團隊領(lǐng)導(dǎo)時間管理教材

1、團隊領(lǐng)導(dǎo)時間管理教材課課 程程 規(guī)規(guī) 劃劃 圖圖p介紹與成果介紹與成果p你的時間管理有多好？你的時間管理有多好？p處理時間浪費因素處理時間浪費因素p節(jié)省時間的工具節(jié)省時間的工具p個人時間管理風(fēng)格個人時間管理風(fēng)格p個人風(fēng)格練習(xí)個人風(fēng)格練習(xí)p保持良好的時間習(xí)慣保持良好的時間習(xí)慣p個人發(fā)展計劃個人發(fā)展計劃p結(jié)論和概述結(jié)論和概述2學(xué)學(xué) 習(xí)習(xí) 成成 果果 在完成本課程后，參加者將能：在完成本課程后，參加者將能：p使用并分析時間日志使用并分析時間日志p處理常見的時間浪費因素處理常見的時間浪費因素p使用一些時間友好工具使用一些時間友好工具p識別你的個人時間管理風(fēng)格識別你的個人時間管理風(fēng)格p知道如何有效地利用

2、你的個人時間管理風(fēng)格知道如何有效地利用你的個人時間管理風(fēng)格p保持良好的時間習(xí)慣。保持良好的時間習(xí)慣。3你的時間管理有多好？你的時間管理有多好？p 練習(xí)：練習(xí)：l測試一下你的時間測試一下你的時間管理狀況？管理狀況？l一周時間日志分析一周時間日志分析412345678910111213141516171819202122232425262728293031323334353738394036每周時間的利用情況5處理浪費時間因數(shù)p三種主要的時間浪費因素是：三種主要的時間浪費因素是：l無效授權(quán)無效授權(quán)l(xiāng)意外的中斷意外的中斷l(xiāng)有個雜亂無章的辦公室有個雜亂無章的辦公室p無效授權(quán)的原因無效授權(quán)的原因l授授權(quán)

3、太少權(quán)太少l授權(quán)太多授權(quán)太多l(xiāng)授權(quán)時沒有清晰的溝通授權(quán)時沒有清晰的溝通6如何有效地進(jìn)行授權(quán)？p識別緊急和重要的任務(wù)。識別緊急和重要的任務(wù)。p選擇合適的（即，有意愿、有知識和有經(jīng)選擇合適的（即，有意愿、有知識和有經(jīng)驗的）團隊成員。驗的）團隊成員。p通過針對每個目標(biāo)給出指定的行動和期限通過針對每個目標(biāo)給出指定的行動和期限來闡明你的目標(biāo)。來闡明你的目標(biāo)。7如何有效地進(jìn)行授權(quán)？p清晰地溝通清晰地溝通p監(jiān)控目標(biāo)的進(jìn)展。監(jiān)控目標(biāo)的進(jìn)展。p必要時提供指導(dǎo)和支持。必要時提供指導(dǎo)和支持。p評估結(jié)果，給予回饋。評估結(jié)果，給予回饋。8怎樣關(guān)掉 （1）p在你最忙的時間避免接聽來電：在你最忙的時間避免接聽來電：p請別人

4、幫你記下留言。請別人幫你記下留言。p啟動啟動 的應(yīng)答裝置。的應(yīng)答裝置。p摘下聽筒，關(guān)閉你的手機。摘下聽筒，關(guān)閉你的手機。p縮短縮短 交談內(nèi)容交談內(nèi)容p詢問是否可以在方便時才回詢問是否可以在方便時才回 。p記下時間再回記下時間再回 。9怎樣關(guān)掉 （2）p如果你接如果你接 ，接，接 之前記下你正在忙的事情，以之前記下你正在忙的事情，以便接完便接完 后繼續(xù)工作。后繼續(xù)工作。p讓打出的讓打出的 更有效更有效p把它們集中在一起把它們集中在一起p將它們按優(yōu)先順序排列將它們按優(yōu)先順序排列p將與通話內(nèi)容有關(guān)的資料放在手邊。將與通話內(nèi)容有關(guān)的資料放在手邊。10怎樣勸阻不速之客p讓來人知道他們來的不是時候。讓來人

