公司合同管理制度

1、合同管理制度（草稿本）一、總 則第一條 為了加強(qiáng)對(duì)公司合同的管理，規(guī)范合同行為，維護(hù)本公司的合法權(quán)益，減少經(jīng)濟(jì)糾紛的發(fā)生，使公司的合同管理制度化、規(guī)范化，根據(jù)中華人民共和國(guó)合同法及國(guó)家其他有關(guān)法律、法規(guī)并結(jié)合本公司的實(shí)際制定，特制定本制度。二、合同的定義及密級(jí)分類第二條 本制度所稱合同、協(xié)議（以下簡(jiǎn)稱合同）是指公司及其控股子公司與平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，包括但不限于買賣合同、委托合同、采購(gòu)合同、借款合同、租賃合同、行紀(jì)合同以及其它各類民事合同，但不包括勞動(dòng)合同。本辦法所稱職能部門是指本公司各業(yè)務(wù)執(zhí)行部門。第三條 根據(jù)密級(jí)分類：分為一般級(jí)、機(jī)密

2、級(jí)和絕密級(jí)三類1一般級(jí)：企業(yè)一般性事務(wù)合同（招聘、一般性采購(gòu)、租賃、訂做、服務(wù)等合同）、常用人力資源證明文件（在職、離職證明）等不涉及企業(yè)經(jīng)營(yíng)、管理、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和個(gè)人信息的合同、協(xié)議文件。2機(jī)密級(jí)：企業(yè)的經(jīng)營(yíng)、招標(biāo)采購(gòu)、經(jīng)營(yíng)合作、訴訟調(diào)解、一般資產(chǎn)處理（100萬(wàn)以下）涉及企業(yè)經(jīng)營(yíng)、管理、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和個(gè)人信息、企業(yè)對(duì)政府部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等出具的承諾函、確認(rèn)函等的合同、協(xié)議文件。3絕密級(jí)：項(xiàng)目開發(fā)、投資、融資、風(fēng)控、重大資產(chǎn)處理（100萬(wàn)以上）等的合同、協(xié)議文件。密級(jí)的判定：具體合同文件密級(jí)的最終判定、調(diào)整以總經(jīng)理辦公室的審批為準(zhǔn)。三、適用范圍第四條 本制度適用于公司各部門，本制度適用于第二條規(guī)定的所有

3、合同、協(xié)議。但有關(guān)勞動(dòng)合同和勞務(wù)合同管理制度另行制定，不適用本制度。三、合同管理機(jī)構(gòu)、人員職責(zé)第五條 各職能部門合同的擬定、洽談?dòng)杀静块T負(fù)責(zé)人委派專人負(fù)責(zé)，具體負(fù)責(zé)本部門合同管理的日常工作。第六條 財(cái)務(wù)內(nèi)審部的合同管理職能：1對(duì)合同進(jìn)行財(cái)務(wù)層面的審查，并提出修改意見。2. 對(duì)各職能部門合同管理進(jìn)行監(jiān)督、檢查。3.配合主辦部門的合同簽訂工作，參與合同的起草、論證、審查、談判和簽訂履行、變更、解除等工作。第七條 法律事務(wù)部的合同管理職能： 1制定、完善本公司的合同管理辦法和合同審查流程，并組織各職能部門實(shí)施。（流程見附件）2 對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)，聯(lián)系顧問(wèn)律師進(jìn)行初審。3.負(fù)責(zé)本公司所簽訂合同的最終歸檔

