構(gòu)建會計(jì)約束機(jī)制中小企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制方法

1、構(gòu)建會計(jì)約束機(jī)制中小企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制方法    一、中小企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制常見的問題   1.家族式的經(jīng)營方式使中小企業(yè)內(nèi)部管理較混亂，容易出現(xiàn)貪污舞弊現(xiàn)象   在我國，中小企業(yè)的最大特點(diǎn)就是家族式的經(jīng)營方式。這類企業(yè)在創(chuàng)建的初期，往往都是依靠家庭或家族成員共同經(jīng)營打天下的，所以其所有權(quán)和經(jīng)營權(quán)大都控制在其家庭或家族成員的手中。另一方面，出于某些方面的考慮，這類企業(yè)的所有者都會選擇自己人來管理一些重要部門，特別是作為直接掌握整個(gè)企業(yè)的貨幣資金的崗位出納，絕大部分的老板會啟用自己的親戚。   中小企業(yè)的這種所有

2、權(quán)與經(jīng)營權(quán)的密不可分，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部管理比較混亂，報(bào)銷審批制度不嚴(yán)，容易出現(xiàn)貪污舞弊現(xiàn)象。   2.會計(jì)、出納崗位職責(zé)劃分不清，缺乏監(jiān)督和牽制機(jī)制    中小企業(yè)由于規(guī)模小、業(yè)務(wù)頻繁、會計(jì)核算簡單、會計(jì)制度不健全，同時(shí)企業(yè)老板出于管理成本的考慮，往往要求財(cái)務(wù)人員“一個(gè)蘿卜幾個(gè)坑”，有的企業(yè)出納除了辦理涉及現(xiàn)金、銀行存款的本職業(yè)務(wù)外，同時(shí)還兼保管銀行存款全套印鑒、審核會計(jì)憑證等會計(jì)業(yè)務(wù)，而有的企業(yè)會計(jì)，偶爾也收取現(xiàn)金，一個(gè)人辦理有關(guān)現(xiàn)金業(yè)務(wù)的全過程。加上財(cái)會人員素質(zhì)參差不齊，會計(jì)、出納崗位職責(zé)劃分不清，缺乏監(jiān)督和牽制機(jī)制，甚至有時(shí)一人身兼數(shù)職，混崗和職能的交

3、叉最容易引起貨幣資金的挪用和侵吞。   3.會計(jì)人員素質(zhì)參差不齊，造成會計(jì)資料亂、漏的現(xiàn)象   中小企業(yè)所有者的“任人唯親”，導(dǎo)致會計(jì)人員素質(zhì)普遍較低，有的會計(jì)人員“半路出家”，業(yè)務(wù)不精通，方便那些“有心人”利用各種手法貪污現(xiàn)金。比如：利用工作之便，少開收據(jù)，隱瞞收入；涂改原始憑證的金額，達(dá)到多支出的目的。   4.缺乏健全的貨幣資金內(nèi)部控制制度   中小企業(yè)的貨幣資金管理出現(xiàn)混亂的根源，除了其本身經(jīng)營特點(diǎn)之外，更重要的是在企業(yè)內(nèi)部缺乏貨幣資金控制制度。一個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)規(guī)章制度是否健全，貨幣資金的內(nèi)部控制制度是否嚴(yán)格，直接影響到企業(yè)的貨幣資金能否健康運(yùn)轉(zhuǎn)，

4、關(guān)系到企業(yè)的財(cái)產(chǎn)能否安全無恙。   二、解決問題的對策   1.建立貨幣資金內(nèi)部控制制度   （1）建立不相容職務(wù)崗位分離制度。不相容職務(wù)是指企業(yè)里某些相互關(guān)聯(lián)的職務(wù)，如果集中于一個(gè)人身上，就會增加發(fā)生差錯(cuò)和舞弊的可能性，或者增加了發(fā)生和舞弊以后進(jìn)行掩飾的可能性。這是中小企業(yè)建立相互約束機(jī)制的基礎(chǔ)。就會計(jì)部門來講，出納和會計(jì)這兩個(gè)職務(wù)，不能由同一人擔(dān)任，即：出納只負(fù)責(zé)貨幣資金的收付、保管各種空白收據(jù)、支票、發(fā)票等，不能兼任會計(jì)審核、會計(jì)檔案保管和登記債權(quán)、債務(wù)、收支、費(fèi)用等分類賬、總賬的工作，應(yīng)該根據(jù)分工原則，盡量地將涉及到現(xiàn)金的業(yè)務(wù)由不同的人員來完成，