5、知道他們來的不是時候。p告訴他你只有告訴他你只有5 5分鐘談話時間。分鐘談話時間。p在他仍在講話的同時開始慢慢地在他仍在講話的同時開始慢慢地送他回去。送他回去。p不要在你辦公室擺放多余的不要在你辦公室擺放多余的椅子。椅子。11TRAF 技巧p丟棄丟棄p交辦交辦p實施實施p歸檔歸檔12辦公桌的5S步驟步驟1Seiri 挑出不必要的挑出不必要的步驟步驟2Seiso清理清理步驟步驟3Seiton儲存儲存步驟步驟4Seiketsu設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)步驟步驟5 Shitsuke維持標(biāo)準(zhǔn)維持標(biāo)準(zhǔn)13節(jié)省時間的工具節(jié)省時間的工具p目標(biāo)設(shè)定目標(biāo)設(shè)定p活動計劃活動計劃 p列出優(yōu)先順序列出優(yōu)先順序 p待辦事項列表待

6、辦事項列表 p工作日志管理工作日志管理14目標(biāo)設(shè)定目標(biāo)就是我們?yōu)榱嗽妇?、目的或意圖而目標(biāo)就是我們?yōu)榱嗽妇?、目的或意圖而努力的終點。努力的終點。實例實例目標(biāo)：到目標(biāo)：到6 6月月2525日廢品減少日廢品減少50%50%15SMART目標(biāo)Specific ) )具體的具體的( (Measurable ) )可衡量的可衡量的( ( Achievable ) )可實現(xiàn)的可實現(xiàn)的( (Realistic ) )現(xiàn)實的現(xiàn)實的( (Time-based ) )基于時間的基于時間的( (16活動計劃實例活動計劃活動計劃目標(biāo)：到目標(biāo)：到 6 6月月2525日廢品減少日廢品減少 50%50%活動：1收集廢品的發(fā)生

7、率、次數(shù)等有關(guān)數(shù)據(jù)。2召開解決問題的團隊會議，確定根源，找出解決方案。3為方案的事實作計劃并分配資源。4記錄并監(jiān)控結(jié)果。17帕累托定律帕累托定律一般來說，有一些（一般來說，有一些（20%）的人）的人起最大的（起最大的（80%）作用。）作用。18時間管理象限引自高效能人士的七個習(xí)慣Stephen Covey, Simon & Schuster, 19921. 重要和緊急的重要和緊急的 如：危機，限期2. 重要而不緊急的重要而不緊急的如：計劃，預(yù)防，建立關(guān)系，培養(yǎng)生產(chǎn)能力3. 緊急而不重要的緊急而不重要的如：中斷，一些會議，如：中斷，一些會議，一些報告，一些一些報告，一些 4. 不緊急也不重要的不

8、緊急也不重要的如：瑣細(xì)的事，如：瑣細(xì)的事，浪費時間的事，一些浪費時間的事，一些 19如何有效地列出優(yōu)先順序 識別并集中完成重要的任務(wù)（第一、二象限）識別并集中完成重要的任務(wù)（第一、二象限） 自問自答以下問題，列出你重要活動的優(yōu)先順序：自問自答以下問題，列出你重要活動的優(yōu)先順序：項目有多緊急？項目有多緊急？這會使我更接近實現(xiàn)目標(biāo)嗎？這會使我更接近實現(xiàn)目標(biāo)嗎？還涉及誰？他們可以完成這項工作嗎？還涉及誰？他們可以完成這項工作嗎？我喜歡做什么樣的工作我喜歡做什么樣的工作 現(xiàn)在把這些任務(wù)排序，如：現(xiàn)在把這些任務(wù)排序，如：A-1A-1、A-2A-2、A-3A-3等。等。 將其余的活動按重要程度分為將其余的