4、工作。4. 建立本部門的合同管理臺(tái)帳，對(duì)合同簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理等情況進(jìn)行登記。合同臺(tái)帳是指反映全公司或承辦部門合同訂立、履行情況及記載合同主要內(nèi)容的帳薄。第八條 各職能部門的合同管理職責(zé)：1 配合財(cái)務(wù)部和法務(wù)做好合同管理及擬定、審批、簽署、歸檔等各項(xiàng)工作，及時(shí)反饋合同管理工作中存在的問(wèn)題。2 認(rèn)真學(xué)習(xí)合同法，向本部門員工做好合同法及相關(guān)法律、法規(guī)的宣傳貫徹工作。及時(shí)向本部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)合同管理工作中出現(xiàn)的有關(guān)情況。3 負(fù)責(zé)將本部門承辦的合同（包括需要變更、解除、作廢的合同）交由法務(wù)進(jìn)行審查。4.負(fù)責(zé)對(duì)交給法務(wù)審核的合同內(nèi)容進(jìn)行解釋和說(shuō)明。5.負(fù)責(zé)對(duì)尚未交本公司法務(wù)的合同進(jìn)行歸檔整理

5、，同時(shí)對(duì)標(biāo)的類別、標(biāo)的名稱、雙方當(dāng)事人全稱、標(biāo)的金額和數(shù)量、交付期限、談判記錄、執(zhí)行記錄、欠交數(shù)量等情況進(jìn)行登記。6.建立本部門的合同管理臺(tái)帳及統(tǒng)計(jì)報(bào)表，對(duì)合同簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理等情況進(jìn)行登記，并將統(tǒng)計(jì)表每月匯總至法務(wù)。7.負(fù)責(zé)將合同電子版（包括PDF格式及WORD格式）法務(wù)歸檔。8.對(duì)所簽訂合同負(fù)有認(rèn)真執(zhí)行的責(zé)任，并要及時(shí)掌握和檢查合同履行情況，及時(shí)向法務(wù)通報(bào)在履行過(guò)程中發(fā)生的問(wèn)題，提出解決問(wèn)題的建議。四、合同的擬定及談判第九條 擬定合同前應(yīng)對(duì)合同對(duì)方進(jìn)行資信調(diào)查，具體要求審明下列情況：1 企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照或其它證照；2 企業(yè)法定代表人證明書；3 企業(yè)法定代表人的授權(quán)委托書；4

6、 履行能力，包括但不限于最新會(huì)計(jì)年審報(bào)表，最新的工商年審資料。需提供擔(dān)保的合同，還必須查明擔(dān)保人的擔(dān)保資格和擔(dān)保能力；5 合同對(duì)方以往工作評(píng)估報(bào)告；6 其他所需要的相關(guān)文件。 各職能部門完成資信調(diào)查后，應(yīng)將資信調(diào)查文件的原件（或復(fù)印件）一起提交審核。第十條 各職能部門擬定的合同應(yīng)做到：條款齊全、責(zé)任明確、邏輯性強(qiáng)、文字表達(dá)清楚。合同應(yīng)包括的基本內(nèi)容及應(yīng)注意的問(wèn)題如下：1.首部包括：（1）合同名稱；（2）合同當(dāng)事人的名稱、地址、法定代表人、聯(lián)系電話、聯(lián)系人、開戶銀行等基本資料；（3）訂約的目的、依據(jù)。2.正文詳細(xì)內(nèi)容及要求如下：（1）合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格或酬金、履行期限、地點(diǎn)和方式及違約責(zé)

7、任。（2）應(yīng)包括法律規(guī)定或按合同性質(zhì)必須具備的條款及當(dāng)事人雙方要求訂立的條款。（3）數(shù)量和質(zhì)量條款應(yīng)符合國(guó)家計(jì)量法規(guī)和質(zhì)量法規(guī)的規(guī)定。（4）價(jià)金條款應(yīng)符合國(guó)家物價(jià)法規(guī)和國(guó)家金融法規(guī)，一般應(yīng)寫明物品單價(jià)、總價(jià)、計(jì)價(jià)單位、支付手段和支付方法及時(shí)間。（5）對(duì)于違約責(zé)任條款，如該類合同有法定違約金規(guī)定的，按規(guī)定予以明確。如無(wú)，必須在合同中具體寫明違約具體情形和約定的違約金額或計(jì)算方法。（6）確定合同爭(zhēng)議的解決方式。根據(jù)具體情況和協(xié)商結(jié)果，確定合同爭(zhēng)議的解決途徑以及管轄條款。且在爭(zhēng)議解決辦法中盡力爭(zhēng)取由我方所在地法院管轄。3.結(jié)尾和附則：（1）合同結(jié)尾部分包括：合同正本及副本的份數(shù)，發(fā)送單位，合同有效期

