DSB7192010采購控制程序

1、大連船舶重工集團有限公司 質(zhì)量管理體系文件 程 序 文 件文件名稱：采購控制程序文件編號：DSB7-19-2010生效日期：2010-04-01編制/日期：校對/日期：審核/日期：批準(zhǔn)/日期：大連船舶重工集團有限公司 DSB7-19-2010質(zhì) 量 管 理 體 系 文 件 代 替采 購 控 制 程 序 DSB7-19-2008 1 目的和范圍 本控制程序的目的是確保采購物資器材符合質(zhì)量要求。本文件規(guī)定了企業(yè)物資部在購買原材料、機電設(shè)備、配件、輔料以及其它物資過程中的決策、價格監(jiān)督、質(zhì)量檢驗的行為和基本規(guī)范。 本文件適用于企業(yè)物資部管理權(quán)限下的產(chǎn)品、項目所需物資的采購管理。企業(yè)各制造部及其它部門

2、委托采購項目亦按本文件管理。2 引用標(biāo)準(zhǔn)GB/T 19000-2008/ISO9000：2005 質(zhì)量管理體系 基礎(chǔ)和術(shù)語GB/T 19001-2008/ISO9001：2008 質(zhì)量管理體系 要求 GJB 9001B-2009 質(zhì)量管理體系要求3 術(shù)語和定義本文采用GB/T 19000-2008/ISO 9000：2005、GJB 1405A-2006中的術(shù)語和定義。4 職責(zé)4.1 物資部a) 負(fù)責(zé)編制物資供應(yīng)采購計劃，并依據(jù)有效訂貨文件和規(guī)定，進行產(chǎn)品建造及其它方面所需設(shè)備、材料的采購及訂貨工作；b) 負(fù)責(zé)采購器材的裝卸、驗收、保管、發(fā)放等管理工作；c) 負(fù)責(zé)對到貨物資存在的質(zhì)量、數(shù)量及貨

3、損等方面問題進行交涉和索賠；d) 組織對供方進行評價，編制“合格供方名單”，實施對供方的控制；e) 負(fù)責(zé)顧客財產(chǎn)的管理，確保其驗證、貯存和維護符合規(guī)定的要求。4.2 設(shè)計所a) 提供合同設(shè)計中經(jīng)顧客認(rèn)可的主要設(shè)備供應(yīng)廠商表。b) 提供船舶（艦船）各種訂貨明細(xì)表及相關(guān)的圖樣、技術(shù)文件、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等。c) 參加供方評價；d) 參加成套設(shè)備開箱檢驗。4.3 質(zhì)量管理部a) 參與供方評價；b) 負(fù)責(zé)采購產(chǎn)品的進貨檢驗和試驗；c) 負(fù)責(zé)采購產(chǎn)品質(zhì)量證書的管理與發(fā)放。4.4 企劃部按目標(biāo)成本管理控制要求，對超出目標(biāo)成本的設(shè)備、原材料訂貨等價格組織審查。4.5 營銷部參與產(chǎn)品內(nèi)設(shè)備、原材料采購及招標(biāo)工作，對

4、超出目標(biāo)成本的設(shè)備、原材料等訂貨價格，會同目標(biāo)成本主管部門進行審查。4.6 舾裝公司/舵軸公司/鋼加公司舾裝公司、舵軸公司和鋼加公司負(fù)責(zé)除物資部采購物資以外的部分物資的采購，采購控制要求亦按照本文件執(zhí)行。5 采購控制程序采購的依據(jù)是供方按企業(yè)要求提供產(chǎn)品的能力和合格供方名單。采購的控制程序如圖1所示。5.1 供方評價 供方評價方法對供方評價的方法主要有以下幾種： a) 供方質(zhì)量保證能力現(xiàn)場評價；b) 供方是否被列入企業(yè)信賴的有能力的機構(gòu)（認(rèn)證機構(gòu)、船級社等）發(fā)布的注冊名單（如質(zhì)量體系認(rèn)證、產(chǎn)品工廠認(rèn)可），或由中國船舶重工集團和軍方發(fā)布的質(zhì)量體系第二方認(rèn)定企業(yè)名單；c) 評價供方以往提供類似產(chǎn)品