9、活動按重要程度分為A A、B B、C C三類。三類。20優(yōu)先級列表實例優(yōu)先級優(yōu)先級活動活動象限象限B2B2為星期四組織臨時工為星期四組織臨時工2 2A2A2更新更新VPMVPM板板1 1B3B3繪制繪制5 5S S審核結(jié)果圖表審核結(jié)果圖表2 2B4B4預(yù)約安全培訓(xùn)課程預(yù)約安全培訓(xùn)課程2 2B1B1跟進(jìn)行動計劃跟進(jìn)行動計劃2 2A1A1準(zhǔn)備解決問題會議準(zhǔn)備解決問題會議1 1C2C2預(yù)約汽車維修服務(wù)預(yù)約汽車維修服務(wù)3 3C1C1撰寫事故報告撰寫事故報告3 321待辦事項列表實例優(yōu)先級優(yōu)先級活動活動/工作工作 A1準(zhǔn)備解決問題會議準(zhǔn)備解決問題會議A2更新更新VPM板板B1跟進(jìn)行動計劃跟進(jìn)行動計劃B2

10、為星期四組織臨時工為星期四組織臨時工B3繪制繪制5S審核結(jié)果圖表審核結(jié)果圖表B4預(yù)約安全培訓(xùn)課程預(yù)約安全培訓(xùn)課程C1撰寫事故報告撰寫事故報告C2預(yù)約汽車維修服務(wù)預(yù)約汽車維修服務(wù)22五種基本時間管理風(fēng)格五種基本時間管理風(fēng)格下面介紹的五種基本的時間管理風(fēng)下面介紹的五種基本的時間管理風(fēng)格，每種風(fēng)格都有各自的特點，根格，每種風(fēng)格都有各自的特點，根據(jù)不同的情況，可以說都是有效的據(jù)不同的情況，可以說都是有效的你可能是其中一類或幾類的組合你可能是其中一類或幾類的組合五種基本的時間管理風(fēng)格為大家選五種基本的時間管理風(fēng)格為大家選擇提供指導(dǎo)。擇提供指導(dǎo)。23你屬于哪種類型？你屬于哪種類型？p 練習(xí)：練習(xí)：l測試一

11、下你的時間測試一下你的時間管理風(fēng)格屬于哪種管理風(fēng)格屬于哪種類型？類型？24你的風(fēng)格是。你的風(fēng)格是。p大部分是大部分是A-A-你傾向于你傾向于“跳躍的袋鼠跳躍的袋鼠”風(fēng)格風(fēng)格p大部分是大部分是B-B-你傾向于你傾向于“挑剔的豹挑剔的豹”風(fēng)格風(fēng)格25你的風(fēng)格是。你的風(fēng)格是。p大部分是大部分是C-C-你傾向于你傾向于“勇敢的鷹勇敢的鷹”風(fēng)格風(fēng)格p大部分是大部分是D-D-你傾向于你傾向于“小心的變色龍小心的變色龍”風(fēng)格風(fēng)格p大部分是大部分是E-E-你傾向于你傾向于“活躍的冒失鬼活躍的冒失鬼”風(fēng)格風(fēng)格26時間管理案例分析時間管理案例分析課堂練習(xí)與討論27小休片刻小休片刻（1010分鐘）分鐘）28 課程回

12、顧課程回顧29A-跳躍的袋鼠p為什么你不能按時完成一項任務(wù)？為什么你不能按時完成一項任務(wù)？分心厭倦挫敗焦慮解決挫敗的兩種處理方式？30A-跳躍的袋鼠（特點）p喜歡忙個不停喜歡忙個不停p喜歡做各種各樣的事情，出于種種原喜歡做各種各樣的事情，出于種種原 因，對手頭的任務(wù)失去興趣。因，對手頭的任務(wù)失去興趣。p還沒有完成先前的任務(wù)就從一項工作跳還沒有完成先前的任務(wù)就從一項工作跳到下一項工作。到下一項工作。31如何更好利用時間？“跳躍的袋鼠跳躍的袋鼠”必須確保他已經(jīng)設(shè)定清晰的每日目必須確保他已經(jīng)設(shè)定清晰的每日目標(biāo)，并制定一個活動計劃。標(biāo)，并制定一個活動計劃。32B-挑剔的豹(特點)p經(jīng)常保持著不現(xiàn)實的完

