餐飲采購(gòu)管理手冊(cè)(共10頁(yè))

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上普利歐采購(gòu)管理手冊(cè) 目錄第一章采購(gòu)管理制度第二章采購(gòu)辦工作流程第三章采購(gòu)辦各崗位職責(zé)及分工第四章采購(gòu)辦相關(guān)工作表格.采購(gòu)管理制度 為使公司的采購(gòu)工作走上制度化、規(guī)范化,合理控制成本,加強(qiáng)內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率,特制定本采購(gòu)管理制度。一、 采購(gòu)管理部門公司設(shè)立專職采購(gòu)辦,接受公司董事及其它部門的監(jiān)督,全面負(fù)責(zé)公司的采購(gòu)工作。二、 采購(gòu)辦工作基本要求1. 所有采購(gòu)項(xiàng)目均需董事簽批授權(quán)同意。2. 所有采購(gòu)物品均需比較至少三家的價(jià)格和品質(zhì),月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報(bào)價(jià)單。3. 所有采購(gòu)物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定。4. 采購(gòu)辦工作人員須對(duì)自己采購(gòu)物品的價(jià)格和品

2、質(zhì)負(fù)責(zé)。5. 采購(gòu)辦須每半個(gè)月一次通過(guò)電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取公司使用的各類物品主要品種的價(jià)格信息并整理成價(jià)格信息庫(kù),以書面形式匯報(bào)給公司財(cái)務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)。6. 所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料及樣品采購(gòu)辦須登記歸檔并妥善保管,有人員變動(dòng)時(shí)須全部列入移交.上述資料及采購(gòu)人員自購(gòu)物品價(jià)格信息采購(gòu)辦每天須錄入至采購(gòu)辦價(jià)格信息庫(kù).7. 采購(gòu)時(shí)間要求:一般物品采購(gòu)時(shí)間為3天;急用物品當(dāng)天必須采購(gòu)回來(lái);印刷品、一次性用品、等使用部門須提前一個(gè)月下單采購(gòu)8. 采購(gòu)辦禁止采購(gòu)任何未下申購(gòu)單的物品,否則財(cái)務(wù)部將不予以報(bào)銷9. 禁止使用部門自行采購(gòu)物品或私自與供應(yīng)商洽談采購(gòu)事宜10. 采購(gòu)辦負(fù)

3、責(zé)跟進(jìn)各協(xié)作廠商的貨款及時(shí)簽批支付事宜.對(duì)到期的應(yīng)付帳款,公司應(yīng)及時(shí)支付,以建立公司良好形象,維護(hù)公司財(cái)務(wù)信譽(yù),同時(shí)也為日后的采購(gòu)工作提供便利.三、 采購(gòu)審批程序1.申購(gòu)單審批程序：使用部門經(jīng)理(倉(cāng)庫(kù)主管) 財(cái)務(wù)部復(fù)查 主管領(lǐng)導(dǎo)審核 采購(gòu)辦詢價(jià) 主管領(lǐng)導(dǎo)簽字 總經(jīng)理簽字 采購(gòu)購(gòu)買 2.單位價(jià)值500元以下或批量?jī)r(jià)值在1000元以下的由采購(gòu)辦現(xiàn)金自購(gòu)的物品,采購(gòu)辦須事先貨比三家,并在申購(gòu)單上注明詢價(jià)結(jié)果和選定的供應(yīng)商,經(jīng)總經(jīng)理最后批準(zhǔn)后方可采購(gòu).酒店財(cái)務(wù)部將對(duì)價(jià)格及品質(zhì)進(jìn)行不定期抽查.2. 單位價(jià)值500元以上或批量?jī)r(jià)值在1000元以上的物品采購(gòu)審批程序:采購(gòu)辦尋找至少三家廠商比較價(jià)格品質(zhì) 評(píng)定

4、小組確定供貨商 采購(gòu)辦與供貨商共同草擬合同或采購(gòu)協(xié)議 財(cái)務(wù)審批 董事審批蓋章或簽字 執(zhí)行合同或協(xié)議(評(píng)定小組由采購(gòu)辦、使用部門、財(cái)務(wù)部、主管領(lǐng)導(dǎo)組成) 3.賒購(gòu)(月結(jié))物品采購(gòu)審批程序蔬菜、肉類、凍品、海鮮，水果由公司總倉(cāng)儲(chǔ)直接下單至采購(gòu)辦叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執(zhí)行.各月結(jié)供應(yīng)商選定辦法：采購(gòu)辦每月每類物品均應(yīng)邀請(qǐng)至少三家供應(yīng)商報(bào)價(jià),采購(gòu)辦、使用部門、主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部組成供貨商評(píng)定小組,通力合作，進(jìn)行價(jià)格及質(zhì)量的比較和討論，選定供應(yīng)商。采購(gòu)辦及上述相關(guān)部門可分頭或聯(lián)合組織市場(chǎng)調(diào)查，根椐市場(chǎng)調(diào)查的價(jià)格，與供應(yīng)商確定固定的一個(gè)月的供應(yīng)價(jià)，在此確認(rèn)期間內(nèi)，供應(yīng)商將按此固定價(jià)格提供公司

