房地產(chǎn)檔案管理

1、房地產(chǎn)估價機(jī)構(gòu)檔案管理房地產(chǎn)估價機(jī)構(gòu)檔案管理是指房地產(chǎn)估價機(jī)構(gòu)在抵押、征收、司法鑒定等業(yè)務(wù)辦理工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的原始記錄和重要歷史憑證。伴隨著房地產(chǎn)估價市場中房地產(chǎn)估價日益增多，房地產(chǎn)估價檔案的重要性日趨顯現(xiàn)，已經(jīng)成為保障房地產(chǎn)權(quán)利人合法權(quán)益的關(guān)鍵憑證。一、房地產(chǎn)估價檔案的內(nèi)容房地產(chǎn)估價檔案涉及千家萬戶的切身利益，是極為重要的檔案。據(jù)不完全統(tǒng)計，自公司成立至今已累計形成房地產(chǎn)估價檔案上萬本，已成為公司的專業(yè)檔案的重要組成部分。從房地產(chǎn)估價檔案涉及的內(nèi)容看，主要有四大類。其一，房地產(chǎn)權(quán)利人、房地產(chǎn)權(quán)屬登記、確權(quán)、轉(zhuǎn)移、變更、設(shè)定他項權(quán)利等的證明和文件材料；

2、其二，房屋及房屋所占用的土地使用權(quán)權(quán)屬界定圖、房地產(chǎn)分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖等圖紙資料；其三，房地產(chǎn)估價時產(chǎn)生的各種文件材料；其四，反映和記錄房地產(chǎn)權(quán)屬狀況的各類聲像信息資料。二、房地產(chǎn)估價檔案的特性房地產(chǎn)估價檔案作為記錄房地產(chǎn)權(quán)屬信息的重要檔案，其自身的價值決定了它具有專業(yè)性強(qiáng)、動態(tài)性大、真實性高、完整性強(qiáng)、價值性久等五大特性。（一）專業(yè)性強(qiáng)房地產(chǎn)估價檔案的專業(yè)性體現(xiàn)在它是由公司在業(yè)務(wù)辦理時形成的專業(yè)檔案。房地產(chǎn)估價檔案具有專業(yè)的管理辦法權(quán)屬登記須“圖、證、檔、信”齊全，其中“圖”是指房地產(chǎn)平面圖等，“證”是指房地產(chǎn)不動產(chǎn)證，“信”是指信息化電子化，“檔”是指房地產(chǎn)權(quán)屬管理過程

3、中形成的文字材料。（二）動態(tài)性大房地產(chǎn)估價檔案的動態(tài)性體現(xiàn)在其內(nèi)容會隨著房屋產(chǎn)權(quán)的變動而變動。一套房屋從委托到估價，會經(jīng)過不斷地勘察、搜集資料、數(shù)據(jù)調(diào)整、結(jié)合市場價格等，估價檔案真實地記錄了這些變化。這一特性也使房地產(chǎn)估價檔案的管理具有復(fù)雜性。（三）真實性高房地產(chǎn)估價檔案真實性體現(xiàn)在其記載的委托人的房屋所有權(quán)歸屬，是房地產(chǎn)估價中房屋產(chǎn)權(quán)最原始的憑證，是估價的原始記錄，具有法律效應(yīng)，是房地產(chǎn)估價機(jī)構(gòu)和人民法院確認(rèn)房屋產(chǎn)權(quán)、處理房地差糾紛的主要依據(jù)。（四）完整性強(qiáng)房地產(chǎn)估價檔案完整性體現(xiàn)在估價檔案是“房地結(jié)合”及“圖檔結(jié)合”的管理模式。“房地結(jié)合”是指房屋估價遵循房屋所有權(quán)和房屋所占土地使用權(quán)的權(quán)

4、利主體一致。“圖檔結(jié)合”是指估價檔案需將圖紙檔案與估價檔案結(jié)合進(jìn)行管理。（五）價值性久房地產(chǎn)估價檔案的價值性體現(xiàn)為其記載的房地產(chǎn)價值性高。房地產(chǎn)屬于不動產(chǎn)，具有價值高、持有周期較長的特點，其在個人財產(chǎn)中占有極其重要的地位，是百姓重要的物權(quán)權(quán)益，關(guān)系到產(chǎn)權(quán)人的切身經(jīng)濟(jì)利益。房地產(chǎn)估價檔案的特性，使其在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、房地產(chǎn)交易、房地產(chǎn)糾紛仲裁、物業(yè)管理、房屋征收、稅務(wù)部門納稅等領(lǐng)域發(fā)揮著極其重要的作用。三、房地產(chǎn)估價檔案的管理現(xiàn)狀（一）房地產(chǎn)估價檔案數(shù)量與檔案房地產(chǎn)估價檔案的數(shù)量與質(zhì)量是房地產(chǎn)估價檔案管理的核心與基礎(chǔ)。隨著法制建設(shè)的不斷完善以及群眾法制意識的不斷提高，在遇到有關(guān)房產(chǎn)糾紛的各類訴訟

