公司檔案管理制度(同名16616)

1、公司檔案管理制度為進(jìn)一步完善公司的管理體系， 建立有效的檔案管理制度， 實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，使檔案管理 更有效的為公司管理工作效勞，促進(jìn)公司的可持續(xù)健康開展， 根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定本細(xì) 那么。第一章總那么第一條 公司檔案是在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是考察 和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。第二條檔案管理工作是公司管理根底工作的組成局部，是維護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng) 一的原那么，由公司綜合部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。第三條 公司檔案具體管理工作由專人負(fù)責(zé)， 各部門在工

2、作 和業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的行政、人事、財(cái)務(wù)、采購(gòu)、研發(fā)、生 產(chǎn)、銷售、售后等一系列檔案資料均須由公司統(tǒng)一管理，各部 門不得分散保存。第二章檔案的收集、歸檔第四條對(duì)在公司經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)過程中所形成的一切有查考利 用價(jià)值的文件資料、電子文件、照片、實(shí)物、光盤等均應(yīng)進(jìn)行 收集歸檔，部門和個(gè)人不得以任何理由拒絕歸檔或以副本、復(fù) 印件代替正本、原件歸檔。第五條歸檔的文件資料應(yīng)齊全、完整、法律手續(xù)完備且符 合耐長(zhǎng)久保管的要求，杜絕熱敏紙和有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、 純蘭墨水、復(fù)寫紙等不耐久保管字跡的文件資料的歸檔。已破 損的文件應(yīng)給予修整，字跡模糊和易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。第六條 各部門應(yīng)指定一名業(yè)務(wù)熟練，對(duì)文件

3、資料的形成、 移交、歸檔有控制作用的人員擔(dān)任兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文 件資料的收集、移交、歸檔和留存本部門查閱文件資料的保管。第七條行政、人資類的綜合局部的文件資料一般要形成兩 套，一套移交歸檔，一套留存形成部門備查；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)帳務(wù)所 包含的報(bào)表、帳冊(cè)、憑證等檔案由財(cái)務(wù)部門按有關(guān)規(guī)定自行歸 檔；市場(chǎng)營(yíng)銷類的市場(chǎng)對(duì)外合同、技術(shù)協(xié)議、工程信息臺(tái)賬等 局部的文件資料一般要形成兩套，一套移交歸檔，一套留存形 成部門備查；技術(shù)研發(fā)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造安裝大類的圖紙、說明 書、合格證等文件資料一般應(yīng)形成三套，二套移交歸檔，一套 留存本部門備查。第八條 綜合類的檔案一般在形成的當(dāng)月月底前向檔案室 移交完畢；技術(shù)研發(fā)

4、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造安裝大類的檔案應(yīng)在工程、 工程重要節(jié)點(diǎn)結(jié)束一個(gè)月后對(duì)應(yīng)移交歸檔；重要的合同、協(xié)議、會(huì)議文件、報(bào)表等可及時(shí)移交歸檔；因公出差形成的歸檔范圍 內(nèi)的文件、資料、圖紙返回單位后要及時(shí)歸檔，個(gè)人不得留存。 第九條 電子文件的邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行， 物理歸檔應(yīng)按照 紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。歸檔的電子文件應(yīng)使用不可擦除型 光盤，一式二套。在接收電子檔案前應(yīng)對(duì)檔案的每套載體及技 術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，合格率達(dá) 100%時(shí)方可進(jìn)行交接。歸檔的電子 文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并收集歸檔。歸檔電子文件應(yīng)以盤 為單位填寫?歸檔電子文件登記表? 。歸檔完畢，電子文件形成 部門應(yīng)將存有前電子文件的載體保存至少一年。歸

5、檔的電子文 件應(yīng)用通用格式， 如不能轉(zhuǎn)換， 收集時(shí)應(yīng)同專用軟件一并歸檔。 第十條 檔案人員參加重大設(shè)備到貨的開箱驗(yàn)收， 現(xiàn)場(chǎng)收集 應(yīng)歸檔的說明書、合格證、圖紙、清冊(cè)等資料，并在開箱驗(yàn)收 記錄上簽字。檔案負(fù)責(zé)人按年度將開箱記錄、設(shè)備清單等整理 歸檔。第十一條 所有歸檔的文件資料、 光盤、實(shí)物、 照片等檔案 均應(yīng)辦理移交手續(xù)， 接受登記表一式兩份， 一份由檔案室存放， 一份交移交部門保存。檔案人員對(duì)不符合質(zhì)量要求的檔案有權(quán) 拒收，并指導(dǎo)移交人按要求重新收集、整理、歸檔。第十二條 檔案人員應(yīng)對(duì)文件資料形成的真實(shí)性、完整性、 和質(zhì)量進(jìn)行檢查，并對(duì)查出的問題依據(jù)公司的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核 方法提出考核意見。第

