企業(yè)采購流程內(nèi)部控制研究

1、企業(yè)采購流程內(nèi)部控制研究摘要：采購作為企業(yè)三大職能之一，不僅是企業(yè)進行科學(xué)管理的開端，也是企業(yè)最易出現(xiàn)漏洞的環(huán)節(jié)。隨著市場競爭的日益加劇，企業(yè)越來越重視從內(nèi)部控制進行節(jié)約，通過降低成本以提高效益。然而，目前企業(yè)采購流程內(nèi)部控制的建設(shè)和執(zhí)行還面臨著許多問題，需要進一步改善和提高。本文針對企業(yè)采購流程內(nèi)部控制的現(xiàn)狀進行剖析，進而提出健全優(yōu)化采購流程內(nèi)部控制的對策，同時對執(zhí)行采購內(nèi)控時的關(guān)鍵點提出相關(guān)建議，從而對企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制進行全面研究。關(guān)鍵詞：采購流程;內(nèi)部控制;權(quán)責(zé)分離;預(yù)算決算企業(yè)采購是生產(chǎn)和銷售的基礎(chǔ)，采購的成本、效率直接影響到企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量的好壞和利潤的高低。采購流程較多，涉及的內(nèi)容

2、繁雜，采購成本幾乎占總成本的百分之七八十，是企業(yè)經(jīng)營活動中需要重點關(guān)注的環(huán)節(jié)之一。然而，目前我國對采購流程方面的內(nèi)部控制研究尚淺，很多企業(yè)采購過程不夠透明、內(nèi)部控制不夠嚴(yán)密，導(dǎo)致了暗箱操作、以權(quán)謀私等腐敗現(xiàn)象，使企業(yè)經(jīng)營運作出現(xiàn)問題甚至倒閉。因此，深入研究企業(yè)采購流程的內(nèi)部控制對健全優(yōu)化采購流程內(nèi)部控制、強化企業(yè)經(jīng)營管理具有重大的理論與現(xiàn)實意義。1企業(yè)采購流程的內(nèi)部控制現(xiàn)狀任何一個企業(yè)的運行發(fā)展都離不開采購，采購業(yè)務(wù)作為企業(yè)各項活動的首要環(huán)節(jié)，對企業(yè)的持續(xù)經(jīng)營產(chǎn)生著至關(guān)重要的影響。采購的開始是因為存在需求，所以要根據(jù)需求部門提交的請購單由采購部門制訂采購計劃，進行預(yù)算評估，決算商定，報經(jīng)上級進

3、行審批；審批通過后，由采購人員進行供應(yīng)商選擇，公平招標(biāo)，貨比三家；選定供應(yīng)商后洽談合同，簽訂采購合同并發(fā)出訂購單；收到貨時由庫存管理部門進行驗收，與采購單進行核對；不合格材料要進行退貨處理，合格材料驗收無誤后再由財務(wù)部根據(jù)采購發(fā)票進行付款。綜上可見，采購流程是一個連續(xù)的過程，涉及不同的部門和人員，所以需要各個部門人員之間相互協(xié)調(diào)、監(jiān)督，才能實現(xiàn)采購的最優(yōu)化。然而，目前我國部分企業(yè)的采購流程設(shè)計和執(zhí)行仍然存在問題，流于形式。1.1崗位未權(quán)責(zé)分離，缺乏監(jiān)督采購業(yè)務(wù)沒有明確崗位的分工責(zé)任制，提交申請的人員同時負責(zé)審批工作；采購員負責(zé)執(zhí)行的同時又負責(zé)記錄、驗收；審核人員負責(zé)審核的同時又負責(zé)付款等。這些

4、不合理的崗位設(shè)置成為采購成本偏高，采購物資質(zhì)量卻不高，或者根本不是生產(chǎn)所需的主要原因。不僅如此，采購流程中缺少必要的審核監(jiān)督，只是由采購人員進行供應(yīng)商挑選、詢價，可能導(dǎo)致采購人員與供應(yīng)商進行暗箱操作、從中獲利，而購入的物資或價格偏高，或質(zhì)量不足，或與生產(chǎn)所需并不達標(biāo)。因此，沒有良好的監(jiān)督機制也會影響企業(yè)采購成本及質(zhì)量。1.2采購計劃不明確，缺乏預(yù)算控制好多企業(yè)采購是隨時需要隨時采購，并無嚴(yán)格的采購預(yù)算計劃。這樣的采購流程，不僅采購時間受到限制，而且缺少對采購價格、質(zhì)量的對比，因為時間緊張，無法對采購項目進行詳細地調(diào)查分析，嚴(yán)重導(dǎo)致采購時機盲目性、采購信息不確定性。有的企業(yè)制訂了采購計劃，只是為

