企業(yè)行政管理存在的問(wèn)題及創(chuàng)新對(duì)策分析

1、企業(yè)行政管理存在的問(wèn)題及創(chuàng)新對(duì)策分析摘要:一個(gè)企業(yè)較為完善的組織架構(gòu)中, 行政部門(mén)是必不可少的。 企業(yè)的行政 管理體系是一個(gè)企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng), 也可以說(shuō), 行政效率的高低直接影響 著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。 然而在企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中, 行政管理工作存在 著一系列問(wèn)題和難題, 有些是制度問(wèn)題, 有些是人員問(wèn)題, 這些都影響了企 業(yè)運(yùn)作的效率,為了改革弊病,與時(shí)俱進(jìn),講求產(chǎn)效,因此我們要開(kāi)辟企業(yè) 行政管理的新方向。關(guān)鍵詞:企業(yè);行政管理;行政管理體系;制度革新一、企業(yè)行政管理的地位企業(yè)行政管理指的是企業(yè)行政部門(mén)為了自身的生存和發(fā)展, 而依靠一定 的制度、 法律、 方法及原則對(duì)企業(yè)進(jìn)行智能性管理的統(tǒng)

2、一。 企業(yè)行政管理具 有服務(wù)、管理、協(xié)調(diào)三大功能,作用于企業(yè)建設(shè)和發(fā)展,其意義十分深遠(yuǎn)。 從企業(yè)的角度來(lái)講, 企業(yè)行政管理的范圍很廣, 總的來(lái)講就是企業(yè)的吃喝拉 撒。我們要認(rèn)識(shí)到,其包括公文管理,檔案管理,會(huì)議管理,印鑒管理,日 常辦公事務(wù)管理,行政采購(gòu)管理,辦公用品,文具管理,后勤宿舍管理,保 安管理,車輛管理,外部聯(lián)系以及與組織,相關(guān)部門(mén)的和諧關(guān)系的建立等。 二、企業(yè)行政管理的特點(diǎn)1、企業(yè)行政管理是為經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)的企業(yè)的行政管理如果不利于充分利用和合理調(diào)配企業(yè)的人力、物力、財(cái)力、 技術(shù)等資源, 不利于調(diào)動(dòng)廣大員工的積極性、 主動(dòng)性和創(chuàng)造性, 不利于開(kāi)源節(jié)流, 提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,加快企業(yè)的

3、發(fā)展,那也是沒(méi)有價(jià)值的。簡(jiǎn)言之,企業(yè)行政 管理服務(wù)于企業(yè)的根本目的, 即通過(guò)為社會(huì)提供商品和服務(wù)而謀取盡可能大的經(jīng) 濟(jì)效益。2、企業(yè)行政管理注重內(nèi)容和實(shí)質(zhì)通常,企業(yè)的行政管理往往根據(jù)公司實(shí)際需要,對(duì)行政管理的諸多制度、程 序、環(huán)節(jié)、形式、圖表、文件等進(jìn)行剪裁和調(diào)整,使之變得精練、實(shí)用、簡(jiǎn)潔、 便利、省時(shí)、省錢(qián)。3、企業(yè)行政管理講究實(shí)效雖然我們不能說(shuō)要直接用企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益來(lái)衡量具體的行政管理行為,也就是 說(shuō), 不能直接對(duì)某個(gè)具體的行政行為問(wèn) “你這種做法能為企業(yè)賺多少錢(qián)” 。 但是, 企業(yè)的行政管理還是比較直接地與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益相聯(lián)系。 企業(yè)行政管理的著眼 點(diǎn)在于充分挖掘和最大限度地利用公司的各種

4、資源, 提高員工工作積極性, 開(kāi)源 節(jié)流,提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益,加快企業(yè)發(fā)展。4、企業(yè)行政管理具有很強(qiáng)的靈活性企業(yè)的行政管理往往根據(jù)公司實(shí)際發(fā)展需要經(jīng)常進(jìn)行變革、增刪、剪裁、變 通,因而帶有很強(qiáng)的靈活性,比較能符合時(shí)代的發(fā)展和公司實(shí)際。三、企業(yè)行政管理的重要性1、有助于增強(qiáng)我國(guó)企業(yè)的適應(yīng)能力改革開(kāi)放以來(lái),我國(guó)社會(huì)各方面得到迅速發(fā)展,綜合國(guó)力和競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力大大加 強(qiáng)。為促進(jìn)我國(guó)更快更好地發(fā)展,落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、建設(shè)創(chuàng)新型國(guó)家、構(gòu)建社會(huì) 主義和諧社會(huì)、 建設(shè)社會(huì)主義新農(nóng)村等重大戰(zhàn)略思想和戰(zhàn)略任務(wù)被提出, 這不僅 是目前形勢(shì)發(fā)展的需要,而且對(duì)于我國(guó)企業(yè)的發(fā)展同樣具有非常重要的指導(dǎo)作用。 而我國(guó)企業(yè)要想更好地貫

