關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)公文處理工作的通知

1、莆田學(xué)院辦公室文件莆院辦綜200736號(hào) 關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)公文處理工作的通知本校各單位：公文處理是保證機(jī)關(guān)高效協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)的重要基礎(chǔ)工作。學(xué)校根據(jù)國(guó)家、省市關(guān)于公文處理的文件精神，于2002年制定了莆田學(xué)院公文處理暫行規(guī)定（以下簡(jiǎn)稱(chēng)規(guī)定），對(duì)校內(nèi)公文的種類(lèi)、格式、處理等方面做了具體規(guī)定。規(guī)定施行以來(lái)，校內(nèi)多數(shù)單位和部門(mén)都能認(rèn)真按照有關(guān)要求行文，但個(gè)別單位、部門(mén)仍不同程度存在一些問(wèn)題，主要是公文格式不規(guī)范、文稿質(zhì)量不高，有些單位核稿流于形式、文件存在明顯錯(cuò)誤，個(gè)別單位越級(jí)直接對(duì)外報(bào)送公文等，這些都嚴(yán)重影響了學(xué)校的公文質(zhì)量和對(duì)外形象。為了進(jìn)一步加強(qiáng)我校公文處理工作，提高公文質(zhì)量，現(xiàn)就公文處理工作有關(guān)問(wèn)題

2、重申和要求如下：一、學(xué)校黨委、行政部署某一方面工作需行文的，學(xué)校黨委、行政有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門(mén)及各專(zhuān)門(mén)委員會(huì)、領(lǐng)導(dǎo)小組、組委會(huì)等常設(shè)、非常設(shè)臨時(shí)機(jī)構(gòu)需要以校黨委、行政或校黨委辦公室、行政辦公室名義行文或批轉(zhuǎn)公文的，由有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門(mén)代擬文稿，送交學(xué)校辦公室統(tǒng)一辦理。二、校內(nèi)各機(jī)關(guān)部門(mén)、教學(xué)院系（部）、教輔單位和各專(zhuān)門(mén)委員會(huì)、領(lǐng)導(dǎo)小組、組委會(huì)等常設(shè)、非常設(shè)臨時(shí)機(jī)構(gòu)根據(jù)工作需要，可按各自職權(quán)范圍在校內(nèi)行文。三、除校紀(jì)委、辦公室、工會(huì)、團(tuán)委外，校內(nèi)各機(jī)關(guān)部門(mén)、教學(xué)院系（部）、教輔單位和各專(zhuān)門(mén)委員會(huì)、領(lǐng)導(dǎo)小組、組委會(huì)等常設(shè)、非常設(shè)臨時(shí)機(jī)構(gòu)不得直接對(duì)外正式行文。四、草擬公文一律使用學(xué)校統(tǒng)一印制的發(fā)文稿紙為首

3、頁(yè)，并認(rèn)真填寫(xiě)文件名稱(chēng)、擬稿人、擬稿單位、審稿人、核稿人、會(huì)稿人、主題詞、主送單位、抄送單位、院內(nèi)發(fā)送單位等表內(nèi)有關(guān)內(nèi)容。需要定密或注明印發(fā)數(shù)的文件須填寫(xiě)密級(jí)、份數(shù)等內(nèi)容。發(fā)文擬稿一律使用電腦打印稿，擬稿單位審稿、會(huì)稿、辦公室核稿及領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)均保留原手稿，以便核查、存檔。手寫(xiě)內(nèi)容的用筆用墨須符合存檔要求，不得使用鉛筆、圓珠筆。不得在文稿裝訂線外書(shū)寫(xiě)。擬稿單位審稿由該單位擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的負(fù)責(zé)人簽署。擬稿單位審稿應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，須對(duì)文稿的內(nèi)容、格式、緊急程度和定密意見(jiàn)等嚴(yán)格把關(guān)。審稿人簽名應(yīng)寫(xiě)全姓名和審稿日期。 五、起草公文應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)明確、表達(dá)準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)

4、、條理清楚、直述不曲、字詞規(guī)范、標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明英文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)具體的年、月、日。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為（一）”，第三層為“1、”，第四層為“（1）”。文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。六、學(xué)校對(duì)外上報(bào)公文按上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞，校內(nèi)下發(fā)公文按莆田學(xué)院公文主題詞表標(biāo)注主題詞。主題詞由類(lèi)別詞、類(lèi)屬詞、文種詞三個(gè)層次組成。類(lèi)別詞概括反映公文主要類(lèi)別，按照各有關(guān)單位職能范圍內(nèi)的工作內(nèi)容劃分，其內(nèi)涵大、覆蓋面廣、具有

