應(yīng)付賬款管理制度

1、應(yīng)付賬款管理制度1目的為加強(qiáng)應(yīng)付賬款，預(yù)付款項(xiàng)、其他各項(xiàng)應(yīng)付款管理，保證付款的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，明確審批、記賬、付款各環(huán)節(jié)的具體程序和各環(huán)節(jié)責(zé)任人的職責(zé)。2范圍公司采購(gòu)營(yíng)運(yùn)用原物料、辦公用品、固定資產(chǎn)、儀器設(shè)備、其他輔助用品、接受服務(wù)、裝修工程等所產(chǎn)生的各項(xiàng)應(yīng)付賬款、預(yù)付款項(xiàng)、其他應(yīng)付款項(xiàng)的審批、記賬、支付管理。3職責(zé)3。1業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)職責(zé)3.1。1經(jīng)辦人提出付款申請(qǐng)，填制付款申請(qǐng)單。3。1。2附上付款所需的采購(gòu)發(fā)票或其他業(yè)務(wù)事項(xiàng)的發(fā)票,物料入庫(kù)單、合同、協(xié)議等原始單據(jù)。3。1。3與供應(yīng)商核對(duì)當(dāng)月物料采購(gòu)的清單.3。1。4業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)主管對(duì)經(jīng)辦人提出的付款申請(qǐng)的真實(shí)性、金額的準(zhǔn)確性、單據(jù)的完整性

2、進(jìn)行審批。3.2財(cái)務(wù)部職責(zé)3.2.1應(yīng)付款會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)將付款申請(qǐng)進(jìn)行記賬，并復(fù)核所附原始發(fā)票、合同、協(xié)議等原始單據(jù)是否正確,一致，合法、合規(guī).3。2。2財(cái)務(wù)主管負(fù)責(zé)對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核簽字,安排出納支付到期應(yīng)付款或預(yù)付款。3.2.3財(cái)務(wù)總監(jiān)對(duì)所有預(yù)算外的付款申請(qǐng)進(jìn)行審批.3。2。4出納負(fù)責(zé)對(duì)已審批的到期應(yīng)付款、預(yù)付款辦理支付手續(xù).3.2.5 應(yīng)付款會(huì)計(jì)在月初結(jié)賬前,編制上月末的應(yīng)付款、預(yù)付款，其他應(yīng)付款等往來(lái)賬明細(xì)清單；每半年與供應(yīng)商核對(duì)一次往來(lái)賬，保證賬實(shí)相符。3.3總經(jīng)理職責(zé)。3。3.1目前所有付款均需總經(jīng)理簽字。4內(nèi)容4.1付款申請(qǐng)、審批程序4。1.1采購(gòu)項(xiàng)目的付款申請(qǐng)、審批4。1.1.1采購(gòu)

3、項(xiàng)目的應(yīng)付款項(xiàng):指公司采購(gòu)部門(mén)依據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的物料采購(gòu)申請(qǐng)審批表或固定資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)審批表,實(shí)施采購(gòu)工作，采購(gòu)物品經(jīng)驗(yàn)收入庫(kù)后形成的采購(gòu)應(yīng)付款.4.1.1。2與采購(gòu)的申請(qǐng)、審批、詢價(jià)、供應(yīng)商的選擇、采購(gòu)訂單、合同的審批及簽訂、原物料的驗(yàn)收入庫(kù)等工作的實(shí)施與管理,參見(jiàn)采購(gòu)管理制度。4。1.1。3 為有效實(shí)施采購(gòu)與付款的監(jiān)督與管理，減少部分紙質(zhì)單據(jù)的傳遞,同時(shí)又能保證工作的各項(xiàng)紀(jì)錄單據(jù)的方便監(jiān)管查詢。對(duì)原物料、辦公用品采購(gòu)除在K3系統(tǒng)外執(zhí)行采購(gòu)申請(qǐng)、審批、訂購(gòu)、驗(yàn)收入庫(kù)等工作外,同時(shí)在K3系統(tǒng)執(zhí)行采購(gòu)與付款的流程管理及賬務(wù)處理。物料采購(gòu)申請(qǐng)審批表經(jīng)批準(zhǔn)后，采購(gòu)人員在K3系統(tǒng)的采購(gòu)管理中輸入采購(gòu)申請(qǐng)單并經(jīng)