5、徹落實(shí)這些戰(zhàn)略思想和戰(zhàn)略任務(wù), 并以此為指導(dǎo)來(lái) 促進(jìn)他們獲得更好的發(fā)展, 就必須通過(guò)企業(yè)行政管理來(lái)實(shí)現(xiàn), 也只有這樣, 我國(guó) 企業(yè)才能更好地適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要。 換言之, 企業(yè)行政管理有助于增強(qiáng)我國(guó)企 業(yè)的適應(yīng)能力。2、有助于增強(qiáng)我國(guó)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力除了經(jīng)濟(jì)實(shí)力以外, 企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力在一定程度上體現(xiàn)為企業(yè)的科技競(jìng)爭(zhēng) 力和可持續(xù)發(fā)展能力。 而在一定意義上講, 企業(yè)的科技競(jìng)爭(zhēng)力體現(xiàn)為能否緊密結(jié) 合時(shí)代要求進(jìn)行學(xué)習(xí)。企業(yè)行政管理在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著服務(wù)和保障的作用。 3、有助于保證我國(guó)企業(yè)健康發(fā)展在我國(guó)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中,它們會(huì)碰到一些困難,其職工也會(huì)存在思想上和實(shí) 踐中的一些問(wèn)題, 這些問(wèn)題是我國(guó)企業(yè)

6、健康發(fā)展的不利因素。 同時(shí), 目前我國(guó)處 于從傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制向社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)型的時(shí)期, 政企不分的現(xiàn)象依 然存在。 在這種情況下, 我國(guó)的企業(yè)需要同一些政府管理部門(mén)打交道, 以爭(zhēng)取項(xiàng) 目和資金。 而企業(yè)行政管理的任務(wù)就是努力同政府部門(mén)打交道, 為企業(yè)爭(zhēng)取良好 的外部環(huán)境; 通過(guò)各種途徑解決企業(yè)職工思想上的和實(shí)踐中的難題, 幫助企業(yè)走 出困境, 為企業(yè)發(fā)展取得良好的內(nèi)部環(huán)境。 由此看來(lái), 企業(yè)行政管理有助于保證 我國(guó)企業(yè)健康發(fā)展。4、有助于保證我國(guó)企業(yè)實(shí)現(xiàn)生存發(fā)展目標(biāo)一般來(lái)說(shuō),企業(yè)行政管理通過(guò)開(kāi)展如下工作發(fā)揮作用:一是計(jì)劃工作,即確 定管理內(nèi)容的目標(biāo)和決定如何達(dá)到這些目標(biāo); 二是組織工

7、作, 即企業(yè)行政管理人 員必須明確工作的內(nèi)容, 并將其按性質(zhì)分類, 逐級(jí)建立自上而下的責(zé)權(quán)關(guān)系, 保 證行政管理渠道的暢通無(wú)阻;三是指揮工作,即采取具體措施 , 調(diào)動(dòng)和協(xié)調(diào)企業(yè) 行政管理人員按要求完成各項(xiàng)工作; 四是控制工作, 即對(duì)指揮工作的各項(xiàng)措施進(jìn) 行監(jiān)測(cè)、 控制與調(diào)整。 在我國(guó)企業(yè)的運(yùn)作中, 以經(jīng)理或廠長(zhǎng)為首的行政管理系統(tǒng) 運(yùn)用行政手段開(kāi)展計(jì)劃、組織、指揮和控制工作 , 把企業(yè)各環(huán)節(jié)、各部門(mén)聯(lián)結(jié)成 一個(gè)有序運(yùn)行的有機(jī)整體, 并通過(guò)各種行政管理手段及時(shí)有效地組織企業(yè)生產(chǎn)經(jīng) 營(yíng)活動(dòng),從而保證企業(yè)生存發(fā)展目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)。四、目前企業(yè)行政管理中普遍存在的問(wèn)題1、行政管理工作主觀隨意性太大,缺乏行之