5、了迎合領(lǐng)導(dǎo)的要求，或者計劃內(nèi)容不符合實際情況，使得采購計劃嚴(yán)重不可行。1.3供應(yīng)商選擇重人情，管理缺乏跟蹤采購活動就是要與供應(yīng)商打交道，所以供應(yīng)商的好壞直接影響到企業(yè)的利潤。由于受到利益與情誼等影響，采購人員很可能忽略產(chǎn)品質(zhì)量，選擇價格偏高、質(zhì)量偏低的關(guān)系戶。同時，企業(yè)對已選定的供應(yīng)商缺乏持續(xù)的跟蹤，對供應(yīng)商的資信、經(jīng)營狀況及范圍沒有實時關(guān)注，容易出現(xiàn)材料臨時短缺、采購鏈斷裂等問題。2健全采購流程內(nèi)部控制的對策2.1落實崗位權(quán)責(zé)分離，完善監(jiān)督機制為實現(xiàn)高效優(yōu)質(zhì)的采購目標(biāo)，要求企業(yè)設(shè)置合理的崗位分工，明確崗位責(zé)任，切實做到權(quán)責(zé)分離。主要的崗位分工包括：請購與審批分離；采購執(zhí)行與記錄分離；采購執(zhí)行

6、與驗收分離；詢價與付款分離；付款與審批分離。執(zhí)行內(nèi)控的人員要定期或不定期的督促、規(guī)范、審核相關(guān)負責(zé)人的業(yè)務(wù)操作，切實履行好內(nèi)控管理的責(zé)任，定期組織開展有效地監(jiān)督檢查。采購環(huán)節(jié)涉及多個關(guān)鍵控制點，每個關(guān)鍵點都由不同的人進行負責(zé)。這樣可以避免個人專權(quán)，避免利用職位之便以權(quán)謀私。還可以明確責(zé)任，某個控制點出現(xiàn)問題，可以快速準(zhǔn)確地找出該控制點的負責(zé)人，詢問原因，制定解決方案，根據(jù)問題情形追究責(zé)任。這樣不僅提高工作效率、嚴(yán)防徇私舞弊、暗箱操作，更有利于明確責(zé)任，提高采購效益。2.2合理制訂采購計劃，加強預(yù)算控制在市場沒有出現(xiàn)大幅度波動的情況下，企業(yè)的主要產(chǎn)品大致每年的生產(chǎn)量相同，對原材料的需求幾乎也應(yīng)跟

7、隨趨勢變化。因此，為強化企業(yè)的采購流程內(nèi)部控制，應(yīng)事先進行合理地采購預(yù)算。采購預(yù)算是根據(jù)以往年度原材料的需求量對本年生產(chǎn)所需量進行估算，賬表分析，結(jié)合本年的市場需求、原材料的價格浮動、通貨膨脹、是否停產(chǎn)減產(chǎn)等因素，進行較為合理的預(yù)計，制訂采購計劃，完善采購需求，實現(xiàn)資金與存貨的有效配置，盡量使資金流動起來，使存貨既可以滿足生產(chǎn)需求，又不會造成過量的儲存成本或變質(zhì)浪費。2.3制定供應(yīng)商跟蹤體系企業(yè)可以引進集財務(wù)與管理一體化的操作系統(tǒng)對供應(yīng)商進行有效控制。以SAP為例，其為企業(yè)提供一整套標(biāo)準(zhǔn)化評價供應(yīng)商的評分系統(tǒng)，分值從1到100分，評價標(biāo)準(zhǔn)主要包括價格、交貨、質(zhì)量和服務(wù)。在這些數(shù)值化的評價標(biāo)準(zhǔn)基

8、礎(chǔ)之上，采購人員能夠減少主觀差異性的影響，可以給供應(yīng)商一個全面的評價。而且，對供應(yīng)商建立跟蹤體系，可以全面了解供應(yīng)商的主營業(yè)務(wù)產(chǎn)品以及附加產(chǎn)品等等，便于在企業(yè)臨時需要某項產(chǎn)品時，能夠及時與供應(yīng)商聯(lián)系溝通數(shù)量價格，更可以節(jié)省選擇的時間，有利于實現(xiàn)高效采購。2.4運用新技術(shù)更有效助力采購內(nèi)控一方面，企業(yè)可以購買專用的網(wǎng)絡(luò)采購軟件，軟件中包含提供各種需求的供應(yīng)商，采購人員通過軟件進行公開招標(biāo)，公平競價，選擇物美價廉的物資用于企業(yè)生產(chǎn)。而且，通過網(wǎng)絡(luò)招標(biāo)還可以使采購信息公開化、過程透明化，加強了企業(yè)內(nèi)部復(fù)核監(jiān)督機制。采購人員選擇供應(yīng)商后，內(nèi)部控制人員可以進行復(fù)核，嚴(yán)防存在徇私舞弊造成采購成本過高等風(fēng)險