5、所需的物料.四、 采購(gòu)監(jiān)督采購(gòu)成本的控制由財(cái)務(wù)部、采購(gòu)辦、使用部門共同完成,平時(shí)各部門應(yīng)及時(shí)到市場(chǎng)上了解價(jià)格行情,以促進(jìn)公司采購(gòu)成本的控制與監(jiān)督. 五、 供應(yīng)商管理1. 財(cái)務(wù)部應(yīng)定期(每月或每季度)牽頭,組織財(cái)務(wù)部、采購(gòu)辦、使用部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.2. 選用供應(yīng)商角度采用1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一個(gè)主供應(yīng)商、2個(gè)輔助供應(yīng)商、N個(gè)考察供應(yīng)商。這類商品只有一個(gè)主要供應(yīng)商，大約70%的物資從他手中購(gòu)買。2個(gè)輔助供應(yīng)商提供大約20%的物資，一旦主供應(yīng)商出現(xiàn)問(wèn)題能有其他供應(yīng)商立即頂替。數(shù)量不限的考察供應(yīng)商既是輔助供應(yīng)商的后備力量

6、，也使公司在采購(gòu)極其特殊物資時(shí)無(wú)購(gòu)買死角。3. 采購(gòu)辦要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作,維護(hù)公司形象.采購(gòu)辦工作流程一、各類物品采購(gòu)工作流程1、 倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)倉(cāng)物品的采購(gòu)工作流程： 倉(cāng)庫(kù)的每種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理的采購(gòu)線，在存量接近或低于采購(gòu)線時(shí)，即需要補(bǔ)充貨倉(cāng)里的存貨，倉(cāng)庫(kù)管理員要填寫一份倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)倉(cāng)“采購(gòu)申請(qǐng)單”，且采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格； （2）平均每月消耗量； （3）庫(kù)存數(shù)量； （4）最近一次訂貨單價(jià)； （5）最近一次訂貨數(shù)量； （6）提供本次訂貨數(shù)量建議。經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽批同意后送采購(gòu)主管初審，采購(gòu)主管在采購(gòu)申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)，并注明到貨時(shí)間。采購(gòu)主管初審?fù)夂?，按倉(cāng)庫(kù)

7、“采購(gòu)申請(qǐng)單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購(gòu)意見，按酒店采購(gòu)審批程序報(bào)批，經(jīng)董事批準(zhǔn)后，采購(gòu)辦立即組織實(shí)施，一般物品要求之3天內(nèi)完成。如有特殊情況，要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。2、 部門新增物品的采購(gòu)工作流程： 若部門欲添置新物品，部門經(jīng)理或各餐廳總廚應(yīng)撰寫有關(guān)專門申請(qǐng)報(bào)告，經(jīng)董事審批后,連同“采購(gòu)申請(qǐng)單”一并送交采購(gòu)辦，主管領(lǐng)導(dǎo)初審?fù)夂?，?“采購(gòu)申請(qǐng)單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購(gòu)意見，按公司采購(gòu)審批程序報(bào)批，經(jīng)董事批準(zhǔn)后，采購(gòu)辦立即組織實(shí)施.3、 部門更新替換舊有設(shè)備和物品的采購(gòu)工作流程： 如部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份

8、“物品報(bào)損報(bào)告”給財(cái)務(wù)部及董事審批。經(jīng)審批后，將一份“物品報(bào)損報(bào)告”和采購(gòu)申請(qǐng)單一并送交采購(gòu)辦，采購(gòu)辦須在采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格； （2）最近一次訂貨單價(jià)； （3）最近一次訂貨數(shù)量； （4）提供本次訂貨數(shù)量建議。采購(gòu)辦在至少三家供應(yīng)商中比較價(jià)格品質(zhì),并按公司采購(gòu)審批程序辦理有關(guān)審批手續(xù)，經(jīng)董事批準(zhǔn)后，組織采購(gòu)。4、 鮮活食品凍品的采購(gòu)工作流程：蔬菜、鮮肉類、海鮮，水果等物料的采購(gòu)申請(qǐng)，由各地區(qū)分店、各部門總廚或店長(zhǎng)，根據(jù)當(dāng)日經(jīng)營(yíng)情況，預(yù)測(cè)明天用量，填寫每日申購(gòu)單交采購(gòu)辦，采購(gòu)辦當(dāng)日下午以電話落單或第二日直接到市場(chǎng)選購(gòu)。5、 維修零配件和工程物料的采購(gòu)工作流程：工程倉(cāng)