5、的業(yè)績； d) 評價產(chǎn)品樣品； e) 能否保證交貨以及對合同交貨期變更的適應(yīng)能力；f) 價格是否合理，在同行業(yè)中是否具有競爭能力。 合格供方評價程序5.1.2.1 由物資部牽頭，質(zhì)量管理部、設(shè)計所等部門的有關(guān)人員進行供方評價。5.1.2.2 物資部提供供方名單及其供貨質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量的相關(guān)資料，以及認(rèn)證、認(rèn)定、認(rèn)可證書等，供評價用。5.1.2.3 當(dāng)需要對供方進行現(xiàn)場評價時，應(yīng)組織人員到該供方處進行現(xiàn)場評價，并編寫“供方現(xiàn)場評價報告”（附錄A）。采購前準(zhǔn)備編制采購文件詢價、商務(wù)談判合同跟蹤管理采購審批、簽訂合同不合格采購產(chǎn)品驗證合格入庫、發(fā)放 圖1 采購控制流程圖5.1.2.4 按5.1.1規(guī)定

6、評價方法對供方進行評價，凡符合下列條件之一的可選擇為合格供方： a) 質(zhì)量管理體系獲得第三方認(rèn)證（有效期內(nèi)）、第二方認(rèn)定（有效期內(nèi)），產(chǎn)品獲工廠認(rèn)可并持有證書的； b) 以往提供類似產(chǎn)品其質(zhì)量一貫良好的；c) 經(jīng)現(xiàn)場評價確認(rèn)具備質(zhì)量保證能力的；d) 對樣品進行檢驗和試驗合格，經(jīng)小批量到中批量、大批量試驗，證明質(zhì)量可靠的；e) 近期未連續(xù)采購的廠家，若以往供貨記錄良好，仍可列入合格供方中。5.1.2.5 供方評價記錄為“供方評價表”（附錄B），由物資部和質(zhì)量管理部部長、設(shè)計所所長審批。5.1.2.6 供方評價結(jié)論一年有效，每年應(yīng)對供方進行重新評價。 5.1.2.7 對顧客要求控制的采購產(chǎn)品，企業(yè)

7、應(yīng)邀請顧客參加對供方的評價和選擇。5.1.2.8 應(yīng)建立并保存合格供方的質(zhì)量記錄。 合格供方名單5.1.3.1 經(jīng)評價確認(rèn)合格的供方分成以下三類，分別編制合格供方名單，作為選用和采購的依據(jù)： a) 金屬材料； b) 非金屬材料；c) 設(shè)備。 由于船用采購產(chǎn)品品種繁多，一般只將重要類采購產(chǎn)品供方編入名單內(nèi)。5.1.3.2 合格供方名單的內(nèi)容包括供方名稱、產(chǎn)品類型、入選依據(jù)等。合格供方名單實施動態(tài)管理，每年根據(jù)評價結(jié)果修訂一次并換版。5.1.3.3 與軍品有關(guān)的合格供方名單應(yīng)征得軍代表室總代表同意并簽署意見，并納入成套技術(shù)文件管理。5.1.3.4 合格供方名單應(yīng)發(fā)至設(shè)計所、質(zhì)量管理部、營銷部等有關(guān)

8、部門。 對合格供方的控制5.1.4.1 采購產(chǎn)品分類 根據(jù)采購產(chǎn)品的經(jīng)濟價值和對船舶安全性的影響程度等因素，將采購產(chǎn)品分為二類：重要類：顧客與企業(yè)共同制定的供方名單中指定的產(chǎn)品，設(shè)計部門、軍方簽署的技術(shù)規(guī)格書供方名單中指定的產(chǎn)品，包括主機、螺旋槳、發(fā)電機組、武器裝備等，以及主船體板材和型材、&級鋼管、焊接材料、大型鑄鍛件、救生設(shè)備、滅火設(shè)備、油漆、起貨設(shè)備、甲板機械、絕緣材料、高壓閥門等。一般類：除重要類之外的其他采購產(chǎn)品。5.1.4.2 控制方式對合格供方控制的方式有以下5種：a) 要求供方建立質(zhì)量管理體系，并通過體系認(rèn)證； b) 到供方處進行現(xiàn)場評價； c) 建立合格供方（含代理商

