發(fā)文管理制度(共8頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上發(fā)文管理制度【變更記錄】版本變更類型修訂日期部門修訂人簡(jiǎn)要說明執(zhí)行日期1.0創(chuàng)建2017.6.13新建制度2017.6.141.1修訂2018.1.12完善制度2018.4.1【審批人員】姓名部門職務(wù)審批意見審批日期【分發(fā)情況】1、 本制度以郵件形式分發(fā)至全體員工。第一章 目的第1條 為了進(jìn)一步規(guī)范公司管理制度、嚴(yán)肅發(fā)文工作，保證發(fā)文質(zhì)量，統(tǒng)一規(guī)范文件的發(fā)放流程，特制定本制度。第二章 適用范圍第1條 本規(guī)定適用于本公司內(nèi)所有公文。第三章 管理職責(zé)與分工第1條 行政部作為公文歸口管理部門1 負(fù)責(zé)公司發(fā)文流程、內(nèi)容的優(yōu)化、監(jiān)督工作。2 行政部負(fù)責(zé)公文的登記編號(hào)、存檔、管理

2、、傳達(dá)、廢除及文件規(guī)范性檢查等日常管理工作。第2條 人力資源部作為培訓(xùn)主管部門，負(fù)責(zé)以公司名義下發(fā)的文件進(jìn)行培訓(xùn)、宣導(dǎo)。第3條 各部門職責(zé)1 根據(jù)各部門需求，負(fù)責(zé)本部門范圍內(nèi)相關(guān)公文的起草、審核、解釋工作。2 負(fù)責(zé)向相關(guān)部門進(jìn)行發(fā)文前的征求意見并根據(jù)意見反饋進(jìn)行修改。3 負(fù)責(zé)發(fā)文的具體執(zhí)行與監(jiān)督工作。第四章 公文分類內(nèi)容第1條 制度類：規(guī)定、制度、辦法、決定及方案等。第2條 報(bào)告類文件：報(bào)告、申請(qǐng)、工作總結(jié)及工作計(jì)劃等。第3條 報(bào)表類文件： 業(yè)績(jī)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、銷售額統(tǒng)計(jì)報(bào)表及財(cái)務(wù)報(bào)表等相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。第五章 各類發(fā)文流程（詳情見附件1）第1條 制度類1 擬稿：由各部門根據(jù)需要起草相關(guān)制度。2 審核：

3、由擬稿部門最高負(fù)責(zé)人審核。3 征求意見：部門審核后，由擬稿部門以郵件形式向相關(guān)部門征求意見，并根據(jù)反饋意見及切實(shí)需要進(jìn)行修改，定稿。修訂制度需要填寫制度修訂表（詳情見附件2）。4 簽發(fā)：由擬稿部門組織相關(guān)部門會(huì)簽，再由CEO確認(rèn)。5 用?。河尚姓扛鶕?jù)批準(zhǔn)情況予以加蓋相關(guān)印章。6 執(zhí)行：（1） 制度類文件均有試運(yùn)行階段，試運(yùn)行階段三個(gè)月，由擬稿部門負(fù)責(zé)總結(jié)、收集在試運(yùn)行過程中遇到的問題、提出的建議等，結(jié)合實(shí)際情況決定是否修改制度。（2） 以公司名義發(fā)布的制度類文件，由行政部以郵件的形式發(fā)送全體員工；以部門名義下發(fā)的制度類文件，由擬稿部門負(fù)責(zé)發(fā)送，所有簽發(fā)原件由行政部歸檔。第2條 報(bào)告類1 報(bào)告

4、類文件由各部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批并交由本部門專人負(fù)責(zé)存檔。第3條 報(bào)表類文件1 擬稿：報(bào)表類文件由部門統(tǒng)計(jì)或財(cái)務(wù)人員根據(jù)原數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)進(jìn)行報(bào)表編制和統(tǒng)計(jì)分析。2 審核：報(bào)表類文件編制完成后，由擬稿人提交部門負(fù)責(zé)人審核。3 簽發(fā)：部門負(fù)責(zé)人將審核后的報(bào)表類文件提交行政部，由行政部將相關(guān)文件按類型分類整理后轉(zhuǎn)交CEO簽字確認(rèn)。4 用印：由行政部根據(jù)批準(zhǔn)情況及業(yè)務(wù)需要予以加蓋相關(guān)印章。5 執(zhí)行：行政部將CEO簽字后的報(bào)表類文件發(fā)回?cái)M稿人，擬稿人根據(jù)情況需要發(fā)送相關(guān)部門，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)報(bào)表反映情況分析原因進(jìn)行相應(yīng)跟進(jìn)措施。第六章 發(fā)文格式要求第1條 排版：為確保文件格式統(tǒng)一，在編寫文件時(shí)一律按以下順序進(jìn)行填寫

5、：第2條 變更記錄：將編號(hào)、版本號(hào)、修訂日期、執(zhí)行日期等全部填好。首次變更記錄為“創(chuàng)建”。第3條 格式如下：第4條 目的第5條 適用范圍第6條 管理職責(zé)與分工第7條 規(guī)定內(nèi)容（具體依據(jù)文件內(nèi)容確定）第8條 附則第9條 發(fā)文編碼規(guī)則1 根據(jù)檔案的性質(zhì)、對(duì)文檔和檔案夾進(jìn)行分類編號(hào)，具體編號(hào)規(guī)則A-B-C-D；如：行政部2018年第1號(hào)管理制度 2018-ZD-X-001業(yè)務(wù)部2018年第3號(hào)通知 2018-TZ-Y-003具體釋義詳情見表1表1發(fā)文編碼表序編號(hào)釋義示例備注1A年度20182B發(fā)文類別管理制度ZD、會(huì)議紀(jì)要JY、通知TZ、辦法BF3C部門拼音首字母大寫總裁辦Z；人力資源部R；財(cái)務(wù)部/

6、金融部C；行政部X；業(yè)務(wù)部Y；技術(shù)部J4D發(fā)文流水號(hào)001、002、003以001開始2 版本號(hào)的編寫規(guī)則：（1） 創(chuàng)建時(shí)版本號(hào)為1.0，再次修改時(shí)如變動(dòng)不大，則版本號(hào)升級(jí)的間隔為0.1；如修改時(shí)發(fā)生重大變化或修改三次以上，則版本號(hào)由小數(shù)點(diǎn)符號(hào)前的數(shù)字直接加1升級(jí)，小數(shù)點(diǎn)后的數(shù)字歸零。3 編號(hào)的管理（1） 編號(hào)的申請(qǐng)：文件的編制部門（人員）在編制文件時(shí)，向行政部申請(qǐng)一個(gè)編號(hào)。（2） 編號(hào)編制原則：行政部在編制文件/記錄編號(hào)時(shí)應(yīng)根據(jù)文件編號(hào)辦法及現(xiàn)有的文件/記錄的編排順序進(jìn)行編號(hào)，避免出現(xiàn)重號(hào)、漏號(hào)現(xiàn)象。（3） 編號(hào)的更改、廢止：若文件的更改或廢止等行為引起其文件號(hào)也發(fā)生變化，則需到行政部對(duì)此文件號(hào)進(jìn)行重新編號(hào)或換號(hào)，行政部要定期對(duì)文件/記錄編號(hào)進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)號(hào)、漏號(hào)現(xiàn)象要及時(shí)更正。第七章 附則1 本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋。2 附件（1）