8、有效的規(guī)章制度及科學(xué)規(guī)范的 行政管理體系。在企業(yè)行政管理的操作實(shí)踐當(dāng)中,普遍存在著完全憑借主觀意愿進(jìn)行管理的 “游擊作風(fēng)” 忽視規(guī)章制度建立, 完全憑自己的主觀意愿開(kāi)展工作。 企業(yè)沒(méi)有完 整可依的規(guī)章制度,人員分工不明確,工作沒(méi)有具體流程,分工不清楚,責(zé)任不 明晰,這樣就會(huì)造成企業(yè)運(yùn)行沒(méi)有秩序,職員工作積極性低,辦事效率低下。嚴(yán) 重影響工作效率,造成極大資源浪費(fèi)。當(dāng)前, 企業(yè)行政管理的重點(diǎn)仍放在文書(shū)檔案管理、 辦公室管理、 總務(wù)后勤管 理等具體行政事務(wù)當(dāng)中,這一形式已跟不上時(shí)代發(fā)展對(duì)行政管理的要求。此外, 企業(yè)為了同國(guó)家政府機(jī)關(guān)相協(xié)調(diào), 亦會(huì)在其內(nèi)部設(shè)置相應(yīng)的管理機(jī)關(guān), 通常稱為 管理部, 而

9、對(duì)這一機(jī)關(guān)的管理就成為行政管理中的主要內(nèi)容, 企業(yè)行政管理活動(dòng) 受到局限, 研究范圍集中于事務(wù)性活動(dòng), 陷入反復(fù)龐雜的事務(wù)中, 也正是企業(yè)行 政管理部門(mén)工作的開(kāi)展始終圍繞著一些具體性的失誤, 導(dǎo)致了企業(yè)行政管理體系 的欠缺。 這樣的一種管理體系與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展并不匹配, 從而也忽視了行政管 理本身所能發(fā)揮的重大的作用。2、企業(yè)的行政管理不被重視,帶有一定的教條主義,甚至照搬黨政機(jī)關(guān)行政管理模式。在部分行政管理人員中存在著官僚思想,忽視公司的實(shí)際需要和和企業(yè)行政 管理的特點(diǎn),搞形式主義,做表面文章,立形象工程,把企業(yè)的行政管理部門(mén)完 全獨(dú)立于其他各個(gè)部門(mén), 這樣就會(huì)極大浪費(fèi)企業(yè)資源, 降低企業(yè)工

10、作效率, 嚴(yán)重 影響企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)建設(shè)和發(fā)展。 管理中完全憑借負(fù)責(zé)人或老板的意愿, 缺乏科學(xué)的 決策、研究及落實(shí)程序,這種運(yùn)氣主導(dǎo)下的管理形式,使得部門(mén)、機(jī)構(gòu)、各級(jí)責(zé) 任人形同虛設(shè),嚴(yán)重影響著員工的勢(shì)氣和行政管理效率,導(dǎo)致了人、財(cái)、物資源 的巨大浪費(fèi)。受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)慣性思維的影響,我國(guó)行政管理操作中,行政管理干部仍存在著 一些機(jī)關(guān)習(xí)氣、 機(jī)關(guān)作風(fēng), 這些干部對(duì)企業(yè)的行政管理特點(diǎn)和企業(yè)的實(shí)際需要不 加考慮,而照搬黨政機(jī)關(guān)的行政管理模式,按部就班,繁文縟節(jié),官樣文章,文 牘主義,筆墨官司,公文旅行,咬文嚼字,紙上談兵,不講實(shí)效,頤指氣使,這 樣的管理形式浪費(fèi)了大量的時(shí)間和精力, 是一種極大的浪費(fèi), 直接導(dǎo)

11、致員工士氣 不足。權(quán)利集中,缺乏制約,這會(huì)嚴(yán)重影響管理的民主化以及決策的科學(xué)化,行 政管理缺乏事實(shí)基礎(chǔ),行政管理效率自然不高,企業(yè)效益的提升更是無(wú)從談起。 目前,我國(guó)的很多企業(yè)都處于一種比較新興的發(fā)展階段,過(guò)多地重視企業(yè)的 經(jīng)濟(jì)效益, 把生產(chǎn)和銷售發(fā)展主要的地位, 其他部門(mén)幾乎可有可無(wú)。 尤其在一些 中小型企業(yè)當(dāng)中, 在管理方式上非常教條。 有些企業(yè)甚至不去設(shè)置專門(mén)的管理機(jī) 構(gòu)和管理部門(mén), 沒(méi)有系統(tǒng)的管理體系。 而其他的部門(mén)也忽視行政制度的管理, 認(rèn) 為行政制度是可有可無(wú)的制度, 甚至將行政部門(mén)當(dāng)成是企業(yè)發(fā)展的障礙。 還有一 些企業(yè)甚至照搬我國(guó)黨政機(jī)關(guān)的現(xiàn)成的管理模式, 而不去具體地分析自己企

