有效的編制月度項(xiàng)目報(bào)告的構(gòu)成

1、 一種有效的編制月度項(xiàng)目報(bào)告的方法1  引言1.1 項(xiàng)目報(bào)告在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，隨著工作流、物流、資金流有效的運(yùn)動(dòng)，推動(dòng)著項(xiàng)目進(jìn)程螺旋地前進(jìn)，直至項(xiàng)目實(shí)施完成。在這個(gè)過(guò)程中同時(shí)伴隨著信息流的產(chǎn)生和運(yùn)動(dòng)。信息流將項(xiàng)目的工作流、物流、資金流與項(xiàng)目的組織、管理職能、環(huán)境等因素緊密地結(jié)合在一起，它不僅反映了項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各種情況，而且還控制和指揮著工作流、物流、資金流的運(yùn)動(dòng)2。所以項(xiàng)目信息對(duì)項(xiàng)目的管理起著重要的作用。任何一個(gè)項(xiàng)目管理者的期望就是使項(xiàng)目在一個(gè)施工高度安全、品質(zhì)卓越、工期提前、成本低于預(yù)算并且能令部外部客戶都滿意的團(tuán)隊(duì)環(huán)境下進(jìn)行，而項(xiàng)目報(bào)告則是有效地表達(dá)和傳遞項(xiàng)目執(zhí)行狀態(tài)信息的

2、主要表現(xiàn)形式之一，是人們溝通信息的重要工具。所謂“項(xiàng)目報(bào)告”，就是依據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目各種計(jì)劃、合同、組織資源供應(yīng)等資料，收集項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的大量信息，用特定的表達(dá)方式反映項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度、費(fèi)用、質(zhì)量等狀態(tài)的一種報(bào)告形式，以此來(lái)下達(dá)各種指令，協(xié)調(diào)、決策、控制和指揮項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程。 1.2 項(xiàng)目報(bào)告的分類項(xiàng)目報(bào)告的種類很多，例如：按時(shí)間可分為日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)、年報(bào)；按項(xiàng)目容可分為工作報(bào)、單位工程、單項(xiàng)工程、整體工程；按容可分為質(zhì)量報(bào)告、成本報(bào)告、工期進(jìn)展報(bào)告；按專題容可分為風(fēng)險(xiǎn)分析報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、特別事件報(bào)告；按管理層次可分為分包商單位工程報(bào)告、項(xiàng)目管理層單一項(xiàng)目的進(jìn)展報(bào)告、組織領(lǐng)導(dǎo)層整體

3、項(xiàng)目或多項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告。項(xiàng)目報(bào)告不僅要完整真實(shí)地反映項(xiàng)目已經(jīng)實(shí)施情況，評(píng)價(jià)過(guò)去的情況與階段性成果，而且要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，分析問(wèn)題，提出解決問(wèn)題方法，為項(xiàng)目決策提供依據(jù)，并為預(yù)測(cè)項(xiàng)目將來(lái)發(fā)展趨勢(shì)提供預(yù)警信息。為了避免項(xiàng)目報(bào)告的閱讀者，特別是項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)層的決策者，要得到一兩個(gè)項(xiàng)目必要的信息不得不從大堆的項(xiàng)目報(bào)告中進(jìn)行繁瑣的分析和篩選的現(xiàn)象，所以，針對(duì)不同類型的項(xiàng)目和不同層次的管理者，編制具有針對(duì)性的項(xiàng)目報(bào)告尤為重要，一份好的項(xiàng)目報(bào)告能使項(xiàng)目管理者迅速了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，快速做出決策。1.3 本文中項(xiàng)目報(bào)告編寫(xiě)的定位本文中所要論述的項(xiàng)目報(bào)告是以本人負(fù)責(zé)的生產(chǎn)線技術(shù)改造工程項(xiàng)目為例（項(xiàng)目投資4500萬(wàn)元；工期19

