質(zhì)量管理控制程序大全6

1、 ISO9001:2000質(zhì)量管理體系程序文件文件和質(zhì)量記錄控制程序CDJJ-QP-01： A0編制日期：2002年6月25日生效日期：2002年8月1日1 目的為確保本公司質(zhì)量管理體系相關(guān)文件均被審查、核準(zhǔn)、分發(fā)，并維持使用文件版本的正確性，以避免不適用作廢文件遭誤用，并能為使本公司質(zhì)量管理體系相關(guān)活動的記錄被有效控制，特制訂本程序。2 圍21凡本公司質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件，包含外來文件。22質(zhì)量記錄的識別、儲存、防護(hù)、取用保存期限等。3 參考文件3.1ISO 9001:2000 Section 4.2.33.2 質(zhì)量手冊QM4 名詞與定義4.1 文件：凡被引用作為標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)、作業(yè)指引等的文件

2、均屬于。4.2 控制文件：被使用為作業(yè)依據(jù)的書面文件，須隨時保持最新版次，具有分發(fā)控制、修訂版本時須重新分發(fā)以確保文件正確性者。4.3外來文件：指取自外部的法規(guī)、規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、或客戶提供的圖面、規(guī)定等，被本公司用來作為質(zhì)量管理體系流程中引用的標(biāo)準(zhǔn)。4.4文件定義的質(zhì)量記錄：屬質(zhì)量活動的記錄，但被用來作為其它相關(guān)活動的標(biāo)準(zhǔn)時，該項質(zhì)量記錄應(yīng)被視為文件，依記錄控制過程控制。5 權(quán)責(zé)文件類別制定、變更、廢止審查會簽核準(zhǔn)發(fā)行編號原稿管制質(zhì)量手冊總經(jīng)理各單位主管總經(jīng)理文控中心文控中心方針目標(biāo)總經(jīng)理高層管理總經(jīng)理文控中心文控中心程序文件責(zé)任單位各單位主管管理者代表文控中心文控中心外來文件責(zé)任單位責(zé)任單位主管管

3、理者代表文控中心文控中心工作指導(dǎo)文件責(zé)任單位責(zé)任單位主管責(zé)任單位主管文控中心文控中心記錄表單責(zé)任單位責(zé)任單位主管責(zé)任單位主管文控中心文控中心 作業(yè)流程說明6.1 文件版本、版次編訂原則： 6.1.1 初制訂為A版，版次為A0，修訂時版次依A1A10的順序遞增。6.1.2文件經(jīng)過10次修訂至第10版時，則將原文件版本換為B版，同樣修訂時版次依B1B10的順序遞增，版本號按AZ的順序遞增。版本號、版次號和修改頁次在封面頁上注明。6.1.3外部文件的版次依原始文件的版次方式，若外部原始文件無版次時，則依該文件發(fā)行日期作為版次。6.2文件制訂：6.2.1依組織任務(wù)與管理運作的需求，由相關(guān)部門草擬文件容

4、送文件控制人員以文件標(biāo)準(zhǔn)格式打字與賦予文件編碼、版次。6.2.2文件控制人員打字完成后，依權(quán)責(zé)規(guī)定呈管理者代表審查、總經(jīng)理核準(zhǔn)。6.2.3審核過程中，權(quán)責(zé)人員若對文件有疑義時，應(yīng)與制訂部門或人員溝通了解，必要時對文件容進(jìn)行適當(dāng)修正，以符合本公司質(zhì)量管理體系運作的需要。6.2.4審查核準(zhǔn)后管理者代表與總經(jīng)理于文件封面頁上簽章，即可依規(guī)定頒布發(fā)行。6.3文件編號6.3.1所有質(zhì)量體系文件都應(yīng)進(jìn)行編號，有利于分類管理。6.3.2質(zhì)量手冊和程序文件按本司規(guī)定編制，然后匯編成冊，其編號分為以下，格式為： CDYL QM QP QC） XX 文件順序號 規(guī)標(biāo)準(zhǔn)等代號 程序文件代號 質(zhì)量手冊代號 公司標(biāo)志代