8、限，簽約地點(diǎn)和日期，并須有雙方代表簽名及蓋章。（2）合同文本超過(guò)兩頁(yè)的，應(yīng)加蓋騎縫章。（3）應(yīng)將合同的附件作為合同的組成部分，具有與合同同樣的法律效力。第十一條 合同雙方協(xié)商變更、修改合同條款的補(bǔ)充協(xié)議、文書等是合同的組成部分。合同雙方履行合同過(guò)程中的各種書面往來(lái)文件（包括傳真、圖表、單據(jù)、確認(rèn)書、對(duì)賬單等）也是合同的組成部分。 第十三條 合同談判由承辦部門負(fù)責(zé)組織、安排。第十四條 合同談判須有合同主辦人全程參與。合同承辦部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)主辦人。根據(jù)需要，承辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)親自參加全部或階段性合同談判。第十六條 合同最后一輪談判須就合同擬簽文本的每一條款都加以落實(shí)。第十七條 負(fù)責(zé)履行或

9、參與履行擬簽合同的部門，應(yīng)當(dāng)參與合同談判。沒(méi)有上述相關(guān)部門的參與，合同承辦部門不得獨(dú)自進(jìn)行合同談判。五、合同的審核及簽訂第二十條 合同談判結(jié)束并落實(shí)全部合同條款后，承辦部門應(yīng)當(dāng)制作合同報(bào)批文本，填寫合同申報(bào)評(píng)審表，連同合同初稿及修改稿、合同談判文本及修改稿、合同對(duì)方資信評(píng)估報(bào)告及相關(guān)材料，按照合同評(píng)審申報(bào)表所列流程在合同擬簽定日前送交有關(guān)部門審批。第二十一條 經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在合同申請(qǐng)表填寫如下內(nèi)容：1 申請(qǐng)日期；2 申報(bào)單位或申報(bào)部門；3 申報(bào)人姓名；4 合同名稱；5 合同金額，指合同涉及的總金額；6 合同對(duì)方，指與本公司簽署該份合同的相對(duì)方，如為三方合同，則需注明合同的另外兩個(gè)相對(duì)方；7 項(xiàng)目?jī)?nèi)

10、容概況，應(yīng)含合同標(biāo)的、數(shù)量、單價(jià)、合同期限、履行時(shí)間及方式。第二十二條 部門負(fù)責(zé)人意見：1 審核該合同項(xiàng)目是否符合本公司發(fā)展計(jì)劃及本公司領(lǐng)導(dǎo)的工作部署；2 合同條款、內(nèi)容是否符合本辦法的規(guī)定；3 合同主辦人是否按法律程序組織談判；4 審核后若合同符合上述內(nèi)容，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在“部門負(fù)責(zé)人意見”一欄填寫審核意見，并在該欄簽名、注明日期。第二十四條 財(cái)務(wù)內(nèi)審部就如下事項(xiàng)進(jìn)行審核：1 審批合同項(xiàng)目的財(cái)務(wù)可行性；2 合同價(jià)格條款及付款方式是否符合財(cái)務(wù)制度；3 合同項(xiàng)目是否符合本公司年度財(cái)務(wù)計(jì)劃；4 合同項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的資金來(lái)源；5 審核后若合同符合上述內(nèi)容，財(cái)務(wù)總監(jiān)在“財(cái)務(wù)總監(jiān)意見”一欄填寫“該項(xiàng)目符合財(cái)務(wù)計(jì)