4、采購(gòu)主管審核；常規(guī)采購(gòu)項(xiàng)目在合格供應(yīng)商中選擇確定或采購(gòu)詢價(jià)后確定供應(yīng)商及采購(gòu)單價(jià)后，采購(gòu)人員在K3系統(tǒng)通過(guò)下推采購(gòu)申請(qǐng)單生成采購(gòu)訂單并經(jīng)采購(gòu)主管審核；實(shí)施采購(gòu)后，在K3系統(tǒng)，依據(jù)實(shí)際入庫(kù)數(shù)量,倉(cāng)管人員下推采購(gòu)訂單生成采購(gòu)入庫(kù)單；采購(gòu)經(jīng)辦人依據(jù)采購(gòu)入庫(kù)單下推生成采購(gòu)發(fā)票;應(yīng)付款會(huì)計(jì)依據(jù)經(jīng)采購(gòu)部門(mén)主管、總監(jiān)審核后的付款申請(qǐng)單,及所付原始發(fā)票、入庫(kù)單等附件對(duì)K3的采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行審核并與K3的采購(gòu)入庫(kù)單勾稽入賬生成采購(gòu)記賬憑證.在K3系統(tǒng)中所有單據(jù)的生成均是由上一級(jí)單據(jù)下推生成，并由部門(mén)主管或其他部門(mén)人員依據(jù)紙質(zhì)原始單據(jù)實(shí)施審核，減少了差錯(cuò)，同時(shí)增強(qiáng)了各部門(mén)的相互監(jiān)督及文件資料的可追溯性。4。1.1.4

5、 應(yīng)付款項(xiàng)的申請(qǐng)：采購(gòu)經(jīng)辦人在收到供應(yīng)商開(kāi)具的增值稅發(fā)票、倉(cāng)管部門(mén)開(kāi)具的入庫(kù)單后，填制付款申請(qǐng)單，申請(qǐng)單上詳細(xì)填列供應(yīng)商名稱，采購(gòu)項(xiàng)目、應(yīng)付款金額、收款銀行及賬號(hào)，付款方式、按合同確定的應(yīng)付款日期等.并附上增值稅發(fā)票聯(lián)，入庫(kù)單記賬聯(lián),對(duì)2000元以上的采購(gòu)項(xiàng)目還需附上采購(gòu)訂單或合同復(fù)印件（原件由財(cái)務(wù)主管查閱后由采購(gòu)人員交檔案室保管)，如果是固定資產(chǎn)、辦公設(shè)備的付款申請(qǐng)還應(yīng)附上固定資產(chǎn)、低值易耗品質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。采購(gòu)經(jīng)辦人將付款申請(qǐng)單交采購(gòu)主管審核，部門(mén)總監(jiān)審核。付款申請(qǐng)單經(jīng)審核后，采購(gòu)經(jīng)辦人在K3系統(tǒng)做采購(gòu)入庫(kù)單下推生成采購(gòu)發(fā)票，然后交財(cái)務(wù)部。對(duì)于屬于固定資產(chǎn)的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)人員不需要在K3采購(gòu)

6、系統(tǒng)做單據(jù)流程處理,直接交會(huì)計(jì)人員做固定資產(chǎn)入賬。4。1.1。5為了保證當(dāng)月進(jìn)項(xiàng)稅發(fā)票稅務(wù)認(rèn)證抵扣與財(cái)務(wù)入賬的進(jìn)項(xiàng)稅額的一致性，進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣聯(lián)與付款申請(qǐng)一起交財(cái)務(wù).各采購(gòu)人員收到采購(gòu)發(fā)票后必須及時(shí)辦理付款申請(qǐng)審批手續(xù),并及時(shí)交財(cái)務(wù)審核、入賬。每月28號(hào)開(kāi)始財(cái)務(wù)不再受理當(dāng)月的申請(qǐng),應(yīng)付賬款的確認(rèn)時(shí)間相應(yīng)順延至下月。4。1。1。6 財(cái)務(wù)部收到采購(gòu)人員遞交的付款申請(qǐng)單及進(jìn)項(xiàng)發(fā)票后，首先由應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)對(duì)付款申請(qǐng)單內(nèi)容與所付原始單據(jù)核對(duì)，對(duì)其真實(shí)性、合法性、正確性及單證的銜接一致性進(jìn)行復(fù)核確認(rèn)，以保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)準(zhǔn)確，并與K3系統(tǒng)同步核對(duì)一致,如有任何不一致的退回采購(gòu)人員，如核對(duì)相符交財(cái)務(wù)主管審核簽字