13、美主義，為了做好經(jīng)常保持著不現(xiàn)實的完美主義，為了做好每一項工作讓自己處于巨大的壓力之下。每一項工作讓自己處于巨大的壓力之下。p你也期望其他人以和你相同的步伐和標(biāo)準(zhǔn)。你也期望其他人以和你相同的步伐和標(biāo)準(zhǔn)。p你很少會對結(jié)果滿意。你很少會對結(jié)果滿意。p當(dāng)你感到工作量很大的時候，你也不請求當(dāng)你感到工作量很大的時候，你也不請求忙。忙。33B-挑剔的豹p為什么你不能按時完成一項任務(wù)？為什么你不能按時完成一項任務(wù)？誤解他人的標(biāo)準(zhǔn)討好別人討好別人 （學(xué)會拒絕）34如何更好利用時間？“挑剔的豹挑剔的豹”需要變得更現(xiàn)實，認(rèn)清他的能力范圍，需要變得更現(xiàn)實，認(rèn)清他的能力范圍，另外他還需要學(xué)習(xí)如何有效地委派任務(wù)。另外他

14、還需要學(xué)習(xí)如何有效地委派任務(wù)。35C-勇敢的鷹（特點）p你喜歡挑戰(zhàn)而總是不堅持一種慣例你喜歡挑戰(zhàn)而總是不堅持一種慣例p在處理一項任務(wù)時，你感到自信在處理一項任務(wù)時，你感到自信 ，想要盡，想要盡快完成這項任務(wù)。有些情況要求一個快速快完成這項任務(wù)。有些情況要求一個快速回答，有些任務(wù)需要在最短時間內(nèi)完成?；卮?，有些任務(wù)需要在最短時間內(nèi)完成。p你嘗試集中精力在更大的畫面，你不愿意你嘗試集中精力在更大的畫面，你不愿意停留在那些次要的細(xì)節(jié)上停留在那些次要的細(xì)節(jié)上36C-勇敢的鷹p為什么你不能按時完成一項任務(wù)？為什么你不能按時完成一項任務(wù)？你的工作對你的要求太多你的工作對你的要求太多你不得不在短時間內(nèi)做許多

15、事情你不得不在短時間內(nèi)做許多事情 37如何更有效地利用時間？“勇敢的鷹勇敢的鷹”需要更加有條不紊，要把細(xì)節(jié)的跟進(jìn)需要更加有條不紊，要把細(xì)節(jié)的跟進(jìn)委派給他可以信賴的成員。委派給他可以信賴的成員。38D-小心的變色龍（特點）p采取行動或做出一個快速決定對你來說并非采取行動或做出一個快速決定對你來說并非易事，你發(fā)現(xiàn)你常?；ㄙM幾個小時在擔(dān)心次易事，你發(fā)現(xiàn)你常?；ㄙM幾個小時在擔(dān)心次要的決定上要的決定上p你害怕會做出錯誤的決定，最后擔(dān)憂就常常你害怕會做出錯誤的決定，最后擔(dān)憂就常常變成你頭腦中唯一的現(xiàn)實變成你頭腦中唯一的現(xiàn)實39D-小心的變色龍（特點）p當(dāng)你確實知道你想要什么的時候，你發(fā)現(xiàn)符當(dāng)你確實知道你想

16、要什么的時候，你發(fā)現(xiàn)符合邏輯地列出任務(wù)的優(yōu)先順序十分困難你不合邏輯地列出任務(wù)的優(yōu)先順序十分困難你不知道從何處開始知道從何處開始p處理新的和未知的狀況會讓你感到不自在處理新的和未知的狀況會讓你感到不自在40D-小心的變色龍為什么不能按時完成一項任務(wù)？為什么不能按時完成一項任務(wù)？你不確信是否掌握了所有信息你不確信是否掌握了所有信息太多的選擇太多的選擇手頭的任務(wù)對你來說是新的手頭的任務(wù)對你來說是新的41如何更有效地利用時間？“小心的變色龍小心的變色龍”需要清晰的目標(biāo)，并要根據(jù)那些目標(biāo)列出行動的優(yōu)先順需要清晰的目標(biāo)，并要根據(jù)那些目標(biāo)列出行動的優(yōu)先順序。決定需要分成幾個更小的步驟，以便它們不會顯得序。決

