求、價(jià)格等驗(yàn)

2、收入庫(kù)，如與報(bào)告不符可以拒絕入庫(kù)并及時(shí)向部門領(lǐng)導(dǎo)反映。4.1.2 廣宣品的保管應(yīng)嚴(yán)格按照物資管理辦法執(zhí)行。 4.1.2.1 堅(jiān)持分類擺放、分類管理的原則；堅(jiān)持先進(jìn)先出、后進(jìn)后出的原則；避免了廣宣品的積壓，力爭(zhēng)做到廣宣品及時(shí)到位，減少公司的損失。4.1.2.2 堅(jiān)持帳卡物相符，帳帳相符的原則。每種廣宣品必須要建立管理卡片及時(shí)上帳、下帳，要做好收發(fā)月報(bào)告交公司財(cái)務(wù)存檔和庫(kù)管存檔。建好廣宣品臺(tái)帳，要求名稱、數(shù)量、規(guī)格、出入庫(kù)時(shí)間、收發(fā)單位要清楚，同時(shí)要求每月底26日前將上月結(jié)轉(zhuǎn)、本月收發(fā)、本月庫(kù)存填寫盤點(diǎn)表交公司財(cái)務(wù)。所有的帳、卡、物、表，要做到帳帳相符，帳物相符。 4.1.2.3 堅(jiān)持廣宣品的合理

3、存放原則，注意保管的物品防潮、防霉變、防腐蝕。4.1.2.4 堅(jiān)持廣宣品倉(cāng)庫(kù)整齊、清潔、通風(fēng)、干燥。 4.1.2.5 堅(jiān)持廣宣品的安全存放原則、注意防火、防盜。 4.2 廣宣投放流程4.2.1 常規(guī)媒體廣告投放流程4.2.1.1 范圍：在投放前無(wú)須簽訂投放協(xié)議的報(bào)紙、電視、電臺(tái)、網(wǎng)站的廣告以及人員流動(dòng)率較大的區(qū)域門店各市區(qū)主干道城中村出入口制作門頭招牌，店內(nèi)廣告。4.2.1.2流程：4.2.1.2.1 根據(jù)市場(chǎng)狀況、結(jié)合階段銷售策略和歷史投放效果分析，并聽取銷售部意見前提下，由廣宣專員于每月1日前制定次月的廣宣月度計(jì)劃表交市場(chǎng)部經(jīng)理審核。4.2.1.2.2 市場(chǎng)部經(jīng)理根據(jù)統(tǒng)一對(duì)外宣傳要求，對(duì)內(nèi)

4、容、版面、時(shí)間進(jìn)行調(diào)整，市場(chǎng)部經(jīng)理根據(jù)各公司廣宣月度計(jì)劃表制成廣宣月度匯總表，每月3日前回復(fù)至廣宣專員，由廣宣專員每月5日前交報(bào)市場(chǎng)部總監(jiān)審核，審核通過后由市場(chǎng)部經(jīng)理備案。4.2.1.2.3 如因市場(chǎng)推廣活動(dòng)或媒體特惠及關(guān)系需要而對(duì)當(dāng)月計(jì)劃做臨時(shí)性調(diào)整，日期、版面規(guī)格、媒體調(diào)整應(yīng)由廣宣專員簽字，說明變更原因，在投放前兩日?qǐng)?bào)市場(chǎng)部經(jīng)理備案。如當(dāng)月調(diào)整部分增減金額超5000元或增加，廣宣專員需報(bào)市場(chǎng)部總監(jiān)備案。4.2.1.2.4每月5日由廣宣專員提交上月廣告總結(jié)，提交市場(chǎng)部經(jīng)理、市場(chǎng)部總監(jiān)，由市場(chǎng)部總監(jiān)備案。廣宣專員銷售部總監(jiān)市場(chǎng)部經(jīng)理財(cái)務(wù)經(jīng)理市場(chǎng)部總監(jiān)擬定初步計(jì)劃月度計(jì)劃表月度工作總結(jié)實(shí)際投入制