7、。如采購(gòu)項(xiàng)目是預(yù)算范圍內(nèi)并在1萬(wàn)元以下的,由應(yīng)付款會(huì)計(jì)在K3系統(tǒng)審核采購(gòu)發(fā)票并與采購(gòu)入庫(kù)單勾稽入賬，制作記賬憑證增加應(yīng)付款。對(duì)預(yù)算外的采購(gòu)付款必須交財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，如采購(gòu)項(xiàng)目是預(yù)算外或采購(gòu)項(xiàng)目金額在1萬(wàn)元以上的還必須經(jīng)總經(jīng)理審批后才能確認(rèn)應(yīng)付賬款,目前所有付款申請(qǐng)單均必須經(jīng)總經(jīng)理簽字方能付款。付款申請(qǐng)單一式兩聯(lián),經(jīng)審批后財(cái)務(wù)主管將付款申請(qǐng)單的第一聯(lián)交給出納，目前所有付款申請(qǐng)單均必須經(jīng)總經(jīng)理簽字后將第一聯(lián)交出納保管。第二聯(lián)與其余原始憑證交應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)歸入對(duì)應(yīng)的轉(zhuǎn)賬憑證后存檔.4。1。2基建、大型設(shè)備購(gòu)買(mǎi)應(yīng)付款管理：對(duì)于基建項(xiàng)目，裝修工程項(xiàng)目,購(gòu)買(mǎi)大型設(shè)備等所支付應(yīng)付款,由相關(guān)經(jīng)辦人員填寫(xiě)付款申請(qǐng)單

8、,由部門(mén)主管審核，部門(mén)總監(jiān)審核，財(cái)務(wù)主管審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，如金額較大超過(guò)董事會(huì)授權(quán)還需經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)。付款申請(qǐng)單后附上發(fā)票、訂單或合同復(fù)印件（原件查閱后交檔案室存檔）、經(jīng)監(jiān)理確認(rèn)的工程進(jìn)度表（基建、裝修）,設(shè)備付款還必須附上設(shè)備調(diào)試驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，合格證書(shū)復(fù)印將（原件查閱后歸入設(shè)備檔案資料）。4。1.3除采購(gòu)項(xiàng)目、基建項(xiàng)目、大型設(shè)備購(gòu)買(mǎi)外，其他各項(xiàng)付款由經(jīng)辦人填制付款申請(qǐng)單、部門(mén)主管審核、部門(mén)總監(jiān)審核、財(cái)務(wù)主管審核后由出納在付款到期日付款。附件資料除發(fā)票、合同外還需要附上其他原始單據(jù)，如:付運(yùn)費(fèi)時(shí)：運(yùn)輸快遞單；付訂餐費(fèi)：送餐簽收單；接受維修服務(wù)的，必須附上經(jīng)使用人簽字確認(rèn)的維修報(bào)告。目前所有付款申請(qǐng)單

9、均必須經(jīng)總經(jīng)理簽字方能付款4.2 應(yīng)付賬款管理及付款4。2。1 應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)在K3系統(tǒng)里對(duì)應(yīng)付賬款按供應(yīng)商進(jìn)行明細(xì)核算，并經(jīng)總賬會(huì)計(jì)對(duì)記賬憑證進(jìn)行審核確認(rèn).每月結(jié)賬前，首先對(duì)應(yīng)付賬款系統(tǒng)的明細(xì)賬與總賬系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)賬，如發(fā)現(xiàn)有入賬錯(cuò)誤的及時(shí)糾正,保證應(yīng)付賬款的正確性。4。2。2公司對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)審,評(píng)審合格的納入合格供應(yīng)商目錄,公司向該批供應(yīng)商采購(gòu)貨物一般采用賒銷的方式。當(dāng)月采購(gòu)的貨物,在月底前采購(gòu)員與供應(yīng)商核對(duì)采購(gòu)物品的數(shù)量、單價(jià)、金額等，核對(duì)一致后，由供應(yīng)商開(kāi)具增值稅專用發(fā)票。4。2.3賒銷付款期分為月結(jié)，月結(jié)30、60、90天。月結(jié)款指當(dāng)月貨款在下月初支付；月結(jié)30天指當(dāng)月貨款在下月底前支付