5、、仲裁案件時，人們都會運用法律武器維護(hù)自己的合法權(quán)益，此時房地產(chǎn)估價檔案的憑證性、原始性、專業(yè)性、法律性等價值就得到了完全的體現(xiàn)。自1995年房地產(chǎn)登記條例頒布以來，公司一直采用“房地一體”的體制，房地產(chǎn)估價檔案多數(shù)集中在辦公室的檔案部門保管，呈集中式的管理。檔案管理人員對估價檔案的查找流程很熟悉，可以正確查證估價檔案，保證的估價檔案質(zhì)量，但是只是有些估價報告附件的不齊全，也使一些不符合歸檔要求的資料也混跡其中。專業(yè)檔案管理人員不僅要管理檔案，還要接待大量的檔案查閱人員，其人員數(shù)量和估價檔案數(shù)量相比較匱乏。（二）房地產(chǎn)估價檔案保管期限鑒定不到位，導(dǎo)致庫房嚴(yán)重脹庫。目前，據(jù)辦公室檔案室初步統(tǒng)計，

6、全公司現(xiàn)有房地產(chǎn)估價檔案上萬卷，并以每年的都在遞增。由于房地產(chǎn)估價檔案的特性，房管檔案保管部門多將其保管期限列為30年以上。隨著房地產(chǎn)估價市場交易的日益增加，房地產(chǎn)估價檔案的數(shù)量也在劇增，但由于檔案管理部門沒有制定相關(guān)的鑒定銷毀制度，無法及時開展房地產(chǎn)估價檔案鑒定銷毀工作，使存放房地產(chǎn)估價檔案的庫房面積嚴(yán)重不足，這對房地產(chǎn)估價檔案的管理方法提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。（三）房地產(chǎn)估價檔案的管理模式，使檔案年久文件大量堆積目前，房地產(chǎn)估價檔案的整理實行“一號一卷”的模式。以估價號為建檔，將房屋委托人的所有提供的房產(chǎn)證、土地證、圖像資料、他項權(quán)利登記及委托書等資料集中存放，合并成一卷。由于缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

7、，其保管期限的認(rèn)定缺乏明確性，以致檔案管理者無法開展鑒定、銷毀工作。其中包含十年前甚至更久遠(yuǎn)的抵押、其他、司法等年限較長的資料檔案資料占據(jù)了資料儲藏的較大空間。在估價檔案存放中年久紙質(zhì)的文件是造成檔案文件自身量的膨脹的主要原因。四、加強(qiáng)房地產(chǎn)估價檔案管理的建議（一）規(guī)范房地產(chǎn)估價檔案的收集范圍，確保文件材料的完整、根據(jù)2001年建設(shè)部第101號令城市房地產(chǎn)估價檔案管理辦法的規(guī)定，房地產(chǎn)估價檔案管理部門應(yīng)確保檔案中四大類文件材料的收集齊全，保證其真實性，要嚴(yán)格按照規(guī)定，對房地產(chǎn)估價檔案的各種資料進(jìn)行驗收，保證估價檔案與權(quán)屬現(xiàn)狀相一致，以確保房地產(chǎn)估價檔案的客觀、真實。（二）改變現(xiàn)有房地產(chǎn)估價檔案

8、管理模式，對其進(jìn)行“集約化”“動態(tài)化”管理“集約化”管理是檔案管理機(jī)構(gòu)為提高效率而采取的一種做法?！凹奔础凹小?，指集中人力、物力、財力、管理技術(shù)等要素，對房地產(chǎn)估價檔案進(jìn)行集中管理?！凹s”是指以節(jié)儉、約束、高效為價值目標(biāo)，達(dá)到降低成本、高效管理的目的。公司部門應(yīng)建立健全房地產(chǎn)估價檔案全公司統(tǒng)一的管理模式。隨著房地產(chǎn)估價市場的日益強(qiáng)大和日趨健康成熟地發(fā)展，檔案保存過程中產(chǎn)生的資料檔案也將有增無減。而估價檔案數(shù)字化的開展，使房地產(chǎn)估價檔案的影像件得到充分利用。在“加強(qiáng)管理、充分利用”的前提下，實現(xiàn)房地產(chǎn)估價檔案統(tǒng)一管理、統(tǒng)一存放、統(tǒng)一查閱，從根本上解決當(dāng)前估價檔案紙質(zhì)堆積、零散存放、無法快速查