5、作費(fèi)用匯總表調(diào)整計(jì)劃月度匯總表備案調(diào)整1日備案5日備案審核、簽字費(fèi)用匯總表審批、備案月度匯總表備案匯總、調(diào)整月度匯總表備案費(fèi)用匯總表4日3日備案調(diào)整、審批4.2.2 非常規(guī)媒體廣告投放流程：4.2.2.1范圍：自行開展主題活動(dòng)、廠家支持活動(dòng)及各類路演；需簽訂投放協(xié)議的媒體；戶外廣告媒體；4.2.2.2 流程：4.2.2.2.1 公司全體員工均可為廣宣專員提供非常規(guī)廣告信息和資源。由廣宣專員進(jìn)行資料初選，優(yōu)選意向合作項(xiàng)目召集召開評(píng)審會(huì)。4.2.2.2.2評(píng)審會(huì)由廣宣專員、銷售經(jīng)理，市場(chǎng)部經(jīng)理、市場(chǎng)部總監(jiān)出席（2000元以內(nèi)可不出席），建議在銷售周例會(huì)上由銷售顧問進(jìn)行集體方案評(píng)審，由銷售經(jīng)理提供方

6、介紹活動(dòng)情況（如活動(dòng)方案一目了然，也可直接評(píng)審），由評(píng)審會(huì)確定是否參加，以及參加的時(shí)間和形式。如屬活動(dòng)的，填寫活動(dòng)審批表；如屬制作的，由廣宣專員列清明細(xì)和報(bào)價(jià)；如屬其他形式的，填寫書面報(bào)告，并由廣宣專員和部門經(jīng)理簽字。4.2.2.2.3由廣宣專員將評(píng)審結(jié)果報(bào)市場(chǎng)部總監(jiān)審批，超過2000元（含2000元）的在市場(chǎng)部總監(jiān)審批后，報(bào)總經(jīng)理審批。 4.2.2.2.4審批通過的方案由廣宣專員和市場(chǎng)部經(jīng)理共同與活動(dòng)提供方敲定細(xì)節(jié)，并開展價(jià)格談判。最終確定的價(jià)格，由廣宣專員和市場(chǎng)部經(jīng)理簽字確認(rèn)。（2000元以內(nèi)：活動(dòng)以廣宣專員月度市場(chǎng)推廣活動(dòng)計(jì)劃表和活動(dòng)審批表進(jìn)行審核備案，制作以報(bào)價(jià)表審核備案）4.2.2.

7、2.5形成的最后協(xié)議報(bào)總經(jīng)理確認(rèn)，協(xié)議廣宣專員留存。4.2.2.2.6 在活動(dòng)期間，因促銷需要發(fā)生項(xiàng)目增減導(dǎo)致總價(jià)改變時(shí)，應(yīng)由廣宣專員向市場(chǎng)部總監(jiān)匯報(bào)審核，超過20%的報(bào)總經(jīng)理審核。在決算時(shí)，作為補(bǔ)充附件。如預(yù)算時(shí)費(fèi)用不超審批權(quán)限，決算時(shí)費(fèi)用已超審批權(quán)限，在決算時(shí)應(yīng)按審批權(quán)限報(bào)上級(jí)審批，并說明超支原因，超支不得超過預(yù)算40%，如超支40%應(yīng)重新進(jìn)行方案申報(bào)。4.2.2.2.7廣告費(fèi)用在10000元以內(nèi)由副總經(jīng)理進(jìn)行簽批；廣告費(fèi)用在10000元以上（含10000元）需報(bào)董事會(huì)批準(zhǔn)。廣宣專員銷售經(jīng)理/市場(chǎng)經(jīng)理市場(chǎng)部總監(jiān)財(cái)務(wù)經(jīng)理總經(jīng)理評(píng)審會(huì)結(jié)算變更調(diào)整媒體執(zhí)行確定細(xì)節(jié)和價(jià)格形成方案收集廣告信息資料初

8、審確定細(xì)節(jié)和價(jià)格活動(dòng)執(zhí)行審核備案審核確認(rèn)審批4.4 廣宣用品申請(qǐng)流程：4.4.1 廣宣物料管理：4.4.1.1廣宣物料管理共分為六個(gè)階段：申請(qǐng)?zhí)釄?bào)、審核、費(fèi)用預(yù)算、制作、簽收、使用。4.4.1.1.1 申請(qǐng)?zhí)釄?bào)：銷售部人員根據(jù)需求由各部門向市場(chǎng)部提報(bào)物料申請(qǐng)，市場(chǎng)部物料負(fù)責(zé)人填寫申請(qǐng)表。4.4.1.1.2 物料申請(qǐng)審核：市場(chǎng)部物料負(fù)責(zé)人將填寫的申請(qǐng)表報(bào)銷售總監(jiān)/市場(chǎng)總監(jiān)進(jìn)行審核，審核人員要根據(jù)活動(dòng)實(shí)際情況判定是否進(jìn)行制作及增減。4.4.1.1.3廣宣物料費(fèi)用預(yù)算：銷售總監(jiān)/市場(chǎng)總監(jiān)根據(jù)活動(dòng)效果核算投入比例，決定是否制作及制作數(shù)量。4.4.1.1.4廣宣物料的制作：廣宣經(jīng)理在保證質(zhì)量的前提下要注