10、.月結(jié)60天指當(dāng)月貨款在第二個(gè)月底前支付；月結(jié)90天指當(dāng)月貨款在第三個(gè)月底前支付。具體預(yù)計(jì)付款日期由采購(gòu)員在填制付款申請(qǐng)單時(shí)注明。當(dāng)月貨款的認(rèn)定以發(fā)票到達(dá)財(cái)務(wù)并入賬的日期為準(zhǔn)計(jì)算。4.2。4出納對(duì)應(yīng)付款的管理:出納接到經(jīng)審批核準(zhǔn)的付款申請(qǐng)單第一聯(lián)后,根據(jù)供應(yīng)商名稱及預(yù)計(jì)付款時(shí)間編制應(yīng)付款清單,并與應(yīng)付款會(huì)計(jì)編制的應(yīng)付賬款明細(xì)表核對(duì),核對(duì)無(wú)誤后依付款到期時(shí)間安排支付.在支付前,出納將付款到期的付款申請(qǐng)單交財(cái)務(wù)主管確認(rèn)后，每周安排1天進(jìn)行集中支付。采購(gòu)付款除零星采購(gòu)用現(xiàn)金支付外,其余均用網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬支付，應(yīng)盡可能減少用支票或其他票據(jù)。4。2。5 付款：出納依據(jù)已到期的付款申請(qǐng)單，在網(wǎng)上銀行提交付款

11、申請(qǐng),并由網(wǎng)銀復(fù)核人員進(jìn)行審核，確認(rèn)后完成支付，如金額在5萬(wàn)元以上的付款,還必須由二級(jí)復(fù)核人員進(jìn)行審核確認(rèn)，付款審核后,會(huì)計(jì)在付款申請(qǐng)單上加蓋“銀行付訖”章.如果用支票或其他票據(jù)進(jìn)行支付,管理操作程序見(jiàn)收付款管理制度。4。2。6 記賬：付款后,出納登記銀行存款日記賬，應(yīng)付款會(huì)計(jì)依據(jù)付款申請(qǐng)單、銀行付款水單在K3應(yīng)付系統(tǒng)制作記賬憑證，核銷減少應(yīng)付款.4。2.7 每月初，結(jié)賬前,應(yīng)付款會(huì)計(jì)編制應(yīng)付賬款明細(xì)表、預(yù)付賬款明細(xì)表、其他應(yīng)付款明細(xì)表,用于付款備查及對(duì)賬。每半年及年末與供應(yīng)商核對(duì)往來(lái)賬，由財(cái)務(wù)出具各供應(yīng)商的應(yīng)付賬款對(duì)賬單交采購(gòu)人員發(fā)給供應(yīng)商核對(duì)，確認(rèn)應(yīng)付款、預(yù)付賬款金額并回傳，應(yīng)付賬款對(duì)賬單

12、回執(zhí)由財(cái)務(wù)存檔,不一致的雙方查明原因加以糾正。對(duì)供應(yīng)商主動(dòng)發(fā)來(lái)的對(duì)賬單，應(yīng)付款會(huì)計(jì)首先核對(duì)，然后交財(cái)務(wù)主管審核確認(rèn)并蓋章。通過(guò)雙方的對(duì)賬，保證賬實(shí)相符。4.2。8 對(duì)于原物料、辦公用品已入庫(kù),但供應(yīng)商還未開(kāi)具發(fā)票的，會(huì)計(jì)人員在月底做應(yīng)付賬款暫估入賬,在結(jié)賬前編制應(yīng)付賬款暫估入賬明細(xì)表，并將該表每月發(fā)給相應(yīng)采購(gòu)人員核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤的由采購(gòu)人員通知供應(yīng)商及時(shí)開(kāi)發(fā)票。收到發(fā)票后按上述流程進(jìn)行審批、記賬、付款,會(huì)計(jì)人員沖銷暫估賬，按實(shí)際開(kāi)票情況記錄應(yīng)付款。4.3預(yù)付賬款的管理4.3.1預(yù)付款的控制：對(duì)于采購(gòu)由供應(yīng)商獨(dú)家代理或其他具有壟斷性質(zhì)貨物時(shí)，對(duì)方要求采取預(yù)付款的支付方式，為降低采購(gòu)貨物的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，