9、看的問題。對利用率較低的房地產(chǎn)估價檔案，如久遠(yuǎn)的抵押房地產(chǎn)登記資料、房改房資料、司法鑒定資料、征收資料等，可以移交到辦公室統(tǒng)一的庫房進(jìn)行存放，查閱時只使用相關(guān)的影像件?！皠討B(tài)化”管理是指以房屋估價的編號單位為基本單位進(jìn)行房地產(chǎn)估價檔案的管理。有關(guān)該房屋的產(chǎn)權(quán)續(xù)貸估價、二手房名稱變更估價、司法鑒定估價、房屋征收估價等都應(yīng)該體現(xiàn)在這一盒檔案案卷中。房屋估價情況出現(xiàn)異動變更時，對其進(jìn)行整合，歸入最初的估價檔案中，并在其估價編號的相應(yīng)位置注明。同時，根據(jù)整合的紙質(zhì)檔案對應(yīng)電子檔案進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)注、修改，以便隨時能便捷地查到與實際相符的動態(tài)電子檔案。（三）加強(qiáng)房地產(chǎn)估價檔案的鑒定、銷毀工作應(yīng)當(dāng)切實加強(qiáng)房地

10、產(chǎn)估價檔案鑒定工作，從有利于發(fā)揮檔案的作用、便于檔案的安全管理及應(yīng)對突發(fā)事件出發(fā)，提高檔案案卷質(zhì)量，優(yōu)化檔案構(gòu)造，有效精化估價存檔，降低管理成本。在協(xié)會尚未出臺具體標(biāo)準(zhǔn)前，公司可會同辦公室檔案管理部門、估價師研討會先行試點，制定有關(guān)房地產(chǎn)估價檔案管理技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，從制度上規(guī)范房地產(chǎn)估價檔案的歸檔范圍、保管期限、檔案鑒定等技術(shù)要點，可參照住建部房地產(chǎn)登記技術(shù)規(guī)程要求，制訂房地產(chǎn)權(quán)籍檔案鑒定銷毀范圍，按照房地產(chǎn)估價檔案的存檔、鑒定和銷毀條件，確定可以銷毀的檔案數(shù)據(jù)，以銷毀存放過多的年代已久的紙質(zhì)檔案。同時劃分需要存檔的電子檔案的年限范圍，以便完成房地產(chǎn)估價檔案電子目錄、電子房產(chǎn)證、電子土地證、電

11、子影像資料、電子委托書等房地產(chǎn)估價檔案歸檔工作。（四）利用信息化成果，實行檔案共享從檔案產(chǎn)生源頭抓起，精煉檔案材料，及時對房地產(chǎn)估價檔案進(jìn)行數(shù)字掃描，利用信息化手段，改變落后的立卷模式和排架方式，實行多方位快速檢索和動態(tài)管理，從業(yè)務(wù)部門登記收件環(huán)節(jié)起即剔除估價檔案的紙質(zhì)檔，從源頭把關(guān)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)與內(nèi)業(yè)信息互通，達(dá)到精簡檔案的目的。把房地產(chǎn)估價檔案的管理和應(yīng)用工作理順，加快估價檔案影像資料的利用。實現(xiàn)業(yè)務(wù)。內(nèi)業(yè)信息檔案資源共享。在此同時，在范圍上做到全覆蓋估價檔案影像資料，在時間上對估價檔案的數(shù)字化做到及時、高效，并且準(zhǔn)確、動態(tài)的管理估價檔案的影像資料工作，這樣房地產(chǎn)估價檔案的管理和應(yīng)用工作才能更

12、上一個層次。把紙質(zhì)估價檔案按條件有規(guī)劃地集中存放，在利用時使用影像件，不僅方便了公司業(yè)務(wù)人員的資料查詢，而且提高了業(yè)務(wù)效率。在此同時以大大降低庫房的脹庫率，使估價檔案的紙質(zhì)檔使用率大大降低，節(jié)約公司成本。（五）加強(qiáng)庫房管理，使“八防”措施落實到位根據(jù)房地產(chǎn)估價規(guī)范和國家、省、市的相關(guān)規(guī)定。而保存房地產(chǎn)估價檔案的庫房在技術(shù)管理方面要堅持“以防為主，防治結(jié)合”的原則，并做好防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等“八防”工作。要科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表，配備去濕機(jī)，空調(diào)設(shè)備，設(shè)置消毒室或消毒箱，配置空氣過濾裝置，定期進(jìn)行蟲霉檢查和處理，配備消防器材，安裝火警及防盜報警裝置，實施防盜措施等，以保證房地產(chǎn)估價檔案有良好的保存環(huán)境。房地產(chǎn)估價檔案管理是房地產(chǎn)專業(yè)檔案管理范圍內(nèi)一個極為重