9、。另一方面，隨著財務(wù)軟件的管理功能越來越具有實用性，企業(yè)可以擴展財務(wù)軟件的管理模塊，利用采購、存貨等管理模塊，更為便捷地對采購流程進行管理控制。財務(wù)部將請購單、訂購單、發(fā)票等相關(guān)支持性文件錄入系統(tǒng)中進行核對，核對無誤后可自動記賬，在系統(tǒng)自動化的鏈接下，完成采購內(nèi)容的記錄審核工作，避免了手工操作的誤差、不及時性以及不完整性，保障了采購環(huán)節(jié)下物料管理的準(zhǔn)確性，從而加強了采購流程的內(nèi)部控制。3采購流程內(nèi)控執(zhí)行時的關(guān)鍵點3.1預(yù)算決策時應(yīng)對賬表進行細化分析企業(yè)管理的重心在于決策，決策是根據(jù)合理有效地預(yù)算進行的，一項決策離不開正確、可靠、及時的相關(guān)信息，所以對賬表進行細化分析十分必要。在管理會計中，對賬

10、表分析僅僅局限于量本利分析，投資決策等，但在實際的工作中，對賬表分析要考慮的因素就不僅僅是這些了。采購、存貨、成本費用、固定資產(chǎn)、預(yù)算等相關(guān)理論也涉及采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，可大多都是程序方面的規(guī)定。因此，在實際進行采購預(yù)算時，應(yīng)當(dāng)結(jié)合采購內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，細化預(yù)算項目，綜合考慮潛在風(fēng)險的可能性，從而提高采購計劃的科學(xué)合理性。不僅如此，還應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)整體目標(biāo)及資源配置能力，通過合理預(yù)測，綜合計算和全面平衡，對當(dāng)年或最近幾個年度的生產(chǎn)經(jīng)營和財務(wù)事項進行相關(guān)額度調(diào)整，從而建立一套完整的預(yù)算機制。3.2采購環(huán)節(jié)應(yīng)注意風(fēng)險管理為了加強內(nèi)部控制管理，要注意風(fēng)險管理這個大范圍的影響。在企業(yè)的采購環(huán)節(jié)，風(fēng)險體現(xiàn)在采

11、購人員與供應(yīng)商之間是否存在秘密交易，采購是否進行了充分的市場調(diào)查，采購合同責(zé)任是否明確，采購是否及時有效，采購成本是否真實合理等等。除了以上這些可控制因素，還有一些不可控制因素，例如自然災(zāi)害、運輸途中出現(xiàn)事故、市場大幅異常波動等。要實現(xiàn)有效的采購流程內(nèi)部控制，在健全內(nèi)部控制制度時必須結(jié)合這些因素加以考慮。例如，對于不可抗力造成的潛在風(fēng)險，企業(yè)應(yīng)對其進行保險管理或者簽訂套期保值合同，一旦出現(xiàn)問題，可以將企業(yè)損失降到最低。3.3應(yīng)當(dāng)關(guān)注財務(wù)軟件存在的問題企業(yè)采購流程的內(nèi)部控制最終的目的是為了節(jié)約采購成本，減少廢品損失，降低售后服務(wù)開支，獲取高額利潤。而采用財務(wù)軟件系統(tǒng)進行企業(yè)管理，雖然可以在很高的程度上實現(xiàn)這一目的，但目前采用財務(wù)軟件成本也是不容忽視的，這個成本不僅包括購買軟件的價格，還包括使用人員的培訓(xùn)，軟件的后期維護等支出。除此之外，財務(wù)軟件自身也會出現(xiàn)一些問題，例如用友、金蝶有時會出現(xiàn)操作結(jié)果錯誤或運行緩慢等問題。因此，企業(yè)在選擇采用財務(wù)軟件對采購流程進行內(nèi)部控制時，應(yīng)全面考慮成本效益原則，并對軟件自身問題做好防范。4結(jié)語只有將采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的設(shè)計與執(zhí)行有效落實，做到權(quán)責(zé)分離、計劃有序，合理運用網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)，綜合考慮采購風(fēng)險，才能夠降低