5、避免只由一個(gè)人去辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的全過程。如果企業(yè)的確人手有限，也應(yīng)保證實(shí)行錢賬分管，即管錢的不管賬，管賬的不管錢。此外，中小企業(yè)還應(yīng)該注意以下幾種職務(wù)之間的分離：授權(quán)批準(zhǔn)職務(wù)與執(zhí)行業(yè)務(wù)職務(wù)，業(yè)務(wù)經(jīng)辦職務(wù)與財(cái)產(chǎn)保管職務(wù)；財(cái)產(chǎn)保管職務(wù)與會計(jì)記錄職務(wù)。   (2)建立授權(quán)審批制度，各司其職，杜絕一條龍作假的現(xiàn)象。   貨幣資金支出審批手續(xù)的規(guī)范化、制度化，既可減少某些不必要的支出，也可以防止侵吞和挪用行為發(fā)生。具體可以包括：授權(quán)權(quán)限，即審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批；授權(quán)批準(zhǔn)程序，企業(yè)的有關(guān)部門或個(gè)人在用款時(shí)，應(yīng)當(dāng)向?qū)徍巳耍〞?jì)主管)提交支款申請書，注明款項(xiàng)

6、的金額、用途、支付方式等，并應(yīng)附有關(guān)的合同或送貨清單、簽驗(yàn)貨證明等。審核人應(yīng)對該申請的真實(shí)性、合法性進(jìn)行審核，并核實(shí)該筆業(yè)務(wù)的手續(xù)及相關(guān)單證是否齊備，金額計(jì)算是否準(zhǔn)確，支付方式、支付單位是否妥當(dāng)?shù)龋瑢Σ环弦?guī)定的支付申請，審核人應(yīng)當(dāng)不予辦理；接下來，審批人（企業(yè)負(fù)責(zé)人)應(yīng)當(dāng)對審核后的支付申請批復(fù)，最后交給出納人員辦理支付手續(xù)。   當(dāng)然，在這一整個(gè)過程中，必須要具備一個(gè)主要的前提，那就是除了要建立不相容職務(wù)崗位分離制度以外，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)外部監(jiān)控。   (3)建立健全的貨幣管理制度。   a.做好企業(yè)的資金收支預(yù)算企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，主要是通過貨幣資

7、金的流通(流入與流出)來實(shí)現(xiàn)的。編制資金收支預(yù)算的目的，就是要按照企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營要求，對企業(yè)的貨幣資金流入流出先做一個(gè)預(yù)先的安排，盡可能使企業(yè)保持暢通的資金渠道，從而保證生產(chǎn)經(jīng)營的正常運(yùn)作。   b.合法地辦理現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)   中小企業(yè)應(yīng)該針對企業(yè)自身的特點(diǎn)和會計(jì)人員的設(shè)置情況，對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)采取一系列措施和方法，建立一套符合實(shí)際情況的資金收支業(yè)務(wù)流程，以保證會計(jì)記錄的真實(shí)性、完整性和正確性，同時(shí)，也使貨幣資金業(yè)務(wù)的會計(jì)處理更為程序化和規(guī)范化。   收入貨幣資金的途徑，一是通過銀行，二是直接收取現(xiàn)金。由于通過銀行收款的業(yè)務(wù)受到銀行的直接監(jiān)督，起到了外部控制的作用，客觀

8、上能夠減少和堵住貨幣資金收入業(yè)務(wù)中的漏洞，企業(yè)只需把重點(diǎn)放在銀行票證的管理與銀行的及時(shí)核對上，就能有效地保護(hù)貨幣資金的安全。因此，貨幣資金收入業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)，主要是現(xiàn)金收入業(yè)務(wù)。   一般情況下，企業(yè)的現(xiàn)金收入主要靠銷售貨物取得現(xiàn)金和回收欠款取得現(xiàn)金。由銷售貨物取得現(xiàn)金，多數(shù)是那些零星銷售行為，凡發(fā)生這類收現(xiàn)金的業(yè)務(wù)應(yīng)該先由出納開具收款憑證(收據(jù)或發(fā)票)，再傳遞到會計(jì)那里加蓋財(cái)務(wù)專用章，出納再根據(jù)收款憑證的顧客聯(lián)收取現(xiàn)金。業(yè)務(wù)發(fā)生后，收取的現(xiàn)金應(yīng)于當(dāng)日存入本企業(yè)的銀行賬戶，存單回執(zhí)應(yīng)由會計(jì)人員復(fù)核簽字，并附上收款憑證的入賬聯(lián)，盡量在當(dāng)天進(jìn)行賬務(wù)處理?；厥涨房顦I(yè)務(wù)也可以參照這個(gè)

9、程序來辦理，總之，就是要使開票和收款工作分離，且不論采用什么方式收取現(xiàn)金，在強(qiáng)調(diào)原始憑證作用的同時(shí)，都必須充分利用賬簿的功能，按規(guī)定及時(shí)登記現(xiàn)金日記賬和現(xiàn)金總分類賬，并加強(qiáng)兩者之間的核對工作。 中華會計(jì)網(wǎng)   目前，許多企業(yè)辦理財(cái)務(wù)開支大都先由企業(yè)負(fù)責(zé)人審批后，再由會計(jì)審核記賬，我認(rèn)為，企業(yè)開支的原始憑證不合法、不規(guī)范、白條入賬、貪污挪用等違法會計(jì)行為屢禁不止，一個(gè)很重要的原因就是這種“自上而下”的票據(jù)審批程序造成的。如果將這個(gè)程序的順序調(diào)整一下，先由會計(jì)人員對原始憑證的真實(shí)性、完整性、合法性進(jìn)行審核，再經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人審查該筆開支是否與經(jīng)營業(yè)務(wù)有關(guān)，是否同意開支，變“事后監(jiān)督