6、三章 檔案的整理第十三條 歸檔的文件資料移交檔案室后， 檔案人員要及時(shí) 進(jìn)行高標(biāo)準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)整理， 使案卷質(zhì)量到達(dá) ?歸檔文件整理規(guī)那么? DA/T22-2000 、? 科 學(xué) 技 術(shù) 檔 案 案 卷 構(gòu) 成 的 一 般 要 求 ?GB/T11822-2000等的要求， 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬務(wù)類檔案由財(cái)務(wù)負(fù) 責(zé)人員按有關(guān)規(guī)定自行進(jìn)行整理。第十四條 按照綜合類、財(cái)務(wù)類、市場(chǎng)類、技術(shù)研發(fā)類、生 產(chǎn)制造類、重大工程類六個(gè)分類表對(duì)歸檔文件資料進(jìn)行分類， 做到分類準(zhǔn)確無誤。第十五條 合理確定文件資料的保管期限和密級(jí)。第十六條 整理時(shí)要做到組卷合理， 編目符合標(biāo)準(zhǔn)要求， 案 卷題名簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容，著錄案卷

7、目錄。第十七條 檔案編號(hào)方法1. 以一個(gè)立檔單位所形成的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)公司部 門及業(yè)務(wù)劃分，結(jié)合檔案的內(nèi)容和檔案載體的形式制定編號(hào)方 法，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。2. 檔案大類別均以具體類別前兩個(gè)字拼音首字母命名，具 體為：行政類： XZ 人資類： RZ財(cái)務(wù)類： CW技術(shù)類： JS市場(chǎng)類： SC制造類： ZZ3. 重大工程編號(hào)。以工程合同簽訂具體時(shí)間、名稱及產(chǎn)品 為依據(jù)進(jìn)行編號(hào)，如以山東晉煤明水惰化保護(hù)系統(tǒng)工程為例， 其 項(xiàng) 目 大 類 編 號(hào) 為 ： 20220416- 晉 煤 明 水 - 惰 化 -01 ， 其 中 20220416 代表工程合同簽訂日期，晉煤明水代表工程業(yè)主及項(xiàng) 目

8、現(xiàn)場(chǎng)所在地簡(jiǎn)稱，惰化代表工程產(chǎn)品， 01 代表工程所處階段 資料的代碼 01 代表工程市場(chǎng)資料， 02 代表工程技術(shù)資料， 03 代表工程采購(gòu)及生產(chǎn)資料， 04 代表工程售后資料， 05代表提交 業(yè)主資料。第十八條 案卷整理應(yīng)在整理間或辦公室整理區(qū)域內(nèi)進(jìn)行。 整理時(shí)嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入或停留；因故離開時(shí)要將文件資料放 好；嚴(yán)禁在整理間或整理區(qū)域內(nèi)抽煙和閑聊，做與工作無關(guān)的 事情。第十九條 篩選出的沒有存檔價(jià)值或重份的文件資料要妥 善放置或退回到形成部門供查閱使用，嚴(yán)禁隨便放置或當(dāng)廢品 處理掉，確需銷毀處理，必須登記造冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn) 行。第二十條 歸檔的電子文件按相關(guān)要求進(jìn)行整理。 歸檔電子

9、 文件以件為單位整理。將著錄結(jié)果制成電子目錄和紙質(zhì)目錄。第二十一條 檔案人員對(duì)案卷質(zhì)量負(fù)責(zé)， 如發(fā)現(xiàn)問題要立即 進(jìn)行整改。重大失誤要按公司相關(guān)考核方法進(jìn)行考核。第四章 檔案的保管第二十二條 應(yīng)選用較好的裝具裝放檔案。 卷皮、 卷盒均應(yīng) 采用無酸材料制成，檔案櫥架要擺放整齊，實(shí)行定置管理，檔 案排架要有規(guī)律、合理，便于搬運(yùn)和通風(fēng)。第二十三條 檔案庫(kù)房要有防火、防盜、防漬、防潮、防有 害生物、防光、防塵、防有害氣體侵害的措施，相對(duì)濕度要保 持在45%-60%溫度要保持在14 24C,定期清掃，保持清潔。第二十四條 嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房； 嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)抽煙和 進(jìn)行與工作無關(guān)的事情。第二十五條 檔案庫(kù)

10、房和檔案櫥的鑰匙要妥善保管， 不準(zhǔn)交 與無關(guān)人員，不準(zhǔn)隨便放在辦公桌上。第二十六條 每年年底要對(duì)庫(kù)存各類檔案進(jìn)行一次統(tǒng)計(jì)， 登 記好統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)上報(bào)上級(jí)檔案管理部門。第二十七條 歸檔電子文件的保管除符合紙質(zhì)檔案的要求 外，還要符合以下條件：1 、歸檔載體應(yīng)作防寫處理，防止擦、劃、記錄涂層。2、單位載體應(yīng)裝盒，平安存放，且防止擠壓。 3、存放時(shí)要遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。第二十八條 每年均應(yīng)對(duì)電子文件的讀取、處理設(shè)備的更 新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與 新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換 工作，原載體保存時(shí)間不少于 3年。保存期

