辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(OA)運(yùn)行管理規(guī)定

1、Word 文檔僅供參考辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）運(yùn)行管理規(guī)定1.目的為了提高公司工作效率， 有效落低和節(jié)省成本， 加快辦公自動(dòng)化建設(shè)， 保障文件和各種信息傳遞快捷暢通，依照公司的實(shí)際，制定本規(guī)定。2.適用范圍2.1 本規(guī)定適用于集團(tuán)各部門(mén)、各控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）辦公自動(dòng)化的治理。2.2 oa 系統(tǒng)用戶暫定為集團(tuán)各部門(mén)、各銷售公司（物流中心）工作人員和各控參股企業(yè)治理人員。3.相關(guān)部門(mén)職責(zé)3.1 集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)文件的制作、發(fā)送、督辦和少量紙質(zhì)文件的存檔和上報(bào)。發(fā)出的電子公文必須具有符合規(guī)范的文件頭和文件主體。3.2 集團(tuán)人力資源部負(fù)責(zé)配合集團(tuán)辦公室信息技術(shù)處進(jìn)行oa 用戶的注冊(cè)和注銷。

2、3.3 集團(tuán)辦公室信息技術(shù)處負(fù)責(zé) oa 系統(tǒng)操作技術(shù)的培訓(xùn)， oa 系統(tǒng)運(yùn)行設(shè)備的維護(hù)、治理和電子文檔的保存。3.4 各控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）的部門(mén)和人員職責(zé)可參照?qǐng)?zhí)行。4.文件發(fā)送與接收4.1 集團(tuán)公司及各部門(mén)、各企業(yè)下發(fā)、上報(bào)的各類公文（包括文件、會(huì)議通知、公告、簡(jiǎn)報(bào)、信息等）原則上統(tǒng)一采納辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（ oa）發(fā)送，特殊事情需要打印紙質(zhì)文件的報(bào)集團(tuán)或本分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.2 集團(tuán)公司的正式文件及其他需要簽發(fā)的公文，仍按原流程起草、審核、簽發(fā)，統(tǒng)一由辦公室編號(hào)、制作、掃描、使用 oa 發(fā)送至收文單位和個(gè)人，并依照實(shí)際需要打印若干份存檔和上報(bào)。4.3 電子公文應(yīng)做好登記，并由起草

3、、審核、簽發(fā)人簽名。4.4 所有 oa 用戶每天上、下午上班后都必須及時(shí)登錄 oa 系統(tǒng)查看文件，并始終使 oa 系統(tǒng)處于 “在線 ”狀態(tài)，確保信息和聯(lián)絡(luò)暢通。如因出差或出差時(shí)刻較長(zhǎng)，須指定授權(quán)的公文代辦人代辦。4.5 電子文件發(fā)送后，工作人員應(yīng)依照公文的緩急程度對(duì)所發(fā)公文的接收事情進(jìn)行檢查，催辦、督辦，發(fā)覺(jué)咨詢題及時(shí)與有關(guān)人員聯(lián)系。4.6集團(tuán)各部門(mén)、各控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）要建立oa 系統(tǒng)治理體制，指定專人負(fù)責(zé) oa 系統(tǒng)文件的治理。5.用戶注冊(cè)和注銷5.1 總部新進(jìn)符合使用oa 系統(tǒng)的人員， 由人力資源部在一具工作日內(nèi)將人員的姓名、單位、崗位等基本資料送交集團(tuán)辦公室信息技術(shù)處，

4、信息技術(shù)處應(yīng)在一周內(nèi)完成電腦配置和oa 用戶注冊(cè)。總部oa 用戶離職前，須到集團(tuán)辦公室信息技術(shù)處辦理電腦移交及oa 注銷手續(xù)后，方可辦理離職手續(xù)。5.2 各控參股企業(yè)、 各銷售公司 （物流中心） 新進(jìn)符合使用oa 系統(tǒng)的人員，由控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）在兩個(gè)工作日內(nèi)將人員的姓名、單位、崗位等基本資料報(bào)集團(tuán)人力資源部， 人力資源部備案后送交集團(tuán)辦公室信息技術(shù)處注冊(cè)。 控參股企業(yè)、 各銷售公司（物流中心） oa 用戶離職前，需報(bào)集團(tuán)人力資源部備案，并由集團(tuán)辦公室信息技術(shù)處辦理oa 注銷手續(xù)后，方可辦理離職手續(xù)。5.3 集團(tuán)各部門(mén)、各控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）對(duì)沒(méi)配置專用電腦的oa

5、 用戶，要合理安排電腦共用。6.系統(tǒng)安全與維護(hù)Word 文檔僅供參考Word 文檔僅供參考6.1 集團(tuán)公司和各控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）的絡(luò)服務(wù)器在工作時(shí)刻內(nèi)必須始終保持在線，oa 系統(tǒng)始終保持正常的運(yùn)行狀態(tài)。建立服務(wù)器的運(yùn)行日志，并保存30 天以上。6.2 集團(tuán)辦公室信息技術(shù)處須指定治理員特意負(fù)責(zé)文件上傳及系統(tǒng)維護(hù)。所有配置信息要由專人保管， 注意保密。系統(tǒng)治理員應(yīng)定期對(duì)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行殺毒，建立防火墻，防止黑客侵入，確保系統(tǒng)安全。6.3 密級(jí)的文件別入oa 系統(tǒng)，按照現(xiàn)有公文流轉(zhuǎn)方式處理；電子文件嚴(yán)格按發(fā)文范圍發(fā)送，發(fā)文范圍的審批仍按集團(tuán)公司公文治理有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6.4 所有 oa 系統(tǒng)應(yīng)保管好用戶密碼口令，別得隨意泄漏給無(wú)關(guān)人員。7. 文件共享與歸檔7.1 集團(tuán)辦公室應(yīng)對(duì)公司成立以來(lái)的文件進(jìn)行清理，剔除密級(jí)和失效文件外，將所有的有用文件在 oa 系統(tǒng)上公布，供用戶學(xué)習(xí)、使用。7.2集團(tuán)辦公室對(duì)oa 系統(tǒng)上電子公文每年整理一次，刻錄成光盤(pán)， 存入集團(tuán)檔案室。8. 附則8.1 本規(guī)定自年1 月 1 日起試行，原有關(guān)規(guī)定并且廢止。8.2 在試運(yùn)行期間，公司除利用 oa 系統(tǒng)處理文件發(fā)送、信息溝通外，還將逐步推行自動(dòng)化辦公流程， 以期實(shí)現(xiàn)真正意義上的無(wú)紙辦公， 加快公