4、99年6月2000年12月；工程主要容包括廠房建筑改造、設(shè)備采購(gòu)安裝試運(yùn)行、公用系統(tǒng)管道安裝、電氣安裝等；工程各部分容施工均由不同的承建商承建4），重點(diǎn)表達(dá)工程項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中，針對(duì)項(xiàng)目管理層收集來(lái)源于項(xiàng)目作業(yè)執(zhí)行層記錄的工程活動(dòng)的數(shù)據(jù)和資料，向項(xiàng)目組織領(lǐng)導(dǎo)層上報(bào)月度報(bào)告時(shí)，如何分析對(duì)比，編寫(xiě)出單一項(xiàng)目的項(xiàng)目執(zhí)行報(bào)告或多項(xiàng)目的項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告。2  項(xiàng)目報(bào)告的構(gòu)成2.1 項(xiàng)目報(bào)告的目標(biāo)   項(xiàng)目組織領(lǐng)導(dǎo)層主要為高級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理或企業(yè)總裁、副總裁，他們與項(xiàng)目有著深切的利益關(guān)系，在繁忙的事務(wù)中，與時(shí)而又準(zhǔn)確了解項(xiàng)目的關(guān)鍵問(wèn)題，迅速地做出決策是非常必要的。因而項(xiàng)目管理層所提供的

5、月度項(xiàng)目報(bào)告必須具備一下特征：（1）使閱讀者迅速地了解項(xiàng)目關(guān)鍵問(wèn)題。（2）針對(duì)問(wèn)題和目的，與時(shí)確定出某項(xiàng)行動(dòng)計(jì)劃。（3）用少于10分鐘的時(shí)間能閱讀完該項(xiàng)目報(bào)告。2.2 編寫(xiě)項(xiàng)目報(bào)告必要的條件一份要具備以上目標(biāo)而且要有意義，并能為領(lǐng)導(dǎo)者帶來(lái)價(jià)值的項(xiàng)目報(bào)告，在編制前必須滿足一下必要條件：（1）了解組織領(lǐng)導(dǎo)者的需要和期望。（2）確定項(xiàng)目報(bào)告采用的報(bào)告形式、容以與圖表。（3）協(xié)商一致的報(bào)告截止日期。（4）作業(yè)執(zhí)行層上報(bào)基礎(chǔ)資料的提供人，必須采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)的格式。2.3 項(xiàng)目報(bào)告的形式和容在項(xiàng)目的整個(gè)進(jìn)程中，組織領(lǐng)導(dǎo)層的管理者都應(yīng)當(dāng)清楚地了解項(xiàng)目的狀況，月度報(bào)告是非常重要的交流項(xiàng)目信息的工具。讓繁忙

6、的高級(jí)項(xiàng)目管理者閱讀過(guò)多的數(shù)據(jù)或很厚的項(xiàng)目報(bào)告實(shí)際是一種資源的浪費(fèi)。所以，本文推薦的月度項(xiàng)目報(bào)告編制方法，將項(xiàng)目報(bào)告容用“必讀”部分和“推薦閱讀”部分形式表達(dá)。這樣就使管理者在有限的時(shí)間，從每個(gè)月的月度項(xiàng)目報(bào)告中了解最有效的項(xiàng)目信息。報(bào)告中“必讀”部分是項(xiàng)目執(zhí)行的基本信息，主要用兩至三段文字闡述項(xiàng)目執(zhí)行的概要、項(xiàng)目的關(guān)鍵問(wèn)題和項(xiàng)目正常的狀態(tài)。對(duì)項(xiàng)目總體上是否安全有效地按照計(jì)劃執(zhí)行發(fā)表評(píng)論，并對(duì)關(guān)鍵問(wèn)題做出鑒別，提出建議性行動(dòng)計(jì)劃。這部分的信息主要是用來(lái)回答了“項(xiàng)目進(jìn)展是否順利”的問(wèn)題?！巴扑]閱讀”部分首先提供項(xiàng)目報(bào)告的分解結(jié)構(gòu)，標(biāo)明本報(bào)告信息的提供者和容，其次是從項(xiàng)目執(zhí)行層中工程師、各單項(xiàng)工程

7、承建商、供應(yīng)商提供的詳細(xì)的報(bào)告中摘取最恰當(dāng)?shù)男畔?，利用恰?dāng)?shù)?、?jiǎn)單的、容易讓人理解的圖形和表格，充分地表現(xiàn)了上一個(gè)月項(xiàng)目各部分執(zhí)行狀況和取得的項(xiàng)目績(jī)效，項(xiàng)目的成本、進(jìn)度與計(jì)劃相比發(fā)生的變動(dòng)，以與項(xiàng)目發(fā)展的趨勢(shì)。應(yīng)用這種表示方法目的就是通過(guò)這種月度項(xiàng)目報(bào)告的表達(dá)形式讓高級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理或企業(yè)組織層的領(lǐng)導(dǎo)者在有限的時(shí)間，迅速獲得有效的項(xiàng)目信息，為制定下一個(gè)月關(guān)鍵的活動(dòng)計(jì)劃提供依據(jù)，使領(lǐng)導(dǎo)者快速做出決策。由于本文中介紹的項(xiàng)目報(bào)告“必讀”部分目前在工程中是一種常見(jiàn)的、傳統(tǒng)的表示方法，本文不做過(guò)多論述，主要介紹“推薦閱讀”部分項(xiàng)目報(bào)告容的表達(dá)方法。3  單一項(xiàng)目報(bào)告和多項(xiàng)目報(bào)告的表示方法3.1 單一