13、和財(cái)務(wù)付款風(fēng)險(xiǎn),采購(gòu)人員應(yīng)盡量控制預(yù)付款的比例,以防上當(dāng)受騙。4。3。2預(yù)付款申請(qǐng)：采購(gòu)人員需要預(yù)付貨款時(shí)，填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，并附采購(gòu)訂單（采購(gòu)材料預(yù)付款）、訂貨合同（如工程設(shè)備預(yù)付款）并依審批程序經(jīng)核準(zhǔn)，審批程序見(jiàn)4。1。經(jīng)核準(zhǔn)后將付款申請(qǐng)單第一聯(lián)交出納付款，第二聯(lián)退回采購(gòu)員用于發(fā)票收到核銷預(yù)付款。預(yù)付款申請(qǐng)單采購(gòu)人員應(yīng)提前1天交到財(cái)務(wù).4.3。3預(yù)付款支付后的管理:預(yù)付貨款后,采購(gòu)人員應(yīng)在15天內(nèi)向供應(yīng)商索取增值稅發(fā)票.發(fā)票收到后采購(gòu)人員將原付款申請(qǐng)單第二聯(lián)與增值稅發(fā)票、原物料采購(gòu)入庫(kù)單記賬聯(lián)、交采購(gòu)主管審核，審核后采購(gòu)員在K3系統(tǒng)依據(jù)入庫(kù)單下推生成發(fā)票；然后交應(yīng)付款會(huì)計(jì)復(fù)核單據(jù)并在K3系統(tǒng)

14、審核發(fā)票勾稽入庫(kù)單，核銷預(yù)付款，制作記賬憑證.對(duì)于部分預(yù)付款的發(fā)票，收到后還需按發(fā)票金額減去預(yù)付款金額后填制付款申請(qǐng)單，并按上述進(jìn)行審批及賬務(wù)處理。4。3.4預(yù)付款后，不能在合同規(guī)定的時(shí)間到貨并收取發(fā)票的，又無(wú)正當(dāng)理由的.會(huì)計(jì)人員將該筆預(yù)付款作為經(jīng)辦人的借款轉(zhuǎn)入，按借款進(jìn)行管理,必要時(shí)通知人事從工資中扣回該筆款項(xiàng)。4。4單據(jù)信息管理：4。4.1為保證所有采購(gòu)業(yè)務(wù)憑證的合法性，所有付款發(fā)票必須為稅務(wù)局統(tǒng)一印制的增值稅發(fā)票或普通發(fā)票，非正規(guī)發(fā)票或收據(jù)一律不予接收。4。4。2發(fā)票如有遺失，發(fā)票復(fù)印件不得作為記賬憑證依據(jù),采購(gòu)人員應(yīng)要求對(duì)方出具加蓋公章與發(fā)票專用章的發(fā)票存根聯(lián)復(fù)印件。如為增值稅發(fā)票遺失，除提供上述發(fā)票復(fù)印件外，同時(shí)要提交對(duì)方稅務(wù)局出具的發(fā)票已申報(bào)繳稅的證明，財(cái)務(wù)人員方可記賬,同時(shí)進(jìn)行進(jìn)項(xiàng)發(fā)票抵扣.4。4。3 付款的收款單位必須與合同、訂單、發(fā)票一致，不得轉(zhuǎn)付其他單位.4。4。4所有傳遞到財(cái)務(wù)的付款單據(jù)、如發(fā)票、入庫(kù)單、其他附件等一律為原件，對(duì)采購(gòu)合同、協(xié)議原件財(cái)務(wù)主管審核后，留復(fù)印件，原件退申請(qǐng)部門(mén)交檔案室。4.4.5供應(yīng)商收款信息的管理:為保障供應(yīng)商收款信息的準(zhǔn)確性,新增供應(yīng)