11、劃、資金來(lái)源、同意項(xiàng)目執(zhí)行”等字樣，并在該欄簽名，注明日期。第二十六條 顧問(wèn)律師就合同的合法性進(jìn)行審核，主要審查以下三方面的內(nèi)容：1 合同主體的審查。即依照合同承辦部門提供的相關(guān)材料審查對(duì)方當(dāng)事人是否具備合同主體資格、是否超越營(yíng)業(yè)執(zhí)照或其他證照規(guī)定的經(jīng)營(yíng)范圍，以及對(duì)方經(jīng)辦人員代理權(quán)限情況進(jìn)行審查。2 合同內(nèi)容的審查。即審查合同內(nèi)容是否合法，條款是否完備和齊全，權(quán)利義務(wù)是否明確，違約責(zé)任是否清楚，爭(zhēng)議處理?xiàng)l款是否具備。3 合同文字的審查。包括審查合同用語(yǔ)是否規(guī)范、文字表達(dá)是否準(zhǔn)確。第二十八條 顧問(wèn)律師出具審核意見后，主辦人依據(jù)前述全部審核意見對(duì)合同進(jìn)行修改定稿，定稿后主辦人將合同呈遞法務(wù)最后審核

12、。第二十九條主辦人在部門評(píng)審后應(yīng)呈送公司副總經(jīng)理和總經(jīng)理審批。第三十條 屬公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限合同，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后財(cái)務(wù)部加蓋合同專用章。公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限外合同，公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)簽署明確意見。第三十一條 公司分管領(lǐng)導(dǎo)在簽署明確意見后將合同呈遞公司總經(jīng)理。公司總經(jīng)理審批簽字后交財(cái)務(wù)部加蓋合同專用章。第三十二條 合同蓋章時(shí)必須提供以下資料：1 合同正本（至少一式四份）；2 填寫完備的合同申請(qǐng)書、合同洽談?dòng)涗洠ǜ胶螅? 資信調(diào)查所得的材料。第三十三條 合同標(biāo)的在 1 萬(wàn)元以下的由部門負(fù)責(zé)人審批；合同標(biāo)的在5萬(wàn)元以上的由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；合同標(biāo)的在 10 萬(wàn)元以上或?qū)居兄卮笥绊懙暮贤晒?/p>

13、司總經(jīng)理審核。六、合同的履行第三十四條 合同承辦部門和經(jīng)辦人應(yīng)在合同履行過(guò)程中，對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，并按下列不同情況作出不同處理。1合同的相對(duì)方如期履行合同約定的全部義務(wù)的，合同終止后一個(gè)月內(nèi)，經(jīng)辦人應(yīng)對(duì)履行過(guò)程作簡(jiǎn)要說(shuō)明，并報(bào)交法務(wù)；2合同的相對(duì)方如因情況變化，未能履行部分合同義務(wù)或中途不履行義務(wù)的，經(jīng)辦人應(yīng)在得知情況后 1 工作日內(nèi)向法務(wù)出具詳細(xì)說(shuō)明，由法務(wù)根據(jù)情況提出建議，采取相應(yīng)措施；3合同的相對(duì)方完全不能履行合同或完全不履行合同的，經(jīng)辦人應(yīng)在得知情況后 1 工作日內(nèi)向法務(wù)提交詳細(xì)說(shuō)明，由法務(wù)征詢顧問(wèn)律師后，采取非訴訟或訴訟方式解決。第三十五條 在上述處理過(guò)程中，合同經(jīng)辦人同時(shí)