8、項(xiàng)目的項(xiàng)目報(bào)告單一項(xiàng)目的項(xiàng)目報(bào)告“推薦閱讀”部分主要表現(xiàn)一個(gè)完整的項(xiàng)目進(jìn)展的情況和項(xiàng)目各部分執(zhí)行的績(jī)效，使組織領(lǐng)導(dǎo)層的管理者能充滿信心對(duì)項(xiàng)目做出有效的決策。所以項(xiàng)目首先要具有完整的計(jì)劃系統(tǒng)，建立必要的掙值分析體系，并且能有效地收集項(xiàng)目實(shí)際完成的數(shù)據(jù)，通過(guò)分析計(jì)算項(xiàng)目的進(jìn)度執(zhí)行指標(biāo)SPI和成本效用指標(biāo)CPI，表現(xiàn)在各種圖形和表格來(lái)說(shuō)明項(xiàng)目的績(jī)效和發(fā)展趨勢(shì)。項(xiàng)目績(jī)效狀況圖，主要表現(xiàn)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中進(jìn)度和成本發(fā)展?fàn)顩r和變動(dòng)的趨勢(shì)。本例中項(xiàng)目在3月至7月期間，實(shí)際績(jī)效由滯后型轉(zhuǎn)變?yōu)檫M(jìn)度超前型。項(xiàng)目各部分成本績(jī)效指標(biāo)圖，主要表現(xiàn)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中各部分成本效果。本例中項(xiàng)目各部分實(shí)際成本與預(yù)算成本之間的偏差，反

9、映了各部分實(shí)際成本之間的差距。3.2 多個(gè)項(xiàng)目的項(xiàng)目報(bào)告有時(shí)一個(gè)組織領(lǐng)導(dǎo)層的高級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理或企業(yè)總裁同時(shí)負(fù)責(zé)幾個(gè)項(xiàng)目，這里提供一個(gè)表格，主要匯總了多個(gè)項(xiàng)目報(bào)告提供的多個(gè)項(xiàng)目的項(xiàng)目執(zhí)行情況，表格中用不同地符號(hào)表達(dá)項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)。如表1所示。意味著項(xiàng)目正處于控制之下，對(duì)計(jì)劃或成本的影響不到3。項(xiàng)目的安全和質(zhì)量執(zhí)行過(guò)程都得到保障。項(xiàng)目經(jīng)理可以在下個(gè)月之前修正進(jìn)度或成本誤差。表明項(xiàng)目的安全或質(zhì)量正面臨著一些困難。項(xiàng)目面臨的問(wèn)題可能會(huì)對(duì)計(jì)劃或成本產(chǎn)生35的影響。要想在下個(gè)月之前改正這個(gè)問(wèn)題就必須獲得額外的資助或上一級(jí)管理層的協(xié)助。向組織領(lǐng)導(dǎo)的管理人傳達(dá)的信息是項(xiàng)目的安全和質(zhì)量正處于岌岌可危的狀態(tài)。項(xiàng)目遭遇的問(wèn)題可能會(huì)對(duì)原計(jì)劃的進(jìn)度和成本產(chǎn)生5以上的影響。信號(hào)，以與在某些情況下的信號(hào)，要求得到公司最高管理層的注意，以便他們能幫助解決項(xiàng)目所面臨的問(wèn)題。4   結(jié)論本文將項(xiàng)目管理層提供給組織領(lǐng)導(dǎo)層的項(xiàng)目月度報(bào)告定義和論述了報(bào)告的“必讀”部分和“推薦閱讀”部分形式和容，特別是“推薦閱讀”部分用進(jìn)度執(zhí)行指標(biāo)和成本效用指標(biāo)結(jié)合起來(lái)展現(xiàn)單一項(xiàng)目的狀態(tài)和發(fā)展趨勢(shì)，在同一個(gè)表格中用各種符號(hào)來(lái)展現(xiàn)