9、意節(jié)省費(fèi)用，廣宣經(jīng)理要進(jìn)行質(zhì)量把關(guān)。4.4.1.1.5簽收：廣宣專員在收到物料后要進(jìn)行簽收，交由市場(chǎng)部物料負(fù)責(zé)人備檔保存。4.4.1.1.6使用：根據(jù)物料使用規(guī)范要求進(jìn)行使用，市場(chǎng)部給予監(jiān)督使用到位情況。4.4.2 公司禮品箱管理：4.4.2.1 禮品箱管理共分為六個(gè)階段：申請(qǐng)?zhí)釄?bào)、審核、費(fèi)用預(yù)算、制作、簽收、發(fā)放。4.4.2.1.1 申請(qǐng)?zhí)釄?bào)：相關(guān)部門根據(jù)需求由各部門向市場(chǎng)部提報(bào)物料申請(qǐng)，市場(chǎng)部物料負(fù)責(zé)人填寫申請(qǐng)表。4.4.2.1.2申請(qǐng)審核：市場(chǎng)部物料負(fù)責(zé)人將填寫的申請(qǐng)表報(bào)總經(jīng)理進(jìn)行審核，審核人員要根據(jù)活動(dòng)實(shí)際情況判定是否進(jìn)行制作及增減。4.4.2.1.3 費(fèi)用預(yù)算：根據(jù)活動(dòng)效果核算投入比

10、例，幫助決定禮品是否制作及制作數(shù)量。4.4.2.1.4 制作：在保證質(zhì)量的前提下要注意節(jié)省費(fèi)用，相關(guān)人員要進(jìn)行質(zhì)量把關(guān)。4.4.2.1.5 簽收：接收人在收到物料后要進(jìn)行簽收，備檔保存。4.4.2.1.6 發(fā)放：根據(jù)禮品箱需求進(jìn)行發(fā)放，并登記備查。4.5 廣宣品制作流程及財(cái)務(wù)付款流程4.5.1 廣宣品制作流程4.5.2 財(cái)務(wù)付款流程4.5.2.1常規(guī)媒體付款周期為三個(gè)月，物料、禮品及活動(dòng)付款周期為一個(gè)月，付款當(dāng)月由廣宣專員根據(jù)費(fèi)用匯總表信息，填寫費(fèi)用報(bào)銷單，報(bào)副總經(jīng)理簽字，需提前付款的應(yīng)由廣宣專員寫明原因，報(bào)副總經(jīng)理。4.5.2.2 非常規(guī)媒體付款周期視合同約定，付款由廣宣專員附合同，填寫費(fèi)用

11、報(bào)銷單，報(bào)副總經(jīng)理簽字。（匯總統(tǒng)算的最長(zhǎng)不得長(zhǎng)于一個(gè)季度），付款由廣宣專員根據(jù)發(fā)票信息，填寫費(fèi)用報(bào)銷單，報(bào)副總經(jīng)理簽字，再報(bào)財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字。 廣宣專員市場(chǎng)部經(jīng)理財(cái)務(wù)經(jīng)理市場(chǎng)部總監(jiān)填寫付款通知單合同發(fā)票審核、簽字付款審核、簽字審核、簽字4.6 廣宣品的發(fā)放4.6.1 嚴(yán)格按照投放計(jì)劃指標(biāo)投放。嚴(yán)格按照公司年初確定的廣宣經(jīng)費(fèi)指標(biāo)量控制發(fā)放，超支不發(fā)。 4.6.2 廣宣品下發(fā)需經(jīng)銷售副總審批。結(jié)合客戶需求和公司廣宣品的實(shí)際庫(kù)存以及經(jīng)費(fèi)的控制指標(biāo)進(jìn)行審批，保證照顧全面突出重點(diǎn)。 4.6.3 廣宣品發(fā)放應(yīng)建立臺(tái)帳、帳目必須清楚。 4.6.4 廣宣品發(fā)放情況的檢查 4.6.4.1 每位銷售人員必須建立廣宣品收發(fā)明細(xì)帳，明確廣宣品的最終去向。 4.6.4.2 銷售人員必須快速及時(shí)