采購管理制度

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上采購管理制度【最新資料，WORD文檔，可編輯】采購管理制度1. 總則1.1為規(guī)范公司商務(wù)采購工作，特制定本制度。1.2本制度適用于公司的商務(wù)采購/招標(biāo)活動（含辦公用品、工程、設(shè)備設(shè)施維修/維護等項目）。2. 采購/招標(biāo)原則2.1 嚴格執(zhí)行詢議價程序2.1.1 采購/招標(biāo)活動，必須由項目需求部門擬定工程、辦公用品、項目的招標(biāo)書（含項目完成時間、質(zhì)量要求及驗收標(biāo)準(zhǔn)等）；2.1.2 采購/招標(biāo)活動，必須有三家以上具備合法資質(zhì)的供應(yīng)商提供報價，同時應(yīng)圍繞供應(yīng)商資信情況進行背景調(diào)查，并如實記錄；2.1.3 在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上，由管理

2、部聯(lián)合采購項目需求部門、財務(wù)部進行綜合評估，并與供應(yīng)商進一步議定最終價格及采購/招標(biāo)要求；2.1.4 臨時性應(yīng)急采購/招標(biāo)的項目，須向公司領(lǐng)導(dǎo)電話匯報，經(jīng)授權(quán)確認后，可以先予實施，但應(yīng)于項目實施之日起五個工作日內(nèi)，補充完善相關(guān)審批程序。2.2 采購會審、合同會簽制度2.2.1 采購/招標(biāo)活動，必須各相關(guān)部門共同參與，調(diào)研匯總各方意見，形成書面的評估報告，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核，并確認最終中標(biāo)單位；2.2.2 采購業(yè)務(wù)負責(zé)人根據(jù)采購項目招標(biāo)書相關(guān)要求，擬定合作協(xié)議，報公司領(lǐng)導(dǎo)審核；2.2.3 采購業(yè)務(wù)負責(zé)人與中標(biāo)單位溝通并確認合作協(xié)議，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以執(zhí)行。2.3 職責(zé)分離2.3.1 采購人員不得

3、單獨實施貨物、工程項目和服務(wù)的驗收；2.3.2 采購/招標(biāo)過程中，貨物質(zhì)量、數(shù)量、交貨等問題的解決，應(yīng)由管理部、項目需求部門根據(jù)合同要求及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，與供應(yīng)商協(xié)商完成；2.3.3 財務(wù)部負責(zé)對項目采購/招標(biāo)過程中，相關(guān)費用的審核及評估程序合法性的監(jiān)控。2.4 一致性原則2.4.1 采購人員采購的物品或服務(wù)必須與采購單所列要求規(guī)格、型號、數(shù)量相一致；2.4.2 在市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下，采購人員應(yīng)及時反饋信息，由項目需求部門綜合評估，變更采購單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)確認后，再次向供應(yīng)商發(fā)出采購要約。2.5 廉潔制度所有采購人員必須做到：2.5.1 自覺維護公司利益，努力提高采購質(zhì)量，

4、降低采購成本，提高采購效率；2.5.2 加強學(xué)習(xí)，提高認識，增強法治觀念；2.5.3 廉潔自律，不能向供應(yīng)商索取或收受回扣；2.5.4 嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督；2.5.5 工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失；2.5.6 努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新設(shè)備及市場信息。3. 采購程序3.1供應(yīng)商的選擇3.1.1 供應(yīng)商必須具有合法資質(zhì)（供應(yīng)商評估過程中，參與投標(biāo)單位應(yīng)提交營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證明、組織機構(gòu)代碼證及其他專業(yè)資質(zhì)證明）；3.1.2 對于經(jīng)常使用的商品或服務(wù)，管理部應(yīng)較全面地了解掌握供應(yīng)商的管理狀況、質(zhì)量控制、運輸、售后服務(wù)等方面的情況，建立供

5、應(yīng)商檔案，做好記錄，會同相關(guān)部門對供應(yīng)商定期進行評估和審計；3.1.3 在選擇供應(yīng)商時，必須進行詢議價程序和綜合評估；供應(yīng)商為中間商時，應(yīng)調(diào)查其信譽、技術(shù)服務(wù)能力、資質(zhì)、以往的服務(wù)對象及客戶評價情況，供應(yīng)商的報價不能作為唯一決定的因素；3.1.4 為確保供應(yīng)渠道的暢通，防止意外情況的發(fā)生，應(yīng)有兩家或兩家以上供應(yīng)商作為后備供應(yīng)商或在其間進行交互采購。3.2采購程序3.2.1 固定資產(chǎn)及其他零星物品的申請，由各使用部門報管理部統(tǒng)一申請。根據(jù)采購申請流程，由各相關(guān)部門審核，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可交管理部采購人員實施采購。3.2.2 采購/招標(biāo)活動，應(yīng)嚴格遵循采購申請流程及標(biāo)準(zhǔn)要求，由各相關(guān)部門審批