11、滿后對(duì)可擦寫載體 去除后重復(fù)使用，不可去除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進(jìn)行處置。第二十九條對(duì)磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一 次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于 10%如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取 恢復(fù)措施。對(duì)磁性載體上的歸檔電子文件， 應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。 原載體同時(shí)保存時(shí)間不少于 4年。第三十條對(duì)密級(jí)到期檔案要進(jìn)行及時(shí)解密；對(duì)保管期限到期的檔案要及時(shí)做出鑒定和處理。需歸檔的文字、音像及實(shí)物材料的分級(jí)、保管期限如下：文件等級(jí)文件類型保管期限一級(jí) 秘密文件公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡(jiǎn)介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、 榮譽(yù)、經(jīng)營(yíng)方案、管理決策，與總部及其他單 位往來發(fā)文，人事方面的各種文件，財(cái)務(wù)報(bào)表、 賬冊(cè)、資產(chǎn)核算，合同及司法文書

12、，各類產(chǎn)品 圖紙，工程信息等永久二級(jí)重要文件會(huì)議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示 批復(fù)、企劃方面的宣傳方案、形象展示、涉及 工程工程的文件等5年以上三級(jí)普通文件職工考勤，前臺(tái)的外出登記、鑰匙登記、 來客記錄、記錄、維修登記、材料收發(fā)、排產(chǎn)方案，倉(cāng)庫(kù)管理方面的材料進(jìn)出登記、核 算、保管，檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保管、 核算、借閱、銷毀，后勤方面的費(fèi)用申請(qǐng)、辦 公用品管理、采購(gòu)、出車及維修記錄等。3年第三十一條 檔案人員調(diào)離時(shí)，要嚴(yán)格履行交接手續(xù)，對(duì)檢 索工具、庫(kù)房鑰匙和檔案管理狀況等情況進(jìn)行有效交接。第五章檔案的利用第三十二條 公司職工到檔案室查閱、借閱、復(fù)制存檔的文 件資料要辦理登記簽字手

13、續(xù)，凡與本職工作無關(guān)的檔案原那么上 不與借閱。利用帶密級(jí)和非工作范圍內(nèi)的檔案要填寫?檔案利 用申請(qǐng)單?。機(jī)密、絕密檔案需經(jīng)公司董事長(zhǎng)批準(zhǔn)方可提供查閱， 但不能借出和進(jìn)行復(fù)制。第三十三條 一般情況下不向非本公司人員提供利用。 卻因 工作需要查閱時(shí)，必須有我公司接待人員陪同辦理利用手續(xù)。第三十四條 公司檔案原那么上只能查閱不能借出， 確因工作 需要，履行批準(zhǔn)手續(xù)前方可復(fù)制或借出，借出時(shí)間不能超過一 天。技術(shù)研發(fā)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造安裝大類的圖紙、說明書需要借 出時(shí)只能提供副本，時(shí)間不能超過三天。需要進(jìn)行復(fù)制時(shí)履行 批準(zhǔn)手續(xù)。第三十五條 只有授權(quán)的人員才能查閱電子檔案， 有關(guān)人員 經(jīng)過批準(zhǔn)后可臨時(shí)授權(quán)查閱

14、。歸檔電子文件的封存載體不得外 借。未經(jīng)批準(zhǔn)任何部門或人員不允許擅自復(fù)制電子文件。第三十六條 底圖、照片、實(shí)物、光盤等原那么上不借出檔案 室。第三十七條 檔案利用者應(yīng)遵守保密規(guī)定。 對(duì)具有保密要求 的歸檔電子文件采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時(shí)，有穩(wěn)妥的平安保密措 施。第三十八條 檔案利用者要保護(hù)檔案，不得涂畫、損壞、轉(zhuǎn) 借，確保檔案的平安。第三十九條公司職工調(diào)離時(shí)必須歸還所借文件資料，且須 經(jīng)檔案人員確認(rèn)前方可辦理離開公司手續(xù)。附件、檔案移交簽收單歸檔部門：年 月曰類別歸檔文件名稱份數(shù)密級(jí)備注歸檔人：簽收人:檔案文件接收表序號(hào)文件名稱/內(nèi)容檔案類別歸檔日期交接人 簽名收件人 簽名編號(hào)12345678910檔案封面檔案封面檔案號(hào)保密等級(jí)檔案名稱整理人所屬部門歸檔時(shí)間保管期限備注工程檔案封皮二工程名稱：編號(hào)文件名稱份頁(yè)編號(hào)文件名稱份頁(yè)制表人：制表日期： 年 月 日卷內(nèi)備考表本案卷情況說明：填寫盒內(nèi)歸檔文件的數(shù)量、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀、鑒定 變更等情況。整理人： 檢查人： 整理日期:二、檔案索引表編號(hào)檔案號(hào)檔案名稱歸檔日期儲(chǔ)存位置檔案內(nèi)容