5、號其中：（1） 版號用A0、A1A10標(biāo)識，表示版本更改次數(shù)，若換版應(yīng)為B0、B1B10。（2） 文件順序號按公司策劃的文件數(shù)依次往下編。（3） 文件類別中QM表示質(zhì)量手冊，QP表示程序文件，QC表示標(biāo)準(zhǔn)規(guī)、作業(yè)指導(dǎo)書等，F(xiàn)R表文件記錄或表單。（4） 公司標(biāo)志用CDYL表示：市第一預(yù)應(yīng)力鋼絲。6.3.3對已有編號的外來文件直接采用原編號，對沒有編號的外來文件以該文件出版日期為編號。6.3.4與質(zhì)量體系有關(guān)的質(zhì)量記錄或表單一般用如下格式進(jìn)行編號： FR XX XX 該質(zhì)量記錄或表單編號 程序文件順序號 表單記錄代號(1) 質(zhì)量記錄或表單編號為三段(2) FR為質(zhì)量記錄或表單代號(3) 該質(zhì)量記錄

6、或表單所隸屬的程序文件順序號(4) 質(zhì)量記錄或表單編號也取兩位數(shù)，如01-99。(5) （對于同一類型的質(zhì)量記錄，有多個不同格式的記錄，可加第四段序號），文件序號可根據(jù)需要確定位數(shù)，最少兩位數(shù)，做到一個文件有一個唯一的編號。6.3.5 部門代號為了便于各部門文件發(fā)放與登記受控，特給部門一個代號用漢語拼音第一個字母代替。（1）技術(shù)部JS （2）質(zhì)管部ZG （3）辦公室BG （4）生產(chǎn)部SC（5）供銷部GX （6）財務(wù)部CW。6.3.6 分發(fā)編號:為了管理按規(guī)規(guī)定如下：發(fā)給總經(jīng)理分發(fā)號應(yīng)為“01”、管理者代表為“02”、技術(shù)部為“JS-1”、辦公室為“BG”-3。依次類推。6.4 文件修訂：6.4

7、.1文件若有不符現(xiàn)狀需要修訂、增訂時，由欲修訂的部門或人員研討修訂。6.4.2修訂時將欲修訂部分草擬容后，填寫在文件更改申請會簽表經(jīng)相關(guān)部門確認(rèn)會簽后，送文件控制人員對相關(guān)章節(jié)修改打印。6.4.3文件控制人員將修訂頁打字完成后，送回原修訂部門校稿，再依版次編訂原則賦予新版次，用新頁容直接抽換原頁容后呈管理者代表與總經(jīng)理審查核準(zhǔn)。6.4.4核準(zhǔn)后的文件由文件控制人員依規(guī)定重新控制發(fā)行。6.5 文件廢止：6.5.1不適用于本公司質(zhì)量管理體系的文件應(yīng)予廢止，由管理者代表向總經(jīng)理提出說明廢止原因后核準(zhǔn)廢止。6.5.2文件廢止后原文件編碼不得再重復(fù)使用，經(jīng)頒布發(fā)行的文件須由文件控制人員回收作廢或銷毀，同

8、時應(yīng)保管一份作廢文件，以便今后查閱，并予以記錄。6.6 記錄控制：6.6.1文件控制人員應(yīng)編制質(zhì)量管理體系文件總覽表，將所有文件記錄表中管理，注明文件編碼、文件名稱、文件版次與發(fā)行日期或相關(guān)使用部門。6.6.2各部門持有的文件若發(fā)現(xiàn)有無效或作廢文件未抽換者，應(yīng)立即告知文件控制人員，要求更換新版適用文件。6.7文件發(fā)行：6.7.1文件發(fā)行控制由文件控制人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。6.7.2經(jīng)核準(zhǔn)頒布發(fā)行的控制文件，文件控制人員視工作需要性，復(fù)印適當(dāng)份數(shù)，于文件封面頁上注明分發(fā)單位與分發(fā)編號（無封面頁者免），并于每頁加蓋紅色受控章，記錄于文件分發(fā)回收記錄表或非檢查文件記錄，由受領(lǐng)部門人員簽領(lǐng)后分發(fā)。6.7.3如