17、定需要分成幾個更小的步驟，以便它們不會顯得接受不了。接受不了。42E-活躍的冒失鬼（特點）p你常?；钴S于有壓力的情況下。當(dāng)限期逼近的你常常活躍于有壓力的情況下。當(dāng)限期逼近的時候你才發(fā)揮得最出色。時候你才發(fā)揮得最出色。p有時你等到第十一個小時才開始做重要的任務(wù)有時你等到第十一個小時才開始做重要的任務(wù)或項目。商業(yè)壓力最終迫使你完成那些工作或項目。商業(yè)壓力最終迫使你完成那些工作p你對完成任務(wù)所需的時間沒有準(zhǔn)確的估計你對完成任務(wù)所需的時間沒有準(zhǔn)確的估計p你低估了當(dāng)前的狀況或手頭的任務(wù)你低估了當(dāng)前的狀況或手頭的任務(wù)43E-活躍的冒失鬼為什么不能按時完成一項任務(wù)？為什么不能按時完成一項任務(wù)？不準(zhǔn)確地估計你

18、的時間不準(zhǔn)確地估計你的時間你對壓力做出承諾，而不是對期限你對壓力做出承諾，而不是對期限除了壓力以外，你還需要認(rèn)知來執(zhí)行除了壓力以外，你還需要認(rèn)知來執(zhí)行44如何更有效地利用時間？“活躍的冒失鬼活躍的冒失鬼” 需要學(xué)習(xí)如何更準(zhǔn)確地估計工作所需時間。需要學(xué)習(xí)如何更準(zhǔn)確地估計工作所需時間。做出一個活動計劃和好的時間表也會幫助做出一個活動計劃和好的時間表也會幫助他及時地完成任務(wù)他及時地完成任務(wù)。45主要時間管理風(fēng)格練習(xí)主要時間管理風(fēng)格練習(xí)p 練習(xí)：練習(xí)：l時間管理技巧進(jìn)時間管理技巧進(jìn)行實踐行實踐46回答問題？你的時間管理風(fēng)格的優(yōu)點？你的時間管理風(fēng)格的優(yōu)點？如何利用技巧克服你的具體風(fēng)格缺點如何利用技巧克服

19、你的具體風(fēng)格缺點你那種風(fēng)格的待辦事項列表有什么作用？你那種風(fēng)格的待辦事項列表有什么作用？學(xué)習(xí)了多種風(fēng)格后，你有問題嗎？學(xué)習(xí)了多種風(fēng)格后，你有問題嗎？47保持良好的時間習(xí)慣p有耐心有耐心p 分析什么有用，什么沒用分析什么有用，什么沒用p 靈活變通。靈活變通。p 收集信息。收集信息。48保持良好的時間習(xí)慣p積極處理焦慮和挫敗積極處理焦慮和挫敗p了解你的團隊領(lǐng)導(dǎo)角色了解你的團隊領(lǐng)導(dǎo)角色p管理你的工作場管理你的工作場p監(jiān)控中斷。監(jiān)控中斷。49結(jié)論和概述結(jié)論和概述p個人發(fā)展計劃個人發(fā)展計劃p結(jié)論和概述結(jié)論和概述時間管理的秘密是管理你自己時間管理的秘密是管理你自己能夠采取適當(dāng)手段幫助自己更好利用時間能夠采

20、取適當(dāng)手段幫助自己更好利用時間每天有意識地加以應(yīng)用每天有意識地加以應(yīng)用50時間管理總結(jié)時間管理總結(jié) 51p三種主要的時間浪費因素是：三種主要的時間浪費因素是：無效授權(quán)無效授權(quán)意外的中斷意外的中斷有個雜亂無章的辦公室有個雜亂無章的辦公室52p節(jié)省時間的工具有節(jié)省時間的工具有：目標(biāo)設(shè)定目標(biāo)設(shè)定活動計劃活動計劃 列出優(yōu)先順序列出優(yōu)先順序 待辦事項列表待辦事項列表 工作日志管理工作日志管理53p一個目標(biāo)就是愿景、目的或意圖的終點一個目標(biāo)就是愿景、目的或意圖的終點目標(biāo)應(yīng)該是目標(biāo)應(yīng)該是 SMARTSpecific (具體的)Measurable （可衡量的）Acheivable （可實現(xiàn)的）Realistic （現(xiàn)實的）Time-based （基于時間的）54目標(biāo)計劃p活動計劃是一個人的目標(biāo)分解成許多具體活動活