12、業(yè)所 具有的基本狀況和基本特征, 導(dǎo)致有些方面的管理被忽視, 而有些方面的管理又 被重視的過(guò)緊。3、企業(yè)行政管理工作脫離實(shí)際,成為“空中樓閣 ” 。行政管理工作人員對(duì)企業(yè)本身的業(yè)務(wù)不了解、不關(guān)心、不熟悉,管理時(shí)往往 脫離各部門(mén)的實(shí)際情況, 制定發(fā)布一些根本無(wú)法推行和實(shí)施的規(guī)章制度, 不注重 決策的可行性, 引起其他部門(mén)對(duì)行政管理部門(mén)的反感和排斥。 于是造成其他部門(mén) 心理上總覺(jué)得行政人員礙手礙腳, 巴不得他們永遠(yuǎn)不要在自己的部門(mén)露面, 不要 干擾自己的工作; 除非是有什么必須要行政管理部門(mén)幫助解決的事, 否則寧愿與 行政管理部門(mén)老死不相往來(lái)。 盡量減少與行政管理部門(mén)的交流, 而企業(yè)行政管理 人員

13、也往往或是很知趣地盡量不去打攪其它部門(mén), 或是對(duì)其它部門(mén)有一種抵觸情 緒,干脆大家有事說(shuō)事,沒(méi)事散伙,相應(yīng)減少開(kāi)展對(duì)其他部門(mén)的各類相關(guān)工作, 雙方的隔閡和抵觸就更深。 這樣就陷入了惡性循環(huán):一方面企業(yè)行政管理部門(mén)對(duì) 其他部門(mén)的工作接觸越少, 就越不了解情況, 其管理就越脫離實(shí)際, 行政管理脫 離了實(shí)際,就不能制定正確的、科學(xué)的、切合要害的政策,處理問(wèn)題只能是隔靴 搔癢,另一方面,企業(yè)行政管理越脫離實(shí)際,就越遭受各業(yè)務(wù)部門(mén)的排斥,從而 也就越不了解各業(yè)務(wù)部門(mén)情況。五、企業(yè)行政管理問(wèn)題的解決思路及創(chuàng)新對(duì)策分析1、進(jìn)行企業(yè)行政管理的制度革新。行政管理制度是企業(yè)行政管理的基礎(chǔ), 所有的企業(yè)行政管理工作

14、都是基于行政 管理制度展開(kāi)的, 而制度恰恰也是實(shí)踐中矛盾最為尖銳的集中點(diǎn), 因此, 如何在 國(guó)有企業(yè)改革的大環(huán)境中, 制定適合企業(yè)當(dāng)前運(yùn)營(yíng)狀態(tài)、 提高人員工作效率的行 政管理制度就成了我們首先要研究的問(wèn)題。 行政工作辦事效率低下, 在一定程度 上已經(jīng)對(duì)企業(yè)的正常生產(chǎn)和運(yùn)營(yíng)帶來(lái)很多的障礙, 這不僅僅是多年遺留下來(lái)的官本位作風(fēng)問(wèn)題,制度才是這其中最為根本的原因。在國(guó)有企業(yè)改革的過(guò)程中,必然會(huì)伴隨著新的行政制度的制定,在制定制度 的時(shí)候,不但要確保制度的正確性,更重要的是要考慮它能否有很強(qiáng)的執(zhí)行性, 是否可以容易地為員工所習(xí)慣, 這是企業(yè)行政管理制度革新的關(guān)鍵。 由于行政制 度是關(guān)系到企業(yè)每一個(gè)員工

15、的基礎(chǔ)制度, 是每個(gè)員工每天都會(huì)接觸和必須遵守的 規(guī)范, 因此, 讓當(dāng)事人參與制度的制定是制定制度時(shí)一個(gè)重要的原則, 這也是制 定好的行政制度能為所有員工接受良好執(zhí)行的關(guān)鍵,如日常工作的考勤制度等。 也同樣由于制度是針對(duì)大面積的受眾, 所以制度本身的語(yǔ)言描述應(yīng)該盡可能的簡(jiǎn) 明扼要通俗易懂, 并且要注意語(yǔ)言的描述要盡量避免有歧義的產(chǎn)生, 這樣才能讓 所有的員工都可以輕松地理解。當(dāng)然,企業(yè)的行政管理制度是企業(yè)的行政管理工作人員擬定的,由于他們并 沒(méi)有實(shí)際參與到企業(yè)的所有工作流程中, 制定的一些管理制度難免會(huì)與相應(yīng)的工 作習(xí)慣有一定的沖突,這也是很多企業(yè)的員工抱怨行政制度不合理的原因所在。 那企業(yè)行