6、。項目采購申請中如果要素不明確者，應(yīng)予退回。3.2.3 采購詢價、綜合評估、會簽合同，由管理部協(xié)調(diào)財務(wù)及采購/招標(biāo)項目需求部門共同完成，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。項目需求部門負責(zé)采購物品的功能及適用性（必要時可商請外部相關(guān)專業(yè)人士予以協(xié)助）檢查；3.2.4 財務(wù)部門負責(zé)預(yù)算控制、價格調(diào)查、合同付款條款的審核，管理部負責(zé)合同風(fēng)險條款的審查、合同條款的談判，付款申請、索賠、采購檔案的建立，市場信息的收集。同時，與供方和生產(chǎn)廠聯(lián)系貨物接送的時間、方式、到貨情況、質(zhì)量反饋及確認售后服務(wù)事宜。3.2.5 采購過程中發(fā)生變化時，項目需求部門出具采購變更申請，由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后，交管理部采購人員執(zhí)行。3.2.6 采

7、購/招標(biāo)項目需求部門、管理部負責(zé)出具接收報告。3.2.7 相關(guān)表格后附。3.3付款程序3.3.2 大宗采購行為（采購/招標(biāo)單價在500元以上），應(yīng)要求供應(yīng)商提供開戶行及銀行賬號信息，優(yōu)先考慮銀行轉(zhuǎn)賬支付，原則上不予現(xiàn)金結(jié)算；3.3.3 付款前，必須向供應(yīng)商索要發(fā)票，核對發(fā)票內(nèi)容是否和合同一致，并填寫發(fā)票明細單，部門負責(zé)人簽字，財務(wù)部審核，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由財務(wù)部核銷。4. 違約處理 4.1 采購人員應(yīng)積極跟進項目采購/招標(biāo)項目，確認項目交付期，如可能出現(xiàn)延期，管理部應(yīng)及時通知相關(guān)部門；4.2 貨物出現(xiàn)質(zhì)量問題后，由使用者提出書面意見，報部門負責(zé)人審核，交管理部處理。管理部接到意見后，將情況上報

8、公司領(lǐng)導(dǎo)，并按投訴做緊急處理，及時以書面形式報給供應(yīng)商，并電話通知，要求供應(yīng)商換貨、退貨或變更服務(wù)；4.3 合作協(xié)議中，應(yīng)明確合作雙方權(quán)利、義務(wù)、違約責(zé)任，及仲裁和解約條款；4.4 管理部與供應(yīng)商協(xié)商不成的，或造成損失的，由財務(wù)部核算損失，管理部負責(zé)追索；追索不成，由法院裁決。5. 審計監(jiān)督 5.1 財務(wù)部負責(zé)對采購全過程進行財務(wù)監(jiān)督、核查和審計；5.2 在采購詢價、議價、合同簽訂、合同執(zhí)行和采購結(jié)算過程中，除有管理部、采購項目需求部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與外，財務(wù)部門要全程參與；5.3 采購人員要自覺接受審計及針對采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢；對采購人員在采購過程發(fā)生的違犯廉潔制度的行為，將按公司有關(guān)制度予

9、以制裁；情節(jié)嚴重，觸犯法律者，移送公安機關(guān)處理。 管 理 部附表一、合同報批表：合同報批表（付款類）合同類別：付款類 申報類別： 申報時間： 合同編號：以下由申報部門填寫合同名稱內(nèi)容提要合同標(biāo)的規(guī)格與數(shù)量價 格 比 較參考報價一付款方式報價單位參考報價二付款方式報價單位參考報價三付款方式報價單位簽 約 對 方合同簽訂價付款方式單位名稱法人代表洽談人姓名職 務(wù)電 話業(yè)務(wù)狀況資信情況合同責(zé)任人 簽 名： 年 月 日以下由各部門責(zé)任人和公司領(lǐng)導(dǎo)簽署意見使用部門意見 簽 名： 年 月 日管理部意見 簽 名： 年 月 日總經(jīng)理意見 簽 名： 年 月 日注：本表須附以下材料一并報送有關(guān)部門：1、簽約對方單位營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、相關(guān)資質(zhì)證明、許可證復(fù)印件等：2、合同對方洽談人法人授權(quán)委托書。附件二、項目/工程采購申請單：項目/工程采購申請單申請部門申請人申請時間申請事由編號項目名稱規(guī)格/型號數(shù)量/單位單