5、確定性，如“綜合管理”、“教學(xué)”、“學(xué)生工作”等；每一類(lèi)別詞下均有若干相應(yīng)的類(lèi)屬詞，類(lèi)屬詞反映公文具體內(nèi)容，如“教學(xué)”類(lèi)別詞下有“學(xué)科建設(shè)”、“專(zhuān)業(yè)建設(shè)”等類(lèi)屬詞；文種詞反映公文形式，一般按公文種類(lèi)劃分，如“通知”、“決定”、“請(qǐng)示”等。主題詞按“先內(nèi)容后形式，先主要后次要”的順序標(biāo)引，每一公文都應(yīng)順序標(biāo)上類(lèi)別詞、類(lèi)屬詞、文種詞，類(lèi)別詞、文種詞各只標(biāo)注1個(gè)，類(lèi)屬詞則可分別根據(jù)內(nèi)容需要標(biāo)注13個(gè)。當(dāng)類(lèi)別詞中沒(méi)有能夠準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類(lèi)屬詞時(shí)，可在其他類(lèi)別詞中選用反映文件主題的類(lèi)屬詞進(jìn)行組配標(biāo)引，也可將主題詞表中沒(méi)有但能準(zhǔn)確反映文件主要內(nèi)容的名詞作為類(lèi)屬詞進(jìn)行標(biāo)引，并在該詞右下角加標(biāo)一個(gè)“”標(biāo)

6、記以示區(qū)別。七、擬制公文，對(duì)涉及其他單位職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦單位應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)單位協(xié)商、會(huì)稿，取得一致意見(jiàn)并會(huì)簽方可行文。八、以“中共莆田學(xué)院委員會(huì)”、“莆田學(xué)院”、“中共莆田學(xué)院委員會(huì)辦公室”以及“莆田學(xué)院辦公室”名義的發(fā)文必須送交校辦公室登記、編號(hào)、審核（須附電子文檔）。校辦公室確定核稿人員對(duì)以上述名義的發(fā)文進(jìn)行核稿。核稿人員可以對(duì)文稿進(jìn)行修改或提出修改意見(jiàn)后退擬稿單位修改。以學(xué)校黨委辦公室、行政辦公室名義的發(fā)文，核稿后由學(xué)校辦公室主任簽發(fā)；以學(xué)校黨委、行政名義的發(fā)文，核稿后由學(xué)校辦公室領(lǐng)導(dǎo)審核把關(guān)，簽署意見(jiàn)送校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。未經(jīng)校辦公室審核的公文，校領(lǐng)導(dǎo)原則上不簽發(fā)。公文送校領(lǐng)導(dǎo)審核、簽發(fā)

7、前，若修改較多、較亂，應(yīng)由擬稿部門(mén)謄清校對(duì)無(wú)誤后送簽。九、文稿存在下列情況之一者，校辦公室審核時(shí)可予退稿：不符合黨和國(guó)家政策；不符合有關(guān)法律法規(guī)；與工作要求不一致；文種使用、體例格式不規(guī)范；文理表達(dá)不清、行文過(guò)于冗長(zhǎng)；該與其他單位會(huì)稿而沒(méi)有會(huì)稿；附件材料不齊全；不需發(fā)文的。十、經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)審簽過(guò)的文件，在印發(fā)前由擬稿單位負(fù)責(zé)校核，并在發(fā)文稿紙校對(duì)欄簽名，以示負(fù)責(zé)。經(jīng)校核如需作涉及內(nèi)容的實(shí)質(zhì)性修改，須報(bào)原審簽領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審。 十一、以校內(nèi)各單位名義的發(fā)文須經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人或領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。聯(lián)合發(fā)文須經(jīng)所有聯(lián)署單位的負(fù)責(zé)人會(huì)簽。十二、向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。如需其他相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)閱知，可以抄送。除領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人交辦的事項(xiàng)外，上行文一般不直接抄送領(lǐng)導(dǎo)本人。十三、請(qǐng)示、報(bào)告應(yīng)嚴(yán)格區(qū)分。向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況和問(wèn)題，回復(fù)上級(jí)詢問(wèn)或交辦事項(xiàng)的完成情況用“報(bào)告”上報(bào)。向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)用“請(qǐng)示”上報(bào)（請(qǐng)示件應(yīng)在落款日期左下角處標(biāo)注聯(lián)系人及電話）。請(qǐng)示的事項(xiàng)不得夾在報(bào)告中，更不能以“簡(jiǎn)報(bào)”、“呈閱件”等形式請(qǐng)示問(wèn)題。請(qǐng)示事項(xiàng)要一事一文。十四、校內(nèi)各單位、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視公文處理工作，帶頭執(zhí)行公文處理有關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)公文處理工作的指導(dǎo)和檢查。各單位要指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)公文處理工作。公文辦理人員應(yīng)是本校正式工作人員，應(yīng)當(dāng)忠于職守，廉潔正派，具備相關(guān)專(zhuān)業(yè)