10、”為“事前監(jiān)督”，這樣才有利于發(fā)揮會計(jì)的監(jiān)督職能，及時(shí)有效地打擊違法行為。   (4)建立票據(jù)與印章的管理制度。   票據(jù)和印章的管理對一個(gè)企業(yè)來講是貨幣資金業(yè)務(wù)得以正常進(jìn)行的保證，有了票據(jù)和印章，就可以支配企業(yè)的貨幣資金運(yùn)動。所以，企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確各種票據(jù)的購買、保管、領(lǐng)用、注銷等環(huán)節(jié)的職責(zé)權(quán)限和程序，并設(shè)置專門的登記簿進(jìn)行記錄：購入票證時(shí)及時(shí)登記，妥善保管；詳細(xì)登記用途；領(lǐng)用時(shí)必須按編號順序使用；防止空白票據(jù)的遺失和被盜用。同時(shí)，還要加強(qiáng)對銀行預(yù)留印鑒的管理，在實(shí)際操作中，一般是由出納保管空白支票和個(gè)人私章，財(cái)務(wù)專用章由會計(jì)或其他授權(quán)人員保管。嚴(yán)禁只由一個(gè)人保管全套銀行印鑒

11、和空白票據(jù)。   (5)加強(qiáng)對會計(jì)人員的法制教育，提高會計(jì)人員的業(yè)務(wù)水平。   企業(yè)的經(jīng)營活動離不開人這個(gè)主體，要保證貨幣資金的安全和運(yùn)作暢順，就必須保證貨幣資金業(yè)務(wù)崗位人員的素質(zhì)。企業(yè)的會計(jì)人員必須要有會計(jì)從業(yè)資格證，這是對從事會計(jì)工作人員的最起碼的要求。對貨幣資金崗位的人員進(jìn)行定期換崗，并應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)會計(jì)人員多學(xué)習(xí)相關(guān)知識，定期參加后續(xù)教育，不斷提高業(yè)務(wù)水平。   2.檢查監(jiān)督制度的執(zhí)行力度   建立相應(yīng)的內(nèi)部審計(jì)制度，是檢查監(jiān)督企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制制度的一種特殊形式。它是企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營活動和管理制度是否合理、合法和有效的獨(dú)立評價(jià)機(jī)構(gòu)，在某種意義

12、上講也可以稱為是對其他內(nèi)部控制的再控制。中小企業(yè)出于管理成本的考慮，一般不設(shè)置專門的內(nèi)部審計(jì)部門，所以中小企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)控制，可以定期聘請注冊會計(jì)師對企業(yè)的賬目進(jìn)行審核，看是否存在錯(cuò)誤和營私舞弊的現(xiàn)象。在日常的工作中，應(yīng)該加強(qiáng)以下兩點(diǎn)的控制：   (1)對現(xiàn)金實(shí)行突擊盤點(diǎn)。   據(jù)了解，許多中小型企業(yè)只在年末(每年的12月31日)進(jìn)行一次現(xiàn)金的定期盤點(diǎn)，由出納盤出現(xiàn)金的實(shí)存數(shù)額，會計(jì)復(fù)核，并與總賬的現(xiàn)金數(shù)額進(jìn)行比較，看二者是否一致，然后填制(現(xiàn)金盤點(diǎn)表。中小企業(yè)的老板應(yīng)該重視對現(xiàn)金的內(nèi)部控制，采取經(jīng)常性的突擊盤點(diǎn)，并且增強(qiáng)會計(jì)人員的責(zé)任感，把這件事情落實(shí)到位，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理現(xiàn)金收支保管中存在的問題。這樣，現(xiàn)金的安全才能得以保障。   (2)加強(qiáng)對銀行日記賬與銀行對賬單的核對，同時(shí)對未達(dá)賬項(xiàng)的真實(shí)性進(jìn)行核查。   在銀行存款業(yè)務(wù)方面，主要是由會計(jì)人員每月末對銀行日記賬和銀行對賬單進(jìn)行核對，并且應(yīng)該在與銀行對過賬的前提下，才出會計(jì)報(bào)表。如發(fā)現(xiàn)日記賬與銀行對賬單的余額不相符，應(yīng)盡快查找不符原因，并編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。有的會計(jì)為了趕報(bào)表，不認(rèn)真核對日記賬和銀行對賬單，以為兩者金額一致就沒錯(cuò)了，殊不知那些“有心的”出納正利用了這點(diǎn)，故意少記兩筆金額相同的收支業(yè)務(wù)，來達(dá)到貪污資金的目的。所以，會計(jì)人員應(yīng)對