9、、中間商）檔案；d) 派檢驗人員到供方處實施聯(lián)合檢驗和試驗；e) 按企業(yè)程序文件規(guī)定進行進貨檢驗和試驗。5.1.4.3 控制程度對合格供方控制的程度取決于采購的產(chǎn)品對隨后的產(chǎn)品實現(xiàn)或最終產(chǎn)品的影響，采取與之相應(yīng)的控制方式，詳見表1所示。表1 對合格供方控制的方式和程度產(chǎn)品類別控 制 方 式說 明重要類A 體系認(rèn)證B 現(xiàn)場評價C 建立檔案D 聯(lián)合檢驗、試驗E 進貨檢驗要求供方取得認(rèn)證證書。根據(jù)需要進行現(xiàn)場評價。所有供貨廠家建立檔案（對軍品生效合同也需建立質(zhì)量檔案）。國產(chǎn)主機100，其他視情況而定。按程序文件規(guī)定進行。一般類D 進貨檢驗按程序文件規(guī)定進行。5.1.4.4 控制結(jié)果的處理對合格供方控

10、制的結(jié)果作為修訂合格供方名單的依據(jù)。凡出現(xiàn)下列情況之一者，由質(zhì)量管理部提出，合格供方的資格將被取消，并從名單中刪除，停止訂貨：a) 其產(chǎn)品連續(xù)發(fā)生嚴(yán)重質(zhì)量問題；b) 因質(zhì)量問題給企業(yè)造成重大經(jīng)濟損失；c) 經(jīng)分析供方的供貨檔案，其產(chǎn)品質(zhì)量波動較大；d) 供貨期無法保證，售后服務(wù)質(zhì)量差；e) 經(jīng)現(xiàn)場評價其質(zhì)量保證能力嚴(yán)重下降；f) 質(zhì)量管理體系認(rèn)證（認(rèn)定）或工廠認(rèn)可證書被中止撤消。6 訂貨依據(jù)6.1 船舶（艦船）產(chǎn)品的訂貨依據(jù)是設(shè)計所正式下發(fā)的物資訂貨清單、技術(shù)通知單、修改通知單及相對應(yīng)的由物流信息系統(tǒng)生成的物資需求。6.2 對產(chǎn)品建造過程中發(fā)生的缺損件補充訂貨，由生產(chǎn)部門填報外購件丟失、損壞、

11、挪用申報單，（軍品需經(jīng)設(shè)計所技術(shù)確認(rèn)）經(jīng)生產(chǎn)管理部備案，報企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)指定的部門主要負(fù)責(zé)人審定簽字后，提交物資部作為補充訂貨依據(jù)。6.3 對海洋工程、修船、非船所需物資的訂貨，屬企業(yè)經(jīng)營權(quán)限下的項目，由設(shè)計所下發(fā)正式訂貨依據(jù)。各制造部、事業(yè)部承攬的項目，按企業(yè)文件規(guī)定需委托物資部采購的物資，由制造部、事業(yè)部提供物資配套計劃，報企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)指定的部門主要負(fù)責(zé)人審定簽批后，以委托的方式提交物資部作為訂貨依據(jù)。6.4 對基建、技措、安措、環(huán)保、更新改造、維修、大修理、工裝所需物資的訂貨，企業(yè)年度計劃或企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的專題報告或基建施工任務(wù)單、基建施工核料單、設(shè)備訂貨通知單或工藝

12、路線表作為訂貨依據(jù)。6.5 對通用物資、低值易耗品、三類電器等物資以部門主管負(fù)責(zé)人簽批的專題訂貨報告或物資部主管業(yè)務(wù)部門制定的經(jīng)營銷部審價、物資部主管副部長或部長審批的月度采購計劃作為訂貨依據(jù)。所有訂貨依據(jù)必須完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、通過正規(guī)渠道傳遞，物資部資料室對上述第1、3、4項實行檔案化管理。并及時提交給各專業(yè)科，由科長批示分交給主管專業(yè)計劃員執(zhí)行。在分交過程中如果有誤應(yīng)立即信息反饋進行更正。對其第2、5項由主管副部長或部長審批分交給各科執(zhí)行。7 計劃編制 7.1 企業(yè)年度生產(chǎn)計劃是編制物資訂貨計劃的依據(jù)。對進口物資訂貨計劃要報送上級機關(guān)辦理進口審批手續(xù)，對國內(nèi)船舶配套的進口物資還要按國家有關(guān)