16、政管理人員在制定制度時(shí),就一定要深入了解各個(gè)流程的員工的需求, 認(rèn)真分析他們現(xiàn)有的工作習(xí)慣, 在這個(gè)基礎(chǔ)上, 提出改造的制度意見(jiàn), 這樣既能 保證制度的可執(zhí)行性和高效率,也能避免制度和現(xiàn)實(shí)脫節(jié)的矛盾。此外,一個(gè)良好的制度必須具有很強(qiáng)的可操作性,否則就失去了制定行政制 度的意義。 新制度的執(zhí)行過(guò)程就是改變員工工作習(xí)慣的過(guò)程, 管理者應(yīng)該很清楚 地認(rèn)識(shí)到該制度的執(zhí)行會(huì)帶來(lái)哪些工作習(xí)慣的改變,這種改變員工是否可以接 受, 接受的程度是多少。 然后根據(jù)具體情況, 管理者必須采取一些輔助措施來(lái)加 強(qiáng)對(duì)員工工作習(xí)慣的改造, 以保證新制度的順利執(zhí)行, 同時(shí)也讓員工順利的度過(guò) 新制度的適應(yīng)期。2、健全企業(yè)行政

17、管理的領(lǐng)導(dǎo)體制。科學(xué)的行政管理體制包括三方面內(nèi)容:以行政首長(zhǎng)負(fù)責(zé)制為主, 咨詢機(jī)構(gòu)為 補(bǔ)充, 建立有相應(yīng)的行政監(jiān)督部門(mén)。 這些都要逐步改進(jìn), 以加強(qiáng)和提高行政管理 工作及其質(zhì)量。 定期評(píng)價(jià)業(yè)績(jī), 擇優(yōu)使用行政管理人才。 企業(yè)人事部門(mén)雖一直以 業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)作為行政管理人員晉升的標(biāo)準(zhǔn), 但長(zhǎng)期缺乏科學(xué)性和準(zhǔn)確性, 人為因素 干擾太多。 我們經(jīng)常聽(tīng)說(shuō)某某老總特別偏心于經(jīng)營(yíng)、 技術(shù)或財(cái)務(wù)等等, 卻從未聽(tīng) 說(shuō)有一個(gè)特別偏心于行政的老總。 造成這種情況的原因, 除了老總們的急功近利、 追求短期效應(yīng)、 缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)眼光、 重經(jīng)營(yíng)輕管理的普遍傾向之外, 對(duì)企業(yè)行政及其 在企業(yè)中的地位缺乏認(rèn)識(shí)也是重要原因之一。企業(yè)的管

18、理、經(jīng)營(yíng)、技術(shù)、生產(chǎn)、 發(fā)展、 財(cái)務(wù)以不同的程度伸展到企業(yè)的各個(gè)部門(mén)的一個(gè)個(gè)網(wǎng)絡(luò)。 在公司領(lǐng)導(dǎo)的分 工問(wèn)題上, 應(yīng)當(dāng)從管理體制上保證公司領(lǐng)導(dǎo)之間的分工不分家, 這樣才有利于打 破部門(mén)分割,加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào),調(diào)動(dòng)員工積極性等。按照這樣一種分工體系, 企業(yè)的行政系統(tǒng)就能克服原先的分工體制造成的部門(mén)分割、 行政無(wú)力等問(wèn)題, 充 分、 有力地發(fā)揮其全局性、 統(tǒng)攝性的管理功能, 較大地提高企業(yè)的行政效率和行 政素質(zhì),真正體現(xiàn)其在企業(yè)中應(yīng)有的作用。3、重視企業(yè)行政管理的重要地位,構(gòu)建行政管理新體系。從企業(yè)的上級(jí)部門(mén)到下級(jí)部門(mén)都有一個(gè)完善的流程,這個(gè)流程不僅要十分健 全而且要十分明確。主要是哪個(gè)部門(mén)應(yīng)對(duì)哪個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé),隸屬關(guān)系一定要明確。 這樣做有兩個(gè)好處, 一是防止企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的一言堂的現(xiàn)象, 從而導(dǎo)致管理上的混亂, 二是明