9、因特殊需要擬送外部機構(gòu)時，應(yīng)由需求單位填寫文件申請單向管理者代表提出申請，經(jīng)核準(zhǔn)后向文件控制人員申請復(fù)印需求文件份數(shù)，對外發(fā)行，若有修訂時不做換版與回收控制。6.7.4修訂后的換版文件，由文件控制人員重新分發(fā)修訂頁與文件封面頁，并登錄于文件分發(fā)回收記錄表，由受領(lǐng)部門人員簽領(lǐng)。6.8 文件回收：6.8.1文件經(jīng)修訂或廢止后，無效與作廢文件應(yīng)由文件控制人員負(fù)責(zé)回收，并在文件分發(fā)回收記錄表上予以記錄。6.8.2回收的舊版文件，由文件控制人員畫×當(dāng)作廢紙背面可二次使用或直接予以銷毀。6.8.3無效的文件原稿應(yīng)于文件上加蓋作廢章，并與正確版本文件區(qū)分隔離保存。6.9 表單控制：6.9.1 表單

10、未被記錄使用前應(yīng)視為文件，但因作業(yè)上需復(fù)印使用，故表單分發(fā)時不須登錄控制。6.9.2 表單若因適用性而修訂時，由A版B版C版Z版，應(yīng)由文件控制人員以公告方式通知使用者全面改用新版表單格式，自公告日起舊版表單即正式作廢，不得再使用。6.10 外來文件控制：6.10.1 取自外部的標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)，由文控登錄于文件受控發(fā)放回收記錄中管理，并對其進(jìn)行編號或加蓋“外來文件”印章，該文件存放于適當(dāng)?shù)氖褂脝挝换蛉藛T，如有另外部門必要時，由保管人員復(fù)印發(fā)行，但若有換版時應(yīng)由保管人員主動追回舊版文件并重新發(fā)行新版文件。應(yīng)有專人負(fù)責(zé)收集最新版本的外來文件。6.11 文件保存：6.11.1 最新版本文件保存：6.11.1

11、.1 文件原稿由文控人員保存管理。6.11.1.2 各部門人員領(lǐng)有的控制文件應(yīng)妥善保存，若有遺失或破損不堪辨識，應(yīng)填寫文件申請單說明原因呈管理代表核準(zhǔn)后，向文件控制人員申請補發(fā)。6.11.2 無效作廢文件保存：6.11.2.1 無效作廢文件原稿，由文件控制人員加蓋作廢章后留存，以供對比新版文件修訂處之用，該無效作廢的文件原稿應(yīng)至少保留至后續(xù)二版文件發(fā)行時才能銷毀。6.11.2.2 復(fù)印分發(fā)的無效作廢文件，回收后不再保存，畫×后當(dāng)作廢紙再利用或直接銷毀。6.12 其它規(guī)定：6.12.1 控制文件除控制人員可依作業(yè)流程規(guī)定復(fù)印分發(fā)外，其余持有文件人 員均不得擅自復(fù)印使用，以確保文件能有效

12、控制。6.12.2 控制文件持有人不得在文件上書寫任何文字、符號，但若認(rèn)為必要標(biāo)注重點時，可于重點文字上畫線標(biāo)識。6.12.3 部份歸類為公司文件者，全體員工應(yīng)確保該份文件不致外流到公司以外的場所，否則一經(jīng)查獲，當(dāng)予以嚴(yán)懲。6.12.4控制文件受領(lǐng)部門人員調(diào)任、離職時，應(yīng)將保管的文件列入移交或繳回文件控制人員。文件移交時，若發(fā)現(xiàn)份數(shù)不足或毀損，應(yīng)由原受領(lǐng)部門人員提出申請補發(fā)齊全后再交接。6.13質(zhì)量記錄控制6.13.1質(zhì)量記錄的收集1、 凡本公司質(zhì)量管理體系運作相關(guān)活動所產(chǎn)生的記錄（包括外協(xié)廠商提供的適當(dāng)記錄），均應(yīng)予以收集與管理。2、 記錄由各相關(guān)活動參與人員或職能人員負(fù)責(zé)收集，并加以適當(dāng)?shù)?/p>