14、應(yīng)將下列有關(guān)履行過(guò)程的文件交法務(wù)：1 我方所持的全部合同（包括補(bǔ)充合同）原件；2 相對(duì)方履行合同過(guò)程中出具的文件：如提貨單、欠款確認(rèn)書、付款證明等；3 其他相前材料。第三十六條 合同經(jīng)辦部門應(yīng)在每個(gè)季度的最后一個(gè)星期內(nèi)，對(duì)部門內(nèi)未終止的合同作出全面核查，并作出報(bào)告，經(jīng)法務(wù)整理后交公司總經(jīng)理。第三十七條 法務(wù)在合同簽訂后，應(yīng)對(duì)合同的履行進(jìn)行監(jiān)察、檢查；對(duì)各部門出具的報(bào)告應(yīng)即時(shí)作出處理。第三十八條 公司定期對(duì)合同簽訂、履行、管理和歸檔工作定期如開會(huì)議，不斷完善合同管理制度。七、合同的變更和解除第三十九條 變更、解除合同的審批權(quán)限和程序，與原合同簽訂的審批權(quán)限和程序相同。第四十條 需要變更、解除合同

15、，應(yīng)在法律規(guī)定或合同約定的條件下，在合理期限內(nèi)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商，書面函告，限期答復(fù)。第四十一條 合同承辦人在收到對(duì)方要求變更或解除合同的正式文件、信函、電報(bào)后，必須及時(shí)請(qǐng)示承辦部門領(lǐng)導(dǎo)立即處理。第四十二條 合同的變更、解除應(yīng)注意以下事項(xiàng)：1 主體變更，應(yīng)征得合同各方書面同意。2 有擔(dān)保條款的合同變更，應(yīng)征求原擔(dān)保單位的同意并在變更協(xié)議上加蓋擔(dān)保單位的印章。3 經(jīng)上級(jí)主管機(jī)關(guān)審批的合同，所達(dá)成的變更、解除協(xié)議應(yīng)報(bào)原審批機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。4 經(jīng)公證的合同，所達(dá)成的變更、解除協(xié)議，應(yīng)報(bào)原公證、鑒證機(jī)關(guān)備案。第四十三條 變更、解除合同的各方在尚未達(dá)成協(xié)議以前，原合同繼續(xù)有效，仍應(yīng)履行。第四十四條 合同期限

16、屆滿，各方未就合同續(xù)期達(dá)成一致的，合同自行失效。八、合同的分類歸檔第四十五條 合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂后五日內(nèi)應(yīng)將合同正本交本部門合同管理員保管。合同管理員對(duì)已生效的合同應(yīng)編號(hào)登記列具清單后，連同合同原件及與合同有關(guān)的文書、函件、圖表、電報(bào)、傳真等逐個(gè)建立檔案。清單內(nèi)容包括：合同編號(hào)、名稱、主要內(nèi)容、當(dāng)事人名稱、價(jià)金、簽約時(shí)間、簽署和審批領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)辦部門及人員、是否經(jīng)律師審查及律師姓名、合同項(xiàng)目是否屬計(jì)劃內(nèi)、經(jīng)濟(jì)內(nèi)容是否符合財(cái)務(wù)規(guī)定等。第四十六條 履行完畢的合同或已履行了一年的合同正本包括合同履行過(guò)程中的往來(lái)信函、單據(jù)、傳真件必須送綜合部檔案室進(jìn)行編號(hào)歸檔。第四十七條 法務(wù)每月25日至30日與承

17、辦部門合同負(fù)責(zé)人核對(duì)上月承辦部門合同，督促合同歸檔。每年12月10 日至30日法務(wù)將上年度簽訂的全部合同予以整理存檔。九、 合同專用章管理第四十八條 合同專用章管理：（一）合同專用章僅用于對(duì)外簽訂合同，并嚴(yán)格在授權(quán)范圍內(nèi)使用；（二）合同專用章做到專人專管，嚴(yán)格印章使用，所有用章均需由經(jīng)辦人員簽字登記并建立使用臺(tái)帳；（三）加蓋合同專用章之前必須經(jīng)公司總經(jīng)理審查簽字，未經(jīng)簽字的任何合同都不得加蓋合同專用章；（四）非合同文稿及空白紙張不得蓋合同專用章。十、獎(jiǎng)懲規(guī)定第四十九條 公司在合同管理中，有下列行為的應(yīng)按有關(guān)規(guī)定予以處分，構(gòu)成犯罪的移交司法機(jī)關(guān)處理。（一）違反規(guī)定授權(quán)或超越授權(quán)范圍擅自