9、日常補(bǔ)倉(cāng)由工程部填寫“采購(gòu)申請(qǐng)單”，且采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格； （2）平均每月消耗量； （3）庫(kù)存數(shù)量； （4）最近一次訂貨單價(jià)； （5）最近一次訂貨數(shù)量； （6）提供本次訂貨數(shù)量建議。大型改造工程或大型維修活動(dòng),工程部須做工程預(yù)算,并根據(jù)預(yù)算表項(xiàng)目填寫采購(gòu)申請(qǐng)單(工程預(yù)算表附在采購(gòu)申請(qǐng)單下面), 且采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格； （2）庫(kù)存數(shù)量； （3）最近一次訂貨單價(jià)； （4）最近一次訂貨數(shù)量； （5）提供本次訂貨數(shù)量建議。以上采購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽批同意后送采購(gòu)辦初審，采購(gòu)辦初審?fù)夂?，?“采購(gòu)申請(qǐng)單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,

10、選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購(gòu)意見，按公司采購(gòu)審批程序報(bào)批，經(jīng)董事批準(zhǔn)后，采購(gòu)辦立即組織實(shí)施.二、采購(gòu)工作流程中須規(guī)范事項(xiàng):1、所有的采購(gòu)申請(qǐng)必須填寫一式四聯(lián)，采購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)部門經(jīng)理核簽后，整份共四聯(lián)交給資產(chǎn)會(huì)計(jì)，資產(chǎn)會(huì)計(jì)復(fù)核后送董事。2、采購(gòu)申請(qǐng)單一共四聯(lián)，在經(jīng)審批批準(zhǔn)后：第一聯(lián)作倉(cāng)庫(kù)收貨用。第二聯(lián)采購(gòu)辦存檔并組織采購(gòu)。第三聯(lián)財(cái)務(wù)部成本會(huì)計(jì)存檔核實(shí)。第四聯(lián)部門存檔。3、審核采購(gòu)申清單：收到采購(gòu)申請(qǐng)單后、采購(gòu)辦應(yīng)作出以下復(fù)查以防錯(cuò)漏。（1）簽置核對(duì)：檢查采購(gòu)申請(qǐng)單是否部門經(jīng)理簽置，核對(duì)其是否正確。（2）數(shù)量核對(duì)，復(fù)查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購(gòu)申請(qǐng)單上的數(shù)量是否正確。4、邀請(qǐng)供應(yīng)商報(bào)價(jià)。三、貨比三家工

11、作流程： 每類物品報(bào)價(jià)單需要最少三家作出比較，目的是防止有關(guān)人員從中徇私舞弊，保證采購(gòu)物品價(jià)格的合理性。公司采取三方報(bào)價(jià)的方法進(jìn)行采購(gòu)工作，即在訂貨前，必須征詢3個(gè)或3個(gè)以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)，然后確定選用那家供應(yīng)商的物品，具體做法是： 1、采購(gòu)辦按照采購(gòu)申請(qǐng)單的要求組織進(jìn)貨，填制空白報(bào)價(jià)單， 包括：填寫空白報(bào)價(jià)單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、包裝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及交貨時(shí)間，送交供應(yīng)商（至少選擇3個(gè)供應(yīng)商），要求供應(yīng)商填寫價(jià)格并簽名退回。對(duì)于交通不便或外地的供應(yīng)商，可用傳真或電話詢價(jià)。用電話詢價(jià)時(shí)，應(yīng)把詢價(jià)結(jié)果填在報(bào)價(jià)單上并記下報(bào)價(jià)人的姓名，職務(wù)等。提出采購(gòu)辦的選擇意見和理由，連同報(bào)價(jià)單一起送

12、交評(píng)定小組審批。2、評(píng)定小組根據(jù)采購(gòu)辦提供的有關(guān)報(bào)價(jià)資料，參考采購(gòu)辦的意見，對(duì)幾個(gè)供應(yīng)商報(bào)來(lái)的貨品價(jià)格以及質(zhì)量，信譽(yù)等進(jìn)行評(píng)估后，確定其中一家信譽(yù)好、品質(zhì)高、價(jià)格低的供應(yīng)商，報(bào)董事審核.四、采購(gòu)活動(dòng)的后續(xù)須跟進(jìn)工作 1、采購(gòu)訂單的跟催當(dāng)訂單發(fā)出后，采購(gòu)辦需要跟催整個(gè)過(guò)程直至收貨入庫(kù)。2、采購(gòu)訂單取消（1）酒店取消訂單：    如因某種原因，公司需要取消己發(fā)出之訂單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采購(gòu)辦必須預(yù)先提出有可能出現(xiàn)的問(wèn)題及可行解決方法，以便報(bào)董事作出決定。（2）供應(yīng)商取消訂單：     如因某種原因，供應(yīng)商取消了公司已發(fā)出的訂單，采購(gòu)辦必須能找到另一供應(yīng)商并立即通知需求部門。為保障公司利益，供應(yīng)商必須賠償公司人力、時(shí)間及其他經(jīng)濟(jì)損失。3.違反合同：     合同上應(yīng)載明詳細(xì)細(xì)則，如有違反，便應(yīng)依合同上所載處理。 4.檔案儲(chǔ)存：      所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料須分類歸檔備查,并連同 采購(gòu)人員自購(gòu)物品價(jià)格信息每天須錄入至采購(gòu)辦價(jià)格信息庫(kù).5.采購(gòu)交貨延遲檢討凡未能按時(shí)、