13、政策辦理減免稅手續(xù)。7.2 生產(chǎn)管理部編制的單產(chǎn)品物資納期計劃是確定合同交貨期的依據(jù)。7.3 企業(yè)月度生產(chǎn)準(zhǔn)備計劃和單產(chǎn)品物資納期表是調(diào)度、組織、考核物資配套落實情況及月度計劃完成情況的依據(jù)。7.4 編制年度用款（匯）計劃和月度用款（匯）計劃作為企業(yè)財會部門資金運作、科學(xué)用款的依據(jù)。7.5 詢價訂貨前要進行平衡核算，盡可能充分地利用庫存資源，凡能改制代用的首先考慮改制代用，降低儲備和資金占用。8 詢價8.1 物資部按照前述的訂貨依據(jù)和物資配套廠商表、技術(shù)協(xié)議等開展對外詢價工作。 接到第一輪的報價后，采辦人員應(yīng)及時向科長和主管部長匯報，商討研究縱向及橫向比價、壓價的策略，然后以書面比價報告的形式

14、報訂貨領(lǐng)導(dǎo)小組討論。8.2 做好詢價單、報價資料的集中管理，作為分析決策的依據(jù)，存檔備查。9 商務(wù)洽談9.1 商務(wù)洽談以物資部為主。9.2 物資部采辦人員要掌握配套物資的供貨范圍、數(shù)量、主要技術(shù)參數(shù)和規(guī)范要求；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量保證；供貨時間及包裝、運輸方式、計價貨幣、價格條件、付款方式；技術(shù)服務(wù)以及資料、圖紙、備件、證件的要求。9.3 物資部采辦人員應(yīng)廣泛收集采購物資的質(zhì)量、價格等市場信息，掌握國際船舶市場行情及信息變化，根據(jù)市場信息，在企業(yè)制定的目標(biāo)成本范圍內(nèi)，做到比質(zhì)、比價采購。9.4 對重大物資的洽談，要事先擬定洽談方案和洽談策略，原則上所有配套項目都要有二至三個以上配套單位，按照“貨找源

15、頭，貨比三家”的原則，從質(zhì)量、價格、合同履約、售后服務(wù)等方面擇優(yōu)選擇。9.5 對具備招標(biāo)采購條件的配套物資，按規(guī)定實行招標(biāo)采購。對輔料、耗材及市場采購等項目，實行一年供協(xié)議的形式采購。9.6 在條件成熟的情況下，對部分長期合作的質(zhì)量好，價格低，信譽高的配套廠家，實行“擇優(yōu)定點，長期合作、唇齒相依，利益共享”的原則，確定定點廠家，以利于標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計，縮短設(shè)計周期，提高建造速度。與軍品有關(guān)的廠家應(yīng)征得軍代表室同意并簽署意見。 9.7 商務(wù)洽談必須在企業(yè)指定的場所和二人以上在場的情況下進行，要做到公平、公正、合理。 10 決策管理及價格監(jiān)督 10.1配套廠家的最終選擇權(quán)、決定權(quán)歸企業(yè)所有。企業(yè)成立以企

16、業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)為組長的企業(yè)物資配套訂貨領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)全面訂貨工作，實行集體決策。10.2 實行“一年供貨協(xié)議”的項目，由企業(yè)“一年供貨協(xié)議”領(lǐng)導(dǎo)小組討論決定。10.3 缺損件及設(shè)計增訂件的訂貨，由企業(yè)專項訂貨領(lǐng)導(dǎo)小組討論決定。金額較大的應(yīng)提交企業(yè)訂貨領(lǐng)導(dǎo)小組會議討論確定。10.4 所有的采購行為實行兩部審核三級審批制度，即商務(wù)洽談后，由采辦人員將各配套廠商洽談的最終結(jié)果，填寫比價報告（訂貨依據(jù)，報價資料附后）經(jīng)專業(yè)科和物資部領(lǐng)導(dǎo)審查簽字，遞交企業(yè)營銷部審價審核并會簽，再報企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后方具備對外簽約合同的條件。10.5 對主要物資和金額較大物資的訂貨，由企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)定期召集訂貨領(lǐng)導(dǎo)小組成員集體討