18、簽訂合同的。（二）未按規(guī)定程序進(jìn)行審查、會(huì)簽，拒不改正，造成經(jīng)濟(jì)損失的。（三）發(fā)生合同糾紛不及時(shí)報(bào)告、處理不及時(shí)或處理不當(dāng)造成經(jīng)濟(jì)損失或影響的。（四）借工作之便收受賄賂、假公濟(jì)私的。（五）采取脅迫、欺詐等違法和不正當(dāng)手段洽談和簽訂合同的。（六）違反規(guī)定簽訂違法合同、無(wú)效合同、權(quán)利義務(wù)不對(duì)等或執(zhí)行后不利于公司的合同的。第五十條 任何單位和個(gè)人均有權(quán)檢舉、揭發(fā)利用合同進(jìn)行違法犯罪或損害公司利益的行為。對(duì)檢舉揭發(fā)有功人員，公司依照有關(guān)規(guī)定給予獎(jiǎng)勵(lì)并保密。十一、附 則第五十一條 本辦法所稱的“以上”、“以下”，包括本數(shù)；所稱的“不滿”，不包括本數(shù)。第五十二條 本辦法未盡之事宜，一律按我國(guó)合同法以及有關(guān)

19、的法律、法規(guī)執(zhí)行。第五十三條 各分公司可根據(jù)本辦法制定實(shí)施、考核細(xì)則，并報(bào)財(cái)務(wù)部和法務(wù)。第五十四條 本辦法的解釋權(quán)屬于集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部。第五十五條 本辦法自二一五年二月一日起實(shí)行。*集團(tuán)股份有限公司二一五年二月一日附件1：同時(shí)進(jìn)行合 同 管 理 流 程合同相對(duì)方資信調(diào)查部門經(jīng)辦人負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)、洽談合同歸檔部門經(jīng)辦人上交合同資料簽訂合同公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理審批同時(shí)進(jìn)行部門經(jīng)辦人擬定合同草稿合同的擬定和談判同時(shí)進(jìn)行時(shí)進(jìn)同時(shí)進(jìn)行行合同編號(hào)、建檔經(jīng)辦人填寫合同申報(bào)評(píng)審表業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)的具體與明確部門負(fù)責(zé)人評(píng)審（業(yè)務(wù)層面）同時(shí)進(jìn)行財(cái)務(wù)部門評(píng)審（財(cái)務(wù)方面）標(biāo)的數(shù)額、貨款支付法務(wù)審查（法律層面）合同法律條款合 同 定 稿合 同 蓋 章相關(guān)部門配合合同履行合同管理部門監(jiān)督合同履行附件2： 合同申報(bào)評(píng)審表文件編號(hào)：申報(bào)日期： 年 月 日 申報(bào)過(guò)程期限至： 年 月 日申報(bào)單位申報(bào)部門申報(bào)人合同名稱對(duì)方名稱合同金額首款額: 日期:尾款額: 日期:行政監(jiān)察督辦 印章種類參與評(píng)審部門內(nèi)容簡(jiǎn)述部門負(fù)責(zé)人意見密級(jí)設(shè)定一般機(jī)密絕密密級(jí)判定一般機(jī)密絕密部門評(píng)審財(cái)務(wù)總監(jiān)意見簽字： 日期：法務(wù)總監(jiān)意見簽字： 日期：公司評(píng)審副總經(jīng)理審批簽字： 日期：副總經(jīng)理審批簽字： 日期：總經(jīng)理審批簽字： 日期：合同用印、歸檔文件核對(duì)簽字： 日期：印章加蓋人簽字： 日期：檔案管理員簽字： 日期：參與部門評(píng)審參評(píng)部門意見簽字： 日期：參評(píng)部門意