13、整理歸檔。6.13.2記錄的識別：（1）記錄應(yīng)有個別的記錄名稱（不同的記錄表單應(yīng)有不同的記錄有不同的編號和名稱），如適用時，記錄應(yīng)包含日期、編號、權(quán)責(zé)人員等必要的信息。（2）記錄保存于卷宗夾時，卷宗夾的書背應(yīng)注明存放記錄的名稱。（3）為減少資源浪費，任何作廢的記錄表單若以廢紙再利用，但作廢面應(yīng)畫×識別，以免誤導(dǎo)記錄容。6.13.3記錄的儲存與保護(hù)：（1）記錄應(yīng)以適當(dāng)?shù)沫h(huán)境分類歸檔儲存，原則上記錄應(yīng)保存于卷宗夾并置放于檔案柜中。（2）記錄如屬較不常使用或需長期保存者，得于相當(dāng)數(shù)量后統(tǒng)一收存于紙箱中保護(hù)，儲存時應(yīng)避免記錄受潮致使記錄毀損。（3）為確保記錄能清晰易于辨識容，如保存期限超過半

14、年者，不得以 熱感應(yīng)紙做為記錄使用，應(yīng)先將 紙復(fù)印后再歸檔保存。（4）記錄存放于卷宗夾中，應(yīng)以記錄發(fā)生日期、或記錄編號順序，依序排列符合邏輯方式整理，以免混亂致使記錄取用時找不到。（5）各部門的記錄于每年12月30日至元月5日前整理包裝標(biāo)識好，交文控中心統(tǒng)一保存和處理。6.13.4記錄的取用：（1）記錄歸檔后，需閱讀或使用時應(yīng)避免將記錄攜離卷宗夾中，如有必要時，應(yīng)能于使用后立即放回原位歸檔。（2）記錄若因取用致毀損或無法辨識時，應(yīng)立即通知記錄相關(guān)單位或人員，可行時，應(yīng)重新建立該項記錄歸檔保存。（3）如因客戶或利害相關(guān)者的要求，產(chǎn)品的相關(guān)檢驗記錄可提供給客戶或利害相關(guān)者做為產(chǎn)品符合要求的證據(jù)。6

15、.13.5記錄的保存期限：（1）記錄表單的保存期限依質(zhì)量記錄保存年限表（附件一）上注明的保存期限為主。（2）記錄上若未注明保存期限者，依下列規(guī)定保存：a、一般性記錄： 與產(chǎn)品質(zhì)量無關(guān)，屬行政或事務(wù)性的記錄者，應(yīng)保存至少三個月以上。 上述記錄若有時效超過三個月者，應(yīng)依記錄所述時間再加三個月保存。b、與產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)記錄： 與產(chǎn)品檢驗相關(guān)的記錄，應(yīng)保存至交貨后二年以上。 儀器設(shè)備的校驗記錄，應(yīng)保存至校驗的有效期延期半年。 如因客戶要求者，應(yīng)依客戶要求予以維持。c、體系管理與持續(xù)改善相關(guān)記錄： 屬質(zhì)量管理體系中管理責(zé)任與持續(xù)改善相關(guān)的記錄（如：管理審查會議記錄、部稽核記錄、矯正與預(yù)防措施記錄）應(yīng)至少保存二年以上。 除符合上述規(guī)定外，如有處理時效的相關(guān)記錄，應(yīng)保存至該相關(guān)處理確認(rèn)完成后半年以上。6.13.6記錄的處置：（1）超逾保存期限的各類相關(guān)記錄，由文控中心的相關(guān)人員于適當(dāng)時機加以整理，呈報管理者代表確認(rèn)有無繼續(xù)保存的必要性，判定無保存必要時，則自行銷毀或于記錄上畫×做為廢紙再利用。（2）管理者代表認(rèn)為尚有保存必要時，應(yīng)再將記錄保存期限延長至少三個月。7 相關(guān)文件7.1 質(zhì)量手冊 CDYLQM1007.2 質(zhì)量管理體系文件總覽表 QC01017.3 質(zhì)量記錄保存年限 QC0102 8 附件和記錄81受控文件的發(fā)放/回收記錄