17、論，進行方案分析，選擇最佳配套廠家。 10.6 企業(yè)營銷部履行對所有采購物資價格審查和價格監(jiān)督的職能，并協(xié)助物資部對采購成本的控制。凡未經(jīng)營銷部審核的項目一律不準(zhǔn)對外簽訂合同或訂貨。11 合同簽訂與管理11.1 合同應(yīng)采用國家或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同和條款，特殊情況需采用非標(biāo)準(zhǔn)合同時，需先在企業(yè)法律顧問審查合格后，再報請企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)方可作為合格的合同文件。合同中需有明確的技術(shù)和質(zhì)量要求等。 11.2 凡具備企業(yè)對外簽約合同資格的采辦人員按比價報告的批示意見對外簽約合同，否則一律不得對外簽約合同。 11.3 凡訂貨中涉及到交貨期、技術(shù)條件、價格等問題的變更（或與原要求有差異時）要及時反饋信息，按前述決

18、策管理程序確認(rèn)后，方可簽訂合同，并將相應(yīng)文件存檔備查。11.4 各專業(yè)科對訂貨合同實行檔案化微機管理，并負(fù)責(zé)編制單產(chǎn)品物資配套情況匯總表和單產(chǎn)品物資納期表。11.5 各專業(yè)科科長要對單產(chǎn)品配套物資合同進行審查簽字，在科內(nèi)實行集中管理。同時將合同分交到物資部貨商科。除物資部貨商科，分交到其它部門的合同一律不標(biāo)注價格。任何部門和個人不得擅自復(fù)制，擴散合同。11.6 采購人員要認(rèn)真登記物資合同及到貨臺帳，證件、資料臺帳，認(rèn)真及時做好記錄，清理核銷，掌握庫存量，價值量及物資流向和動態(tài)，做好合同跟蹤管理。12 合同的執(zhí)行12.1 采辦人員要按照合同要求，及時向財會部門提交開證申請及其它付款手續(xù)，同時，將

19、開證申請的復(fù)印件轉(zhuǎn)交貨商科（包括信用證的修改），以便貨商科做好報關(guān)前的準(zhǔn)備工作。要及時了解配套物資生產(chǎn)進度和發(fā)運情況，掌握合同執(zhí)行全過程的信息。12.2 貨物發(fā)運后，采辦人員要在規(guī)定期限內(nèi)向貨商科提交正本提單，商務(wù)發(fā)票，裝箱清單及其它有關(guān)單據(jù)，并做好交接簽字記錄。貨商科在規(guī)定期限內(nèi)完成報關(guān)，提貨工作，避免滯報費和滯箱費發(fā)生。提貨過程中，需保證工作質(zhì)量，保證貨物的完好無損。 12.3 貨物提回后，采辦人員要及時提交產(chǎn)品證件和完工資料。產(chǎn)品證件要通過物資部驗收人員登記備案后轉(zhuǎn)交企業(yè)質(zhì)量管理部，完工資料由采辦人員轉(zhuǎn)交設(shè)計所資料檔案室，并做好簽收交接記錄，確保產(chǎn)品生產(chǎn)節(jié)點的需要。12.4 合同付款要嚴(yán)

20、格執(zhí)行公司的財會制度，無論何種付款方式，都必須按照企業(yè)財會部的有關(guān)規(guī)定和制度執(zhí)行。12.5 技術(shù)服務(wù)項目按照企業(yè)有關(guān)文件執(zhí)行。12.6 做好物資統(tǒng)計匯總工作。統(tǒng)計人員要嚴(yán)格按照國家統(tǒng)計法和國家統(tǒng)計局的規(guī)定和要求，及時、準(zhǔn)確、如實向上級統(tǒng)計部門提供物資統(tǒng)計資料及上報各種物資統(tǒng)計報表，統(tǒng)計資料實行微機管理。13 質(zhì)量檢驗與監(jiān)督13.1 緊急采購產(chǎn)品，因生產(chǎn)急需來不及驗證或經(jīng)驗證實物質(zhì)量滿足要求但證件未到或不全而急需投產(chǎn)的采購產(chǎn)品，由采購部門填寫“緊急器材發(fā)放申請報告”，經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)及質(zhì)量管理部簽字認(rèn)可后方可辦理緊急放行出庫。（軍品須征得軍代表的認(rèn)可）。質(zhì)量管理部器材檢驗室對緊急放行采購產(chǎn)品進行跟蹤，確定驗證時機與方案，實施產(chǎn)品驗證，并做好驗證記錄。13.2 物資到港后，提貨員在提貨前要認(rèn)真仔細(xì)檢查貨物完整情況，如發(fā)現(xiàn)貨損，應(yīng)立即找有關(guān)單位分別出具貨損記錄和商檢報告，貨商科負(fù)責(zé)辦理索賠事宜。13